"עלינו בגורל!" ביקורת מטעם רשות המסים

פוסט זה מתאר כיצד יש להתכונן לביקורת מטעם רשות המסים (מס הכנסה) ומסביר אילו מסמכים ואסמכתאות המבקרים צפויים לבדוק.

עם זאת, אנו ממליצים לכל ארגון לנהוג על פי הכללים המפורטים בהמשך גם ללא קשר לביקורת הרשות. התנהלות לפי כללים אלה תשרת בראש ובראשונה את הארגון עצמו בכך שתתרום לנוהלי עבודה מסודרים ולניהול מקצועי ויעיל יותר. עמידה בכללים המפורטים תסייע גם בביקורות שוטפות, צפויות או בלתי צפויות, מטעם קרנות, גורמים מממנים או ביקורת מטעם רשם העמותות

מי עורך את הביקורת?

ביקורת של רשות המסים יכולה להתקיים מטעם אחד משלושה גופים שונים בתוך רשות המסים:

1. ביקורת של החוליה המרכזית: בביקורת זו נבדקות הוצאות הארגון, וכן נבדק שהארגון מתנהל כמלכ"ר ושאין מושכים ממנו רווחים. כמו כן נבדק אם אין פעילות שאפשר לראות בה פעילות עסקית החייבת במס.

2. ביקורת של חוליית ניכויים: ביקורת שמטרתה לוודא את תקינות המשכורות.

3. ביקורת של מחלקת ניהול ספרים: ביקורת של שיטת הרישום החשבונאי – הפקת קבלות לתורמים, ניהול הנהלת החשבונות לפי כללי חשבונאות והוראות ניהול ספרים, שהן חלק מתקנות מס הכנסה.

כל אחד משלושת הגופים הנ"ל יכול להחליט באופן עצמאי אם לערוך ביקורת בארגון, כלומר יש אפשרות שארגון יעבור באותה שנה יותר מביקורת אחת מטעם רשות המסים, בכל פעם מידי גוף אחר מתוך הרשות.

אילו גופים עוברים ביקורת של רשות המסים ומתי?

לרשות המסים יש נהלים פנימיים שקובעים מי עובר ביקורת ומתי. נהלים אלה אינם מוכרים לנו.

מה בודקים בביקורת מטעם רשות המסים?

הביקורת של חוליית ניכויים ושל החוליה המרכזית מתרכזת בנושא השכר, ובעיקר בהטבות שכר ובהחזרי הוצאות לעובדים. עם זאת, רשות המיסים יכולה להחליט לבחון לעומק כל הוצאה או התקשרות שהיא, ולא רק הוצאות שכר. כמו כן, בביקורת ניהול ספרים נבדקת נאותות הרישומים בספרים (הנהלת החשבונות) של הארגון. (ביקרות של כל ספרי הארגון, כלומר: הוצאות, התחשבנות עם ספקים ונותני שירותים, התחשבנות עם עובדים, ועוד).

כדי לעמוד בביקורת רשות המסים יש להקפיד לנהל את כל התיקים כפי שתואר במסמך לעניין ביקורת מטעם רשם העמותות ("ביקורת ניהול תקין"). כמו כן, במסגרת הרישומים בהנהלת החשבונות יש להקפיד על הנושאים שלהלן:

1. תיק משכורות
יש לוודא כי בתיק המשכורות (התיק השוטף) ינוהלו ויוחזקו המסמכים שלהלן:
א. טופס 102 – דיווח חודשי לרשויות המסים המרכז את המשכורות והמסים של כל עובדי הארגון בכל חודש
ב. תלושי שכר
ג. דיווחי שעות
ד. אישורי מחלה
ה. אישורי חופשה
ו. אישורים על החזרי הוצאות (יכול להיות גם תדפיסים של הודעות דוא"ל)
ז. הודעות על עדכוני שכר (יש להקפיד לתייק מסמך מקור בתיק הקבוע)
ח. מומלץ לתייק עדכוני מסים שהתקבלו באותו חודש, כגון עדכון נקודות זכות, עדכון תעריפי החזרי הוצאות, עדכון תעריפי נסיעה בתחבורה ציבורית וכדומה.

אפשר לסדר את התיק באחד משני אופנים:
א. לפי חודשים: לכל חודש ינוהל חוצץ נפרד שבו ירוכזו המסמכים החודשיים של כל עובד ועובד.
ב. לפי עובדים: במקרה כזה יש להקפיד לנהל חוצץ מרכזי שבו יתויקו טופסי 102 ועדכונים כלליים.

מומלץ שבכל חודש שבו הייתה פעילות מרוכזת לעובדים (ימי עיון והשתלמויות מקצועיות, ימי כיף), יתויק בקלסר הנהלת החשבונות (ראו להלן) וגם בקלסר המשכורות חומר שקשור לאותה פעילות ובעיקר להתחשבנות בגינה בשכר העובדים.

סוגיות בנושא:
א. אחת הבעיות העיקריות שעולות בביקורת שכר היא אי-הכרה בעלות הפעילויות המקצועיות לעובדים כהוצאה של הארגון. במקום זאת יש המכירים בעלות זו כהטבה לעובדים. כדי להוכיח שזו אינה הטבה אלא חלק מפעילות הארגון מומלץ לתייק בקלסרים העתקים של תכנית הפעילות, כולל סדר יום מודפס, תמצית ההרצאות והחומר המקצועי שחולק לעובדים ודוח נוכחות (אם היה). מדוע זה חשוב? כי פעילות מקצועית לעובדים היא הוצאה מוכרת לארגון. לעומת זאת, הטבה לעובדים (כגון יום כיף) היא הוצאה עודפת והמס בגינה הוא 90%.
ב. בארגונים מסוימים נערכות פעילויות שהארגון מגדיר אותן כמקצועיות ומוזמנים אליהן גם בני זוג. במקרים כאלה יש להקפיד לרשום את חלק העלות המיוחס לבן הזוג כסעיף שכר בתלוש של העובד. בדרך זו ההטבה מקבלת הכרה רשמית ומשולם עליה מס (על ידי העובד), ובכך היא "מקבלת הכשר".
ג. פעילויות כיף, גם אם מטרתן הרשמית היא גיבוש צוות העובדים, אינן מוכרות כפעילות מקצועית לעובדים ולכן אינן מוכרות כהוצאות עסקיות. במקרים אלה יש להקפיד לשלם מס על הוצאות עודפות בגין החודש שבו נערכה הפעילות. את המס משלם הארגון.

הערה: הוצאות עודפות הן הוצאות שמס הכנסה אינו מכיר בהן לצורכי מס (בניגוד להוצאות מוכרות לצורך מס). על הוצאות עודפות מוטל מס בגובה 90%.

2. תיק הנהלת חשבונות (הנהלת חשבונות, משכורות, דפי בנק):
א. יש לנהל תיק הנהלת חשבונות לשמירת כל מסמכי הארגון באופן מסודר לצד הנהלת החשבונות הממוחשבת. התיק צריך לכלול :
1. מסמכים חודשיים כגון חשבוניות מספקים וקבלות על תרומות.
2. דפי בנק ודוח המוודא שיש התאמה בין התנועות בבנק לבין הרישומים בהנהלת החשבונות (דוח זה מופק ממערכת הנה"ח ממוחשבת).
3. אם יש כרטיס אשראי יש לוודא שתדפיסי חברת האשראי מתויקים ושהם נקלטו במערכת המחשב.
4. חוצץ משכורות או קלסר נפרד למשכורות (ראו לעיל תיק משכורות). יש לוודא שהנהלת החשבונוות שומרת את כל המסמכים בנוגע לתנאי העסקה ושכר.

ב. יש להקפיד שקבלות על הכנסות וחשבוניות על הוצאות מוקלדות למערכת הנהלת החשבונות הממוחשבת באופן חודשי או דו-חודשי, ושאין עיכוב בעדכון המערכת הממוחשבת – כולל קליטת דפי בנק וביצוע התאמות כרטיסי הנהלת חשבונות.

ג. יש להקפיד שקבלות לתורמים יוצאות בסמוך לקבלת התרומה ושעל הקבלות נרשמים שם התורם, פרטי התרומה והתאריך.

שימו לב:

העבודה המתוארת לעיל מבוצעת על ידי הנהלת החשבונות, אך הנהלת הארגון אחראית לעבודתה של הנהלת החשבונות, בין שהיא מבוצעת על ידי מנהל חשבונות המועסק בארגון בשכר ובין שהיא מבוצעת על ידי נותן שירות חיצוני. מבחינת רשם העמותות הנהלת הארגון נושאת באחריות לכך שכל מסמכי הארגון יישמרו וינוהלו לפי הוראות החוק.

כיצד יודעים שהנהלת החשבונות של העמותה מנוהלת כנדרש?

מומלץ לקיים פגישות עם מנהל החשבונות ולראות את התיק. אפשר לערב את רואה החשבון ולבקש ממנו להיפגש עם מנהל החשבונות כדי לעבור על החומר ולוודא שהכול תקין. כדאי לפגוש את מנהל החשבונות פעם בחודש או לכל הפחות פעם ברבעון. פגישות אלה הן הכרחיות כדי שלהנהלה תהיה בקרה על הנהלת החשבונות והשכר.

סוגיות ברישומי הנהלת חשבונות
א. רישום נפרד של פעילויות מקצועיות לעובדים וימי כיף
מומלץ כי כל ההוצאות המיוחסות לעובדים, בין שמדובר בפעילויות מקצועיות ובין שמדובר בפעילויות רווחה, יירשמו בכרטיסי הנהלת חשבונות נפרדים המיועדים רק לפעילות הספציפית. זוהי נקודה חשובה משום שכאשר המבקר מוצא רישום כזה הוא מתרשם שהארגון אינו מנסה "להחביא" הוצאות בתוך מגוון ההוצאות השוטפות שלו. הוא מתרשם שהעמותה מתנהלת באופן מסודר וברור, וכמבקר קל לו יותר לבצע את עבודתו ולאתר את המסמכים והנושאים שהוא נדרש לבדוק.

ב. הקצאת שעות עובדים לפרויקטים
מומלץ לבנות מפתח הקצאה (העמסה) ברור ופשוט בהסתמך על דוחות שעות ביצוע או על ההשקעה היחסית של העובדים בפרויקטים. חשוב לוודא שרישומי הקצאת עלויות השכר בהנהלת החשבונות תואמים למפתח שנקבע. מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון של הארגון לצורך בניית מפתח הקצאת עלויות.
שימו לב: אי-אפשר לכלול את שכר המנכ"ל בתקציבי הפעילות.

יש ארגונים שנמנעים מלכלול שעות עבודה של עובדים "כלליים" (מנהלי מחלקות, מפתחי משאבים, מנהלי משרד) בתקציבי הפעילויות של הארגון בגלל מגבלות העמסה של רשם העמותות. אם הארגון מנהל מעקב מדויק אחר שעות העובדים הכלליים ויכול לספק הסבר להקצאת חלק משעות העבודה לפרויקטים, אפשר להקצות את אותו חלק של השכר לפרויקטים הספציפיים.
שימו לב: רשם העמותות קבע סף עליון להוצאות הנהלה וכלליות בשיעור של 22% מכלל התקציב הארגוני.

ג. החזרי הוצאות נסיעה לעובדים
1. הוצאות נסיעה מבית העובד אל מקום העבודה וחזרה אל ביתו חייבות ברישום בתלוש השכר של העובד כסעיף של החזר הוצאות בשכר.
2. הוצאות נסיעה ממקום העבודה לפעילות – כאן יש שתי אפשרויות:
I. החזר דרך תלוש השכר בסעיף שאין עליו מיסוי – כאשר מדובר בעובדים שמבצעים נסיעות במסגרת העבודה באופן קבוע, מומלץ לכלול את ההחזר בתלוש השכר.
II. דרך קופה קטנה – יש לכתוב על גבי הקבלות או במסמך מסודר מה היה יעד הנסיעה ובמסגרת איזו פעילות שולמו ההוצאות הספציפיות הללו. ביקורת שתחשוף קבלות ללא הסברים תהיה חייבת לרשום את ההוצאה כהוצאה עודפת.
חשוב לזכור שקופה קטנה היא אמצעי לתשלום הוצאות קטנות ומזדמנות, כלומר רצוי שלא לשלם ממנה החזרי נסיעות לעובדים באופן שיטתי. אם אחד העובדים נוסע באופן חד-פעמי ולצורך דחוף אפשר בהחלט להחזיר לו את הוצאות הנסיעה מהקופה הקטנה. לעומת זאת, כפי שצוין לעיל, במקרה של עובדים שמבצעים נסיעות רבות רצוי להחזיר את ההוצאות דרך תלוש השכר.

ד. מתנות לעובדים או שי לחג
1. מתנות לעובדים ומתנות ללקוחות וספקים משולמות לעתים דרך הקופה הקטנה. גם במקרים אלה יש לציין על גבי הקבלה למי ניתנה המתנה.
חשוב מאוד להתייעץ עם מנהל החשבונות או עם רואה החשבון ולוודא ששווי המתנה אינו חורג מהסכום שנקבע בתקנות מס הכנסה (אפשר לתת מתנות בשווי גבוה יותר, אולם על הסכום שמעבר לסכום שנקבע בתקנות חלה חובת דיווח הוצאות עודפות).
2. שי לחג או שי מרוכז לעובדים: יש הנחיות ברורות של רשות המסים בנושא זה ולכן תשלומים כאלה חייבים להירשם בתלושי השכר.

למידע נוסף על ביקורת עומק של רשות המיסים, באוגדן – מאגר מידע לניהול קשרי עמותות וממשלה, מנהיגות אזרחית

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.

המידע מעודכן, נכון למרץ 2018