קופה קטנה

קופה קטנה היא אמצעי לתשלום הוצאות מזדמנות בסכומים קטנים. בדרך כלל זו קופת מתכת אמיתית(רצוי כזאת עם מפתח קטן כדי שלא תהיה פרוצה לכל אחד) שבה מוחזק כסף מזומן בסכום שנקבע מראש, ואחד מעובדי הארגון אחראי להוציא ממנה כסף לפי הצורך.

מה אפשר לשלם מהקופה הקטנה?

אפשר לשלם הוצאות קטנות ומזדמנות שונות כנגד קבלות או חשבוניות.
רצוי שהארגון יגדיר מראש מה מותר ומה אסור לשלם מכספי הקופה הקטנה (לדוגמה: קנייה תקציב של כיבוד או צורכי משרד עד סכום מסוים, החזר על הוצאות נסיעה שאינו הוצאה שגרתית עד סכום מסוים ובתנאים שיוגדרו על ידי הארגון וכו').

על פי הוראות ניהול תקין, מהקופה הקטנה אסור לשלם:

• הוצאות מהותיות
• הוצאות קבועות
• משכורת או תשלום על עבודה
• תשלום לספקים
• החזר נסיעות באופן שיטתי

לתשומת לבכם, באופן כללי רצוי להימנע מביצוע תשלום במזומן (ובכלל זה להימנע ככלהאפשר מביצוע תשלומים מהקופה הקטנה), ולהשתמש באמצעים כגון המחאהאו העברה בנקאית.

כמה כסף מוחזק בקופה?

נהוג לנהל קופה קטנה בשיטת "דמי מחזור": קובעים סכום שיהיה בקופה באופן קבוע ומשלימים את החסר כאשר הקופה מתרוקנת. נהוג להחזיק כ-500 ש"ח ולחדש את הסכום מדי חודש, אך אפשר לקבוע סכום גבוה יותר בהתאם לצורכי הארגון.הסכום שמותר להחזיק בקופה אינו מוגדר בחוק או בתקנות, והגבלת הסכוםנועדה להזכיר למנהלים שמקופה זו אין משלמים תשלומים מהותיים.

כיצד מושכים כסף עבור הקופה הקטנה?

יש לכתוב המחאה עצמית (כלומר בשדה "לפקודת" יש לכתוב "עצמי" או את שם הארגון). בספח של פרטי ההמחאה יש לציין "עבור קופה קטנה".

כיצד מנהלים בקרה על הקופה?

מנגנוני הבקרה לניהול קופה קטנה הם:

• הקצאת דמי מחזור חודשיים/ רבעוניים.
• מינוי אחד מעובדי הארגון לאחראי על קופה קטנה:תפקידו לנהל רישום של הכסף שיוצא מהקופה ולוודא שעבור כל סכום כסף שיוצא מהקופה תתקבל קבלה או חשבונית. עובד זה גם מחזיק במפתח לקופה.
• רישום מידי של כל הוצאה: יש לנהל טבלת רישום מסודרת ולתעד בה כל סכום כסף שיוצא מהקופה: שם המקבל השירות או המוצר שבגינו הועבר התשלום, סכוםמדויק, תאריךופרטיםנוספיםככלשנחוץ. יש להחתים את מקבל התשלום על התיעוד. יש לוודא התאמה בין טבלת הרישום לקבלות ולחשבוניות שבקופה.
• כדי להוציא מקדמה מהקופה הקטנה (לפני ביצוע הקנייה והבאת הקבלה) יש לתעד את הפרטים: תאריך, מי לקח את המקדמה, מה גובה המקדמה, לאיזו מטרה היא נלקחהומתי תתקבל הקבלה. יש להחתים את מקבל המקדמה על התיעוד.
• מילוי הקופה: רצוי שמורשי החתימה שחותמים על ההמחאה לצורך מילויהקופה הקטנה יוודאו שיש צורך בתוספת מזומנים בקופה.

חשוב לזכור!

• קופה קטנה היא אמצעי תשלום בדיוק כמו העברה בנקאית או המחאה, ולכן על מי שמנהל את הקופה בארגון מוטלת אחריות בדיוק כמו על מי שחותם על המחאות (גם אם לרוב מדובר בסכומים קטנים).
• יש להקפיד על כך שכל מסמך שנכנס לקופה הוא אסמכתא לרישום חשבונאי, כגון קבלה או חשבונית. לעתים משולמות הוצאות על סמך פתקים הכתובים בכתב יד או על סמך הצעות מחיר. מסמכים אלה אינם מסמכים לגיטימיים לרישום חשבונאי, והם עלולים לחשוף את הארגון להטלת מס על הוצאות עודפות ולעתים גם לקנסות מצד רשויות המס.

מתי סוגרים קופה קטנה?

• סגירת קופה קטנה היא רישום מדויק של יתרת המזומן בקופה והשוואה בין ההוצאות שנרשמו בטבלת המעקב לבין החשבוניות והקבלות שנמצאים בקופה. מומלץ מאוד לעשות סגירת קופה כל חודש. הסגירה היא באחריות העובד האחראי על הקופה.
• שימו לב: הנהלת החשבונות"סוגרת קופה" בסוף כל שנה כחלק מביקורת רואה החשבון, אך האחריות השוטפת לאיזון הקופה (כלומר להימצאות קבלות כנגד סכום הכסף החסר) אינה של הנהלת החשבונות אלא של העובד האחראי על הקופה.

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.

המידע נכון למרץ 2018