גלי בסודו |

להקים אתר חדש: חמישה צעדים בדרך להצלחה

להקים אתר חדש

החלטתן להקים אתר חדש? מזל טוב!

בשנה האחרונה הייתי מעורבת בהקמה של שלושה אתרים בגדלים שונים, ובאתר נוסף שעבר "מתיחת פנים" ועוצב מחדש. מדהים היה לראות איך לעיתים אנחנו אומרות ומתכוונות ל-א' והספק מבין ב' – וזה במקרה הטוב. הניסיון לימד אותי שבהירות היא שם המשחק. בהירות קודם כל לעצמנו. להבין מה אנחנו רוצות, ליישב חילוקי דעות פנימיים, ולבוא מגובשות לפגישה עם נותן השירות.
משתפות כאן בכמה כלים ושיטות עבודה שרכשנו במהלך הדרך, שעזרו לנו לצמצם את הפערים, ולעמוד (במרבית המקרים) בלוח הזמנים שהוגדר.

1. בחירת ספק

אם נתייחס לרגע לאתר שתיל, שהוא האתר המרכזי שעבדנו עליו השנה, היו כמה שיקולים להקמה מחדש. ראשית שיקולים כלכליים, רצינו להוזיל את עלויות האחסון והתחזוקה השוטפות. בנוסף, ממשק הניהול היה מוגבל ונוצרה תלות גבוהה בספק, תלות שגם עתה לנו כסף. סיבה נוספת הייתה להתאים את האתר למיתוג החדש.

כתיבת מכרז – מה שסייע לנו בתהליך בחירת הספק היה קודם כל כתיבת מכרז. הגדרנו בדיוק מה אנחנו רוצות. מה המטרות של האתר, היקף העמודים וסוגי עמודים, למשל: "מאגר ידע" או בלוג. איזו מערכת הפעלה – במקרה שלנו וורדפרס, מה היקף הדאטה (רלוונטי אם כבר יש לכם אתר ותרצו לעשות העברת תכנים לאתר החדש) וכן לוחות זמנים רצויים. בנוסף, ציינו בדרישות, ממשק ניהול עם גמישות ועצמאות גבוהה למנהלת האתר.

בחירת הספק – כדי להרחיב את היריעה פנינו לארגונים בזירה, וביקשנו מהם המלצות לספקים. לאחר ששלחנו את המכרז התקשרנו לספקים ודיברנו איתם. לעיתים יש נטייה לשמור את הקלפים קרוב לחזה בכל הנוגע לכסף. כדי לא לבזבז את זמננו וזמנם של הספקים העדפנו להיות גלויים ולומר פחות או יותר מה התקציב שעומד לרשותנו. היו כאלה שבשלב הזה וויתרו על האפשרות להגיש הצעה, ונפרדנו כידידים.
שלושה ספקים עלו לגמר. ביקשנו לראות דוגמאות לאתרים שבנו. לשמוע מהם הצעות ומחשבות בהתייחס לאתר הקיים. כמו כן רצינו לדעת מה הניסיון שלהם בוורדפרס. בסופו של דבר לא בחרנו את ההצעה הכי זולה, אבל כן את זאת שעמד מאחוריה ספק ששכנע אותנו בניסיון שלו ובחשיבה היצירתית באתרים שבנה.

גאנט – תהליך הקמת אתר נתפס לעיתים כסימפוניה בלתי גמורה, הוא נוטה להימתח ללא סוף, ולכן חשוב להתנהל בלוחות זמנים שנקבעים מראש. פתחנו לוח שנה והגדרנו יחד עם הספק את אבני הדרך ומועד סיום לכל שלב. היה לנו חשוב לתת דד ליין גם לעצמנו. למשל, סיכמנו מול הספק תוך כמה זמן עליו להגיש עיצוב ראשון לעמוד הבית, ונתנו לעצמנו מסגרת זמן של שבועיים לאסוף תגובות מהצוות ולחזור אליו עם משוב מסודר. ככה גם עשינו בסבב ב' של העיצוב, רק שהפעם צמצמנו את לוחות הזמנים של כל אחד מהצדדים.

מה עושים במקרה של עיכוב מצד הספק? – הגאנט היה כלי עבודה חשוב לשלבי סיום הפרויקט, כאשר מסיבות שונות האתר לא עלה לאוויר במועדו, ונדרשנו להמשיך לשלם על אחסון האתר הישן. מצד אחד השתדלנו להיות הוגנים ולהבין שיש אירועים בלתי צפויים וצריך לתת מרווח נשימה, ומצד שני נאחזנו בהסכמות שאיתן יצאנו לדרך. בסופו של דבר הגענו להבנה עם הספק שחלק מהתשלום יקוזז לו בגין איחור עלייה לאוויר, וחלק נספוג אנחנו.

2. איפיון

למרות שהקמתי וניהלתי כבר כמה אתרים במהלך שנות עבודתי, הייתה לי טענה שחזרה על עצמה: איפיון זה לא תחום הידע שלי. כל כך חששתי מהשלב הזה שממש שמחתי כשנפל ליידי קורס און ליין סודות ויסודות חוויית המשתמש (UX) של טל פלורנטין.

זה לא קורס באפיון אתרים, אבל הוא נתן לי הרבה מאוד הבנה לגבי המשתמשים של האתר, מה אנחנו רוצות שהם יעשו בכל עמוד, ואיך כדאי להציג להם את התוכן בצורה שתניע אותם לפעולה. זה גם עזר לי להמשיג לעצמי מה הבעיות שאני מזהה באתר הקיים, ומה הייתי רוצה לשנות בו. אם יש לכן אפשרות ללמוד קצת על הנושא – ממליצה.

האתגרים – את תהליך ההקמה הובלנו יחד, נדיה מנהלת האתר ואני בתור מי שאחראית על ערוצי התוכן בארגון, ודבר ראשון פתחנו מסמך איפיון משותף. יחד עם השותפות שלנו במערכת התוכן חידדנו את האתגרים. במקרה שלנו איך ליצור ערך ולגרום לגולשים לחזור, בזמן שהרבה מהתכנים המתחדשים: לוח דרושים, בלוג Shift ושתיל סטוק, נמצאים מחוץ לאתר המרכזי. אתגר נוסף וקשור לראשון, הוא איך להיות צומת טובה לאותם אתרי הלוויין שחשוב לנו להפנות גם אליהם.

מטרות – בהתחלה העלנו את כל המטרות שהאתר אמור לתת להן מענה. בהמשך יצרנו תיעדוף והסכמנו על שלוש מטרות מרכזיות לאתר: 1. יבינו מי אנחנו ומה אנחנו עושים, 2. ייפנו לייעוץ וירשמו להכשרות 3. "שילוט טוב" לאתרי הלוויין.

קהלי היעד – לאחר שהגדרנו שקהל היעד העיקרי הם ארגונים לשינוי חברתי, העלתה מנהלת הארגון קהל יעד שלא לקחנו בחשבון: אקטיביסטים וסטודנטים פעילים חברתית. התוספת הזאת של קהל יעד חייבה אותנו בהמשך לחשוב גם על תכנים ורכיבים באתר שייתנו מענה לאותו קהל ספציפי, שלאו דווקא מחפש לקבל ייעוץ או להירשם להכשרה, אבל כן מתעניין בעולמות התוכן שלנו.

עמוד הבית – כשאתן חושבות על עמוד הבית תזכרו שהמבנה הארגוני לא בהכרח רלוונטי לגולשת שרוצה לקבל מאיתנו שירות כזה או אחר. לכן, כשמתכננים את עמוד הבית צריך להניח לרגע בצד את השפה הפנים ארגונית, ואת הרצון לתת מקום שווה לכל המחלקות. במקום זה תחשבו, מה הדבר שהכי חשוב לכן שהגולשים באתר יעשו? במקרה שלנו רצינו להדגיש את שירותי הייעוץ וההזמנה לפנות אלינו לקבל ייעוץ.

התלבטנו כמה מתחומי הייעוץ נכון לנו להציג בפרונט, בחזית האתר. למרות הרצון להציג כמה שיותר הבנו שההצפה לא משרתת אותנו והחלטנו על עשרה תחומים מרכזיים. נקודת המוצא הייתה שאלו התחומים שחשוב לנו להציג כרגע, ואולי בהמשך סדר העדיפות ישתנה. כך או כך אמרנו שלא נחרוג מעשרה, ואם נרצה להוסיף אחד נצטרך גם לבחור על מה מוותרים.

איפיון העמודים – לאחר שחידדנו מה רוצות שיהיה בעמוד הבית עברנו לאפיין את שאר החלקים באתר. עברנו עמוד עמוד וכתבנו למה הוא נועד ומה הוא אמור לכלול.

איפיון ויזואלי – במקרה של מיני סייט. אתר קטן עם מעט עמודים אפשר לעיתים לשרטט בפאואר פוינט או בקנבה עיצוב בסיסי לאיך אנחנו מדמיינות שהאתר יראה. לא מבחינה עיצובית אלא מבחינת פריסת התוכן. ראינו שזה עוזר בדיאלוג הראשוני עם המעצבת.
מסמך האיפיון הפנימי מבטא את מה שאתן רוצות, אבל חשוב גם לגלות גמישות ולהיות קשובים לניסיון המקצועי של מי שאתם עובדים איתו, ולשנות בהתאם.

3. עבודה עם המעצבת

להרחיב את אוצר המילים – בשלב של עיצוב האתר יש לנו ציפייה טבעית לריגוש, אבל יכולות להיות גם אכזבות. מה שמאוד עזר לנו, זה שהצלחנו להרחיב את אוצר המילים מעבר ל"יפה" או "לא אהבתי". אם יש לכן ביקורת? נסו לבטא את אי שביעות הרצון שלכן באמצעות מילים כמו: "זה עמוס מידי", "הכתב מאוד קטן", "הפונט לא קריא", "התמונות שבחרתם לא מתאימות לרוח הארגון", "הצבעים יוצרים רעש אני מעדיפה פלטה שקטה יותר" – אלו כבר ביטויים מורכבים יותר, שהמעצבת יכולה לעבוד איתם.

כדאי גם לקחת את הזמן ולגלוש באתרים של ארגונים אחרים בזירה, ואפילו באתרים מסחריים, כדי לבדוק רעיונות ולקבל השראה. זה גם מקל על התקשורת עם המעצבת: אתם יודעים להצביע ולומר "את זה אהבנו", והמעצבים ידעו לשאול שאלות ולחדד מולכם מה בדיוק אהבתם, כדי להציע משהו דומה.

להנהיג את התהליך מול הצוות – קל יותר להגיב לתוכן ויזואלי מאשר לקרוא מסמך אפיון. לכן העיצוב זה החלק שאנשים מתעוררים בו לחיים ורוצים להשפיע. אנחנו בעד לערב את חברות וחברי הצוות, כמה שיותר. עם זאת ריבוי דעות עשוי ליצור גם מחלוקות, וכאן אתן נדרשות להנהיג. מצד אחד לתת מקום לצוות להשפיע, ולבצע שינויים בהתאם, ומצד שני לשים גבולות, ולגבות אותם באמירה מקצועית וחד משמעית. מניסיון, קל יותר להנהיג בשתיים, כמובן, כשיש כימיה טובה ואמון הדדי.

מה שאתן רואות זה מה שיהיה באתר – אם יש דברים שאתן חושבות שצריכים להופיע, כמו למשל אייקונים של הרשתות החברתיות תגידו מראש. אם יש טופס צור קשר, הטמעת מערכת תרומות, כל הדברים האלה צריכים להופיע במסמך האפיון, ולקבל ביטוי בשלב העיצוב.
כשהאתר עובר לשלב הפיתוח אי אפשר לחזור לעבוד על העיצוב. קחו את זה בחשבון ותגיבו בזמן. אחר כך כל שינוי שלכם ידרוש עצירה בתהליך הפיתוח, וחבל.

4. כתיבת התוכן

האתגר להעמיד אתר בזמן בא לעיתים על חשבון כתיבת התוכן וזו טעות. לאחר ששלב העיצוב הסתיים דרככן מתפצלות. החברה מתחילה לעבוד על פיתוח האתר, וזה הזמן שלכן להקדיש זמן לכתיבת התוכן.

מי כותב? ביקשנו מחברי הצוות לכתוב, כל אחד ואחת על הפרויקט או תחום הייעוץ שלהם. יצרנו עמוד אחד לדוגמה והעברנו לכותבים. את התוכן שקיבלנו ערכנו, עשינו קצת האחדה סגנונית – אל תוותרו על שלב העריכה – וגם ביקשנו ממנהלת הארגון לעבור על הטקסטים. בסוף חזרנו למי שכתב כדי שיאשר.

תוכן בערבית – חלק גדול מהאתר תורגם לערבית. חברת צוות דוברת השפה דאגה להעביר לתרגום, וגם לעבור על הטקסטים שנשלחו חזרה, כדי לוודא שזו הטרמינולוגיה המקובלת אצלנו.

תוכן באנגלית – במקרה שלנו, מכיוון שקהל היעד המרכזי שלנו הוא דוברי עברית, החלטנו שהאתר באנגלית יהיה one page עם מקום לעדכונים, כדי שבכל זאת מי שחוזר אליו יראה שיש התחדשות.

תמונותתמונות באתר זאת הזדמנות לתת נראות ויזואלית לעשייה שלכם. אל תחביאו אותן בגלריות, אלא דאגו לשלב אותן בעמודים של האתר. רק חשוב שתקפידו לשמור על זכויות היוצרים בקשו רשות ותנו קרדיט למי שצילם. כמו כן, שימרו גם על זכויות הפרט, אם רוצים להשתמש בתמונת יחיד של מישהו שצילמתן, בקשו את רשותו. (תודה עדן)

5. העלאת התכנים

במקרה שמקימים אתר חדש במקום אתר קיים חלק גדול מהעבודה הוא טכני ודורש העברת תוכן מאתר לאתר. אם מדובר על אותה מערכת הפעלה נניח מעבר מאתר וורדפרס לוורדפרס זה משהו שכדאי לכלול במכרז ולדרוש זאת מהחברה שמקימה לכם את האתר. הבעיה שאצלנו עברנו ממערכת דרופל לוורדפרס, והבנו שהעברה האוטומטית תעלה לנו יותר מלעשות את זה ידנית. לכן החלטנו מראש לוותר ולעשות בעצמנו את עבודת הנמלים.

נעזרנו בסטודנט בהיקף של כ-100 שעות עבודה, וכל החלק הטכני של הורדת התכנים מהאתר הקיים, ולהעלאה לאתר החדש נעשתה על ידו. (תודה טים)

העבודה שלנו, נדיה ואני הייתה סביב התכנים החדשים, שגם דרשו ידע והיכרות עם התוכן, כדי לבצע קישורים בין עמודים, לשלב תמונות, וגם קישורים החוצה לאתרי הלוויין.

להעלאת חומרים בשפה הערבית נעזרנו בחברת צוות ערבייה, שהייתה אחראית להעלאה של כל התכנים בערבית. (תודה חנאן)

QA – לעיתים האתר לא מוגש ללקוח עד שלא עובר את שלב הQA – שלב תיקון הבאגים. במקרה שלנו שלב ה-QA נעשה תוך כדי הזנת התכנים. בכל פעם שנתקלנו במשהו שלא עובד כמו שצריך הוספנו לרשימת הבאגים. באגים שמנעו מאיתנו המשך העלאת התכנים טופלו מיידית, וכל השאר טופלו במרוכז בסוף התהליך. ככה ראינו בזמן אמת מה עובד ומה לא, וזה זירז את שלב העלאת התכנים.

SEO – חלק חשוב בהעלאת התכנים הוא גם לעבוד לפי מילות מפתח. זה כבר עולם תוכן נוסף שלא ניכנס אליו כאן, אבל כן ממליצות לקרוא בפוסט של קטה מוניץ איך עושים את זה.

לסיכום, מה שעזר לנו מאוד בתהליך זו עבודה מסודרת, לברר לעצמנו ולהבהיר לכל הגורמים המעורבים מה הציפיות שלנו, ולהיערך מראש לתקופה של מאמץ משותף. בסופו של דבר, תהליך הקמת אתר הוא ריצה למרחקים ארוכים. קחו הרבה אוויר, וצאו לדרך.

משפיעות על העולם? מקדמים שינוי חברתי?

פנו אלינו ליעוץ

עוד פוסטים בנושא תוכן וסושיאל

אסיה לדיז'ינסקיה | 10 במרץ 2024

מה עושה דוברת שהיא גם מנהלת סושיאל?

יוליה בנימין | 5 בפברואר 2024

למה ואיך לפתוח ערוץ וואטסאפ?

פוסטים אחרונים

לנה צ'רביצ'ניה | 12 באוקטובר 2023

כיצד לתמוך בצוות ובארגון בזמן משבר?

אסיה לדיז'ינסקיה | 10 במרץ 2024

מה עושה דוברת שהיא גם מנהלת סושיאל?

תומר אביטל | 26 בפברואר 2024

תקווה עכשיו!

שולחן המערכת | 11 בפברואר 2024

איך תמצו את תקציבי הממשלה?

יוליה בנימין | 5 בפברואר 2024

למה ואיך לפתוח ערוץ וואטסאפ?

הצטרפו לרשימת המנויים שלנו

וקבלו מייל עם תכנים חדשים שעולים לבלוג

    תגובות

    כתבו תגובה