לנהל תהליכי עבודה עם מערכת מאנדיי – Monday

מאות היוזמות שהחברה האזרחית הקימה בעקבות אירועי 7 באוקטובר 2023, קיבלו מייד חיבוק חם ממערכת אחת לניהול תהליכי עבודה – Monday.com. מהקמת חמ"לים לאספקת מזון וציוד לחיילים, דרך חמ"לים לצרכי המפונים, חמ"ל לאיתור נעדרים, חמ"לים לניהול אלפי מיומנויות של מתנדבים ושיבוצם למשימות, חמ"לים של מטבחים שקמו אד-הוק וניהלו הזמנות ושילוח ומה לא.

בתוך כל אלו היו גם לא מעט עמותות, שעמדו מאחורי חלק מהיוזמות. כל יוזמה קיבלה מיידית מחברת מאנדיי וללא תשלום כספי את המערכת Monday Work Management לניהול היוזמה. כדי להתשמש במערכת הגיעו מתנדבים מהחמ"ל שקם במאנדיי, לביצוע אפיון זריז, הטמעה והדרכת נשות ואנשי היוזמה בתפעול השוטף. זה היה בהחלט מהלך מדהים, מוצלח ומעורר השראה ונתינה.

מצד אחד, נראה שמהלך זה גרם ליותר עמותות לרצות לנהל תהליכים שונים עם מערכת מאנדיי, אך מצד שני אפשר להניח שמאז הרבעון האחרון של 2023, יש גם לא מעט מערכות מאנדיי בעמותות שאינן מנוצלות. כדי לעשות שימוש אפקטיבי במערכות ניהול נדרשים: תהליך קבלת החלטות מסודר, אפיון המערכת והטמעה.

הפלטפורמה של מאנדיי יכולה לתת פתרון להרבה מאוד תהליכים ניהוליים בעמותה, כמו: ניהול תהליך גיוס המשאבים הכולל שמירה על קשר עם נציגי קרנות ותורמים וניהול מועדי הדיווח; ניהול ובקרה תקציבית הן של פרויקטים והן של כלל הארגון; ניהול מתנדבים; תכנון המדיה הדיגיטלית; ניהול משאבי אנוש ואפילו ניהול החלטות הנהלה ויישומן.

מהי מאנדיי?

מאנדיי היא פלטפורמה דיגיטלית (מערכת הפעלה), לניהול תהליכי עבודה המשלבת כלים לניהול משימות, פרויקטים, תהליכים עסקיים ומידע על לקוחות או גורמים חיצוניים. המערכת מגיעה עם מערך מובנה של תהליכים שנעשים אוטומטית (אוטומציות), התממשקות להמון מערכות נוספות חיצוניות (אינטגרציות), והיא כוללת מרכיבים של בינה מלאכותית (AI) המסייעם ומקלים על העבודה. המערכת מאפשרת לרכז ולתעד את כל הפעילות השוטפת במקום אחד נגיש ונוח לתפעול דרך כל מחשב או טלפון נייד. מאנדי היא חברה שהוקמה בישראל ונסחרת בבורסה בארה"ב ורוב לקוחותיה בחו"ל.

מבנה המערכת

לפני שנצלול לעומק היתרונות של מאנדיי, בואו נבין את המבנה הבסיסי של המערכת. מאנדיי מאורגנת בצורה היררכית פשוטה:

וורקספייס (Workspace): הרמה הגבוהה ביותר, המייצגת יחידה לוגית כגון מחלקה בארגון.
תיקייה (Folder): משמשת כדי לארגן בתוכה לוחות (בורדים) ומסמכים לפי נושאים או פרויקטים.
לוח (Board): מרחב עבודה ייעודי לפרויקט, צוות או תהליך עבודה ספציפי. כדי לפשט את זה, אפשר להגיד שבורד זה הדבר שהכי דומה לגיליון אקסל וזהו המקום שמכיל את המידע שלנו כגון: אנשי קשר, משימות, תהליכי שיווק, תהליכי גיוס משאבים וכדומה. לבורד יש מגוון תצוגות: טבלאי (בדיוק כמו אקסל), כרטסות, תצוגת גאנט ועוד. אחת התצוגות השימושיות היא של טופס, אותו ניתן להטמיע באתר הארגון לאיסוף מידע מהציבור הרחב כגון טופס הרשמה לאירוע.
קבוצה (Group): יחידה אופציונאלית המאפשרת לארגן פריטים בתוך בורד לפי שלבים, קטגוריות או תתי נושאים.
פריט (Item): מייצג משימה, אירוע, או כל יחידת עבודה אחרת (מזכיר שורה באקסל).
תת-פריט (Subitem): מאפשר לפרק פריטים למשימות קטנות יותר – תתי משימות.

איך מתחילים?

הצעד הראשון בהטמעת מאנדיי בעמותות, כמו כל מערכת מידע אחרת, הוא לעבור תהליך אפיון מקיף.

האפיון כולל:

1. למידת הצרכים: מהם האתגרים העיקריים שהארגון מתמודד איתם? אילו תהליכי עבודה אתם רוצים לייעל? מה המבנה הארגוני שלכם? בשלב זה לא פעם מגיעים לשאול את עצמנו (שוב): למה אנחנו קיימים, מה אנחנו רוצים להשיג ואיך (שאלות אופציונליות שתמיד טוב שנדע לענות עליהם בבהירות).
2. בחינת מערכות קיימות: באילו כלים ומערכות אתם כבר משתמשים? האם יש צורך בהעברת נתונים ממערכות ישנות למאנדיי, או להתממשק אליהם? האם צריך כתוצאה מכך לשנות הרגלי עבודה?
3. הגדרת מבנה ותהליכי עבודה: איך תרצו לארגן את המידע במאנדיי? אילו לוחות, קבוצות ופריטים יהיו לכם? אילו קשרים יש להגדיר בין הבורדים?
4. הקצאת הרשאות ואבטחת מידע: מי צריך גישה לאיזה מידע? איך תבטיחו שהמידע הרגיש יישאר מוגן? האם יש ספקים חיצוניים שיצטרכו גם הם גישה לחלק מהנתונים? (מוגדר במאנדיי כאורחים עבורם אין צורך לרכוש רישיון).
5. אילו קשיים ואתגרים עלולים להיות בתהליך ההטמעה? מי המנהלים בארגון שלדעתכם ירתמו מהר יותר למערכת ויצליחו לרתום את הצוות שלהם? אולי כדאי להתחיל את היישום איתם דווקא איתם? בהתאם לגודל הארגון, אולי כדאי לאתר 2-3 עובדים שיהיו מומחי מאנדיי (שגרירים נלהבים של המהלך), שיוכלו גם לסייע ליתר העובדים בהתמודדות וביישום. איך אפשר להתגבר על מכשולים שקשורים בתרבות הארגונית, בנהלי עבודה שלא מיושמים וקשורים לאימוץ טכנולוגיה חדשה?

אחרי שתעברו את תהליך האפיון ותתעדו אותו במסמך מסודר, תוכלו להתחיל להקים את סביבת העבודה שלכם במאנדיי, להעביר את הצוותים שלכם הדרכות ואז להעבירם לעבוד עם המערכת בצורה הדרגתית.

כפי שיוסבר בהמשך, יש במאנדיי מערכת ליצירת מסמכים וכדאי להשתמש בה כדי לתעד את האפיון, להעלות צילומי מסך של סקיצות ולבצע במסמכי האפיון עדכונים תכופים בהתאם להתאמות שנעשה במערכת. הרבה פעמים האפיון הראשוני שונה לגמרי מהמערכת כפי שהיא לבסוף מיושמת וחשוב שישמר תיעוד עדכני.

היתרונות של מאנדיי לעמותות

1. שיפור התקשורת והשקיפות

מאנדיי מאפשרת לכל חברי הצוות לראות בזמן אמת את הסטטוס של פרויקטים, משימות ומדדי ביצוע מרכזיים. זה מונע בלבול וכפילויות, ומבטיח שכולם מסונכרנים ומיודעים. כל עובד יכול לכתוב עדכון על המשימה שלו ולראות את העדכונים של האחרים (כמובן תלוי הרשאות). הנה בדרך זו חסכנו אין סוף של הודעות ווטסאפ והודעות מייל שמצריכות תיוק ומעקב.

2. ייעול תהליכי עבודה

עם מגוון רחב של תבניות מותאמות מראש ואפשרות ליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית, מאנדיי עוזרת לכם לפשט ולהאיץ תהליכים מורכבים.

3. מערכת SaaS ועבודה בענן

העבודה עם מאנדיי נעשית דרך הדפדפן כשהכל נשמר בענן מאובטח של מאנדיי. אין צורך להתקין תוכנה על מחשב ואין צורך להתעסק עם עדכוני תוכנה (Software as a service). רישיון השימוש אינו מוגבל למכשירים. ניתן להתקין אפליקציה לטלפון הנייד ולעבוד מכל מקום.

ניהול מסמכים

מערכת מאנדיי מגיעה עם עורך מסמכים בדומה לוורד, אך כזה שיכול לשלב בתוכו אלמנטים מתוך המערכת כגון: בורד או וויג'טים שונים. ניתן לתעד סיכום פגישה או ישיבת צוות ולכתוב בה משימות, אותן ניתן להקצות לחברי הצוות ולשלבם בבורדים המתאימים. מסמכי המערכת יכולים גם להוות חוזים או הצעות מחיר אותם ניתן לשלוח לגורמים חיצוניים.

5. המערכת שאומרת לך מה לעשות היום או מחר

כולנו התרגלנו להפעיל את וויז כדי שיגיד לנו איך להגיע לאן. הוויז של מאנדיי זה My Work, האזור שאם תיכנסו אליו תוכלו לנווט במשימות שאתם צריכים לעשות היום, מחר, השבוע ובמהלך החודש. כמו כן תראו את כל אותן משימות שמועד הביצוע שלהן חלף וטרם ביצעתם אותן. אם עובדים עם מאנדיי נכון מבחינת הקצאת אנשים למשימות והקצאת דד-ליינים, אז My Work הוא בהחלט הוויז שלכם לשבוע העבודה.

6. איסוף מידע פנימי וחיצוני באמצעות טפסים

מערכת מאנדיי מאפשרת יצירת טפסים מורכבים (יותר מאלו של גוגל פורם) והטמעתם באתר הארגון או בכל מקום שתחפצו. היישום יכול להיות: טופס הרשמה לאירוע, טופס קליטת מתנדב, טופס הגשת מועמדות לעבודה, סקר למוטבים, או שאלון משוב לאחר קיום אירוע. כמו כן טפסים פנימיים כגון: טופס רכש, טופס החזרי הוצאות חודשיות לעובד ועוד.

7. ניהול מתנדבים ותורמים

שמרו את כל המידע על המתנדבים והתורמים שלכם במקום אחד, ונהלו את המשימות וההתקשרויות הקשורות אליהם ביעילות. ניהול מאגר קרנות, ניהול מאגר אנשי קשר, ניהול תהליכי גיוס פר קול קורא ותהליך ניהול ההגשה מכתיבתה ועד הגשת דוח סיכום פרויקט לתורמים. כנ"ל ניהול המתנדבים, ניהול המשימות שלהם, רישום שעות ההתנדבות (חובה לצורך רישום שווה ערך בדוח הכספי המבוקר) וכדומה.

8. אוטומציה של משימות חוזרות

חסכו זמן יקר על ידי הפעלת אוטומציה של משימות שוחקות, כמו שליחת הודעות לצורך יידוע, עדכון סטטוס של משימות, שכפול משימות ועוד.

9. קבלת החלטות מבוססות נתונים

עם כלי דיווח מובנים, תוכלו בקלות לעקוב אחר מדדים חשובים ולקבל החלטות מושכלות יותר לאחר צפיה בדשבורד שמרכז און ליין מידע ממספר לוחות. אין יותר צורך לבקש מגורם כזה או אחר בארגון שיפיק עבורכם דוח או ישלוף מידע, הכל נמצא וזמין במאנדיי.

10. ניהול ידע, תיעוד והמשכיות

השימוש הנכון במאנדיי יוביל כמובן להגברת השקיפות והתיעוד ויאפשר לעובדים לצאת לחופשה ולאחרים להחליף אותם ללא בעיה. הרבה ארגונים נתקלים בבעיה, שכאשר עובד ותיק עוזב את הארגון, המון מידע שנמצא בראשו הולך לאיבוד. עם עבודה במאנדיי ונהלי עבודה מתאימים, זה לא אמור לקרות יותר או שלפחות הנזק יהיה בהרבה יותר קטן.

11. שימוש הולך וגובר ב-AI

ניתן לסכם פגישות באמצעות כלי AI שנמצאים במערכת או לבקש ממאנדי ליצור ולשבץ לנו את כל המשימות הדרושות להפקת כנס, או לשייך פרויקט למחלקה מסוימת על בסיס שמו או התיאור שלו. ברור שתחום ה-AI נמצא בתחילת הדרך, אך ניתן לצפות ליותר ויותר שימוש בכלי בינה מלאכותית.

12. גמישות והתאמה אישית

התאימו את מאנדיי לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם, עם אפשרויות התאמה וגמישות נרחבות. מעל 40 סוגי תוכן אפשריים בעמודות בכל בורד, קשרים בין בורדים, מגוון תצוגות ואין סוף של אפליקציות נלוות שמשפרות ומייעלות את מאנדיי עצמה.

13. חוויית משתמש ותמיכה בעברית

מאנדיי תומכת בעברית בצורה סבירה בהחלט. ניתן לכתוב הכל בעברית. פה ושם יש בעיות של הצמדה לימין אך גם הן נפתרות באמצעות התקנה של תוספת קטנה. חווית המשתמש במאנדיי מאוד טובה. המערכת קלה לשימוש, צבעונית ברמה שתבחרו, הכל מאוד נגיש ורואים שנעשית בה עבודה אין סופית לשפר את הממשק ולעשות את העבודה נעימה וקלה יותר.

14. תמיכה

מאנדיי היא חברה ישראלית. מרכז הפיתוח שלה כאן בישראל. חברי צוות הפיתוח נמצאים באופן שוטף בקבוצות הפייסבוק הרלוונטיות (כגון: "מאנדיי לעמותות", "משתמשי מאנדיי") והם קשובים לצרכים שהקהילה מעלה, ואף מסייעים באופן לא פורמלי בתקלות. בנוסף, מובנת במאנדיי מערכת הדרכה פנימית טובה מאוד, מלאה במאמרים וסרטוני הדרכה. כל זה בנוסף למערך תמיכה אנושי.

דוגמאות אפשריות ליישומים בעמותות

מקלטי סיוע לנשים – מלבד הניהול השוטף של מקלטים ותיקי טיפול, מאנדיי תוכל לשמש כפלטפורמה מרכזית לניהול קמפיינים לגיוס תרומות והגדלת המודעות לסוגיה. ניתן יהיה לבנות דרכה טפסים מקוונים שיוטמעו באתר הארגון, לקבלת פניות חדשות, לנהל מאגר מרכזי של תורמים ולהפעיל קמפיינים ממוקדים לגיוס כספים, כולל תזכורות ומעקב אחר יעדי גיוס.

ארגון סביבתי – יוכל לנהל פרויקטים סביבתיים כמו קמפיינים לצמצום זיהום, שיקום אזורים מזוהמים ומיזמים חינוכיים שונים. לכל פרויקט ניתן יהיה להקים לוח ייעודי עם חלוקה לצוותים, משימות, תצוגות ניטור ייחודיות, גאנט ותיעוד התקדמות. הפלטפורמה גם תאפשר גיוס משאבים באמצעות טפסים מקוונים לקבלת תרומות ופניות מהציבור.

ארגון לתמיכה בקהילה הלהט"בית – מאנדיי תשמש כבסיס מרכזי לניהול פעילות המוקדים והסניפים השונים, תיעוד פניות וטיפול בהן, ריכוז אירועי התרבות וההסברה ברחבי הארץ. ניתן להשתמש בה לגיוס מתנדבים חדשים בקלות באמצעות טפסי הרשמה מקוונים ולנהל את הפעילים באופן ממוקד.
בכל המקרים, מאנדיי תאפשר לארגונים בתחומים השונים לשפר את הפרודוקטיביות והיעילות בניהול הפרויקטים והמשאבים, לגייס תרומות, צוותי מתנדבים ועובדים בקלות רבה יותר, ולקדם את המטרות החשובות שלהם בצורה יעילה.

האתגרים בהטמעת מאנדיי

חשוב להבין כי הטמעה מוצלחת של מאנדיי בארגון מחייבת יותר מאשר רק היבט טכני של הקמת המערכת. לצד ההיערכות הטכנולוגית, נדרש גם שינוי תרבותי וארגוני בדרכי העבודה והתקשורת בארגון.

גורם מפתח להצלחת ההטמעה הוא מעורבות פעילה והובלה של ההנהלה הבכירה. חשוב שהמנכ"ל והמנהלים הבכירים ישתמשו בפלטפורמה באופן אישי וישמשו דוגמה לצוות. זאת, על מנת להדגים את הערך והתועלת שבשימוש במערכת, לעודד אימוץ מצד העובדים, ולאפשר למקבלי ההחלטות לקבל תובנות בזמן אמת על הפעילות הארגונית.

עם זאת, חשוב להכיר בכך שלא כל העובדים יהיו נלהבים באופן מיידי מהמעבר לשימוש בפלטפורמה החדשה. חלקם עשויים להרגיש מאוימים מהשקיפות החדשה שנוצרת, מהצורך בשינוי הרגלי עבודה או הצורך ברכישת מיומנויות טכנולוגיות חדשות. ההנהלה צריכה להתייחס לחששות אלו בפתיחות תוך מתן הדרכה והסברה נאותים, ותקשורת ברורה של היתרונות הצפויים מהשימוש במערכת עבור העובדים והארגון כולו.

לצורך שיתוף פעולה מלא של העובדים בתהליך ההטמעה, מומלץ להשתמש בפלטפורמה לתפעול משימות יום-יומיות כמו תיעוד סיכומי פגישות, מעקב אחר החלטות, שליחת עדכונים לעובדים ותהליכים פנים-ארגוניים שגרתיים נוספים כמו מילוי טופס החזר הוצאות של עובד בכל חודש. יש לאפשר לעובדים ליזום שימושים ייחודיים בפלטפורמה לצרכיהם, ולרתום אותם להפיכת מאנדיי לכלי הניהולי המרכזי בעבודתם.

כמה עולה מערכת מאנדיי לעמותות?

חברת מאנדיי מעניקה לעמותות 10 רישיונות חינם לגרסת Pro. זה אומר שאם אתם עמותה קטנה / בינונית תוכלו להשתמש במאנדיי ללא עלות כספית כלל. במידה ותצטרכו רישיונות נוספים, מאנדי מעניקה אותם לעמותות ב-70% הנחה.

חשוב לציין שככל שמשתמשים עם המערכת יותר, כך בא התיאבון. ועם התיאבון עולים צרכים נוספים, כמו התממשקות למערכות נוספות, אינטגרציות שונות ושימוש בתוספים חיצוניים (מחנות האפליקציות). אלו משפרים את המערכת, ולא תמיד קל לעמוד בפיתוי ולוותר עליהם. התוספים ידרשו תוספת כספית משתנה (לעיתים חינם לעמותות ולעיתים סכום של כמה דולרים לחודש).

וישנה גרסת מאנדיי אנטרפרייז (הגרסה המשוכללת ביותר) אותה ניתן לרכוש בהנחה של 33% (מינימום 25 משתמשים). רלוונטי לעמותות גדולות עם שימוש כבד וצרכי אבטחת מידע מתקדמים. רוב העמותות מסתפקות בגרסת ה-Pro.

חשוב לציין שמאנדיי מציעה פתרונות לאינטגרציות עם מערכות אחרות וגם פתרונות בכל הנוגע לאבטחת מידע והרשאות.

איך ממשיכים מכאן?

כדי להתחיל לעבוד כבר עכשיו עם מערכת מאנדיי לעמותות, כל מה שצריך זה לפתוח חשבון התנסות באתר Monday.com. החשבון חינם לשבועיים ואפשר להתחיל מייד לעבוד איתו. במידה ואתם עמותה או כל ארגון אחר ללא מטרות רווח, תוכלו לפנות למאנדיי באמצעות הטופס שבלינק, ולאחר אישורם הם ימירו לכם את הרישיון לתוכנית NGO (תוכנית לארגונים ללא מטרות רווח). מאותו רגע תיהנו מ-10 רישיונות חינם ומ-70% הנחה על כל רישיון נוסף.

המלצה: הסתייעו בגורם מנוסה ומקצועי לאפיין את המערכת. בהרבה ארגונים העובדים מתחילים בעצמם ליישם את המערכת ואז נוצרים המון בעיות כגון: הרשאות וחורים באבטחת מידע, כפילות של מידע, וניצול לא יעיל של המערכת. חשוב שתהליך הטמעה ילווה על ידי ההנהלה ובתמיכה ובליווי של גורם מקצועי.

מאנדיי לעמותות – לסיכום

בעולם המורכב של עמותות, מאנדיי מהווה פלטפורמה יעילה לניהול משימות, פרויקטים ותהליכים, שיפור שיתוף הפעולה בין צוותים, תיעוד מידע חשוב ותמיכה בקבלת החלטות נכונות יותר. יתרונות אלו מאפשרים להשיג יותר עם פחות משאבים, ולהשפיע לטובה על אנשים רבים יותר. רק נדרשת היערכות נכונה לתהליך ההטמעה כדי שהארגון יוכל להפיק את מלוא התועלת לטווח ארוך.

על הכותב: אהוד שם טוב, בעל 20 שנות ניסיון בניהול עמותות וגיוס משאבים. בשנים האחרונות מטמיע מאנדיי לעמותות, מייעץ למנכ"לים בתהליכים ארגוניים דרך קבוצת מינוף והיה חלק מחמ"ל מאנדיי במהלך המלחמה.