אוגרים ידע? תאווררו

ניהול ידע ארגוני הוא נושא שמעסיק הרבה ארגונים. אנחנו אוספים ומייצרים הרבה ידע בעבודה שלנו. אנחנו רוצים שהמידע והנתונים יישארו זמינים ושימושיים לאורך זמן: לנו, לעובדים אחרים בארגון, לקהילה וללקוחות שלנו. כדי שזה יקרה, צריך לשמור את הפריטים כך שיהיה אפשר לחפש ולמצוא אותם כאשר הם נחוצים. ואת זה לא קל או פשוט לעשות.

השימוש במידע נעשה כאשר הוא נחוץ ולא מתוך עניין או סקרנות כלליים: בין אם זה מידע תומך בקבלת החלטות או מיצוי זכויות לחברי הקהילה שלנו, מידע שאנחנו רוצים להגיש למקבלי החלטות, או חדשות שאנחנו רוצים להעלות לסדר היום הציבורי. בלוג ארגוני יכול לענות על חלק מהצרכים האלה, לצד כמה יתרונות נוספים.

היתרונות המרכזיים של פרסום בלוג כחלק מניהול הידע הארגוני:

לשים את התוכן במרכז: שימוש בבלוג מאפשר לשים את התוכן במרכז, ולהתמקד בעריכה ופרסום של תוכן לעומת ניהול ותחזוקה של תשתיות טכנולוגיות. הכלים לניהול ופרסום בלוגים זמינים יחסית ופשוטים למימוש. אפשרויות ניהול הידע בהם, כמו למשל: יצירת קטגוריות ותגיות, גמישות ויכולות להתאים לסוגים השונים של הידע הארגוני.

שיתוף ושיתופיות: בלוג יכול להיות ציבורי או סגור, לארח כותבים שונים ולהתחבר לשיתוף ברשתות חברתיות או ניוזלטר ארגוני. האפשרויות השונות יעזרו לכם להתאים את רמת השיתוף והחשיפה של התכנים שלכם לקוראים שונים.

הזדמנות עבורכם לעבד ולסכם תוצרי למידה: כדי לשתף מידע על תהליך שעברנו, כלי / מודל שיצרנו או מחקר מעניין שקראנו, צריך לכתוב על זה משהו. לסכם, לציין מה אנחנו למדנו מזה, איך זה יהיה שימושי למי שקורא את הפוסט. הכתיבה בבלוג תהיה סיבה טובה לאפשר את הרפלקציה הזאת, שלפעמים קשה למצוא לה זמן בעבודה השוטפת.

הנגשה לקוראים ולמנועי חיפוש: גם לקוראים מבחוץ וגם לעובדי הארגון, יהיה קל יותר למצוא חומר בבלוג בעזרת חיפוש בבלוג או במנועי חיפוש, מאשר לחפש מסמכים בתיקיות על שרתי הארגון (אם בכלל). באמצעות מנועי חיפוש, יוכלו למצוא את המידע קוראים שלא חשבתם עליהם, וכך תיחשפו לקהלים חדשים.

מיתוג אישי ומקצועי של המחברים: כתיבה בבלוג יכולה לתרום לכותבים כאנשי מקצוע בתחומם, ולשפר את המיתוג המקצועי של הארגון.

ניתוח נתוני שימוש תומך בקבלת החלטות: מנתוני השימוש בבלוג, מה המאמרים הנצפים ביותר? לאילו מאמרים גולשים מקדישים הכי הרבה זמן? איך מאיפה גולשים מגיעים לבלוג? תוכלו ללמוד מה מעניין את הקהל שלכם, ולבחור באילו נושאים לעסוק יותר ולהתעמק. ניתוח כזה יכול להשפיע על קבלת החלטות לא רק במסגרת הפרסום בבלוג, אלא בכלל פעילות הארגון. למשל: פיתוח תכנית חדשה או ארגון קהילה סביב נושא ומטרה משותפים.

דוגמאות:

NTEN, רשת אנשי הטכנולוגיה במגזר השלישי, היא ארגון ללא כוונות רווח שפועל לקידום מקצועי והעצמה של קהילת אנשי הטכנולוגיה במגזר השלישי. הארגון מפיק כנסים, הרצאות ותומך בפורומים קהילתיים. הבלוג הארגוני משמש לפרסום מידע: פרסום לקראת וסיכום של הרצאות וכנסים של הארגון, וכן במה לחברי הקהילה לשתף מהידע שלהם. כך יכולים אנשי מקצוע שאינם מנהלים בלוג לפרסם תובנות וידע משמעותי (עבורם ועבור אחרים), וגם מצטבר ידע מקצועי בנושאי טכנולוגיה במגזר השלישי.

הרבה מהפעילות של NTEN נעשית בפורומים מקצועיים, שפועלים כפורומים סגורים לחברים רשומים. הנושאים שעולים בדיונים והתובנות של חברי הקהילה, רלוונטיים גם לאנשי טכנולוגיה ובכלל במגזר השלישי. רבים מהפוסטים בבלוג הם פוסטים אורחים של חברי הקהילה. כך NTEN מעשירים את האתר בידע מקצועי, מנגישים אותו לקהילה הרחבה בה הם פועלים, ונותנים במה מקצועית לחברי הקהילה הפנימית שלהם.

Feverbee היא חברה שעוסקת בפיתוח וניהול קהילות, בעיקר בסביבות עסקיות. למשל: קהילות משתמשים של מוצר מסוים, קהילות מפתחים בטכנולוגיה מסוימת וכיו"ב. רבים מהכלים ושיטות העבודה שהם מפתחים רלוונטיים גם לקהילות לא עסקיות. הבלוג באתר החברה הוא בעצם הבלוג האישי של מייסד החברה, ריצ'רד מילינגטון. בבלוג, מילינגטון מפרסם תובנות וכלים שימושיים לניהול ופיתוח קהילות. זה תחום חדשני ומתעדכן, אבל באופן כזה שגם פוסטים מלפני כמה חודשים ושנים עדיין רלוונטיים. העובדה שרק מילינגטון מפרסם בבלוג, עוזרת לשמור על סגנון ואיכות דומים בכל הפוסטים. הוא גם מפרסם בתדירות גבוהה (באופן אפילו מפתיע). מילינגטון ביקר בארץ ביולי 2017, ושיתף מניסיונו וידיעותיו במפגשים פתוחים בת"א ובירושלים. סיכום של המפגש בירושלים אפשר למצוא כאן.

Trello היא מערכת לניהול משימות ופרויקטים מבוססת ווב. למערכת טרלו יש גרסה חינמית וגרסאות מורחבות שירות בתשלום עבור לקוחות עסקיים. בלוג החברה משמש לפרסום עדכונים על חידושים במערכת והודעות רשמיות, אבל גם לפוסטים בנושאי ניהול זמן ומשימות. בפוסטים אלה, יש בדרך כלל מידע כללי על נושא מסוים, ואחר כך דוגמאות איך אפשר ליישם שיטות עבודה בטרלו.

כך החברה ממתגת את עצמה כמקור ידע וסמכות בנושא ניהול זמן ומשימות, ויוצרת תוכן בעל ערך משמעותי לקוראי הבלוג. אלו שנרשמים כמנויים לעדכונים, יקבלו גם את המידע בנושא הכללי וגם את המידע על מימוש ויישום בטרלו.

חברות נוספות שמנהלות בלוגים בנושאי ידע כלליים סביב השירותים הספציפיים שלהם: הוטסוויט (פרסום וניהול תוכן במדיה חברתית), באפר (הפצת תוכן במדיה חברתית, ניתוח של טקטיקות הפצה ושיווק תוכן) ו-וויקס (עיצוב וניהול אתרי אינטרנט, שיווק דיגיטלי).

אתגרים

למרות היתרונות הברורים של בלוג, לא תמיד זה הפתרון האידאלי או פתרון שעומד בפני עצמו לניהול ידע בארגון.

מענה לצרכים מורכבים: אם חלק מהידע צריך להיות נגיש רק לבעלי הרשאות מסוימות, אם רוצים ליצור פרופילים אישיים למשתמשים כדי לשמור העדפות או קישורים מקוצרים, אם רוצים לאפשר רכישה בתשלום של מדריכים ומוצרים אחרים – אולי בלוג הוא לא הכלי המתאים. עם זאת, אפשר בהחלט להתבסס על מערכת ניהול התוכן והבלוגים וורדפרס ולערוך התאמות נדרשות.

ניהול לאורך זמן: ניהול בלוג, כמו גם ניהול ידע בארגון, דורש מחויבות לאורך זמן. בפרסום, עריכה וקידום התוכן, בפנייה לכותבים בתוך הארגון וקבלת חומרים מהם, ועוד משימות ניהול. כל המשימות האלה נדרשות גם אם פרויקט ניהול הידע הוא פנים-ארגוני. יכול להיות שדווקא במחוייבות כלפי חוץ, ובפוטנציאל לקהל קוראים גדול יותר יהיה אפשר ליצור יותר מחויבות לפרויקט.

שילוב בין מידע חדש ועדכני לתוכן "ירוק עד": בבסיסו, בלוג הוא כלי לעדכונים תקופתיים, יומן רשת. עם זאת, יש בלוגים שאפשר למצוא בהם פוסטים שרלוונטיים גם אחרי חודשים ושנים. יצירת תמהיל בין מידע קונקרטי בנקודת זמן מסוימת ובין תוכן "ירוק עד" הוא חלק מאתגרי העריכה של כל בלוג. אפשר לעודד כותבים שכותבים על משהו נקודתי, להרחיב ולהוסיף נקודת מבט בהקשר רחב יותר.

למשל, אם יש שינוי בתנאי השימוש בפייסבוק, אפשר לכתוב מה נדרש או מומלץ לעשות לאור השינויים האלה, וגם לכתוב במבט רחב יותר על התנהלות בפייסבוק וברשתות חברתיות. החלת תקנות ה-GDPR של האיחוד האירופי הן הזדמנות לפוסט שמדריך מה צריך לעשות כדי לעמוד בתקנות, אבל גם עוסק בסוגיות פרטיות ומדיניות פרטיות דיגטלית של מדינות אחרות.

אפשר גם לעדכן פוסטים בבלוג לאחר פרסומם. הוספת עדכון ותאריך עדכון יעידו על מקצועיות ומחויבות לבלוג.
כמו כן, חשוב שבכל פוסט יופיע תאריך הפרסום המקורי שלו. אם יש בנושא מסויים שינויים משמעותיים, או אם אנשי צוות אחרים רוצים לפרסם – אפשר לפרסם יותר מאשר פוסט אחד בנושא, או עדכון אחרי תקופת זמן מסוימת. חשוב לקשר בין הפוסטים ולהפנות מהפוסט הישן לפוסט העדכני יותר בנושא.

תפוצה: ככל שיש יותר תוכן באינטרנט, קשה יותר להתבלט. קשה יותר לפרסם בפייסבוק, שהיא הרשת החברתית שמרביתנו נשענים עליה. בלוגים מתאנדקסים טוב במנועי חיפוש, ואפשר להשתמש ברשימות הקשר הארגוניות שלכם כדי לספר לקהילה שלכם על הבלוג ולהזמין לעקוב אחריו.

לא כל נושא בארגון מתאים לבלוג: נכון, ומדובר בדרך כלל בנושאים מנהלתיים פנימיים: נהלים, תקנות, כללי עבודה. חשוב שהם יהיו שמורים במקום שנגיש לעובדי הארגון. אפשר להשתמש במערכת לניהול בלוג גם לאתר מידע פנימי. למשל, שימוש במערכת וורדפרס עם גישה מוגנת בסיסמה או זיהוי מיוחד אחר, ויקי שמותקנת על שרת פנימי (משרד החוץ של ארה"ב משתמש במערכת כזאת, ובוודאי שהיא סודית ומוגנת). ככלל, מה שאתם רוצים לפרסם לציבור הרחב, לא דפי מידע כלליים על אודות הארגון, אלא חדשות, תכניות חדשות, שינויים בפעילות וכיו"ב – אפשר לפרסם בבלוג.

לסיכום, בלוג אולי לא יענה על כל צרכי ניהול הידע של הארגון. אבל אם אין לכם כלים אחרים, ואם יש מידע וחדשות שאתם רוצים לשתף עם העולם, בלוג יכול להיות הכלי המתאים שייתן לכם תשתית לעבודה, ויאפשר לכם להתמקד בתוכן ובנושאי המומחיות שלכם.

מעין אלכסנדר, מאפיינת ויועצת לפיתוח אתרי אינטרנט ופרויקטים חברתיים במרחב הדיגיטלי. מזה כעשור פועלת במגזר השלישי והציבורי כמנהלת אתרי אינטרנט, מרצה ויועצת. בין השאר, כמנהלת פעילויות אינטרנט בשתיל, כמנהלת פרויקט הטמעת מערכת ניהול תוכן באוניברסיטה העברית, ובבלוג שלה, "אינטרנט, טכנולוגיה ושינוי חברתי".