מהו תפקידה של הנהלת החשבונות בעמותה?

על תפקידה של הנהלת חשבונות, על שיטת הניהול השונות, שיקולים בבחירה עם מי לעבוד ומושגי יסוד שיעזרו לכם בעבודתכם השוטפת.

מהו תפקידה של הנהלת החשבונות בארגון?

סעיף 35 לחוק העמותות (עמ' 15) קובע כי עמותה חייבת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ובנאמנות את עסקאותיה ואת מצבה הכספי, ולדאוג לרישום פעולותיה הכספיות בהתאם להוראות ניהול ספרים של מס הכנסה. תפקידה של הנהלת החשבונות בארגון הוא לרשום ולתעד את כל הפעולות הפיננסיות בארגון בהתאם להוראות אלה.

מהם מונחי היסוד שכדאי להכיר?

כרטסת – רשימה מפורטת של כל הפעולות שנרשמו בהנהלת החשבונות (ראו בהמשך). רשימה זו שימושית לצורכי הנהלת החשבונות והביקורת אך בגלל רמת הפירוט הגבוהה היא אינה שימושית ככלי ניהולי יום-יומי.

כרטיס/חשבון – קבוצה בתוך הכרטסת. הכרטיס הוא המקום שבו נרשמות בפועל ההכנסות וההוצאות של אותה קבוצה. לדוגמה: כרטיס הכנסות מתרומות מרכז רק את רישומי הקבלות על תרומות; כרטיס הוצאות שכר מרכז רק את רישומי המשכורות החודשיות.

מאזן בוחן – סיכום של הכרטסת, כלומר סיכום הפעילות בכל אחד מהחשבונות או הכרטיסים. במאזן בוחן מופיע שם החשבון והסיכום הכספי שלו לתאריך הפקת המאזן. זהו דוח שימושי מאוד ככלי ניהולי שכן הוא מאפשר מעקב מהיר אחר פעילות הארגון לכל תאריך שנרצה.

אינדקס חשבונות – חלוקה של הוצאות והכנסות הארגון לפי פעילויות ובהתאם לצורכי הארגון. האינדקס מאפשר לשייך הוצאות והכנסות של פרויקט מסוים לאותה קבוצה.

כל רישום של הנהלת החשבונות חייב להתבצע בחשבון (או כרטיס) ספציפי. החשבונות מסווגים לאחת משתי קבוצות: קבוצת חשבונות המאזן או קבוצת החשבונות לדוח על הפעילות. עם פתיחת החשבונות נבנה אינדקס חשבונות שמהווה את השלד לכל הדוחות שהנהלת החשבונות מפיקה.

אילו שירותים מספקת הנהלת החשבונות לארגון?

1. הכנת משכורות – הנהלת החשבונות מקבלת את דוחות השעות, את הנתונים על ניצול ימי מחלה וימי חופשה ונתונים נוספים, כגון תשלום החזר הוצאות. על בסיס נתונים אלה הנהלת החשבונות מבצעת את חישובי השכר החודשיים ומנפיקה תלושי שכר לעובדים, וכן דוחות לתשלום מיסים ולתשלומים לקופות גמל ולחברות ביטוח של העובדים. בארגונים גדולים מועסק חשב שכר שזה כל עיסוקו.

יש ארגונים המאפשרים להנהלת החשבונות גישה לביצוע תשלומים (כל תשלום ולא רק משכורות) דרך הבנק. בארגונים אלה אפשר לקבוע כי הנהלת החשבונות תבצע את התשלומים. אנו ממליצים כי בארגונים אלה ייקבע נוהל לבדיקת התשלומים ואישורם (טרם ביצוע תשלום) על ידי מנהלי המחלקות והמנכ"ל של הארגון.

2. רישום בספרים – המונח "ספרים", שמופיע גם בפקודת מס הכנסה, הוא מונח היסטורי המתייחס לרישומים ידניים שבוצעו בספרים של ממש. כיום החשבונות מנוהלים באמצעות תכנות מחשב, אך התכנות והדוחות שהן מפיקות עדיין נקראים "ספרים". מתוך הרישומים בספרים אפשר להפיק את הדוחות האלה: דו"ח על פעילות (כלומר רישומי ההכנסות וההוצאות) ומאזן (כלומר רישום החייבים והזכאים, וראו פירוט למטה).

3. בניית אינדקס חשבונות – תפקיד הנהלת החשבונות הוא לבנות את האינדקס בהתאם לתקציב הארגוני ולצורכי הארגון. בניית האינדקס תיעשה בשיתוף ובהתייעצות עם הנהלת הארגון, שהרי האינדקס צריך לשרת את הארגון ולאפשר להנהלתו לקבל תמונת מצב בחתכים שונים (פרויקטים ספציפיים, משכורות, תרומות ועוד).

4. הפקת דו"ח כספי – במרבית הארגונים (וגם בחברות עסקיות) הנהלת החשבונות מעבירה לרואה החשבון את מאזן הבוחן והכרטסת, ורואה החשבון עורך ומפיק דוח כספי. ארגונים גדולים נדרשים לערוך את הדוח הכספי בעצמם, ולהעביר אותו לרואה החשבון שמבצע ביקורת.

מעבר לפעולות בסיסיות אלו, הנהלת החשבונות גם יכולה לבצע את הפעולות שלהלן:

• תשלום לספקים: כתיבה ושליחה של המחאות או ביצוע העברות בנקאיות.
• הפקת דוחות תקופתיים של תכנון מול ביצוע של התקציב.
• הפקת דוח תזרים מזומנים מתוכנן: צפי של תנועות המזומנים בחשבון הבנק של הארגון (אילו סכומים ייכנסו ואילו יצאו) ב-12 החודשים הקרובים לפחות. זהו כלי ניהולי חשוב שמאפשר להנהלת הארגון לוודא שלכל הוצאה עתידית יש כיסוי, ולהיערך בהקדם האפשרי לפערים צפויים.
• טיפול בשם העמותה בכל מה שקשור לרשויות (דוחות וביקורות).

באיזו שיטה של הנהלת חשבונות כדאי לבחור?

יש שתי שיטות רישום בהנהלת חשבונות, והן נבדלות זו מזו ברמת הפירוט של הרישום:

הנהלת חשבונות דו-צדדית – רישום מלא של כל הפעולות של הנהלת החשבונות. נוסף לרישום ההכנסות וההוצאות של הארגון, בשיטה זו מתבצע גם רישום של מצב ההתחשבנות הכספית עם הספקים, העובדים או המוסדות שהארגון עובד איתם – חייבים וזכאים. כמו כן מוצג מצב חשבון הבנק של הארגון בכרטיס נפרד. בדרך זו הנהלת החשבונות מספקת לארגון מעקב מלא אחר פעולות בבנק, תקבולים מתורמים ותשלומים לספקים, לנותני שירותים, לעובדים וכן הלאה.

הנהלת חשבונות חד-צדדית – רישום של הכנסות והוצאות בלבד. בשיטת רישום זו אין מעקב אחר פעולות בבנק, תקבולים מתורמים ותשלומים לספקים, לנותני שירותים ולעובדים. כלומר בכל נקודת זמן לארגון אין תמונה מלאה של מצבו הכספי, אשר דרושה לו לקבלת החלטות. לכן אנו ממליצים שלא לאמץ שיטה זו אלא להשתמש בשיטת הרישום של הנהלת חשבונות דו-צדדית.

כיצד בוחרים מנהל חשבונות לארגון?

בפני הארגון עומדות שתי אפשרויות: רכישת שירותי הנהלת חשבונות מספק חיצוני (הנה"ח חיצונית) או העסקה של מנהל חשבונות כשכיר בארגון (הנה"ח פנימית). השיקול הראשון בבחירה בין הנה"ח חיצונית להנה"ח פנימית הוא כמובן היקף הפעילות. כאשר היקף הפעילות של הארגון גדל עולה בהתאם גם עלותה של הנה"ח חיצונית. במקרים כאלו כדאי לשקול להעביר את הנה"ח לניהולו של הארגון.

מעבר לשיקולי עלות, ובהנחה שהנהלת החשבונות החיצונית מתבצעת על ידי גורם מקצועי, לכל אחת מהאפשרויות יש יתרונות וחסרונות משלה, שיפורטו להלן.

הנהלת חשבונות חיצונית

יתרונות

• כאשר הנהלת החשבונות נעשית על ידי גורם חיצוני, הוא זה שנושא באחריות המקצועית לרישום החשבונאי ולדוחות שמוגשים לביקורת. עם זאת יש לוודא שלמנהל החשבונות יש הכשרה מקצועית מתאימה וניסיון בעבודה עם מלכ"רים.
• משרד מקצועי של הנה"ח יכול גם לתת לארגון ייעוץ מקצועי בסוגיות של מיסוי ורישום חשבונאי.

חסרונות

• תחלופה אפשרית של מנהל החשבונות שמולו עובדים, בעיקר אם מדובר במשרד גדול.
• הטיפול בארגון אינו תמיד בראש סדר העדיפויות של המשרד.
• ייתכן שלא תהיה גמישות בהתאמת שיטת העבודה של הנהלת החשבונות לצרכים הייחודיים של הארגון.

מהי העלות של הנהלת החשבונות השוטפת?

העלות של הנהלת החשבונות השוטפת תלויה בגודל הארגון. לאחר איתור 3 או 4 מנהלי חשבונות מומלצים יש לקבל הצעת מחיר מפורטת מכל אחד מהם הכוללת את השירותים שהארגון יקבל, להשוות ביניהן ולקבל את ההצעה שמתאימה ביותר לפי הקריטריונים החשובים להנהלת הארגון.

מה כדאי להביא בחשבון בעת בחירת הנה"ח חיצונית?

• השירותים שכוללת הנהלת החשבונות השוטפת, מעבר לפעולות הבסיסיות שלעיל.
• נגישות פיזית – חשוב שיהיה קל להעביר את החומרים אחת לחודש ולקיים פגישות תקופתיות למעבר על הדוחות ולהסתכלות עתידית.
• היכולת לספק דוחות תקופתיים של הנהלת חשבונות לפי דרישת הארגון.
• היכולת לסייע בניהול תחזית שנתית ובאיתור בעיות תזרימיות ותקציביות בהתאם לצפי הכנסות והוצאות.
• היכרות מעמיקה ושוטפת של מנהלי החשבונות במשרד עם הנחיות רשם העמותות, מס הכנסה וגופים אחרים.
• ניסיון בעבודה עם מלכ"רים.
• הרמה המקצועית של העומד בראש המשרד ויכולתו לסייע גם בייעוץ מקצועי.
• המלצות – אפשר להיעזר ברואה החשבון של הארגון כדי להגיע לארגונים נוספים שמשתמשים בשירותי ההנה"ח.

הנהלת חשבונות פנימית

יתרונות

• המידע הפיננסי זמין יותר להנהלת הארגון ואפשר לקבלו בכל עת.
• הקשר בין הנה"ח למערכת ניהול התקציב של הארגון הוא פשוט יותר ומידי.

חסרונות

• יש לדאוג לכך שמנהל החשבונות מתעדכן באופן שוטף בנושאים של מיסוי, שכר ופסיקה רלבנטית למלכ"רים. לשם כך יש להוציא את העובד להשתלמויות ולכנסים מקצועיים ולהירשם לשירות ששולח עדכונים שוטפים של מיסוי ופסיקה. העלות יכולה להגיע לאלפי שקלים בשנה.
• הקצאת משאבים: יש להקצות משרד, שולחן וארונות, מחשב ומדפסת. לכל אלה משמעות כלכלית שהארגון צריך לשאת בה.
• הארגון צריך לרכוש תכנות ייעודיות להנהלת חשבונות ולחישוב שכר. עלות מנוי שנתי לתכנות אלו היא כ-6,000 ש"ח.
• העדר גיבוי בזמן חופשה ומחלה: לרוב הארגון מקצה משרה אחת לטובת הנה"ח, ולכן כאשר מנה"ח חולה או יוצא לחופשה אין לארגון מענה לצרכיו השוטפים.

מהן האפשרויות בעת בחירת מנהל חשבונות פנימי (שכיר)?

מנהלי חשבונות מדורגים לפי רמת ההכשרה שלהם (הדירוג נקבע באמצעות מבחנים בפיקוח משרד הכלכלה), אולם ההכשרה הטכנית לרוב אינה מספיקה ולכן אנו ממליצים לבחור מנה"ח שצבר ותק בעבודה בארגונים במגזר השלישי. רמות ההכשרה הקיימות הן:

• מנה"ח סוג 2: נותן מענה לרישום חשבוניות וקבלות של ספקים ונותני שירותים, מבצע התאמות בנקים וכרטיסי אשראי.
• מנה"ח סוג 3: הכשרתו רחבה יותר מזו של מנה"ח סוג 2, אולם מאחר שרוב ההכשרה מוקדשת לצרכי הנה"ח של חברות ועסקים אין בהכשרה זו תרומה ברורה לצרכים של עמותות ומלכ"רים. שימו לב שאפשר לקבל תעודת מנה"ח סוג 3 ללא ותק וניסיון מעשי.
• חשבונאי בכיר: אחראי על קליטה, חישוב נתוני שכר והוצאת תלושי משכורות לעובדים ודיווחי שכר לרשויות. מנה"ח ברמה זו צבר ניסיון בעבודה, ויתרונו הגדול הוא שביכולתו לערוך את ספרי הנה"ח עד לרמה של דוח כספי שמוגש לביקורת וחתימה של רו"ח.
• חשב שכר: מנהל חשבונות באחת מהרמות שפורטו לעיל יכול לעבור הכשרה נוספת לתפקיד חשב שכר (ולקבל תעודה מקצועית), וכך למלא שני תפקידים במקביל – מנהל חשבונות וחשב שכר.

בארגון קטן אין צורך להעסיק חשבונאי בכיר ולרוב אפשר להעסיק מנה"ח סוג 2, כאמור בתנאי שעבר הכשרה לתפקיד חשב שכר ויש לו ניסיון קודם.

מה כדאי להביא בחשבון בעת בחירת מנהל חשבונות פנימי לארגון?

• ידע מקצועי וניסיון רלוונטי – עדיף לבחור מנה"ח שכבר עבד בעבר עם מלכ"רים. אפשר להיעזר ברואה החשבון של הארגון לצורך מיון המועמדים וכן לקבל המלצות על המועמד.
• התכונות העיקריות שנדרשות ממנה"ח הן יושר אישי, אמינות, דייקנות, הקפדה על פרטים וסדר וארגון.
• מנה"ח טוב יכול ללמוד לעבוד גם עם תוכנות חדשות שהוא איננו מכיר. ההיכרות עם תוכנת הנה"ח שנמצאת בארגון היא אמנם יתרון, אך איננה תנאי הכרחי לבחירת מנה"ח.

שימו לב

מנה"ח הוא גורם מקצועי הקשור קשר הדוק לארגון, בין שהוא ספק שירות חיצוני ובין שהוא עובד שכיר בארגון.

מבחינה משפטית וחוקית האחריות על הדיווח הכספי מוטלת על הנהלת הארגון (לא על רואה החשבון ולא על מנהל החשבונות). לכן, על הנהלת הארגון לפקח על עבודת הנהלת החשבונות ולוודא שמיסים משולמים בזמן, שתלושי השכר ותנאי ההעסקה תואמים לחוק, שהמיונים של ההכנסות וההוצאות תואמים את צורכי הארגון, ושלא נפל פגם מהותי בדוחות שמופקים לצדדים שלישיים (כגון תורמים, בנקים ורשויות המדינה).

המידע עדכני נכון למרץ 2018.

חשוב!

אנחנו משתפים בידע שיש ברשותנו, ובידע שגיבשנו יחד עם אנשי מקצוע, ועושים כל מאמץ כדי להביא מידע מדויק ומהימן, נכון למועד פרסום הפוסט. עם זאת מה שמופיע כאן לא בא להחליף יעוץ מקצועי של רו"ח או יועץ משפטי, אנא קחו זאת לתשומת לבכם.