סימולציה, איך להתכונן לפגישה עם אישיות בכירה

במסגרת עבודתכם אתם פוגשים שרים, חברי כנסת ובעלי תפקידים בכירים. אתם יוצרים קשר עם האדם הנכון, משכנעים אותו בחשיבות הפגישה, קובעים מועד ביומן ומה עכשיו? האם אתם יודעים איך להתכונן לפגישה כך שתשיגו את מטרותיכם?

>>מוקד הסימולציות של שתיל – שירות ייעוצי חדש! לאחר שצברנו ידע וניסיון משמעותיים, שתיל פותח מוקד סימולציות עם התמחות ייחודית באופני עבודתם וצרכיהם של ארגוני החברה האזרחית. אפשרות להכנה, תרגול ואימון לקראת תהליכים ומפגשים משמעותיים שעל סדר היום.

הנה שישה כללים שיעזרו לכם להגיע מוכנים לפגישה:

כלל מס' 1: היצמדו למטרה

פגישה עם שרה אינה פגישה אקראית עם השכנה ממול. זו פגישה חשובה שחייבים להיערך לה מבעוד מועד. הגדירו לעצמכם במדויק מה מטרת הפגישה ומה יעדיכם, או במילים אחרות: עם מה אתם רוצים לצאת בסוף הפגישה ומה ייחשב בעיניכם להצלחה. מכאן והלאה כל צעד שתנקטו צריך להיבחן על פי השאלה האם הוא מקדם את המטרה או חלילה מכשיל אותה?

סיפור מהחיים: קבוצת פעילות המקדמת פיתוח שירות מסוים למשפחות של ילדים עם צרכים מיוחדים מגיעה לשר הרווחה. השר מבקש לערוך סבב היכרות, מקשיב לכל פעיל, מגיב בחביבות, מספר באריכות כמה הנושא חשוב לו, איך דודתו גידלה שני ילדים עם צרכים מיוחדים בתנאים קשים וכמה הוא מעריץ אותה. הוא מתאר שורה של צעדים מתוכננים בתחום ומבקש את תגובת הפעילות. לקראת סיום הפגישה הוא נוגע ברצון של הפעילות להקים מרכזי שירות למשפחות, מבטיח שיקדם את הנושא, ונפרד מהן בתואנה שהוא ממהר לדיון עם האוצר.

הפעילות יצאו נרגשות מכמות האמפתיה שלה זכו, וביציאה נזכרות כי שכחו לשאול מתי וכיצד תקודם הקמת המרכזים, ומה התקציב שייועד לו.
במלים אחרות, גם אם השר חביב, היצמדו למטרה. הפגישה צריכה להיות מנוהלת כך שכל שההתנהלות לאורה משרתת את המטרה ואת היעדים שהגדרתם מראש.

כלל מס' 2: הקשבה

הקשבה היא כלי בונה אמון ויש לה תפקיד חשוב במערכות היחסים שלנו בכלל ועם גורמים בכירים בפרט. אם נתמקד אך ורק בעצמנו ובמה שיש לנו לומר, ולא נהיה קשובים לרצונות בר השיח שלנו, אנחנו עשויים לפספס את המטרה שלשמה הגענו לפגישה.

הגיעו לפגישה עם 'ראש פתוח' ואוזניים כרויות באופן שיאפשר לכם לקרוא את המפה ולהתקדם לעבר המטרה. היו קשובים למטרות של הצד השני, רעיונותיו והצעותיו, גלו גמישות כשצריך והרשו לעצמכם להיות מופתעים. יכול להיות שעל סדר היום של השר ניצבת תכנית שתשלים תסתור את התכנית שלכם. אתם צריכים להיות ערים לדברים ופתוחים לדיאלוג. יש דברים שנאמרים באופן ברור ויש כאלה הנאמרים בין השורות.

כלל מס' 3: הכירו את הפרטנר על כל צדדיו

אספו מראש מידע על האדם עמו אתם עומדים להיפגש. נסו להבין מראש איזה מסר ידבר אליו, אילו מלים לבחור, מה יסייע ליצור עמו יחסי קרבה ואמון. איזו אמירה תקל עלינו להתחבר אליו רגשית, איזה מידע הוא מחפש ואיזה יסרב לשמוע?

הבנה עמוקה של האינטרסים וההעדפות שלו תסייע לנו לבחור את שפתנו ואת טיעונינו, לתקשר נכון, לזכות בקשב, לשכנע אותו בעמדותינו, או לרתום אותו לתוכניות שלנו.
אי-הבנה עלולה לגרום לכך, שהוא ידחה את הצעותינו בלי לעיין בהן.
אל תסתפקו רק במה שקראתם בגוגל, נסו ללקט מידע פנימי משיחות מסדרון ושיחות עם מקורבים.

כלל מס' 4: יש לכם מידע אישי? תשתמשו בו בתבונה

השר אינו רק בעל תפקיד: הוא אדם! הוא אדם עם היסטוריה אישית, רקע משפחתי, מסלול מקצועי, ונתיב פוליטי. הוא איש עם צרכים ורצונות, תכונות התנהגות, עמדות וערכים. עם סיפור אישי שחשוב ויקר לו. בכל נקודת זמן, חפשו את הדרך לליבו ולא רק לראשו.

בכל נקודת זמן, אפשר לנסות ולשכנע אותו במספר אפיקים: אם האפיק המקצועי אינו מועיל, יכול להיות שפנייה אל האינטרס הפוליטי תועיל. אם הטיעון הפוליטי לא עובד, ניתן לחפש מכנה משותף רגשי או להתייחס להיסטוריה האישית שלו.

זכורה לי לוביסטיות של ארגונים שפעלו לקידום אנשים עם מוגבלויות שידעה במדויק, למי מהח"כים יש בן, נכד או אחיין עם מוגבלות, נכד, איזו מוגבלות ואיפה הוא לומד. הידע הזה, הלא פורמלי, הנלחש מפה ואוזן, עזר לה מאד בגיוס חברי וחברות הכנסת כי סימן נתיבות לליבם.

כלל מס' 5: להתכונן לפגישה פירושו להיות ערוכים לדיאלוג ולגלות נחישות

יש בחור בדואי שבכל פגישה בינינו מחייך אלי ואומר: שלום אדוני שר הפנים, מה שלומך אדוני השר? האיש, שהיה מראשי המועצה האזורית לכפרים הלא מוכרים, מזכיר לי תמיד בחיוך רחב איך פעם, לפני שנים, התכוננו היטב לפגישות הראשונות וההיסטוריות של המועצה עם שר הפנים. אני מילאתי את תפקיד השר בהכנות.

להתכונן היטב לפגישה, משמע להכיר היטב את החומר ואת המשתתפים, ולהיערך לתסריטים אפשריים של השיחה. הכנה טובה כוללת תרגול של מקרים ותגובות אפשרויות. מה אני אומר, מה הוא יאמר, איך אני אגיב… בדיוק כמו בשחמט, צריך לצפות את המהלך הבא, ולהתכונן למהלך שאחריו.

מפגש עם שר הוא לעיתים מזומנות מפגש קצר, מורכב וטעון. במפגש כזה יש לגלות נחישות: לעמוד על הצגת טענותינו, להתעקש על הטיעונים שלנו, להתמקח בעקביות על האינטרסים שלנו. וזה קשה:

לעתים מזומנות קשה לנו לעמוד מול הסמכות ולהגיד בחדות "לא!". לפעמים נצטרך לעמוד מול לחצים ונרגיש שכדאי לנו לוותר במהירות כדי לא לריב, ובלבד שנצא עם "משהו ביד" ולא נפספס את ההזדמנות. זו התלבטות אמיתית, אבל המשימה שלנו היא לשלב בין כבוד לשר ולמעמדו, ובין הצורך שלנו לקדם את רעיונותינו. דבר המחייב אותנו לבהירות ונחישות.

אם השר מציע לנו הצעה גרועה, עלינו להצביע באדיבות ובענייניות על חסרונותיה ולהציע חלופות אחרות המיטיבות עם האינטרס שלנו.
והכל, באופן ענייני, בנימוס רב, בלי לפגוע, בלי לערער על סמכותו או על כוונותיו.

כלל מס' 6: סיכום פגישה: פורמלי ובלתי פורמלי

בתום פגישה חיוני לסכם בקול רם ובניסוח ברור מה הוחלט, מהם הצעדים הבאים, ומי אחראי להמשך הביצוע. וגם: מי יתאם את המהלכים הבאים וכיצד? מה מוסרים לתקשורת? מה מצייצים בתום הפגישה ועוד.

התקיימה פגישה מועילה – כדאי לתעד אותה! חשוב לבצע רישום מדויק ולשגר סיכום לשר, כך שהפגישה תיכנס לרקורד בנוסח בהיר ומחודד, ובאופן המתאים לכם. אפשר ורצוי לכתוב שזהו סיכום מטעמנו, ונשמח לקבל את הערות המשרד.

בסיכום הפגישה, גם אם היתה קשה סוגרים מעגל, מודים באדיבות ופועלים לשמור על קשר ענייני. חשוב שתעשו גם סיכום פנימי בימים שאחרי הפגישה, מה השגתם? איך ממשיכים הלאה? מה היה מקור ההתנגדות וכיצד מתקדמים הלאה.

צ'קליסט – איך להתכונן לפגישה:

• פרטים טכניים: מקום ומשך הפגישה, מי ישתתף, מה הנושא המוגדר?
• מי יכול להשפיע על עמדת השר בעצם נוכחותו?
• מה תפקידו של כל אחד מהדוברים?
• מי יהיה הפותח? מה יאמר בדברי הפתיחה? כיצד נציג את עצמנו?
• מי מנהל את מהלך הפגישה? מי רושם? מי מסכם בסיום?
• מי ישאל את השאלות הקשות ויהיה "השוטר הרע"?
• אילו תכנים נרצה להביא לפגישה?
• תחליטו מראש האם לשלוח לפני הפגישה נייר עם טענותינו?
• האם תרצו להניח נייר עמדה או דף מידע, ואולי להציג מצגת?
• תבחנו איך מייצרים לחץ בפייסבוק או בעיתון לקראת הפגישה?

תסריט שיחה

• מהן השאלות שיש להתכונן אליהן? ואילו תשובות לתת?
• מה המסרים שלנו? איך נציג אותם במדויק?
• אילו טיעונים רצוי להדגיש מול השר הזה – ומה כדאי להצניע?
• איך מפעילים 'לחץ' על השר? איך משדרים לחץ בלי להרגיז או לעורר התנגדות?
• איך מותחים ביקורת על עמדת השר בלי לעורר אנטגוניזם?
• איך מתמודדים עם התנגדויות וטענות שכנגד?
• איך מגיבים על סירוב לשתף פעולה?
• ולהפך: מה המחיר שנהיה מוכנים לשלם אם השר יקבל את הצעותינו?

יש לכם עוד תובנות בנוגע על איך להתכונן לפגישה עם מקבלי החלטות? שתפו אותנו בניסיון שלכן.ם

>>מוקד הסימולציות של שתיל – שירות ייעוצי חדש! לאחר שצברנו ידע וניסיון משמעותיים, שתיל פותח מוקד סימולציות עם התמחות ייחודית באופני עבודתם וצרכיהם של ארגוני החברה האזרחית. אפשרות להכנה, תרגול ואימון לקראת תהליכים ומפגשים משמעותיים שעל סדר היום.