שוב "עלינו בגורל!", ביקורת מטעם רשם העמותות

מסמך זה מתאר כיצד יש להתכונן לביקורת מטעם רשם העמותות, שמכונה בפי הארגונים גם "ביקורת ניהול תקין", ומסביר אילו מסמכים ואסמכתאות המבקרים צפויים לבדוק. נדגיש כי התיקים והמסמכים שיפורטו בהמשך הם באחריות הארגון ובבעלותו, ובכלל זה מסמכי הנהלת החשבונות – גם אם הם מוחזקים אצל נותן שירותים חיצוני.

אנו ממליצים לכל ארגון לנהוג על פי הכללים המפורטים בהמשך גם ללא קשר לביקורת הרשות. התנהלות זו תשרת בראש ובראשונה את הארגון עצמו בכך שתתרום לנוהלי עבודה מסודרים ולניהול מקצועי ויעיל יותר. עמידה בכללים המפורטים תסייע גם בביקורות שוטפות, צפויות או שאינן צפויות, מטעם קרנות וגורמים מממנים אחרים.

מהי ביקורת ניהול תקין?

ביקורת "ניהול תקין" מבוצעת על ידי מבקרים מטעם רשם העמותות בארגונים שקיבלו אישור ניהול תקין. הביקורת מתמקדת בדרך כלל בבדיקה יסודית של תמיכות מטעם משרדי ממשלה וגופי המדינה שניתנו לארגון המבוקר בשנות המס שנבדקות (שהוגדרו למבקר על ידי רשם העמותות).

הערה: בידי הרשם נתונה הסמכות לבצע ביקורת עומק על כלל ההוצאות וההכנסות של הארגון. עם זאת, לרוב הביקורת מתמקדת בתמיכות.

ביקורת זאת אינה מחליפה את הביקורת של רשויות המס או פוטרת את הארגון ממנה.

עמותה שאינה מקבלת תמיכה ממשלתית קרוב לוודאי שלא תעמוד לביקורת, אך שיקולי רשם העמותות עשויים להשתנות בעתיד.

מה בודקים בביקורת ניהול תקין?

המבקרים יסקרו ויבדקו את אופן ההתנהלות של הארגון באופן כללי, יבדקו דיווחי שעות של עובדים, יעיינו בכרטסת הנהלת החשבונות ובמאזן הבוחן ויבצעו השוואה בין מסמכים שתויקו בהנהלת החשבונות לבין הקליטה שלהם במערכת המחשב והצגתם בדוחות הכספיים.

כדי לעמוד בביקורת ניהול תקין יש להקפיד לנהל את התיקים הבאים:

1. תיק מסמכי הקמה, פרוטוקולים ומינויים – בתיק זה יש לשמור את המסמכים שלהלן:
א. תקנון העמותה ומסמכי הקמה חתומים
ב. פרוטוקולים של מינוי והפסקת חברות של חברי האספה הכללית
ג. פרוטוקולים של מינוי ופיטורים של חברי ועד העמותה ושל חברי ועדת הביקורת.
ד. פרוטוקולים של מינוי מורשי חתימה (לפחות שני מורשי חתימה בכל זמן)
ה. פרוטוקולים של מינוי רואה חשבון, כולל הצעת מחיר והסכם התקשרות עם רואה חשבון
ו. פרוטוקול פתיחת חשבון בנק ומסמכי פתיחת חשבון
ז. בארגון גדול רצוי לשמור בתיק גם תרשים המתאר את בעלי התפקידים העיקריים – מנכ"ל, סגנים, ראשי מחלקות, ראשי פרויקטים וכן הלאה.

2. תיק כוח אדם – הארגון יתעד את כל ההתכתבויות עם עובדיו בקלסר אחד.
מומלץ להקצות לכל עובד חוצץ שבו יתויקו כל המסמכים הנוגעים לו שהצטברו במהלך העסקתו בארגון:
א. הסכם העסקה, עדכונים להסכם המקורי והסכמי שכר משנים שונות: חובה
ב. קורות חיים: מומלץ מאוד
ג. תיעוד של הסמכה, הכשרה מקצועית וכדומה: מומלץ
ד. מסמך המעיד שנבדק שאין קרבה משפחתית לעובדים אחרים ולחברי הוועד (ראו גם תיק נהלים): מומלץ מאוד – העדר מסמך כזה עשוי למנוע קבלה של אישור ניהול תקין. (נובע מכוח סעיפים 27 ו-33 לחוק העמותות וכן מוגדר בחוברת ניהול תקין)
ה. מסמכים שוטפים, כגון טופסי 101 שנתיים, דוחות שעות, אישורי מחלה וחופשה, יוחזקו בתיק משכורות שוטף שמנוהל על ידי הנהלת החשבונות או חשבות השכר. חובה – מסמכים אלו יימצאו בתיק שינוהל על ידי הנהלת החשבונות.

3. תיק נהלים פנים-ארגוניים
חלק מהנהלים שיתוארו להלן נובעים מדרישות שנקבעו בחוקים שונים, וחלק הכרחיים לטובת ניהול תקין. אנו ממליצים להחזיק ולעדכן תיק נהלים פנימיים שישמש כפרוטוקול של הוראות שיש לקיים או לבדוק, בין שהוראות אלה מוגדרות בחוק או הוגדרו על ידי הארגון. בתיק יש לכלול את הנהלים שלהלן:
א. נוהל העסקה ופיטורי עובד. בדיני עבודה מוגדרים תנאי העסקה ופיטורין (כגון שימוע לפני פיטורי עובד) שהחוק מחייב כתנאי מינימום או כתנאי סף תחתון. עם זאת, הארגון יכול לבחור להרחיב ולהוסיף להגדרות החוק. אנו ממליצים להגדיר נוהל העסקת עובד ונוהל פיטורי עובד כחלק מפרוטוקולי הארגון.
ב. נוהל וידוא העדר קרבת משפחה בין עובדים ובין חברי ועד. מומלץ מאוד – העדר מסמך כזה עשוי למנוע קבלה של אישור ניהול תקין.
ג. נוהל אישור חופשת עובד.
ד. נוהל אישור תשלומים: מומלץ מאוד – העדר מסמך כזה עשוי למנוע קבלה של אישור ניהול תקין.
ה. נוהל אישור החזרי הוצאות (לעובדים ולחברי ועד): מומלץ מאוד – העדר מסמך כזה עשוי למנוע קבלה של אישור ניהול תקין.
ו. נוהל קופה קטנה: מומלץ מאוד
ז. נהלים נוספים לפי צרכים ספציפיים של הארגון. לדוגמה:
-ארגון המחלק מלגות יגדיר נוהל לאישור מלגות.
-נוהל שימוש במוניות
-נוהל השתתפות בהכשרה מקצועית

4. תיק דוחות כספיים, דוחות לרשם העמותות ודיווחים מיוחדים (כגון דיווח הנדרש לקבלת תמיכה ממוסדות המדינה).
בתיק זה יש לכלול את המסמכים שלהלן:
א. דוחות כספיים שנתיים ודוחות מילוליים שנתיים המוגשים לרשם העמותות.
ב. ריכוז של העתקי בקשות תמיכה ממוסדות מדינה, דוחות ניצול ואישור תקציב תמיכה וכדומה.

5. המערכת החשבונאית (הנהלת חשבונות, משכורות, דפי בנק):
א. יש לנהל תיק הנהלת חשבונות לשמירת כל מסמכי הארגון באופן מסודר לצד הנהלת החשבונות הממוחשבת. התיק צריך לכלול:
-מסמכים חודשיים כגון חשבוניות ספקים וקבלות על תרומות.
-דפי בנק ודוח המוודא שיש התאמה בין התנועות בבנק לבין הרישומים בהנהלת החשבונות (דוח זה מופק ממערכת הנה"ח ממוחשבת).
-אם יש כרטיס אשראי יש לוודא שתדפיסי חברת האשראי מתויקים ושהם נקלטו במערכת המחשב.
-חוצץ משכורות או קלסר נפרד למשכורות. יש לוודא שהנהלת החשבונות שומרת את כל המסמכים בנוגע לתנאי העסקה ושכר.

ב. יש להקפיד שקבלות על הכנסות וחשבוניות על הוצאות מוקלדות למערכת הנהלת החשבונות הממוחשבת באופן חודשי או דו-חודשי, ושאין עיכוב בעדכון המערכת הממוחשבת – כולל קליטת דפי בנק וביצוע התאמות כרטיסי הנהלת חשבונות.

ג. יש להקפיד שקבלות לתורמים יוצאות בסמוך לקבלת התרומה ושעל הקבלות נרשמים שם התורם, פרטי התרומה והתאריך.

הדוחות הכספיים נערכים לרוב על ידי רואה החשבון המבקר, אך האחריות לנאותות הדיווח הכספי מוטלת על ועד הארגון ומנהליו. לפיכך על הנהלת הארגון לקיים פגישות עם רואה החשבון לפני "סגירת" הדוח הכספי ולוודא שהסכומים והמיונים לסעיפים שונים בדוח הכספי הם נאותים ומשקפים את מצב הארגון.

שימו לב!
מרבית העבודה המתוארת לעיל מבוצעת על ידי הנהלת החשבונות, אך הנהלת הארגון אחראית לעבודתה של הנהלת החשבונות, בין שהיא מבוצעת על ידי מנהל חשבונות המועסק בארגון בשכר ובין שהיא מבוצעת על ידי נותן שירות חיצוני. מבחינת רשם העמותות הנהלת הארגון נושאת באחריות לכך שכל מסמכי הארגון יישמרו וינוהלו לפי הוראות החוק.

כיצד יודעים שהנהלת החשבונות של העמותה מנועלת כנדרש?

מומלץ לקיים פגישות עם מנהל החשבונות ולראות את התיק. אפשר לערב את רואה החשבון ולבקש ממנו להיפגש עם מנהל החשבונות כדי לעבור על החומר ולוודא שהכול תקין. כדאי לפגוש את מנהל החשבונות פעם בחודש או לכל הפחות פעם ברבעון. פגישות אלה הן הכרחיות כדי שלהנהלה תהיה בקרה  על הנהלת החשבונות והשכר.

המידע מעודכן, נכון למרץ 2018

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.

למידע נוסף על ביקורת עומק של רשם העמותות, באוגדן – מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשלה, מנהיגות אזרחית

למידע נוסף:

מידע על ביקורת עומק באתר רשות התאגידים