אגודת ידידים – כך תעשו את זה נכון

שתי עמותות מינכ"לתי בחיי. לאחת מהן יש אגודת ידידים כמעט בכל ארץ שאתם יכולים לחשוב עליה ו-90% מהתקציב השנתי מגיע מאגודות הידידים. משהו באיזור ה-10 מיליון שקל. לעמותה השניה שמינכ"לתי, כשנכנסתי לתפקיד הכירו לי את אקס, בחור חביב ותורם אהוב שניסה להקים לנו אגודת ידידים בארה"ב ומאז מנסה לסגור אותה. המשימה הראשונה שנאלצתי להתמודד איתה בכניסתי לתפקיד היתה לעזור לאותו תורם להינצל מידי ה IRS, רשויות המס האמריקאיות, ולדווח את כל דיווחי המס הנחוצים כדי שהוא יוכל לסגור את היישות המשפטית מבלי להסתבך איתם.

מה זו אגודת ידידים?

הנה מדריך להקמת אגודת ידידים שכתב מומו מהדב עבור שתיל. אם אתם רוצים אמ;לק אז בניסוח חופשי שלי – מדובר במחלקת השיווק של הארגון שלכם.

מכאן כבר מובן שהם צריכים לקבל מהארגון חומרי שיווק, הדרכה לאיך לשווק אתכם נכון (אף אחד לא נולד איש שיווק), ותיאום ציפיות לגבי כמות הזמן שזה ייקח להם וכמה אחוזים הם ישמרו מכל תרומה.

1. המעמד החוקי

אגודת ידידים במדינה שאינה מדינת ישראל חייבת להיות יישות משפטית בעלת סטטוס חוקי מול רשויות המס במדינה בה היא פועלת.

אם לנסח בצורה קצת פשטנית אז אף מדינה לא אוהבת שמוציאים הון מחוץ מגבולותיה. מדינות אוהבות לשמר הון אצלן, לנהל רישום עליו כדי לוודא שהוא לא משמש גורמים עבריינים (הלבנת הון) או מימון טרור ואז למסות אותו כמובן. ולכן אם יש גופים שמוציאים את ההון החוצה אל מדינת ישראל – זה מצריך הסברים כלפי רשויות המס באותה מדינה. לכל מדינה יש רגולציה של מיסוי בפני עצמה, וצריך להכיר את הכללים שם.

מכאן נובע שהקמה של אגודת ידידים לא יכולה להיות משימה לסטודנט שהגיע לארה"ב לסמסטר, למשל. זו משימה למישהו שיש לו זמן להתעמק בדיני מיסוי ויכול ללמוד את מה נדרש ממנו.

במדינת ישראל, יש שתי אפשרויות להקמת אגודת ידידים: היא יכולה להיות ארגון נפרד (רוב האגודות שאני מכירה הן עמותות) או לפעול תחת העמותה שלכם ללא יישות משפטית נפרדת. אם בחרתם במסלול ארגון נפרד ועצמאי אז כל הכללים של מיסוי וכו' חלים עליהם וייתכן שייקח להם זמן לקבל סטטוס אישור ניהול תקין, אישור לפי סעיף 46 א' וכל האישורים האחרים שהם צריכים. לעומת זאת, אם בחרתם במסלול פעילות תחת העמותה שלכם אז כל הניהול הכספי הוא שלכם. חובות הדיווח יחולו עליכם ותוכלו להשתמש באישורי המס שלכם לצורך עבודת אגודת הידידים.

2. למדו אותם איך לשווק אתכם!

באותה עמותה שניה שבה עבדתי (זו שהיו לה אגודות ידידים בכל העולם), הבקשה הכי רווחת מצד הידידים היתה – תנו לנו חומרי שיווק, למדו אותנו איך לשווק אתכם נכון. הידידים, ואת זה אתם ממש חייבים להבין, לא חיים את השוטף של העמותה. הם לא בקיאים בחומר, לא ערים לדקויות ולא מכירים לעומק מה שאתם עושים ביום-יום. לכן אתם פשוט חייבים להתייחס אליהם כאל אנשי שיווק שצריך להכשיר לעבודה.

הנה כמה רעיונות להכשרה שאפשר לעשות לידידים:

• פעילות הסברה בקהילה.
• איך תטפחו קשרים עם קרנות ותורמים פרטיים שגרים לידם.
• איך תצרפו ידידים חדשים לאגודה
• איך תעשו אירוע גיוס כספים (נגיד, קונצרט או ארוחת ערב).
• איך תארגנו מסע גיוס כספים למנכ"לית העמותה הישראלית אצלם בארץ
• איך תארגנו טיול לישראל לתורמים החשובים שלהם (כדי לבקר את הפעילות שלכם, כמובן)
• סימולציה לקראת פגישה

הקימו ממשק עבודה בין אנשי המקצוע שלכם ובין הידידים. החליטו איך מעדכנים אותם בפעילות, כל כמה זמן מעבירים להם דו"חות, סרטונים וכו'.

בנוסף, הקדישו פגישת תיאום ציפיות יחד איתם כדי להחליט – האם חברי אגודת הידידים יכולים להתבטא באמצעי התקשורת בשם הארגון? באיזו מידה יכולות ההעדפות של אגודת הידידים לנגוד את אלה של הארגון, בנוגע להחלטות בישראל?

3. ניהול ושליטה

במידה שאגודת הידידים שלכם היא יישות משפטית בפני עצמה אז יש היבטים חוקיים הנוגעים לניהול שצריך לשים לב אליהם כי לכל גוף יש מוסדות חוקיים שהוא נדרש להקים (אסיפה כללית, ועד מנהל, תקנון וכו').

אנחנו ממליצים על ייצוג צולב בוועדים מנהלים. כלומר, שיהיה נציג של הידידים בתוך הוועד המנהל שלכם , ושיהיה נציג שלכם בתוך הוועד המנהל של הידידים.

מעבר לסוגיות החוקיות, יש גם עניינים עקרוניים שצריך להחליט לגביהם. למשל – באיזו מידה תהיה לארגון הידידים אוטונומיה בקבלת החלטות לגבי פעילות עצמאית בתחומים כמו:

• קביעת אסטרטגיות פעולה.
• הפקת פרסומים בתחום יחסי הציבור.
• נקיטת עמדות בעניינים הנוגעים לארצות-הברית.
• נקיטת עמדות בעניינים הנוגעים לישראל.

אנחנו ממליצים לבנות מנגון יישוב מחלוקות – קבוצה של אנשים שמקובלים על כולם כבוררים במחלוקות. כך, מקרים שבהם אם הארגון מחליט על מדיניות מסוימת, והיא אינה מקובלת על אגודת הידידים יוכלו להתברר במנגנון שהוחלט עליו מראש.

4. מינהלה

אם אגודת הידידים שלכם פועלת במסגרת העמותה ולא כגוף עצמאי היא תצטרך להיות מנוהלת אדמיניסטרטיבית אצלכם. האמת היא שגם אם אגודת הידידים היא כן יישות משפטית בפני עצמה, לפחות בשנתיים הראשונות לחייה היא תצטרך להסתייע במינהלה שלכם.

• האם לאגודת הידידים יהיה צוות שכיר (בתשלום)? באיזה אופן ישכרו את העובדים ומי יפקח על עבודתם?
• איזה אחוז מכספי התרומות שגויסו יישאר בידי אגודת הידידים בכדי לממן את הוצאותיה השוטפות (דואר, טלפון, פקס, וכו')?
• האם הארגון ישלח לאגודת הידידים סכום כסף התחלתי כדי לאפשר את התחלת הפעילות בארה"ב? האם מימון זה יוחזר, או שיקוזז מהתרומות הראשונות שייאספו?
• האם פותחים חשבון בנק בנפרד?

5. תפקידה של מפתחת המשאבים

אשת הקשר מצידכם אל הידידים חייבת להיות המנכ"לית. אבל גם מפתחת המשאבים נושאת בתפקיד חשוב בתוך מערכת היחסים הזו.
כדי שהידידים יוכלו לעשות את עבודת השיווק שלכם, הם צריכים את החומרים הבאים:

• רשימות של תורמים וקרנות. דטה בייס ינוהל במשותף כדי שמפתחת המשאבים תוכל לעקוב אחר פגישות עם גורמי מימון ובאיכות הכימיה איתם.
• פרוטוקולים של ישיבות
• כרטיסי פרוייקט
• דו"חות תקופתיים על פעילות (רבעוניים ושנתיים)

זכרו כי תקשורת יעילה היא גורם רב חשיבות בתהליך ההקמה של אגודת הידידים והפעלתה התקינה. ניסוח נהלים כתובים עכשיו ימזער את אי-ההבנות העלולות להתעורר אחר-כך. ההנהגה המקומית חייבת להפגש בקביעות עם אגודת הידידים, כדי לבסס יחסי עבודה טובים ולפתח יחסי אמון וידידות אישיים.