מנכ"לית: למה את צריכה צוות מוביל?

צילום:Bill Branson (Photographer)

צוות מוביל הוא קבוצת האנשים ששותפים בהובלת הארגון לצד המנכ"ל או המנכ"לית. בדרך כלל הצוות מורכב ממנהלי התחומים השונים בארגון. למשל: רכזי הפרויקטים או מנהלי המחלקות, מנהלת פיתוח המשאבים והכספים, והמנכ"ל כמובן.

הצוות המוביל מתכנס בדרך כלל בפרקי זמן קבועים, דן ומקבל החלטות על נושאים רוחביים בארגון; חבריו מעדכנים זה את זה על המתרחש ביחידות השונות, ומיישרים קו לגבי מסרים ותהליכים משותפים. בנוסף, הם גם מתפקדים כצוות – הם חולקים ביניהם תפקידי רוחב בארגון, לומדים יחד ומתפתחים מקצועית כמנהלים, ותומכים זה בזה ובמנכ"ל.

למה זה נחוץ? מכיוון שללא צוות כזה – שמתאם, מקשר, מוביל, מחבר לאסטרטגיה ורואה תמונה רחבה – קורים מקרים רבים של עבודה לא מתואמת. למשל – יחידה אחת פועלת באופן שפוגע ביחידה אחרת בתוך אותו ארגון, משימות חשובות שנופלות בין הכיסאות כי אין אף אחד שאחראי עליהן, או משאבי זמן ומאמץ שמושקעים בנושאים שמצויים בתחתית סדר העדיפויות של הארגון.

המקרים הללו הם ביטוי של אחת מהבעיות השכיחות בארגונים: עבודה ב"סילואים": מצב שבו אנשים או צוותים בארגון עובדים במנותק ממהלכים של הארגון כולו ובנפרד מיחידות אחרות, ולפעמים אפילו בתחרות ביניהן.

המשימה העיקרית של צוות מוביל: אינטגרציה

אינטגרציה ארגונית היא מצב שבו יש סינכרון בין חלקים שונים של הארגון, ובינם לבין הארגון כולו. זהו חיבור הכרחי בין תפקידים, משימות ומטרות בארגון, כדי לאפשר לו להתקדם בצורה מתואמת ולהגיע לתוצאות.

אם נסתכל בהשוואה לעולם העסקי, המקבילה של הצוות הזה היא ההנהלה. בהנהלה יושבים בדרך כלל יחד עם המנכ"ל גם הסמנכ"לים, או מנהלי כספים, פיתוח, תפעול, ייצור, שיווק ומכירות, ומשאבי האנוש. ההרכב הזה מאפשר סנכרון והעברת מידע בצורה שוטפת.

למה כל כך קשה לייצר אינטגרציה ארגונית בארגונים חברתיים?

קודם כל בגלל שזה מצריך תקשורת טובה, פתוחה ושוטפת – וזה לא תמיד קל. שנית, בגלל שבמקרים רבים מחסור במשאבים מביא לתחרות בין היחידות השונות. שלישית, בגלל שהסביבה החברתית משתנה מאוד והכיוונים והתגובות של הארגון משתנים בהתאם, ולעתים 'שוכחים' לעדכן את תוכניות העבודה, המשימות והעובדים. ורביעית, בגלל יחסי הכוחות הסמויים והפוליטיקה הפנימית, שמשגשגים באווירה של הפרדה.

מה הארגון שלך ירוויח?

צוות מוביל יהיה שותף בגיבוש האסטרטגיה הארגונית, באופן שייצג את חלקי הארגון השונים ואת נקודות המבט השונות, ובכך יטייב את האסטרטגיה. חברי הצוות ייקחו בעלות על האסטרטגיה ויובילו אותה בצורה מסונכרנת וממוקדת – בחלקים השונים של הארגון.

באופן שוטף הצוות המוביל יוכל לאפשר יישור קו בין היחידות השונות בארגון – פיתוח משאבים, פרויקטים, תקשורת, כספים, סושיאל, קהילות ועוד. כך שתהיה יותר סטנדרטיזציה ביניהן, כמו למשל תהליכי עבודה דומים או דרכי תגמול דומות. ככה גם יפחתו מקרים של מסרים סותרים או תהליכים מתנגשים.

צוות מוביל אפקטיבי יקדם תקשורת טובה יותר בארגון, כשהם מגשרים באמצעות תקשורת פתוחה בין יחידות שונות ובינם לבינן עצמם, כך שיפחתו מקרים של כפילות, כמו למשל, שתי יחידות שעובדות במקביל על אותו דבר. יצטמצמו מקרים של משימות שנופלות בין הכיסאות ולא מטופלות כלל. הסנכרון גם יפחית את התחרותיות בין היחידות השונות, ויעלה את הסיכוי לשיתופי פעולה פנימיים ואפילו לסינרגיה.

הצוות יכול ביחד להוביל נושאים ארגוניים רוחביים כמו שינוי מערכת מידע ארגונית, הטמעת שימוש בנוהלי אבטחה, או אפילו הרגלי ניקיון של המטבח המשותף. חברי הצוות יכולים להעביר מידע מלמטה למעלה, ובכך לקבל תמונה משותפת של הארגון כולו – לראות את היכולות, לזהות קשיים ולפתור בעיות באופן מערכתי.

הצוות המוביל יוכל להביא לאופטימיזציה של משאבים, על ידי קבלת תמונת משאבים רחבה, תיאום הפעולות והמשאבים הנדרשים עבורן לרוחב הארגון. כך אפשר יהיה לקבל החלטות מיטביות באשר למשאבים, וכשיש צורך גם לאגם משאבים.

בנוסף לכל אלה, חברי הצוות המוביל יכולים להיות קבוצת עמיתים, ושותפים לניהול הארגון לצד המנכ"ל. באופן הזה הם יכולים לתמוך זה בזה, ללמוד מניסיון של הקולגות ולהתפתח יחד, וגם לתמוך במנכ"ל כך שחוויית הניהול של כולם, ושל המנכ"ל בפרט, תהיה קצת פחות בודדה.

צעדים ראשונים לבניית צוות מוביל

אם עדיין אין לכם צוות מוביל בארגון, זה הזמן להתחיל לגבש צוות כזה. זה כמובן אם הארגון שלכם אינו קטנטן ממש. מה זה קטן? ארגון של עד כ 7-8 עובדים יכול לבצע את האינטגרציה בצורה ישירה. אולם הגבול הוא גמיש יחסית, וישנם ארגונים מעט גדולים יותר שמצליחים לייצר אינטגרציה ללא צוות מוביל.
מי צריך להיות שותף בצוות? נסו ליצור הרכב כזה שמייצג את כל חלקי הארגון, ובנוסף גם אנשים בתפקידי מפתח, כגון מנהל כספים או דובר. שוחחו עם כל אחד מהשותפים האלה בנפרד, והציגו את הציפיות שלכם מתפקידו בצוות, ושאלו גם על הציפיות שלו. שתפו גם את הועד המנהל בתהליך וקבלו את ברכתו.
לאחר מכן כנסו ישיבה ראשונה של הצוות, הגדירו ביחד את המטרות שלו, ואת שגרות העבודה שלו, ישיבות קבועות, תוצרים נדרשים, דרכי עדכון. ולבסוף, הודיעו לעובדים על כינונו של הצוות המוביל ועל התפקידים שלו.

תפקידי הצוות המוביל:

כדי שעבודת הצוות המוביל תהיה אפקטיבית, חשוב שהתפקידים שלו יהיו ברורים. אלה התפקידים המרכזיים של הצוות המוביל:

1. אסטרטגיה: שותף בגיבוש האסטרטגיה הארגונית והטמעה שלה בארגון.
2. אינטגרציה: שואף לגשר בין היחידות הארגוניות וליישר קו ביניהן, לקבל תמונה מערכתית על המתרחש בארגון, לזהות בעיות מערכתיות ולפתור אותן.
3. הובלה: מנהיג את הארגון להגיע לתוצאות ולהשתפר, תוך לקיחת אחריות משותפת.
4. עמיתים: קבוצת המנהלים בצוות מהווים קבוצת עמיתים אחד של השני, במסגרתה הם לומדים, מתפתחים, תומכים זה בזה, ומגבשים מודלים מנטליים משותפים.

ואם יש לנו צוות כזה ברמה הפורמלית, אבל הוא לא מתרומם?

• הגדירו את המטרות של הצוות והתפקידים שלו. תוכלו להיעזר בתרשים שלמעלה.
• תאמו את הציפיות ביניכם – המנכל וחברי הצוות
• קבעו ביומן פגישות קבועות, אחת לשבוע או לשבועיים.
• חלקו תפקידי רוחב בין חברי הצוות.
• עודדו את חברי הצוות ללמוד זה מזה, לשתף בידע, להתלבט ולפתור בעיות יחד.