גיוס עובדים נכון: 5 השלבים שיבטיחו התאמה מושלמת לארגון

צילום:אירה סימנוביץ

כשעובד או עובדת מודיעים על עזיבה של הארגון, המוטיבציה הראשונה של המנהלים היא למצוא להם תחליף ומהר. המציאות האינטנסיבית יחד עם משאבי כח אדם מצומצמים והיצע לא היסטרי של עובדים בעולמות תעסוקה בארגוני שינוי חברתי רק מגבירים את הלחץ – לצאת לתהליך גיוס עובדים ולמצוא כמה שיותר מהר מישהי שתכנס לתפקיד, ותמלא את הצורך בידיים עובדות.

הלחץ מובן, הקושי קיים אין ספק. יחד עם זאת, תהליך הקליטה של עובדת חדשה דורש הרבה מאוד משאבים ארגוניים שלוקחים זמן: חפיפה מותאמת, היכרות והתאקלמות בתפקיד החדש, הבנה של התרבות הארגונית, המשימה, תחום התוכן ועוד. כדי להגדיל את הסיכוי למאץ' מוצלח, וכדי למזער את הסיכון לעזיבה נוספת נדרש להשקיע זמן ומחשבה בתהליך גיוס איכותי .

גיוס עובדים אפקטיבי: 5 שלבים בתהליך הגיוס

מכיוון שתהליך גיוס עובדים אפקטיבי ואיכותי מגביר את הסיכוי למצוא את העובד או העובדת המתאימים ביותר למשימה, לאסטרטגיה ולתרבות הארגונית, אנחנו מציעות פרספקטיבה חדשה להסתכלות.

שלב מקדים – תהליך גיוס עובדים אפקטיבי מתחיל בהתבוננות פנים ארגונית: הגדרת התפקיד והמשימה מחדש – חיבור לחזון והמשימה הארגונית והצוותית.

1. מודעות לתרבות הארגונית בדגש על ערכי הצוות והצרכים הצוותיים מבחינת גישה, יכולות וכו'.
2. משאבים ומגבלות ארגוניים שישרתו את התהליך- אילו משאבים יש לנו? מי השותפים? אילו מגבלות ואילוצים קיימים?
3. חווית המועמד: עיקרון מנחה בתהליך, בשפה שנבחר ובניהול התקשורת עם המועמד.
4. הוגנות: כערך מרכזי שמנחה את צוות הגיוס בתהליך מול המועמד.
5. גיוון: ברמת הכלים ונקודות מבט של צוות מגוון.
6. שקיפות: כלפי פנים וחוץ.

5 השלבים התליך גיוס עובדים

שלב א׳ – אפיון והגדרות קריטריונים למשרה הנדרשת

שלב זה דורש עצירה לחשיבה מחודשת על התפקיד. בבקשה אל תוציאו מתיקיה בארכיון את תיאור התפקיד בגיוס הקודם! העולם השתנה, הארגון התפתח ואנחנו עוברות ממצב של טייס אוטומטי לצוות לומד ומתפתח.
בשלב הזה ננסה לענות על השאלות:

• הגדרת הצורך הארגוני: למה נרצה למלא את התפקיד הזה, הרציונל מאחורי הגיוס ומה הצורך?
• הגדרת התוצאה הארגונית שתושג בעקבות מילוי התפקיד: מה ההישג הארגוני?
• הגדרת התפקיד הנדרש לביצוע המשימה ופרופיל המועמד הרצוי: בהתייחסות לסביבה ומאפייני התפקיד, מה הוא פרופיל המועמד הרלוונטי שימלא את התפקיד? ניסיון, יכולות, תכונות, אופי (Must have vs. Optional).
• הגדרת המשאבים הארגוניים: מה המשאבים הארגוניים הקיימים / הנדרשים לקבלת המועמד?
• בחירת צוות משימת הגיוס בדגש על איש קשר מול המועמד, והמנהל המגייס כשותף ולקוח בתהליך.

שלב ב׳ – בנית תכנית המיון והכלים

בחלק זה, אחרי הגדרת התפקיד ופרופיל המועמד הרצוי בהתייחסות לכלל המאפיינים הנדרשים ברמה המקצועית והאישיותית, נגדיר את שלבי המיון והכלים המיוניים שנשתמש בהם בתהליך המיון לבחירת המועמד. נתחיל לפתח או נתאים את הכלים ובמקביל נתחיל לשבץ את אנשי הצוות הרלוונטיים לקחת חלק בתהליך.

כלי: בניית תכנית המיון לניהול השלב הזה. תכנית המיון צריכה לענות על השאלות:

• מה נרצה לבחון (מאפיין / יכולת / ניסיון ועוד)?
• דרך איזה כלי (כלים מיוניים)?
• מי יפגוש את המועמד בכל כלי (בחירת הצוות הממיין)?

להלן תכנית מיון כדוגמה:

**סדר ועומק השלבים הללו יהיה תלוי בכל ארגון ובתהליכים שלו.

שלב ג׳ – הפצה

נתחיל בהפצה בערוצים השונים בדגש ומעקב מול ערוצים ואנשי קשר רלוונטיים שיכולים להוות מקור משמעותי למגע עם מועמדים פוטנציאליים. בשלב הזה:

• נפתח את התוכן המיועד להפצה: תיאור המשרה, נוסח נלווה להפצה, תרגומים והתאמות.
• גיבוש רשימת ערוצי הפצה: חבר מביא חבר, לינקדאין, קבוצות וואטסאפ, לוח הדרושים של שתיל.
• נבנה רשימת אנשי קשר להפצה ומעקב במעגלים השונים.

שלב ד׳ – המיונים

בשלב זה נתחיל לפגוש את המועמדים הפוטנציאליים דרך הכלים השונים: ראיון טלפוני, ראיון, פרונטלי, משימת בית, ועדת קבלה ושיחת ממליצים. נאסוף הערכות על המועמדים, נקיים דיונים ונקבל החלטות על מועמדים למעבר לשלבים מתקדמים ומועמדים פחות רלוונטיים יידחו או ינותבו לתפקידים אחרים בארגון. את קבלת ההחלטות בכל שלב ינחו ההגדרות והקריטריונים שאפיינו למשרה הנדרשת בשלב א׳.

בשלב הזה יבוצע:

• היכרות מעמיקה עם המועמדים.
• איסוף הערכות על המועמדים (מומלץ באופן דיגיטלי).החלטה על מועמדים פוטנציאליים למעבר לשלב הבא ועל מועמדים לא רלוונטיים.
• החזרת תשובות למועמדים: מייל או טלפוני.

שלב ה׳ – קבלת החלטות

קבלת החלטות הינו ציר מקביל לאורך התהליך, ובעיקר בשלבים האחרונים. מומלץ לבצע קבלת החלטות במליאה בנוכחות הצוות הממיין והמגייס ובמעבר על ההערכות שנאספו. יוצגו נתונים מהמיון מול שיקולים וקריטריונים שהוגדרו בשלב א׳. בכל תהליך קבלת החלטות יעלו דילמות אודות המועמדים הפוטנציאליים, כאשר ההכרעות יתקבלו בדיונים על התאמות גבוהות לתפקיד לעומת שיקולים ארגוניים כגון סיכונים / חסרונות.

קבלת ההחלטה תכלול:

• גיבוש והתכנסות צוות המיון כולל מנהל מגייס לאחר כל שלב מיוני לקבלת החלטות.
• חזרה על השיקולים והקריטריונים לקבלת המועמד.
• הצפת דילמות מהמיון.
• דיון וקבלת החלטה סופית.

לסיכום,

בקבלת החלטה סופית ומתן תשובה למועמד שקיבלנו, יסתיים תהליך הגיוס ויתחיל תהליך אחר של קבלת העובד או כניסה לתפקיד. סגירה של התהליך הקיים היא צעד חיוני מאוד כדי לוודא שהארגון מצא את הפוטנציאל מהתהליך, בזה שהוא קיבל את המועמד הכי רלוונטי עבור הארגון והצוות, ופעל בהוגנות מול שאר המועמדים.

לאחר סיום המיון חשוב שהארגון יסגור את כלל הפינות הפתוחות. יחזיר תשובות לכולם, יתאם ציפיות על מועד ואופי מתן תשובות ויעמוד בציפיות ככל האפשר. חשוב לנהל רגישויות ולפעול באמפתיה כלפי המשימה והמועמדים, ובעיקר לשמור על חווית המועמד והעקרונות שהארגון הציב לעצמו.

זהו, עכשיו מתחילה העבודה😊 שיהיה בהצלחה!