כלים דיגיטליים לניהול פרויקטים

צילום:גלעד קוולרצ'יק. קמפיין מימון המונים הקרן החדשה לישראל 2022

לא משנה על איזה פרויקט מדובר, אתם קרוב לוודאי מחפשים דרך נוחה לנהל אותו, לעקוב אחר שלבי העבודה ולבחון את ההצלחה שלו. למרבה המזל, קיימים היום מגוון כלים דיגיטליים שיכולים לחסוך לכם הרבה כאב ראש ובלגאן. 

בסקירה הבאה נבחן כלים דיגיטליים מומלצים, את היתרונות וגם החסרונות שלהם, אבל לפני שנצלול קבלו חמישה פרמטרים לפיהם תוכלו לבחון איזה כלי מתאים לכם.

איך לבחון איזה מהכלים הדיגיטליים מתאים לארגון שלי?

מה היקף המשאבים הכלכליים שהארגון יכול להקצות לטובת העניין? ברוב התוכנות יש חבילת בסיס פתוחה ואם רוצים גם ופיצ'רים מתקדמים כמו אוטומציות נדרש לעשות מנוי בתשלום. כמו כן ישנן כאלה שתקופת הניסיון חינם (יתרון) ולאחר מכן השימוש בתשלום. בנוסף רוב התוכנות מחייבות לפי ׳יוזר׳, ואז העלויות מכפילות את עצמן.

האם יש איש או אשת it בארגון? תפקידם של אנשי it או מחלקת it לתמוך במערכות המידע השונות הקיימות בארגון, לתפעל ולייצר רישיונות בהתאם. בדקו מולם האם זה הזמן להכניס את המערכת שתרצו והאם הם יוכלו לתמוך בתהליך.

האם יש תמיכה טכנית והדרכה בארגון שלכם? חלק ניכר מהצלחת התוכנה והאפקטיביות היא בהכשרת עובדים לעבור לעבוד על המערכת החדשה ולפתור בעיות טכניות שיצוצו בהמשך. האם קיימת פונקציה כזאת בארגונן שלכם? האם קיים מענה?

מה גודל הצוות שאמור לעבוד על המערכת החדשה? האפיון הראשוני שתעשו משתנה לפי כמות המשתמשים ובעלי העניין שעתידים להשתמש במערכת. ארגון של חמישה עובדים לא דומה לארגון של כמה עשרות עובדים. הצרכים שונים, היקף השימוש משתנה ומכאן נגזרות החלטות שנוגעות לאיפיון.

האם התוכנה עונה על כל הצרכים שלכם? ברוב הפעמים כנראה שהתוכנה כמוצר לא תתאים לכל הצרכים שלכם, ולמה שהייתם רוצים להוציא מהתוכנה. כאן נכנס משתנה נוסף והוא פיתוח בתוכנה, כמו אינטגרציות, אוטומציה למסד נתונים שהתוכנה מאפשרת לכם להתחבר אליה, אבל לא מציעה את זה כחלק מהאפשרויות. ההמלצה – תבחנו, עד כמה שניתן מראש מה קיים ומה נדרש לגביו פיתוח.

לאחר שבחנו את חמשת הפרמטרים העיקריים הנה ארבעה כלים נוחים לשימוש בניהול פרויקטים שיכולים להתאים לכם, כל התכונות מוגדרות
כ-saas – מוצר לשימוש מידי. (קראו גם על כלים לניהול ישיבות אפקטיביות)

מאנדיי (monday.com)

מאנדיי היא גולת הכותרת בשנים האחרונות בכל מה שקשור בניהול פרויקטים. מאנדיי מצטיינת באינטגרציות וביכולות להציג דשבורדים ממגוון לוחות עבודה והרשאות צפייה מתקדמות לפי סוג היוזר.

מאנדיי פועלת על בסיס מרחבי עבודה (workspace) ולוחות עבודה. היא תוכנה שיודעת לקחת מסדי נתונים שנוצרים במערכת ולהציג אותם לפי הצרכים של הלקוח. אין מגבלה על כמות האייטמים (משימות) וכמות הלוחות שאתם יכולים ליצור.

היכולת במאנדיי לקחת נתונים מלוח מסוים ולהצליב עם לוח אחר ממרחבי עבודה שונים , ולהציג לתוך דשבורד זה היתרון שלה. בנוסף תוכלו לייצר אוטומציות בתוך המערכת ללא עזרה בפיתוח בקוד.

יתרונות: אוטמציות ללא קוד, אינטגרציות למרבית הכלים כמו דוא״ל, תצוגה נוחה של תהליכים המתקיימים כמו עלויות, רווחים, אחוזים, חישובים פשוטים ועוד.

חסרונות: עלות מנוי מתקדם גבוהה, כל איש צוות חייב מנוי, בגרסת הבייסיק אין אפשרות לעבוד בצוות, ורק בגרסת Enterprise קיימת האפשרות של פרטיות מידע מתקדמות. ארגון שייקח את מאנדיי לא עזרה מקצועית ייקח לו זמן רב ללמוד ולהטמיע את המערכת.

טרלו (trello)

טרלו הוא אחד הכלים הדיגיטליים הפופולריים הקיימים, שישר עולים בראש כשחושבים על כלי לניהול משימות. טרלו שייכת לחברת Atlassian (סלאק, גירה ועוד…) והיא חינמית. טרלו היא כלי טוב לניהול בסיסי. הוא עובד לפי לוחות, פייפליין, של גרירת משימות מטור לטור לפי התקדמות בביצוע. ישנם חבילות מתקדמות לצוותים שרוצים לייצר פרסונליזציה בצוותים והגדרות הרשאות.

יתרונות: חינמי, מאוד אינטואיטיבי לשימוש וקל ללמידה. קיימות אינטרגציות בסיסיות וכל אחד יכול לנהל פרויקט בתוך המערכת.

חסרונות: אין אפשרות לניהול מורכב, מגבלה על כמות הלוחות שניתן לפתוח, אין אוטמציות מתקדמות, אין נוסחאות חישוב ואין יכולת להצגת בדשבורדים.

Microsoft Planner

אם בארגון אתם כבר מנויים על חבילת מיקרוסופט, שקלו לעבוד דווקא עם פלנר, לניהול פרויקטים בארגון. פלנר של מיקרוסופט הוא כלי חינמי שנית לניהול משימות צוותי והצגת המידע באופן חזותי.
היתרון של פלנר הוא היכולת להתחבר בקלות ליישומים אחרים בארגון כמו טיימס (תוכנת פגישות מקוונות)

יתרונות: חינמי לארגון, אין צורך בלמידה ומאוד אינטואיטיבי. קבלת תזכורות במייל על משימות שלא בוצעו.

חסרונות: לא ניתן לפתוח אותו ליישומים מחוץ לחבילת האופיס שלכם. אין הצגת נוסחאות חישוב .

Asana (אסנה)

אסנה תוכנה מאוד וותיקה לניהול פרויקטים ופופולרית בקרב מנהלים האוהבים תיעוד תהליכים ופרודוקטיביות. אסנה מצטיינת בשיתוף עובדה בתוך צוותים, ומראה את תהליכי עבודה של הפרויקט במבט רחב.

יתרונות: תמיכה בכל דרגת עובד, כל עובד יכול לשקף את המשימות שלו לתוך גאנט ולתעד כל תהליך עבודה (מייל, הודעות, מסמכים ועוד), קלה לשימוש.

חסרונות: אין יכולת לבצע חישובים מספריים ואינה תתאים לכם אם תרצו לנהל את הפרויקט בהיבט הפיננסי.

לסיכום

חשוב להבין את מורכבות התהליך בקשר ישיר לכלי הדיגיטלי שתבחרו, שהרי גם באקסל אפשר לנהל פרויקט. לכן חשוב לזהות את היתרונות של הכלי הנבחר על פני שיטת הניהול הקיימת.

ההמלצה שלי: כתבו מסמך צרכים טכניים שתרצו לקבל בתוכנה לניהול פרויקטים. בקשו לראות דמו. לאחר שבחרתם מערכת מועדפת, התחילו לעבוד איתה לתקופת הניסיון החינמית ובחנו אותה אז. בסופו של דבר אין תוכנה אחת שמתאימה לכולם הבחירה נעשית לפי טעם אישי ויכולת טכנית של המשתמשים.