כנסים והשתלמויות ככלי לגיבוש והרחבת קהילה

אחד הדברים החשובים בניהול קהילה בימינו הוא היכולת לנהל קהילה וירטואלית. אולם קהילה וירטואלית לא תוכל להתקיים ללא מפגש פיזי בין חבריה/חברותיה.
ישנם סוגים כמעט בלתי נגמרים של מפגשים כאלו – מפגשים למתן תוכן מקצועי (השתלמויות); ציוני דרך (כנסים); מפגשים בלתי אמצעיים (פיקניקים, מסיבות); אקטיביזם בפועל (הפגנה, השתתפות בוועדות בכנסת); מפגשי חשיבה; מפגשי העשרה ועוד.

בפוסט הזה אתמקד בכלים המוכרים לנו בארגונים לשינוי חברתי – כנסים והשתלמויות, ובחשיבה איך עושים אותם טובים ומותאמים יותר לקהלים שלנו.

כנסים והשתלמויות – למה חשוב שנשים לב?

השתלמויות וכנסים הם הזדמנות טובה ליצור מפגש בין חברי הקהילה, לאפשר העמקת הקשר, ולפרגן לפעילים על ידי תוכן מעניין ורלוונטי להם.
קבוצות פייסבוק רבות, גם כמו 'אבא פגום' ודומיהן, מקיימות אירועים חברתיים המאפשרים מפגש בין אלפי החברים. עבור ארגונים חברתיים השתלמויות וכנסים הן דרך טובה למסגר את הסוגיה ולתת לה הקשר, בשונה ממפגש חברתי גרידא.
המפגש הפיזי מגביר את תחושת השייכות, הגאווה, מאפשר חילופי רעיונות ושיתוף בהתלבטויות.
לכן ככאלה שאחראים לארגן את המפגש חשוב שתאפשרו זמן בין אישי – אם בהפסקה, שחשוב שלא תהיה קצרה מידי, כדי להשאיר זמן למינגילינג, ואם לפני ואחרי בשיחות גם אתכם, המנהלים. אל תגיעו ברגע האחרון או תמהרו ללכת, ואפשרו לפעילים לשאול אתכם שאלות ולשתף אתכם.
אם יש פעילים שאתם יודעים שאתם רוצים לדבר איתם, הזמינו אותם באופן אישי ואמרו להם שתשמחו לדבר איתם לפני/בהפסקה/אחרי.
מבחינת סוג המפגש יש הבדל בין השתלמות או כנס, מבחינת היקף העבודה, היקף המשתתפים הקיימים לעומת חדשים, העבודה המקדימה הנדרשת ומהות המפגש.
בהשתלמות נבקש להעביר תוכן ממוקד וברור בדרך כלל לקבוצה מוכרת וקיימת, בעוד שבכנס נבקש לשים סוגיה על סדר היום ובדרך כלל להביא קהלים חדשים להכיר את פעילות הקהילה הקיימת, והסוגיה המדוברת. למעשה סוג של גיוס וחיבור לפעולה.

סוגי השתלמויות וכנסים:

השתלמות פתיחה – בדרך כלל תכלול תוכן הנוגע בצורך המיידי של חברי הקהילה. תשאיר טעם של עוד, ורצון להגיע להשתלמויות נוספות. הזדמנות להיפגש פנים אל פנים לראשונה עם מנהלי וחברי הקהילה הנוספים.

השתלמויות תוכן – יכללו תוכן מובנה או כה שנבנה תוך כדי (כמו מרחב פתוח). גם הן יתקיימו כמענה לצורך קיים ויכילו בדרך כלל משתתפים מרכזיים + מעט משתתפים חדשים.

כנס פתיחה – חגיגי במיוחד, חשוב שייתן תחושת עוצמה וחשיבות הנושא. מבחינה זו, חשובה נוכחות גדולה ויש להשקיע בכך בעבודה המקדימה. חשוב לדבר על משמעות ולהתייחס באופן חיובי. לאנשים יותר קל להתחבר ל'מסיבה טובה' מאשר נושא כבד שמרגיש חסר סיכוי. חשוב לגייס ארגונים וגורמים שותפים להשתתפות בכנס, או להרמה משותפת. הדבר חשוב לפעילים/ות המגיעים/ות בכדי לקבל תמונה שלמה של מי השחקנים ולמי אפשר לפנות. חשוב לתת גם תוכן שיעבירו הפעילים/ות, בכדי שידגיש את חשיבות הנושא ואת כך שזה משהו של השטח ולא של הארגון היוזם. במילים אחרות, קיימו כנס לאחר שכבר יש לכם קשר עם כמה חברי/ות קהילה ראשונים/ות.

סדנה – התנסות בפועל במתודה חדשה. היתרון הוא שזה קצת יוצא מהשגרה ומאפשר למידה תוך כדי. החיסרון הוא שבדרך כלל דורש עבודה מקדימה או מחויבות מלאה של המשתתפים/ות להתנסות. וזה לא תמיד פשוט. במיוחד אם מדובר במתנדבים, והרבה פעמים רוצים לבוא ולהרגיש שמקבלים יותר מאשר 'נותנים'. אבל מאוד תלוי ובהחלט מומלץ לשלב סדנה אם יש שגרת הכשרות. סימולציה היא דוגמה לסדנה שמתאימה הרבה פעמים בעולמות שינוי חברתי.

וובינר/אירוח וואטסאפ/אירוח פייסבוק – אלו אפשרויות קיימות, אך הן לא נותנות מענה למפגש הפיזי. אפשר לבחור בהן בתקופות עמוסות מאוד (כמו חגים), או אם רוצים להוסיף על מפגש קיים.

כנס חירום – תגובה לאירוע חיצוני שקורה ומצריך התארגנות מהירה, כמו: חקיקת חוק בכנסת, אירוע חדשותי, פולו אפ להפגנה משמעותית וכדומה. חשוב לארגן את הכנס באופן מיידי כמה שיותר סמוך למועד האירוע (לא יאוחר מכמה ימים אחרי), ולאפשר גם לגורמים חדשים להגיע.
הציגו את תמונת המצב, ושימו דגש על מה שאפשר לעשות בעקבותיו ולא מה הקושי שנוצר. המטרה למנוע ירידת מתח במקום להתמקד בתסכול או באופוריה שנוצרים, ולהוביל להמשך עשיה של הקהילה.

כנס אמצע – בהתייחס לאירוע משמעותי על סדר היום שידוע מראש. בדרך כלל יתמקד בקהילה קיימת במעגלים הרחבים ולאו דווקא במעגל הפעילים/ות המיידי שמגיע לפעילויות.

כנס סיום – חגיגת הצלחות, הצגת טיים-ליין כרונולוגי של הפעילות לאורך הפרויקט, תמונות מאירועים, ויצירת תחושת גאווה. חשוב לדבר על מה הלאה, מה האפשרויות בפני חברי הקהילה ועל האופן בו ניתן לשמור על קשר עם הארגון. לכנס סיום יכולה להיות משמעות גדולה, שכן זהו שלב מעבר מעבודה על פעילות ממוקדת לבניית קשר מתמשך ורציף עם הקהילה.

כל כמה זמן נפגשים?

חשוב לשמור על רצף ולא לפתוח פער גדול בין מפגש למפגש. ההמלצה היא השתלמות/מפגש אחת לחודש-חודש וחצי, וכנסים סביב אירועים ספיציפיים. תנו את תאריכי המפגשים מראש כך שחברי הקהילה יוכלו להכניס ליומן ולהפיץ לחברים. תמיד בסוף מפגש דברו על תאריך, מיקום ותוכן המפגש הבא. צרו היגיון. גם אם אין תוכן מובנה לכל מפגש, תאריך ומיקום מראש חשובים במיוחד. אל תדחו ואל תשנו אלא אם אין ברירה. אי סדר יפגע ברצף העבודה עם הקהילה.

מה עושים ולמה לצפות?

כמה אנשים יגיעו? השאלה הזו בעצם מתייחסת לרלוונטיות של ההשתלמות לפעילים. אני מאמינה שאם היא רלוונטית, בזמן מתאים, במקום נגיש, תגיע קבוצה מכובדת (לא פחות מ-15). אם מגיעים מעט, זה המקום לשאול את עצמכם מה אפשר לשנות – אולי אופן הפרסום? שיתוף הפעילים בבחירת הנושאים? מקום נגיש או שעות לא מתאימות? מפגש טוב, באווירה טובה, יביא אליו אנשים.

תחושת שייכות – בעולמות ניהול הקהילה כיום, מקובל ליצור תחושת שייכות בין חברי הקהילה בכמה אופנים. אחד מהם הוא יצירת מיתוג של הקהילה, באמצעות לוגו וחפצים ייחודיים, שחברי הקהילה מזוהים איתם. כאלה שאפשר לראות בשגרת היומיום (כמו סטיקר לאוטו), ומעוררים לפעולה (למשל להשאיר מתנה קטנה כמו פרח על האוטו לחבר קהילה שיש לו סטיקר כזה). זה נכון גם לגבי השתלמויות וכנסים – חלקו פולדרים עם לוגו הפרויקט, סטיקרים, חולצות, ומה שמעורר הזדהות ופעולה. כמובן שהכל בהתאם לתקציב והמשאבים הקיימים.

תכנים – אני באופן אישי לא אוהבת לקבוע מראש סדרת תכנים מעבר ל-3 מפגשים. יש משהו בקביעה הזו שמשדר מסר, כאילו הארגון יודע הכל, מה שחשוב שהארגון יזהה את הצרכים שעולים מהשטח, גם תוך כדי עשייה.
נסו לחשוב אילו תכנים יצרו בקרב המשתתפים תחושה של 'זה הידע שהיה חסר לי'. חשבו מה יניע לפעולה. העשרה כללית היא אופציה, אך בדרך כלל לא תחזיק לאורך זמן ומתאימה יותר לכנסים. תוכן מניע לפעולה משמעו המשך עשייה משמעותית והתגייסות של חברים נוספים לאורך הדרך.
את התכנים יכולים להעביר עובדי הארגון שלכם/ן, עובדים בארגונים שותפים/ות ומרצים מקצועיים (והדבר רצוי מאוד בהתאם למשאבים הקיימים). השתדלו להביא מרצים שאתם יודעים שטובים בדיבור מול קהל, שיוצרים עניין ויודעים להוביל דיון, והקפידו על איזון בין גברים ונשים המרצים לאורך ההשתלמויות.

סדר יום השתלמות – הקפידו ששעות ההשתלמויות והימים יהיו קבועים (למשל יום רביעי האחרון בכל חודש). מניסיוני, ארבע שעות סך הכל, כולל זמן מינגילנג, התנסות וזמן לשאלות במהלך התכנים הן די והותר. הביאו מרצה או שניים בתחום ההשתלמות, ופצלו כל יחידה לפרק זמן סביר (לא יותר משעה וחצי כולל זמן לשאלות).
ארגנו זמן הפסקה עם כיבוד מכבד (לא רק קפה ומאפה), ואפשרו מספיק זמן לשיחות במהלכן. הישארו בחדר ואפשרו למשתתפים לדבר אתכם.
התחילו וסיימו בדיוק בזמן. מעיד על רצינות והתייחסות מכבדת למי שמגיע בזמן. מי שמאחר נכנס בשקט ומשתלב.
סייעו למנחה ההשתלמות להוביל דיון במידת הצורך. אם נראה שהדיון שמתפתח סוטה מדי מכיוון ההשתלמות, עזרו להחזירו לנושא.

הכנה – חפשו מקום נעים, נוח, נגיש תחבורתית ופיזית, שיוצר אווירה טובה, מכבדת ומותאמת לאנשים שאתם מצפים שיגיעו. פרסמו את ההשתלמות מספיק זמן מראש (לא יותר מחודש, לא פחות משבועיים). שלחו לינק להרשמה ודאגו שיש בו את הפרטים שאתם צריכים (מעבר לשם ומייל). פרטים נוספים יכולים להיות השתייכות לארגון / התארגנות, בירור הציפייה מההשתלמות וכדומה. אם יש פעילים ספיציפיים שאתם חושבים שכדאי שיגיעו, דברו איתם והזמינו אותם/ן.
במקביל עשו שיחה מקדימה עם מנחה ההשתלמות. הציגו לו את הקבוצה, מה הצרכים ומה הציפייה. בקשו שיביא דוגמאות רלוונטיות לעולמות התוכן שלהם. בקשו שיקפיד על זמנים. שבוע לפני ההשתלמות, ודאו איתו שהכל מוכן, בקשו שאם יש מצגת או חומרים שישלח מראש שתוכלו לארגן במחשב לא ברגע האחרון.

תוך כדי – הביאו רשימה מודפסת של המשתתפים/ות. סמנו מי הגיע. הדבר חשוב למעקב שלכם על רצף או אנשים חדשים. ושוב, מעיד על רצינות ואכפתיות. שחשוב לכם כל מי שמגיע/ה.

מה עושים אחרי המפגש?

עורכים מעקב מי הגיע ומי לא. לי עזר שהייתה לי טבלה עם שמות כל המשתתפים/ות ועמודה לכל הכשרה ובה סימנתי מי הגיע/ה. לא יאוחר מיומיים אחרי שלחו סיכום של ההשתלמות הכולל – סיכום כללי (כזה שאפשר לשלוח גם למי שלא היה/הייתה), סיכום תכנים (בכתב ומצגות), תמונות ולמשתתפים עצמם בלבד רשימת משתתפים עם פרטי התקשרות. שוב, לצרכי פולו אפ.
כללו במייל גם את פרטי השתלמות הבאה.
אפשרו משוב. אני אישית לא מתחברת למשובים שצריך למלא, אלא פשוט שאלו איך היה? האם עמד בציפיות? אילו תכנים או אופן העברה מתאים להם/ן וכדומה.

תקפידו ליישם במפגש הבא הערות והתייחסויות שעלו, ודברו עם המשתתפים/ות בין המפגשים. ככל שהמפגשים האלו יהיו רציניים ומדוייקים יותר, כך מטרת הקהילה תצליח. יש לזה משקל גדול באופן בו פעילים/ות חושבים על העבודה המשותפת ויכולים להפוך לאקטיביסטים טובים יותר.