תכנון תקציב בתנאים של אי ודאות

בואו נתחיל דווקא בחדשות הטובות. החדשות הטובות הן שאתם לא מדמיינים: באמת באמת אתם עובדים קשה כל השנה על גיוס תרומות רק כדי להרים את הראש מעל המים, למנוע גרעון ולהשוות את כמות ההכנסות לזו של שנה שעברה. מנכ"ליות ארגונים אומרות לי תמיד: "גם אם השגנו בסופו של דבר את המטרה השנתית בגיוס כספים, עדיין לא פתרנו את הבעיה".

ארגונים שנסמכים על מקורות פילנתרופים סובלים מכמה בעיות מבניות: בעוד שההוצאות מתייקרות בכל שנה, ההכנסות הן תמיד נעלם שצריך להמר עליו; ההכנסות מחולקות לפעימות בעוד שההוצאות מתחלקות בדרך כלל באופן אחיד לאורך השנה; שערי מטבע בלתי ניתנים לחיזוי מראש ויש עוד ועוד בעיות.

הדרך הכי טובה להתמודד עם אי הוודאות המבנית הזו בתקציב ההכנסות של הארגון היא לשנות את הרכב ההכנסות כך שהתקציב יתבסס על הכנסות יציבות יותר. כלומר, להסתמך פחות על פילנתרופיה ויותר על הכנסות עצמיות מפרויקטים מניבי הכנסה או מימון המונים. יציבות נוספת בתקציב תתקבל אם נגוון את מקורות הפילנתרופיה: ארגון שמקבל רק מקרנות ינסה לפנות לתורמים פרטיים, ארגון שמקבל רק מארה"ב ינסה לפנות למקורות באירופה וכו'. המטרה פה היא למנוע מצב שבו כל הביצים נמצאות בסל אחד.

מכיוון שתהליך גיוון מקורות הכנסה כזה לוקח זמן, והנה כבר דצמבר הגיע וצריך לסגור את התקציב ל-2019 הנה כמה עקרונות בבניית תקציב, שאני ממליצה עליהם לארגונים (וגם להתארגנויות שאינן רשומות כעמותה או ארגון רשמי)

מי צריכה להיות בצוות בניית התקציב?

מפתחת המשאבים, רכזת אדמיניסטרציה, מנכ"לית הארגון לפי החלוקה שבטבלה:

את התקציב בונים לפי ההכנסות, לא לפי ההוצאות!

כשאנחנו מתכננים תקציב אנחנו צריכים להתייחס לצד החלש שלנו, האי-ודאי: ההכנסות! אנחנו לא יודעים כמה אנשים יגיעו לאירוע ההתרמה שאנחנו מתכננים בהמשך השנה, אנחנו לא יודעים באמת כמה כסף נגייס בפרויקט מימון ההמונים שמתוכנן לפסח, רוב התורמים הפרטיים שלנו מתחייבים על תרומות רק לקראת סוף השנה, ועד שנגיע לשם עוד הרבה דברים יכולים להשתנות. לכן, אין מנוס מלהעריך את ההכנסות הצפויות בפרמטרים של הסתברויות (נמוכה, בינונית, ודאות-נמוכה, ודאות-גבוהה).

נותנים לכל תרומה מהותית הסתברות להתממשותה על סמך ניסיון העבר שלנו. כאן יש משמעות לוותק, לניסיון של מפתחת המשאבים ולאינפוט שלה.

לא פאסימי, לא אופטימי – ריאלי

מומלץ לקבוע סף הסתברות שמתחת אליו ההכנסה לא תיכנס בכלל לתקציב שנבנה (נניח מבינונית ומטה).
אחרי שנתנו סבירות לכל אחת מהתרומות המשמעותיות שלנו, נכפיל את סכום התרומה הצפוי בהסתברות שנתנו ונקבל איזשהו מספר שהוא צפי ההכנסות שלנו. המספר הזה הוא מחזור ההכנסות הצפוי שלנו לשנה הקרובה ולפיו צריך לתכנן את צד ההוצאות. אסור לחרוג ממנו. חרגתם מסכום ההכנסות הצפוי? קצצו בהוצאות!

לא לשכוח להתייחס לתזרים!

ברוב הארגונים שאני מכירה הוצאת השכר היא ההוצאה המרכזית, הקבועה, המהותית. לכן זו ההוצאה הראשונה שאנחנו בוחנים. ההוצאה הגדולה הבאה היא ההוצאה הקבועה (שאינה תלוית פעילות): שכר דירה, ארנונה וכו'. הוצאות הפעילות, בארגונים החברתיים, הן בדרך כלל נמוכות משמעותית מהוצאות השכר וההוצאות הקבועות.

מה זה מייצר? זה מייצר מבנה הוצאות שמתחלק פחות או יותר שווה בשווה לכל אורך השנה. שכר משלמים פעם בחודש, והוא לא משתנה דרמטית בין חודש לחודש. גם שכר הדירה לא משתנה מחודש לחודש. הבעיה היא, שבניגוד להוצאות, ההכנסות שלנו מתקבלות בפעימות (פעם בשנה סכום כולו, או סכום שמחולק למספר תשלומים). במילים אחרות: את ההוצאות אנחנו משלמים באופן קבוע, אבל ההכנסות מתקבלות פעם ב…

חשוב להכין תכנון תזרים, בנוסף לתכנון תקציב. חשוב שנדע האם יש חודשים שבהם אנחנו צפויים להישאר בלי מזומן בבנק.
מה עושים עם תכנון התזרים? מלא דברים! התזרים יכול לעזור לנו להחליט מתי להוציא אל הפועל את קמפיין מימון ההמונים שרצינו לבצע בהמשך השנה או את אירוע ההתרמה שתכננו (רמז: החודש שבו חשבון הבנק מתרוקן מכסף). בנוסף, אפשר לשלוח את תכנון התזרים לתורמות שיש לנו קשר הכי טוב איתן ומבקשים שהן ישימו לב לבעיה שמסתמנת בחודש X והאם הן יכולות להקדים את התרומה השנה כדי לעזור בזה. הבקשה תסמן אתכם כארגון אחראי שצופה פני עתיד, וגם תחזק את הקשר שלכם עם התורמת שהופכת בבת אחת לשותפה אסטרטגית שלכם.

שערי מטבע – עזבו את כדור הבדולח

נמאס לכם מבעיות מבניות בפוסט אחד? קבלו עוד אחת און דה האוס: לארגונים שפועלים בזירה החברתית בארץ יש בעיה מבנית בעצם זה שההוצאות שלהם נקובות בשקלים ואילו (רוב) ההכנסות מתקבלות במטבע זר. יש שנים בהן זה משחק לטובתם ויש שנים שבהן זה משחק לרעתם אבל מה שברור הוא ששער המטבע הוא נתון שאין לארגון שום שליטה לגביו. עכשיו, בואו נהיה הכי ברורים פה – ההערכה את שערי המטבע מראש נתונה לכשלון. מדובר במאמץ שאינו לקוח מעולם הפיננסים אלא מעולם חיזוי העתידות עם כדור בדולח. אין שום דרך לצפות שערי מטבע. הדרך היחידה היא לבטח את הפרשי השער באמצעות עסקה לגידור פיננסי וזה עולה כסף בצורת עמלה באחוזים. אנחנו ממליצים לעמותות להתייעץ עם היועצת הפיננסי בבנק או עם הרו"ח בקשר הזה.

אז מה עושים? מגוונים מקורות הכנסה כך שיכללו מטבעות זרים נוספים וכדי שתהיה הכנסה שנכנסת בשקלים. בנוסף, מתייעצים מסביב עם עמותות דומות ועם הרו"ח המלווה, ובוחרים שער מטבע שמרני וריאלי. לא צריך לבחור משהו פסימי בהכרח, אבל אסור לקחת שער אופטימי מדי.

בקרה בקרה בקרה – תקציב בונים פעם בשנה ואז חוזרים אליו כל חודש

כל תקציב חייב בקרה שמלווה אותו. אם אמרנו שההוצאות מתפלגות ברובן בצורה שווה במשך השנה (כי הרוב הוא שכר או שכר דירה) אז המעקב המרכזי צריך להיות על ההכנסות. אסור לשכוח שההכנסות שלנו נבנו על סמך הסתברות וצריך לבדוק אותן שוב ושוב. צריך להשוות לתקופות קודמות. כלומר, אם הכנסה שנהוג לתת עליה תשובה בפברואר עדיין מתעכבת במרץ – צריך לשנות את הסבירות שלה ולשקול אפילו לבטל אותה.

לסיום, חמשת כללי האצבע לבניית תקציב

כלל ראשון – לבנות תקציב שמרני – תקציב הוא לא המקום להפגין בו את האופטימיות שלכם
כלל שני – לגוון מקורות הכנסה
כלל שלישי – לא לתכנן תקציב גרעוני! לתכנן הוצאות על סמך צפי ההכנסות
כלל רביעי – בקרה הדוקה
כלל חמישי – להכין תכנון תזרים בנוסף לתכנון תקציב

סייע בהכנת הפוסט: רו"ח איציק ליפל, סמנכ"ל הכספים של הקרן החדשה לישראל