איך לעשות שיתוף ציבור מוצלח?

צילום:צולם בשיתופים במסגרת תהליכי שיתוף של השולחן הבינמגזרי במשרד החינוך

אם הוזמנת לאחרונה להשתתף במפגש היוועצות, שקלת לערוך תהליך שיתוף בכדי לשמוע איך הדברים נראים מנקודת המבט של כל העובדות והעובדים בשטח, או הרהרת באפשרות לצאת עם שיתוף מקוון שמיועד לאוכלוסיית המתנדבים והמתנדבות של הארגון – הטור הזה מיועד בדיוק בשבילך. כי למרות שנראה כיום שתהליכי שיתוף ציבור מתקיימים תחת כל עץ רענן, ובנוגע לכל החלטה, קטנה כגדולה; בפועל, מדובר בתהליכים שמחייבים עבודה מקצועית, זמן תכנון משמעותי, פיתוח וחשיבה. נכון, אפשר לעשות תהליך שיתוף גם בלי כל אלו, אבל רוב הסיכויים שהוא יצא פחות מועיל ואפקטיבי, ולפעמים הוא אפילו יכול להזיק.

כדי להימנע ממצבים כאלו, כדאי להכיר את ארגז הכלים לתהליכי שיתוף שיצא לאחרונה מבית שיתופים. הארגז פתוח לכל, זמין ונגיש במרחק הקלקה אחת, והוא מציע 14 כלים יישומיים שנכתבו כדי לסייע לכל מי שרוצה לתכנן תהליך שיתוף מקצועי ואפקטיבי – שלב אחר שלב. כל כלי ניתן להתאמה לפי מטרת השיתוף, אופיו וקהלי היעד של התהליך. וראו כאן בהמשך, תיאור קצר של הכלים ומה אפשר לעשות איתם.

אבל קודם: מה זה בעצם תהליך שיתוף?

תהליך שיתוף הוא דרך לשלב את קולם של קהלים שונים ואוכלוסיות מגוונות בתהליכי קבלת החלטות של ארגונים וקהילות. לרוב הם משולבים בתהליכים רחבים של עיצוב מדיניות, גיבוש אסטרטגיה, חלוקת משאבים וכדומה, וכוללים הפעלה של כלי שיתוף פיזיים או מקוונים כגון קבוצות היוועצות, ראיונות, שאלונים, שולחנות עגולים, זירות שיח מקוונות, ועוד מגון רחב של שיטות וכלים.

באמצעות כלי השיתוף ניתן לאסוף מידע מקהלים שונים שיש להם עניין בנושא המדובר – בין אם הם אלו שמושפעים ממנו או אלו שמשפיעים עליו, או גם וגם. המידע שנאסף יכול ללמד על נקודות המבט השונות שמחזיקים/ות בעלות ובעלי העניין השונים, ולסייע ביצירת ידע חדש. בעזרתו ניתן לבנות מודלים חדשניים ותכניות עבודה, לפתח תשתיות בין ארגוניות ולייצר החלטות טובות יותר.

למה דווקא עכשיו?

יש הרבה סיבות לכך שכיום יותר ויותר אנשים, ארגונים, ממשלות, רשויות וקהילות מדברים על תהליכי שיתוף וגם עושים כאלה בישראל. אחת מהן מרכזית במיוחד היא החלטת ממשלה (3190) שהתקבלה בשנת 2008, כחלק מהפקת הלקחים ממלחמת לבנון, בה מילאו ארגונים חברתיים וחברות עסקיות תפקיד מרכזי במתן מענה לעורף ולאוכלוסייה האזרחית בישראל. אירוע זה המחיש עד כמה זקוקה הממשלה לשיתוף פעולה עם המגזר החברתי והמגזר העסקי כדי לבצע את תפקידיה. בדיוק לשם כך הוקם כבר באותה שנה השולחן העגול במשרד ראש הממשלה. לאחריו החלו להיערך בישראל תהליכים נוספים של שיח בין מגזרי במשרדי ממשלה שונים, ברשויות ממשלתיות, ובשלטון המקומי.

ארגון שיתופים נבחר באותם הימים להיות הגורם המפעיל של השולחן העגול במשרד רוה"מ, ולאחר מכן גם במשרדי ממשלה אחרים. מפה לשם, עד שנת 2021 ליווינו מעל ל-70 תהליכי שיתוף במשרדי ממשלה, במגוון רחב של נושאים וסוגיות כגון: היערכות לחוסן במצבי חירום, בניית תכנית לצעירים בסיכון בתעסוקה, הקמת מאגר תכניות חינוכיות במשרד החינוך, קידום בריאות במרחב העירוני, שילוב קול הציבור בתהליכי ביקורת המדינה ועוד. בכל אלו התקיימו תהליכי שיתוף פיזיים ו/או מקוונים, אותם הייתה לנו הזכות לפתח, לתכנן, ולהוציא אל הפועל, יחד עם הצוותים האמונים על כך במשרדי הממשלה השונים. ארגז הכלים לתהליכי שיתוף מרכז ומזקק את הידע הרב והניסיון הייחודי שנצבר בשיתופים במהלך השנים הללו, ובכך טמון ייחודו.

הידע, הכלים והמיומנויות שפיתחנו במהלך השנים ממשיכים לסייע לנו גם כיום, במהלך עבודתנו כארגון שדרה של יוזמות הפועלות בגישת קולקטיב אימפקט – גישה שמקדמת שיח בין מגזרי ומהלכים משותפים במטרה לפתור בעיות חברתיות מורכבות.

אז מה יש בארגז הכלים לתהליכי שיתוף?

ארגז הכלים מכיל שני חלקים עיקריים: בראשון יש 14 כלים יישומיים שנאספו ונארזו יחדיו במטרה לאפשר לכל אחד ואחת לבצע תהליכי שיתוף בצורה מקצועית ומיטבית. כל הכלים ארוזים במסגרת קונספטואלית המהווה תשתית לכל תהליך שיתוף באשר הוא, כלומר לא רק כזה שמכנסת ומפעילה הממשלה. הכלים ניתנים לשינוי והתאמה לפי קהלי היעד, המטרות והיעדים שיוגדרו על ידי מובילי התהליך, בין אם זהו ארגון חברתי, קרן פילנתרופית, מובילי קהילה, רשות מקומית, עסק חברתי או כל מי שרוצה.
בחלק השני של הארגז יש תיאורים תמציתיים על כל אחד מהתהליכים שליווינו במשרדי הממשלה, מטרותיהם, אבני הדרך המרכזיות והתוצרים שגובשו בעקבותיהם (כולל קישורים לפירוט והרחבה על כל תהליך באתר שיתופים). הסיבה לכך היא שניתן ללמוד הרבה גם מהדוגמאות הללו. לכן כדאי ומומלץ להעיף גם עליהם מבט, במסגרת תכנון תהליך השיתוף שלך. במיוחד כדאי לבדוק אם יש תהליכים שנעשו עם קהל היעד שמעניין אותך, בנושא קרוב לנושא שלך.

כיצד מומלץ להשתמש בארגז הכלים?

הכלים בארגז מאורגנים לפי ארבעה שלבים שמאפיינים כל תהליך שיתוף. כל כלי מוצג בקובץ PDF שניתן להורדה, עם קישורים והפניות רלוונטיות. ניתן להיכנס לכל כלי ולכל שלב בלי תלות בשלבים הקודמים או בכלים האחרים, מה שהופך את השימוש בארגז הכלים לידידותי ונוח במיוחד.

שלב ראשון בתהליך שיתוף ציבור –  קבלת החלטה

האם נכון ומתאים לצאת לתהליך שיתוף? מניסיוננו, לא כל נושא מתאים ורלוונטי לתהליכי שיתוף, ואם הנושא אינו מתאים עלולים להיווצר תסכול, בזבוז משאבים, וקבלת החלטות שגויות.

שני כלים מופיעים כאן:

1. אחד נקרא האם שיתוף ציבור? והוא מניח עקרונות, קריטריונים ותנאי סף שחשוב לוודא שמתקיימים לפני היציאה לדרך.
2. השני מציע מפתחות להצלחה שהם מספר כללי זהב ומתודולוגיות מנצחות שגיבשנו, כדי להתחיל את תהליך השיתוף ברגל ימין.

שלב שני בתהליך שיתוף ציבור – תכנון

זהו השלב המרכזי בהוצאה לפועל של תהליך שיתוף, ולעיתים קרובות הוא אורך הרבה יותר זמן מתהליך השיתוף עצמו. תכנון נכון, מדויק ומפורט יסייע להצלחה של התהליך ולהשגת יעדיו ולכן חשוב מאד להקפיד על כל חלקיו.

לשם כך ניתן ורצוי להיעזר בכלים שנמצאים תחת שלב זה, ביניהם:

1. כלי לאפיון התהליך, הכולל הגדרת מטרות וקהלי יעד, בחירת כלי השיתוף, גיבוש תכנית עבודה ולוחות זמנים זיהוי אתגרים ומורכבויות
2. כלי למיפוי בעלי עניין ומפתח ייצוגים, כזה שלוקח בחשבון את כלל המורכבויות והאינטרסים של השחקנים השונים.
3. ועוד שני כלים שמיועדים לסייע בתהליכי שיתוף מקוון שתופסים כיום יותר ויותר מקום, בפרט בעידן פוסט קורונה, אם כי לא רק בגללה: 10 עקרונות לשיתוף מקוון, וכלי לתכנון שאלון מקוון.

שלב שלישי בתהליך שיתוף ציבור – ביצוע

השלב שבו מתקיים המפגש עצמו לרוב באמצעות היוועצות פיזית או מקוונת, ראיונות, קבוצות מיקוד או שאלונים.

חמישה כלים נוספים מופיעים תחת שלב זה בארגז הכלים:

1. 10 עקרונות למפגש היוועצות מוצלח – משלב ההכנה ועד לשלב כתיבת הסיכום ועיבוד התובנות.
2. טיפים להנחיית דיון אפקטיבי במפגש היוועצות – כלומר דיון שמאפשר לכל המשתתפים לבוא לידי ביטוי ומביא לחילוץ ידע משמעותי שמקדם את מטרות המפגש.
3. מתווה למפגש היוועצות המציע תבנית מארגנת לתכנון נכון של המפגש, במטרה לוודא ששאלות העומק יקבלו מענה.
4. שני כלים נוספים על שיתוף מקוון – אחד מציע צלילת עומק לנושא וסקירה על הפלטפורמות הקיימות ועקרונות הפעולה.
5. השני מציע כללי אצבע לעיצוב מוצלח של מפגש מקוון, שהוא שונה מהותית ממפגש פיזי ומחייב התמודדות עם אתגרים שונים.

שלב רביעי בתהליכי שיתוף ציבור – סיכום

שלב זה חשוב במיוחד משום שאופן סגירת התהליך משפיע על המידה שבה נעשה שימוש בידע שנאסף במהלכו, ויש לו תרומה גדולה לביסוס האמון בין הגורם המכנס את התהליך לבין המשתתפים/ות. תחת שלב זה ניתן למצוא בארגז שני כלים:

1. כלי לסיכום מפגש היוועצות המציע מסגרת נוחה לארגון ותיעוד הידע שנאסף במפגש
2. וכלי לסגירת התהליך המפרט לגבי תיווך סיום התהליך למשתתפים/ות, כתיבת מסמך הסיכום, גיבוש התוצר המסכם, הנגשתו והפצתו.

לסיכום, חשוב לומר כי תהליכי שיתוף רלוונטיים כיום לכל מי שפועל/ת בזירה הציבורית והחברתית, ומעוניין/ת לקדם/ת תהליכים של שינוי חברתי. הם בוודאי לא נחלתם הבלעדית של הממשלה אלא נחוצים לכל מי שנדרש/ת לקבל החלטות המערבות מגוון בעלי/ות עניין, שמחזיקים/ות בנקודות מבט שונות, בין אם אלו יחידות מטה לעומת יחידות שטח בתוך ארגון, ובין אם אלו מי שעוסקים באותה סוגיה מכיוונים שונים למשל מהמגזר הציבורי, העסקי, הפילנתרופיה, נציגי/ות ארגונים חברתיים ו/או פעילים/ות חברתיים/ות.

כל אחד ואחת מאלו מגיעים עם תפיסות עולם אחרות, ידע שונה, אינטרסים ומטרות שונות ונקודת מבט אחרת. חשוב לזכור כי הבנת נקודות המבט השונות של כל אחד ואחת מהשותפים/ות לתהליך היא קריטית לטובת הצלחתו של כל תהליך שיתוף, כמו גם לשם גיבוש פתרונות מתואמים ורלבנטיים יותר. משום כך, מומלץ לעיין גם בסקירת הידע שלנו בנושא פעולה משותפת רב מגזרית שמשלימה במידה רבה את הידע היישומי שמציע ארגז הכלים. אבל זה כבר עניין לפוסט אחר. נשמור אותו לפעם הבאה.