כרטיס אשראי ארגוני

האם מותר לארגונים חברתיים להחזיק כרטיס אשראי? כרטיס אשראי הוא אמצעי תשלום כמו כל אמצעי תשלום אחר (מזומן, המחאות (צ'קים) או העברה בנקאית). החוק מאפשר לארגונים ללא כוונת רווח להחזיק בכרטיס אשראי ואינו מגדיר הגבלות ספציפיות.

האם זה כדאי?

היתרון המרכזי של השימוש בכרטיס אשראי הוא הקלות של ביצוע קניות בחנויות ובאינטרנט. עם זאת, בשימוש בכרטיס אשראי יש בעיה מהותית של בקרה על התשלומים, משתי סיבות:
1. אין דרך מובנית להגביל כרטיס אשראי לסוג מסוים של הוצאות.
2. שימוש בכרטיס אשראי אינו דורש שתי חתימות של מורשי החתימה.

בעת ביצוע תשלומים בהמחאות או בהעברות בנקאיות קיימת בקרה חיצונית בדמות הבנק, שאחראי לוודא שהמסמכים חתומים בהתאם לתקנות ולהנחיות של הארגון (כלומר שיש שתי חתימות של מורשי חתימה). לעומת זאת, בכרטיס אשראי אין בקרה חיצונית מובנית, ולכן חשוב מאוד שהארגון יגדיר מנגנוני בקרה ברורים ואפקטיביים לשימוש באשראי.

על מה יש להקפיד בעת שימוש בכרטיס אשראי בארגון חברתי?

לשם עמידה בדרישות ניהול תקין יש למלא אחר ההוראות שלהלן בעת שימוש בכרטיס אשראי:
יש להשתמש בכרטיס אשראי רק כאשר אין דרך אחרת לביצוע הרכישה המבוקשת או במקום שימוש במזומן במסגרת קופה קטנה.
יש להשתמש באחד משני סוגי הכרטיסים שלהלן:

1. כרטיס אשראי מוגבל כרטיס אשראי מסוג מיוחד, שבו יש מגבלה על גובה ההוצאה החד-פעמית או החודשית, לפי הסכום שקבע הארגון (בדומה לקופה קטנה). לארגון יכול להיות רק כרטיס אחד כזה בזמן נתון.
2. כרטיס אשראי המקושר לחשבון בנק ייעודי כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית בחשבון ייעודי שיפתח לצורך כך. אל החשבון הייעודי יועברו כספים מהחשבון הרגיל של הארגון בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה. שימו לב שהשימוש בכרטיס כזה כרוך בעלות של החזקת חשבון בנק נוסף.

מומלץ לאמץ את מנגנוני הבקרה שלהלן ולעגנם בנהלים ארגוניים מחייבים:

• יש לקבוע באילו מקרים מותר להשתמש באשראי ומהו הסכום המרבי לתשלום.
• יש לקבוע שאם עובד חרג מהנהלים הוא נושא באחריות לכך ויחויב אישית.
• יש לקבוע נוהל פנים-ארגוני שמחייב בדיקה מקדימה של הצורך בתשלום, ולהחתים שני מורשי חתימה על טופס הבקשה לשימוש באשראי (טופס פנימי של הארגון).

לפעמים תשלום בכרטיס אשראי הוא האפשרות היחידה. מה עושים במקרה כזה אם לארגון אין כרטיס אשראי?

בשל החובה לפקח על ההוצאות ולשמור על יכולת הבקרה של הארגון על תשלומיו, אסור לבצע תשלומים בכרטיס אשראי של עובד. תשלום כזה יוצר פתח לביצוע תשלומים ללא בקרה.

שני פתרונות אפשריים הם:

1. כרטיס נטען כרטיס נטען הוא למעשה קופה קטנה שניתנת למורשה החתימה. רק חלק מהבנקים מנפיקים כרטיסים כאלה לדוגמה בנק לאומי ובנק הדואר (אם כי הכרטיס הנטען של בנק הדואר הוא בסכומים קטנים יחסית).
2. PayPal אפשר לפתוח חשבון פייפל ולשלם באמצעותו. יש להקפיד לשמור על סודיות הסיסמה ולהפקיד אותה רק בידי מי שהוסמך על ידי הארגון לבצע תשלומים.

שימו לב: הנפקה של כרטיס אשראי, רכישת כרטיס נטען או פתיחת חשבון בפייפל מחייבים קבלת החלטה רשמית של הוועד המנהל שתתועד בפרוטוקול הישיבה.

למידע נוסף על שימוש בכרטיס אשראי בעמותה, באוגדן – מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשלה, מנהיגות אזרחית

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.

המידע מעודכן, נכון למרץ 2018