מורשי חתימה

מהו תפקידם של מורשי החתימה בארגון?

מורשי החתימה בארגון הם היחידים המורשים לייצג את הארגון ולחתום בשמו בפני רשויות המדינה, בנקים, נותני שירותים, ספקים וכדומה.
תפקידם של מורשי החתימה חשוב מאוד: מורשה החתימה הוא הבקרה האחרונה של הארגון על הוצאותיו. משום כך חשוב מאוד לבחור מורשה חתימה שיכול להפעיל שיקול דעת נכון לפני שהוא חותם על מסמכים בשם הארגון. במילים אחרות, לפני שמורשה החתימה מאשר הוצאות עליו לבדוק, למשל, שההוצאה סבירה, שהיא הולמת את העבודה שנעשתה, שהיא תואמת את מטרות העמותה ואת התקציב המתוכנן, שיש יתרה בבנק לתשלום ההוצאה, שאין קרבה בין מקבל התשלום לעובדי העמותה וכדומה.

כמה מורשי חתימה צריכים להיות בארגון?

על פי התקנון המצוי הארגון נדרש לקבוע לפחות שני מורשי חתימה. התקנון המצוי גם קובע שמורשי החתימה חייבים להיות חברי הוועד המנהל.
אפשר להכניס שינוי בתקנון המצוי ולשנות את מספר מורשי החתימה. הוועד יכול לקבוע מורשה חתימה אחד או להוסיף מורשי חתימה, וכן לקבוע מורשי חתימה מצוות הארגון ולא רק מהוועד המנהל.

מי יכול להיות מורשה חתימה?

לפי התקנון המצוי, על הוועד להסמיך שניים או יותר מבין חבריו כמורשי חתימה בעמותה. אפשר לשנות את הסעיף בתקנון המצוי של העמותה (סעיף 18) ולהסמיך מורשי חתימה שאינם חברי ועד. עם זאת, כדי שלא לפגוע בסיכוי לקבל אישור ניהול תקין רצוי שלא לשנות את הכתוב בסעיף זה, אלא רק להוסיף אפשרות למורשה חתימה נוסף. כלומר ברשימת מורשי החתימה יהיו שני מורשי חתימה מהוועד המנהל ונוסף לכך מורשה חתימה (אחד או יותר) שאינו חבר ועד מנהל.
שימו לב: אסור למנות מורשי חתימה מבין חברי ועדת הביקורת של העמותה ואסור למנות מורשי חתימה שיש ביניהם קרבה מדרגה ראשונה.

מי חותם?

בארגון שלנו יש ארבעה מורשי חתימה: שניים מהוועד המנהל ושניים מצוות הארגון. מטעמי נגישות, בפועל מי שחותם על ההמחאות, על החוזים ועל ההתחייבויות של הארגון הם מורשי החתימה מהצוות. האם הדבר אפשרי וחוקי?

מצב זה חוקי אך אינו תקין ולא יעמוד בביקורת ניהול תקין. אם הארגון הוסיף מורשי חתימה שאינם חברי הוועד המנהל יש להגדיר שתי קבוצות של מורשי חתימה:

• קבוצה א – חברי הוועד המנהל
• קבוצה ב – נושאי משרה (עובדי הארגון)

נהוג לקבוע שיהיה חותם אחד לפחות מכל קבוצה, כלומר נדרשת חתימה של חותם מקבוצה א וגם חתימה של חותם מקבוצה ב.

לשם בקרה, ארגון יכול להחליט שעבור הוצאה של סכומים גדולים (מסכום מסוים ומעלה) נדרשות שתי חתימות של מורשי חתימה מקבוצה א (חברי הוועד המנהל).

ההגדרה של "סכומים גדולים" או "סכומים קטנים" תלויה בהיקף הפעילות הכספית של הארגון ויכולה להשתנות.

יש ארגונים שקובעים שעבור הוצאה של סכומים קטנים (מסכום מסוים ומטה) מספיקה חתימה של שני מורשי חתימה מקבוצה ב. אולם יש בכך כדי לפגוע באפשרות לקבל אישור ניהול תקין, ולכן לא מומלץ שרק מורשי חתימה מקבוצה ב יחתמו על מסמכי הארגון.

האם קביעת מורשה חתימה יחיד עלולה לפגוע בקבלת אישור ניהול תקין?

קביעה של מורשה חתימה יחיד פוגעת מהותית באפשרות של הארגון לקיים בקרה פנימית על התשלומים שהוא משלם, ולכן לא יתקבל אישור ניהול תקין.

האם מותר להחזיק המחאות חתומות מראש?

הארגון שומר המחאות ריקות חתומות מראש על ידי חבר הוועד במגירה במשרד המנכ"ל. האם הדבר עלול לפגוע בסיכויי קבלת אישור ניהול תקין?
כן. חתימה על המחאות ריקות מרוקנת מתוכן את כל תהליך הבקרה שרשם העמותות דורש ממורשי החתימה. ארגון שנוהג באופן כזה לא יקבל אישור ניהול תקין.

למידע נוסף על מורשי חתימה בעמותה, באוגדן – מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשלה, מנהיגות אזרחית

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.

המידע נכון למרץ 2018