התקשרות עם גייסת משאבים (ונשות מקצוע אחרות!) חיצונית

ארגונים רבים בוחרים להתקשר עם נשות מקצוע חיצוניות במקום להעסיק אותן באופן ישיר, אם מהעדר תקציב מתאים, חוסר יכולת להתחייב לטווח ארוך, או לצורך נקודתי.

במקביל, קיימים עסקים שם בחוץ שהפכו את עצמם למקורות ידע מקצועי שיכול לתת יתרון של ממש לארגון שמתקשר איתם. הדבר נוגע לא רק לשירותי חשבות שכר או ראיית חשבון, אלא גם לעסקים המציעים שירותי יחסי ציבור ותקשורת, קידום ממומן ברשתות, וכמובן – גיוס משאבים. ההתקשרות עם עסק שכזה יכולה להביא לארגון ידע מקצועי רלוונטי מידי, מבלי להצטרך להכשיר עובדת בארגון או ללמוד תחום חדש מאפס.

עודכן: אוקטובר 2021

לכל הסרטונים בסדרה: פיתוח משאבים למתחילים

מהן הנקודות שחשוב לבחון כאשר הארגון בוחר להתקשר עם אשת מקצוע חיצונית?

הסתכלות על התחום כולו

ניקח את תחום פיתוח המשאבים. ההתקשרות עם אשת מקצוע חיצונית צריכה להיעשות מתוך הסתכלות כוללת על התחום, העסקתה תהיה הגיונית רק אם תפנה את כוח האדם הקבוע שלכם, לקידום אסטרטגיה כוללת לפיתוח משאבי הארגון.

לדוגמה – יש הגיון רב בהעסקת כותבת בקשות מענק שתפנה לקרנות, על מנת שהארגון יוכל להקדיש זמן לגיוון מקורות ההכנסה שלו: לעשות קמפיין מימון המונים, לפתח מערך לגביית דמי חבר, או לעבוד על פיתוח פעילות מניבת הכנסה. או לחילופין, יש היגיון בהעסקת מפיקה חיצונית לאירוע התרמה אם הדבר משחרר אתכם להשקיע בתכנית לשימור וטיפוח הקשר עם המוזמנים לאירוע. לעומת זאת, נראה לנו פחות הגיוני להעסיק כותבת בקשות מענק, אם בכך מסתכמת כל אסטרטגיית פיתוח המשאבים של הארגון.

הגדרה מדויקת של הפרויקט

חשוב שתגדירו עבור מה אתם מתקשרים עם אשת מקצוע חיצונית וכמה שעות אתם מצפים ממנה להקדיש לארגון? או האם הפרויקט מוגדר בזמן? למשל – ארגון להט"בי שמתקשר עם דוברת חיצונית לצורך תקופת מצעדי הגאווה.

האם הפרויקט תחום בנקודת התחלה וסוף? למשל – מתקשרים עם אשת מקצוע לכתיבת בקשה ספציפית לאיחוד האירופי? חשוב שתבהירו לעצמכם ולה האם תפקידה גם לבצע את דיווחי האמצע והסוף של הפרויקט.

מדדים לביצוע ולהצלחה

חשוב להגדיר מהם המדדים שעל פיה נמדדת אשת המקצוע. במקרה של כותבת בקשות מענק – כמה LOI (מכתבי היכרות) היא שולחת בחודש, כמה בקשות למענקים היא אמורה לכתוב בתקופת ההתקשרות איתה. האם גייסת המשאבים נמדדת בכמות התרומות שהצליחה להשיג או בכמות האנשים החדשים שנכנסו לתוך מסד הנתונים של הארגון?

מומלץ לנסח את הדברים בתוכנית עבודה או לוח גנט המפרט את היעדים להשגה לאורך תקופת ההתקשרות ומאפשר לכם ולה לראות שאתם בדרך הנכונה, וכמו כן, להציף קשיים או בעיות לפני שהם יוצאים מכלל שליטה.

היכן נשאר הידע ושל מי זכויות היוצרים?

יש עסקים שיגדירו שכל הידע המקצועי נשאר אצלם ויש עסקים שיהיו מוכנים לפתוח את הנושא למשא ומתן מול הארגון. ההמלצה שלנו תהיה תמיד להשאיר את הידע בתוך הארגון על מנת להפחית בבוא הזמן את התלות בעסק החיצוני.
כך, במקרה של התקשרות עם כותבת בקשות מענק חיצונית – תוכלו לקבל אליכם את החומרים השיווקיים שכתבה, את רשימת הקרנות אליהן פנתה, וכן את רשימת אנשי הקשר בכל קרן. חשוב גם שתקבלו את מכתבי הדחיה, אם יש, כדי שתוכלו ללמוד על מנת להשתפר בעתיד.

במקרה של התקשרות עם דוברת חיצונית – חשוב שתקבלו ממנה את רשימת הכתבים אליהם פנתה, כדי שתוכלו לבנות מסד נתונים ארגוני, ובבוא היום להעסיק דוברת פנימית שתוכל להתבסס על ניסיון העבר.
חשוב להבהיר כי זכויות היוצרות והיוצרים נשארות בידי הארגון, וכי כל כותבת או מעצבת חיצונית אחרת שהארגון יבחר להכניס בעתיד תוכל להשתמש בתוצרי העבודה האלו

אצל מי האחריות?

לעיתים אנו נתקלות בשם של אשת מקצוע או עסק, ובמספר ארגונים שעבדו איתה ומדווחים על חוויית עבודה שונה לחלוטין. ארגון אחד ידווח על בזבוז כסף משווע ועל אי הצלחה וארגון שני יישבע בשמה של אשת המקצוע כמושיעה האולטימטיבית וימליץ בכל פה.

למיטב הבנתנו, ההבדל טמון בלקיחת האחריות מצד הארגון. הסוד לעבודה מוצלחת יחד עם אשת מקצוע חיצונית הוא להבין כי האחריות נשארת אצלכם. לא ניתן לעבוד בשיטת "שגר ושכח" כי גם כשמדובר על אשת מקצוע מיומנת ובקיאה בעולם התוכן שלה (דוברות, קרנות, פייסבוק וכו') היא עדיין לא מכירה היטב את הארגון ואת הדקויות הרבות שמקיפות אותו.

חשוב שתמנו אשת צוות מטעמכם שתהיה אחראית לקשר, תקבע פגישות עבודה תקופתיות, תתעדכן, ותוודא שלא נוצרים פערים מה שתוכנן למה שבוצע.

כאשר לדוגמה מדובר בכותבת בקשות, הגדירו מראש מול אלו גורמי מימון אתם עובדים ועל אילו היא אחראית. חשוב לוודא שאין כפילות או לחילופין, נושאים שנותרו ללא אחריות ברורה לביצוע.
עדכנו את אשת המקצוע באופן שוטף על שינויים מהותיים בארגון ודאגו לספק לה את המידע הנדרש בזמן סביר.

הערכות מקדימה, התקשרות חוזית ותשלום

כדאי להגדיר מראש מהם המשאבים שהארגון זקוק להם, לתמחר אותם ולקבוע סדרי עדיפות. בנוסף, מומלץ להיות מעורבים בהכנת חומרים מקדימים שיעזרו לאשת המקצוע להיכנס לעניינים בצורה מיטבית ומהירה.

תשלום – כיום מקובלות שיטות התשלום לפי שעות עבודה (כדאי לתחום בשעות מקסימום ומינימום לכל פעולה) ותשלום חודשי קבוע עבור חבילה מוגדרת מראש retainer. פחות מקובלת עבודה באחוזים.

ולסיום מומלץ רצוי וכדאי לסכם את כל המרכיבים הללו בתוך התקשרות חוזית.