5 טיפים לקידום למידה והערכה בארגון, בתחילת שנת פעילות

אנחנו רוצים להבין טוב יותר עד כמה אנחנו משיגים את המטרות שלנו, מה מידת ההצלחה שלנו, מה עובד טוב ומה פחות, ובכלל, להיות ארגון לומד המחויב לשיפור מתמיד.

*עדכון פברואר 2019

בסביבה האינטנסיבית שאנחנו פועלים בה קשה להחליט מאיפה להתחיל, וגם כמה כוח אדם וזמן צריך להקצות לטובת העניין.

עכשיו כשאנחנו סוגרים את תכניות העבודה ל-2019, זה זמן טוב לאמץ כמה פעולות ושגרות עבודה שיעזרו לנו להטמיע הערכה בארגון.

1. חשבו על הערכה ותכננו אותה בזמן שאתם מגדירים מטרות ומתכננים פעילות

אם אתם בונים תכנית עבודה שנתית או רב-שנתית, נכנסים לתהליך תכנון אסטרטגי או מתכננים קמפיין או מהלך משמעותי, זה זמן מצוין לגבש תכנית הערכה.

תכנית הערכה, הכוללת הגדרת מדדים רלוונטיים ומשמעותיים עבורכם, חלוקת אחריות על איסוף מידע וקביעת פגישות מעקב ולמידה על בסיס נתונים שנאספו – יכולה לסייע ב"קונקרטיזציה" של תכנית העבודה, במתן משמעות ליעדים עמומים, במיקוד ודיוק, ובקידום למידה אישית וארגונית מתמשכת לאורך השנה.

כמה טיפים בשביל הגדרת מדדים ומדידה מועילה:

א. חישבו מראש כיצד תשתמשו בנתונים ולאיזו מטרה – אילו החלטות קונקרטיות אתם עשויים לקבל בעזרת הנתונים שתאספו ו/את מי תשתפו בממצאים.

ב. האם חשוב יותר להגיע למספר רב יותר של אנשים או להגיע לאנשים הנכונים? הרבה פעמים צריך להגיע למספר מוגבל של אנשים, שהיכולת לשנות נמצאת אצלם.

ג. אם אי-אפשר למדוד דבר מסוים, חשבו על מדד חלופי שכן תוכלו לעקוב אחריו. למשל אם אין תקציב לערוך סקר על מנת למדוד שינוי במודעות של מעסיקים למדיניות מסוימת, יתכן שמדידת מספר ואופי הפרסומים בנושא בעיתונות הכלכלית, אליה נחשפים מעסיקים עשוי להיות בעל ערך במדידת אותה תופעה.

ד. נסו להעניק משמעות רבה יותר לנתונים באמצעות השוואה לנתונים אחרים. כגון, אלה של ארגון אחר, נתונים משנה שעברה, מתכנית מקבילה, וכיוצא בזה.

כשאתם מחליטים מה תעריכו, קחו בחשבון עומסים ואל תנסו למדוד ולהעריך את הכל – בחרו דבר או שניים שחשובים לכם ותתמקדו בהם. גם תכנית הערכה המבוצעת בכוחות פנימיים ובהיקף צנוע, יכולה לסייע להפוך תכנית עבודה לכלי עבודה שימושי, ולא לעוד מסמך על המדף.

2. שלבו את הלמידה כחלק מה"שוטף"

במסגרת ההערכה והלמידה הפנים ארגונית, שלבו דיונים למעקב אחרי התקדמות ב"שוטף" – בפגישות צוות, פגישות הנהלה, מפגשים כלל ארגוניים.

שריינו מראש זמן להצגת הנתונים ולדיון בהם עם הצוות. חישבו מה אתם לומדים מהם ומה השינויים הנדרשים בתכנית העבודה בעקבותיהם. שלבו בעלי תפקידים שונים בדיון, מגוון נקודות המבט יתרום לחידוד תובנות, ויגביר את היכולת שלכם לשנות היבטים הנוגעים להתנהלות חברי הצוות.

אפשר ואף כדאי להתמקד בהצלחות האחרונות של הארגון – קחו לכם זמן לחגוג את ההצלחה וגם כדי ללמוד ממנה. נקודות אפשריות לדיון למידה מהצלחות:

מהי ההצלחה? כיצד אנחנו יודעים שמדובר בהצלחה – מה היה לפני ומה שונה עכשיו, אילו נתונים ממחישים שהתרחש שינוי ואיך אנחנו יודעים שאנחנו תרמנו להתרחשותו?

מה עשינו? מה תכננו לעשות ומה עשינו בפועל, מהן הפעילויות הספציפיות שנקטנו שקידמו את ההצלחה? האם הייתה נקודת מפנה משמעותית?

מה לומדים? אילו תובנות אנחנו לוקחים אתנו למהלכים הבאים, האם ניתן לגזור עקרונות פעולה רחבים מתוך הפעילויות הספציפיות שלנו, שחשוב שניישם במהלכים עתידיים?

3. מגייסים משאבים? תזכרו לתקצב הערכה

זכרו לייעד תקציב להערכה ומדידה. שלבו זאת בבקשות מענק מול קרנות, ובעבודה מול התורמים שלכם.

בין אם מדובר בהסכמים פורמליים עם קרנות או גופים עסקיים ובין אם מדובר בציבור שתומך בכם, בנו תקציב שיאפשר לכם להקצות משאבים ללמידה והערכה של הפעילות.

אם מדובר על פרויקט שממומן על ידי קרן כלשהי או גוף ממסדי, קחו בחשבון, שלא תמיד מה שחשוב להם חשוב גם לכם, ולהיפך. נהלו שיח עם הנציגים הרלוונטיים של אותם גופים תומכים, ותגדירו מראש מה חשוב לכם ללמוד מהתהליך. אם מדובר בתורמים פרטיים, חשבו והתייעצו: איזה מידע על הפעילות הכי חשוב לכם להעביר להם בהמשך?

4. הכירו כלים רלוונטיים לארגונים העוסקים בקידום מדיניות

בונים תכנית הערכה? יש מגוון רחב של כלים שיכולים לסייע לכם – כלים לאבחון עצמי של מוכנות ללמידה והערכה, כלים לגיבוש תיאורית שינוי, למעקב אחרי העמדות של מקבלי החלטות, לבחינת האופן בו אנו מנהלים אתם פגישות, לבדיקת האפקטיביות של השותפויות הבין ארגוניות שלנו. חשבו על הצרכים שלכם. (קישורים למספר כלים לדוגמה בסוף הפוסט)

5. תעבדו נכון עם מעריכים ויועצים חיצוניים

אם אתם עובדים עם מערכים חיצוניים, יש שלושה דברים שכדאי שתיקחו בחשבון:

אתם צריכים לקבוע במה תתמקד ההערכה, ולא המעריכים. שאלו את עצמכם: מה חשוב לנו לדעת – מידת השגת התוצאות הרצויות? תכנון מול ביצוע? אפקטיביות של אסטרטגיות שהפעלנו? יעילות תהליכי העבודה? הסכימו בינכם בתוך הארגון ובמקרה הצורך גם עם תורמים רלבנטיים.

גייסו את המעריכ/ה מוקדם ככל שניתן. מעורבות בתהליך התכנון – היא האידיאלית. אם תפנו למעריכ/ה כאשר התכנית כבר החלה (או נגמרה…) סביר להניח שהתועלת מהתהליך תהיה פחותה.

פנו זמן הערכה חיצונית אינה פוטרת את הארגון מהשקעת זמן. איש או אשת הקשר בארגון יתבקשו להשקיע מזמנם באיתור מידע פנים ארגוני, בהנגשת המעריכ/ה החיצוני לנפשות פועלות, בתיאום, בסיוע בהתמודדות עם בעיות או שאלות שעולות במהלך העבודה.

כלים לדוגמה

אבחון לעבודה של קואליציה

מוכנות ללמידה ארגונית והערכה

יכולות ארגוניות לסינגור אפקטיבי