החלטתן להקים אתר חדש? מזל טוב!!

צילום:גלעד קואלרצ'יק

יש ארגונים שמתייחסים להקמת אתר כסוג של תעודת זהות ארגונית. זה טוב אבל לא מספיק. אנשים לא תמיד מתעניינים מה עושה הארגון, אלא בנושאים בהם הוא מטפל. לכן ההמלצה שלנו לחשוב בגדול, ולהשתמש באתר כדי להשפיע על השיח הציבורי. תסתכלו על כל הניסיון שצברתן, על הנתונים שברשותכן ותחשבו איך תהפכו אותם לנחלת הכלל, וזאת כמובן, מבלי לחשוף מידע רגיש שיכול לשמש כנגדכן. 

*הפוסט נכתב בינואר 2023 ועודכן באפריל 2024

הנה כמה דוגמאות לידע ארגוני שאפשר להנגיש באתר האינטרנט של הארגון:

1. מאגר מאבקים חברתיים – במהלך 2023 צברנו בשתיל הרבה מאוד ידע על מחאות בעולם ומה עבד בהן. את הידע הזה הפכנו למאגר המאפשר חיפושים ופילוחים שונים, על פי מדינות או אסטרטגיות פעולה.
2. מאגר משאבי ממשלה – במסגרת פרויקט מיצוי משאבי ממשלה יצרנו מאגר ידע עם כל המקורות הממשלתיים שניתן לפנות אליהם.
3. יוזמות מעבר צודק – לאחרונה העלנו את מאגר יוזמות האקלים שהוגשו לבית הנשיא במסגרת פרויקט מעבר צודק.

כשאתן חושבות על אתר הארגון תחשבו איך הוא הופך למוקד משיכה, מקבל חשיפה ועולה גבוה במנועי החיפוש. היום יש אפילו כלי AI שמפנים למקורות מידע אמיתיים ואתן רוצות להיות המקורות האלה. זה לא בלתי אפשרי, מניסיון. כבר קרה לי ששוחחתי עם בינה מלאכותית שאחד מהמקורות שהביאה לי, היה מתוך Shift – הבלוג של שתיל אותו אני עורכת.

בעקבות הקמת אתר שתיל מחדש, יש לנו כמה תובנות מהתהליך: חמישה צעדים בדרך להקמת אתר

1. מכרז והתקשרות עם ספק

מכרז – אנו ממליצות לכתוב מכרז הכולל את הרקע להקמת האתר, במיוחד אם מדובר על אתר שהחלטתן להקים מחדש. חדדו לעצמכן את הבעיות של האתר הקיים ושלבו במכרז את הדגשים לאתר חדש. אנחנו למשל רצינו לעבור מערכת הפעלה, כי בקיימת כל שינוי היה כרוך בשעות עבודה וכסף. בנוסף היה לנו צורך שהנראות תשקף את ההנחיות בספר המותג. בין סעיפי המכרז דרשנו רמה גבוהה של ניהול עצמי וכן הטמעה של השפה המיתוגית החדשה.

מערכת הפעלה – אם אתן יודעות לאיזו מערכת הפעלה אתן רוצות לעבור כדאי לציין. למשל האם אתן רוצות אתר שייבנה ב-WIX או בוורדפרס? ממליצה לעשות על זה גוגל או לדבר עם איזה AI ולגבש לעצמכם תובנות מה עדיף מבחינתכן – כאן בלינק אפשר לקרוא המלצת perplexity.ai. אנחנו העדפנו ללכת על וורדפרס, בין הייתר כי האתר הוא כלי עבודה משמעותי עבורנו, והיה לנו חשוב שממשק הניהול יהיה קל ונוח.

לוחות זמנים – מניסיון. חשוב שתציינו במכרז מתי האתר אמור לעלות לאוויר. גם אם אין תאריך יעד קריטי חשוב שתסמנו לעצמכן יעד שתרצו לעמוד בו.

תקציב – אם יש לכן מסגרת תקציבית שאתן לא רוצות לחרוג ממנה זה מידע ששווה לחשוף, ולחסוך לכן ולספקים לא מעט זמן. במקרה שלנו היו שבחרו לא להגיש הצעה אחרי שהבינו את מגבלות התקציב.

בחירת ספק שירות – בפגישה בקשו לקבל התייחסות לאתר הקיים ואם אין לכן עדיין אתר אפשר לבקש את עמדתם על אתר שמוצא חן בעיניכן. בנוסף בקשו לראות דוגמאות לאתרים שבנו. כדאי גם לבקש המלצה מלקוחות ולדבר איתם על רמת שביעות הרצון מהתהליך ומהתוצר הסופי.

גאנט – תהליך הקמת אתר נתפס לעיתים כסימפוניה בלתי גמורה, הוא נוטה להימתח ללא סוף, ולכן חשוב להתנהל בלוחות זמנים שנקבעים מראש. תנו גם לעצמכן מסגרת זמן ושלבו את ה"יויו" הצפוי ביניכן ובין המעצבת בלוחות הזמנים.

2. איפיון

אפיון זה משהו שחששתי ממנו בעבר. אחד הדברים שמאוד עזרו לי היה קורס און ליין סודות ויסודות חוויית המשתמש (UX) של טל פלורנטין. זה לא קורס באפיון אתרים, אבל הוא נתן לי הרבה מאוד הבנה לגבי המשתמשים של האתר, מה אנחנו רוצות שהם יעשו בכל עמוד, ואיך כדאי להציג להם את התוכן בצורה שתניע אותם לפעולה. ממליצה לאו דווקא על הקורס הספציפי הזה אבל כן לקרוא קצת על הנושא של חוויית משתמש באתרים.

האתגר – כשכותבים כרטיס פרויקט תמיד מתחילים בתיאור הבעיה. גם בהקמת אתר חשוב שתגדירו מה הבעיה שהאתר בה לתת לה מענה. אתגר לדוגמה יכול להיות שחלק גדול מפעילות הארגון מתנהלת ברשתות החברתיות והשאלה איזה ערך ייתן האתר לגולשים? עוד אתגר יכול להיות קשור לשאלת התוכן שנשלח בניוזלטר, האם ואיך הוא יישמר באתר.

מטרות – אם יש לכן הרבה מאוד מטרות חשוב לתעדף ולהתמקד במקסימום שלוש מטרות מרכזיות. במקרה שלנו המטרות היו: 1. יבינו מי אנחנו ומה אנחנו עושים, 2. ייפנו לייעוץ וירשמו להכשרות 3. "שילוט טוב" לאתרי הלוויין.

קהלי היעד – חשוב לחדד מי הם קהלי היעד. לאחר שחידדתם, תחשבו איך האתר נותן מענה לכל קהל. אם הקהל הוא אנשים שרוצים להתנדב, האתר צריך לאפשר זאת בקלות יחסית. אם הקהל זה אנשים שרוצים להעמיק בידע, הם צריכים למצוא בקלות את ה"כפתור" שמפנה אותם לתוכן. וכן הלאה.

עמוד הבית – כשמתכננים את עמוד הבית צריך להניח לרגע בצד את השפה הפנים ארגונית, ואת הרצון לתת מקום שווה לכל המחלקות. במקום זה תחשבו, מה הדבר שהכי חשוב לכן שהגולשים יעשו? תדרגו את ההנעות לפעולה לפי סדר חשיבות. ככה יהיה קל יותר לתת להן מענה בשלב העיצוב.

איפיון העמודים – חשוב לעבור עמוד עמוד, לכתוב את המטרות שלו, היקף וסוג התכנים.

3. עיצוב האתר

בתהליך העיצוב יכולים להיווצר פערים גדולים בין מה שיש לכן בראש ובין התוצר שתקבלו.

תרחיבו את אוצר המילים – בשלב של עיצוב האתר אנחנו הרבה פעמים מצפות להתרגש😊 אבל יכולות להיות גם אכזבות. מה שמאוד עזר לנו, זה שהצלחנו להרחיב את אוצר המילים. במקום לומר: "יפה" או "לא אהבתי". למדנו להשתמש בביטויים מורכבים יותר כמו: "זה עמוס מידי", "הכתב מאוד קטן", "הפונט לא קריא", "התמונות שבחרתם לא מתאימות לרוח הארגון", "הצבעים יוצרים רעש אני מעדיפה פלטה שקטה יותר".

כדאי גם לקחת את הזמן ולגלוש באתרים של ארגונים אחרים בזירה, ואפילו באתרים מסחריים, כדי לבדוק רעיונות ולקבל השראה. זה גם מקל על התקשורת עם המעצבת: אתם יודעים להצביע ולומר "את זה אהבנו", והמעצבים ידעו לשאול שאלות ולחדד מולכן מה בדיוק אהבתן, כדי להציע משהו דומה.

להנהיג את התהליך מול הצוות – קל יותר להגיב לתוכן ויזואלי מאשר לקרוא מסמך אפיון. לכן העיצוב זה החלק שאנשים מתעוררים בו לחיים ורוצים להשפיע. אנחנו בעד לערב את חברות וחברי הצוות, כמה שיותר. עם זאת ריבוי דעות עשוי ליצור גם מחלוקות, וכאן אתן נדרשות להנהיג. מצד אחד לתת מקום לצוות להשפיע, ולבצע שינויים בהתאם, ומצד שני לשים גבולות, ולגבות אותם באמירה מקצועית וחד משמעית. מניסיון, קל יותר להנהיג בשתיים, כמובן, כשיש כימיה טובה ואמון הדדי.

מה שאתן רואות זה מה שיהיה באתר – אם יש דברים שאתן חושבות שצריכים להופיע, כמו למשל אייקונים של הרשתות החברתיות תגידו מראש. אם יש טופס צור קשר, הטמעת מערכת תרומות, כל הדברים האלה צריכים להופיע במסמך האפיון, ולקבל ביטוי בשלב העיצוב.

כשהאתר עובר לשלב הפיתוח קשה יותר לחזור לעיצוב. זה יוצר עיכוב מיותר וחבל.

4. כתיבת התוכן

האתגר להעמיד אתר בזמן בא לעיתים על חשבון כתיבת התוכן וזו טעות. לאחר ששלב העיצוב הסתיים דרככן מתפצלות. החברה מתחילה לעבוד על פיתוח האתר, וזה הזמן שלכן להקדיש זמן לכתיבת התוכן.

מי כותב? במקרה שלנו ביקשנו מחברי הצוות לכתוב, כל אחד ואחת על הפרויקט או תחום הייעוץ שלהם. יצרנו עמוד אחד לדוגמה והעברנו לכותבים. את התוכן שקיבלנו ערכנו ודייקנו מולם.

תוכן בערבית – חלק גדול מהאתר תורגם לערבית. חברת צוות דוברת השפה דאגה להעביר לתרגום, וגם לעבור על הטקסטים שנשלחו חזרה, כדי לוודא שזו הטרמינולוגיה המקובלת אצלנו.

תוכן באנגלית – במקרה שלנו, מכיוון שקהל היעד המרכזי שלנו הוא דוברי עברית, החלטנו שהאתר באנגלית יהיה one page עם מקום לעדכונים, כדי שבכל זאת מי שחוזר אליו יראה שיש התחדשות.

תמונות – תמונות באתר זאת הזדמנות לתת נראות ויזואלית לעשייה שלכם. אל תחביאו אותן בגלריות, אלא דאגו לשלב אותן בעמודים של האתר. רק חשוב שתקפידו לשמור על זכויות היוצרים בקשו רשות ותנו קרדיט למי שצילם. כמו כן, שימרו גם על זכויות הפרט, אם רוצים להשתמש בתמונת יחיד של מישהו שצילמתן, בקשו את רשותו. (תודה עדן)

5. העלאת התכנים

במקרה שמקימים אתר חדש במקום אתר קיים חלק גדול מהעבודה הוא טכני ודורש העברת תוכן מאתר לאתר. אם מדובר על אותה מערכת הפעלה נניח מעבר מאתר וורדפרס לוורדפרס זה משהו שכדאי לכלול במכרז ולדרוש זאת מהחברה שמקימה לכם את האתר.

אצלנו העברה הייתה ידנית ונעזרנו בסטודנט בהיקף של כ-100 שעות עבודה. כל החלק הטכני של הורדת התכנים מהאתר הקיים, והעלאה לאתר החדש נעשתה על ידו. (תודה טים)

העבודה שלנו, נדיה ואני הייתה סביב התכנים החדשים, שגם דרשו ידע והיכרות עם התוכן, כדי לבצע קישורים בין עמודים, לשלב תמונות, וגם קישורים החוצה לאתרי הלוויין.

להעלאת חומרים בשפה הערבית נעזרנו בחברת צוות ערבייה, שהייתה אחראית להעלאה של כל התכנים בערבית. (תודה חנאן)

QA – לעיתים האתר לא מוגש ללקוח עד שלא עובר את שלב הQA – שלב תיקון הבאגים. במקרה שלנו שלב ה-QA נעשה תוך כדי הזנת התכנים. בכל פעם שנתקלנו במשהו שלא עובד כמו שצריך הוספנו לרשימת הבאגים. באגים שמנעו מאיתנו המשך העלאת התכנים טופלו מיידית, וכל השאר טופלו במרוכז בסוף התהליך. ככה ראינו בזמן אמת מה עובד ומה לא, וזה זירז את שלב העלאת התכנים.

SEO – חלק חשוב בהעלאת התכנים הוא גם לעבוד לפי מילות מפתח. זה כבר עולם תוכן נוסף שלא ניכנס אליו כאן, אבל כן ממליצות לקרוא בפוסט של קטה מוניץ איך עושים את זה.

לסיכום, מה שעזר לנו מאוד בתהליך זו עבודה מסודרת, לברר לעצמנו ולהבהיר לכל הגורמים המעורבים מה הציפיות שלנו, ולהיערך מראש לתקופה של מאמץ משותף. בסופו של דבר, תהליך הקמת אתר הוא ריצה למרחקים ארוכים. קחו הרבה אוויר, וצאו לדרך.