כשעושים תהליך אסטרטגי, מגיעים למקומות נפלאים

בשנה האחרונה אלה אלכסנדרי מנהלת עמותת מרחב נכנסה לארגון, קלטה ועד מנהל חדש, והובילה תהליך אסטרטגי, יחד עם ועדת ההיגוי שהוקמה לשם כך, והכל כולל הכל בזום.
בתור אלה שהיו מאחורי הקלעים וסייעו לה בתכנון וההוצאה לפועל רצינו לשמוע ממנה על החוויה, והאם היא ממליצה גם לארגונים אחרים לקיים תהליך שכזה בזום או היברידי.

כמה מילים על מרחב. עמותת מרחב – התנועה לעירוניות בישראל, פועלת כדי לשנות את התכנון העירוני, ולהפוך את המרחב הציבורי, לכזה שיענה על צרכי התושבים בערים בהן היא פועלת – ולמטה בקצת יותר מילים*.

למה החלטת להתחיל תהליך אסטרטגי?

נכנסתי לפני כשנה לארגון, לקח חצי שנה עד שקיימנו תהליך בחירות לוועד מנהל, וידעתי שזהו, כדי להתחיל לעבוד עם הוועד הנבחר עלינו להגדיר תחילה – פנינו לאן?

תהליך אסטרטגי יכול להיות גם די אמוציונלי, האם המדיה של הזום לא נראתה לך בעייתית?

הארגון היה חייב לאפס את עצמו כדי להצליח לשרוד את הקורונה, ומכיוון שידעתי הקורונה לא הולכת לשום מקום, לא יכולתי להרשות לעצמי לחכות ליום שאחרי. הדבר היחיד שעיכב היה הבחירות לוועד, כי היה לי חשוב שמי שיהיה חתום על התהליך יהיו חברי הוועד החדש.

מאיפה מתחילים תהליך אסטרטגי?

קודם כל הקמתי ועדת היגוי, שכללה מתנדבים חדשים ואנרגטיים, שני חברי ועד מנהל ואני. ככה התחלנו. בהמשך היה לי חשוב שיהיה גם מי שמחזיק את הזיכרון ארגוני, והזמנו חבר ותיק להצטרף אלינו, והוא באמת התגלה כאוצר(!)

כאן חשוב לציין שקיבלתי הנחייה מאביטל שכטר, יועצת ארגונית משתיל. אביטל שלחה לי חומרים לקריאה [איך הולך? – מדריך ללמידה ארגונית והערכת תוכניות בארגונים ללא כוונות רווח, חשיבה אסטרטגית לקידום שינוי חברתי, לעשות סדר במציאות משובשת, על תכנון והערכה בקידום מדיניות] ישבתי איתה ובנינו את המתווה לתהליך. לאחר מכן הצגתי את המתווה בוועדת ההיגוי, שלא תמיד אישרה את המהלכים ככה כמו שהם. עם התגובות חזרתי לאביטל. היה לי חשוב שירגישו שלמים, כי בסופו של דבר הם אלה שצריכים לקחת בעלות על התהליך.

מה היה השלב הבא?

בשלב הבא הקמתי את הפורום שלקח חלק בתהליך הוא כלל לצד חברי הועד והמתנדבים גם שניים מהמייסדים של העמותה. מכיוון שעד היום העמותה התמקדה בתכנון ערים ורוב המייסדים היו אדריכלים ומתכנני ערים, ואילו אני באתי מתחום של מדיניות ומעורבות ציבור, לקחתי בחשבון שעשויות להיות התנגדויות וחשש טבעי משינויים דרמטיים, לכן ראיתי במעורבות של המייסדים סוג של עוגן וגם "תעודת כשרות".

איך עבדתם בזום?

כמו שאמרתי, המעמד הזומי לא הטריד אותי. הוא אולי הטריד אותי טכנולוגית כי אני בן אדם לא טכנולוגי. נמנעתי מדברים מגניבים, ניסינו כל מיני אפשרויות ובסופו של דבר עבדנו עם miro. מבחינתי אני סמן ימני, לא רציתי שהטכנולוגיה תהווה חסם והיה לי חשוב להקל כמה שיותר. בשלב מסויים גם נעזרנו ביועצת נוספת משתיל (אלינור סידי) שתמכה טכנולוגית איפה שהיה צורך.

לגבי הדיון עצמו, לא חששתי לקיים אותו בזום, יש לי ניסיון בניהול תהליכים משתפים, ונעזרנו באביטל כדי לפרק את התהליך לדייק ולחדד אותו, אבל מי שעשה את עבודת ההנחיה בפועל היו חברי ועדת ההיגוי. הם היו המנחים בחדרים, עשו את המחקר, ולקחו על עצמם משימות הכנה לקראת כל מפגש. בנוסף, כל פעם אחד מהם הציג נושא שרצינו להעמיק בו בפני המליאה, כמו למשל מודלים מעניינים או סקירת נתונים.

איך את מודדת את ההצלחה של התהליך?

עבר מעט מידי זמן בשביל לדעת אם התהליך הצליח, אבל יש כמה דברים שאני כן יכולה לשים עליהם אצבע:

התחלתי לבנות את תכנית העבודה עוד לפני התהליך האסטרטגי, והתוצרים של התהליך נתנו לגיטימציה וחידדו סדרי עדיפויות.

החזון התחדד כבר בפגישה הראשונה. גם אני וגם חברי הוועד יודעים לדבר טוב יותר את הארגון. התהליך הקרין למציאות היומיומית, ומצאתי את עצמי משתמשת בתוצרים תוך כדי התהליך.

המלצות למי שרוצה לעשות תהליך אסטרטגי בזום:

מבחינת טיימינג כמנכ"לית חדשה זה ישב לי בול. זו בהחלט דרך טובה להתמקם גם למנהלים וגם לחברי ועד.

קחו בחשבון שההכנה לוקחת זמן. הרבה יותר זמן מהשעתיים שאורכות הפגישות בפועל, אבל השקעת הזמן הזאת היא קריטית להצלחה.

אל תיבהלו מלהיפתח. למשל אני פתחתי את התהליך למנכ"לים של ארגונים אחרים, והתגובה של הצוות הייתה שזה היה עבורם מאוד עוצמתי.

תנו מקום לאנשים, זה חשוב. היה לי צוות היגוי עובד. הוא לא היה לקישוט, אני בקושי דיברתי במפגשים עצמם.

תשקיעו בבנייה של צוות ההיגוי ובבניית הרכב הצוותים. הקדשתי לא מעט תשומת לב לחלוקה לקבוצות, וידעתי מראש איפה עשויים להיות פיצוצים ודאגתי להפריד כוחות.

אני ממליצה לקיים את התהליך באמצע שנת הפעילות, כדי שיבוא לידי ביטוי בתכנית העבודה לשנה הבא.

מה השתנה בארגון בעקבות התהליך האסטרטגי שעברתם?

אם קודם לכן העמותה עסקה אך ורק בפרויקטים תכנוניים, מודלים בשטח, פיילוטים עם רשות מקומית, בעקבות התהליך הבנתי שצריכים לגעת גם בהיבטים של כלכלה עירונית ורגולציה, וגם לעבוד עם יזמי בנייה למשל.

החלטנו שאנחנו צריכים לעסוק גם בהיבטים משפטיים ותוך כדי התהליך הועלה תיקון לחוק התכנון והבנייה. היה לי ברור שאני צריכה לכך התייחסות והסתייעתי בבעלי תפקיד בוועד, משפטנים שמומחים לחוק התכנון והבניה. דברים כאלה לא היו קורים לפני שנה.

הגדרנו את הציבור והקהילה כקהל יעד ולא רק את אנשי התכנון, וזה גוזר דברים שיקרו בהמשך כמו פודקאסטים, בלוג – הרבה יותר עממי. מי שרוצה לחקור נושא בתחום העירוניות, מנופים עירוניים, מחקר פיילוט על כלים רגולטורים, מחפש מידע על עירוניות אנחנו הכתובת. עמותות שמחפשות היום מענה על עירוניות, מוזמנות לפנות אלינו ונוכל להציע הכשרה פנימית.

מה הייתרונות של תהליך אסטרטגי בזום?

הזום מקצר תהליכים ומקצר מרחקים. ההוכחה היא שכמעט כולם השתתפו בכל שלושת המפגשים ומי שבא היה בכל הפגישה, אפילו אנשים שבהתחלה אמרו שהם לא יכולים הגיעו בסוף כי זה היה להם חשוב. הקפדתי להתחיל ולסיים בזמן, וזה נתן למשתתפים תחושה שמכבדים את הזמן שלהם.

גם היום ללא מגבלות הקורונה הייתי עושה תהליך אסטרטגי בזום. זה אפשר לאנשים מכל הארץ לקחת חלק, כולל משתתף מסיציליה, אחד המייסדים.

ברגע שזו קבוצה קטנה גם יש זמן לדבר. החלק המשמעותי של המפגש היה החדרים כשחמישה-שישה אנשים יושבים בחדר ומדברים על שאלה מונחית, נוצר שיח פתוח. בנוסף תמיד גם נתנו זמן להיכרות. בסוף אספנו את הדברים והוצאנו סיכום כל פגישה. הזום הפך את התהליך למאוד מובנה, ממוקד וקצר.

*מרחב היא פלטפורמה לקידום מרחבים עירוניים עתירי הזדמנויות, בקנה מידה אנושי. מרחב מיועדת למקבלי החלטות, בעלי עניין, תושבים, ארגונים ולכל מי שחולם עיר ומאמין כי עיר היא רעיון ימצא במרחב פלטפורמה להתנסות ומודלים לקידום עירוניות עתירת הזדמנויות. בליבה של מרחב קבוצת מומחים לעירוניות הפועלים בהתנדבות, מביאים ידע מגוון ובין תחומי ויוצרים ידע ייחודי בתכניות שונות.