איך לתכנן את 2024 עם הכלי המוכר SWOT?

יש משהו מרגיע בחזרה לבייסיק, לכלים לא סבוכים שעושים סדר כשבחוץ יש רק כאוס. עכשיו, כששנת 2023 עומדת להסתיים אני רוצה להמליץ לכם לחזור לכלי המוכר: SWOT. אנחנו משתמשים בו לרוב בתהליכי תכנון אסטרטגיים, אך בתקופה משברית, בה הקשב לתהליכים ארוכים מוגבל, נוכל להשתמש בו לתכנון לטווח הקצר, כמו למשל: תוכנית עבודה לשנת 2024. ה-SWOT יסייע לנו לאמץ חשיבה אסטרטגית ברגע נתון. באמצעותו נבחן את הארגון וסביבתו, ונחליט היכן נרצה להשקיע את המשאבים הארגוניים לשנה הקרובה.

הניתוח עם SWOT מזמין אותנו לאמץ שתי נקודות מבט:

נקודת מבט אופטימית – המתמקדת בזיהוי החוזקות שבאמצעותן נוכל לספק מענים, ליזום ולהוביל פרויקטים מותאמים לסביבה המשתנה. לצד זאת, להסתכל בצורה יצירתית על החולשות ולבצע סיעור מוחות סביב פתרונות ומהלכים פנים ארגוניים להתמודדות איתן.

נקודת מבט ביקורתית – המציפה מתחים וחוסר הסכמות בארגון ומחדדת את הנקודות הדורשות טיפול ברמה הפנים ארגונית.

ראשי התיבות SWOT מבטאים בחינה של 4 מימדים

חוזקות (S-Strengths) – משאבים פנים ארגוניים ייחודיים המאפשרים לארגון להשיג את מטרותיו. האם מדובר על מבנה ארגוני שעובד טוב, הון אנושי איכותי, ידע, יכולות, מוניטין רישות וכו'.

חולשות (W-Weaknesses) – גורמים פנים ארגוניים המקשים על תפקוד הארגון והיכולת שלו להוביל לשינוי. למשל, עבודה לא מסונכרנת בין הצוותים. חולשה נוספת יכולה להיות קשורה לחוסר גיוון במקורות ההכנסה.

הזדמנויות (O-Opportunities) – אירועים וגורמים חיצוניים אותם הארגון יכול לממש לטובתו. אפשר להתייחס למצב הפוליטי, הכלכלי, החברתי; לשינויים טכנולוגיים שיכולים להוות הזדמנות או לגורמים אחרים בזירה.

איומים (T-Threats) – הגורמים החיצוניים שעשויים למנוע או לעכב את הארגון בקידום המהלך. למשל, ארגון אחר שפועל חזק בתחום ומוכר הרבה יותר או חקיקה שנועדה לצמצם את חופש הפעולה של הארגון.

מאיפה נביא מידע?

בזמן שגרה אנו ממליצות להשתמש במקורות מידע מגוונים ככל האפשר, אבל אנחנו בשגרת חירום, בה המשאבים, הזמינות והקשב של כולנו מוגבלים – לכן תצטרכו להחליט על מקורות מידע שתרצו להעמיק בהם ולהתחלק לצוותים קטנים או זוגות שמתעמקים במקורות מידע נבחרים.

• דוחות שנתיים וסיכומי פרויקטים: בחינת שגרות ותהליכי עבודה מרכזיים, למידה מהצלחות, אפיון הידע והטכנולוגיה בהם הארגון עושה שימוש, המגמות והשינויים בממשק העבודה בין הארגון לבין הקהילה שלו.
• שיחות עם בעלי ובעלות עניין: הרחבת ההסתכלות על היכולות, המגבלות והמוניטין של הארגון.
• השוואה לארגונים אחרים בזירה: זיהוי מאפיינים ייחודיים של הארגון ושיתופי פעולה אפשריים.
• בנצ'מרק בינלאומי: חשיפה והשראה מפרויקטים ייחודיים, שיטות וכלים חדשניים ויצירתיים.

איך נראה מפגש ניתוח SWOT

מבנה:

למפגש פרונטלי כדאי להקדיש חצי יום.

למפש בזום – קיימו שני מפגשים, שעה וחצי לכל מפגש.

כדאי לשלוח מראש מידע שנאסף במחקר, שיחות והשוואות, כדי שהצוות יוכל להכיר את החומרים ולהתייחס אליהם בניתוח עם הקבוצה.

כלי עזר:

אפשר להשתמש בלוח מחיק ופתקיות – סטיקי נוטס (אל תשכחו לצלם אותו בסיום הדיון), לוח מירו, פאדלט או מסמך דרייב.
>>לוח פדלט לעבודה על SWOT

תהליך העבודה:

חלקו את הלוח לארבע רבעים ובכל אחד מהרבעים רשמו: חזוקות, חולשות, איומים והזדמנויות.

1. נתחיל ממילוי משותף ואינטואיטיבי של הרשימות – בהתחלה כל אחד ואחת ירשמו על הדפים או מדבקות את החוזקות, חולשות, איומים והזדמנויות הקיימים היום, ויעלו אותם ללוח המשותף. ניתן לצוות להתבונן ברשימות ולהעלות שאלות הבהרה – זה יעזור לחדד ניסוחים ולהבין למה התכוונו הכותבים והכותבות.
   ניתן להתייחס לארבעת הרכיבים של SWOT יחד או לעבור רכיב-רכיב ולאסוף את התגובות של הצוות על כל אחד מהם.
2. מחיקת כפילויות והאחדה – נזהה נושאים דומים ונושקים העולים מהפתקיות ונמקם אותם בצמידות. נשאל האם יש משהו חסר, לא מפורט מספיק או דורש הבהרה בשלב זה – כדי למקד את תהליך איסוף המידע.
3. תעדוף – בשלב זה אפשר לקיים דיון לגבי תעדוף הממצאים המוצגים על הלוח – מה הוא האיום הגדול ביותר? מה היא ההזדמנות שחשוב לממש בשלב זה? מה הן החולשות הבולטות? מה הן החוזקות הייחודיות? התעדוף מכווין את החשיבה לקראת השלב הבא – הצלבה וסיעור מוחות על פרויקטים.
4. סיעור מוחות – אחרי שמיקמנו ותעדפנו את ארבע הרשימות נתבונן על נקודות ההצטלבות ביניהן בעזרת מספר שאלות מנחות:

• באילו חוזקות ניתן להשתמש כדי להימנע או להתמודד עם איומים? כיצד?
• איזה הזדמנויות אפשר לממש בעזרת החוזקות? כיצד ניתן לעשות זאת?
• מה ניתן לעשות בנוגע לחולשות ארגוניות?
• כיצד הארגון יכול לנהל סיכונים במרחב האיומים לאור החולשות?

מכאן הצוות יוכל לקבל החלטות לגבי פעילות הארגון בשנה הקרובה: אילו פרויקטים ימשיכו לפעול, איזו פעילות ארגונית צריכה להשתנות ולעבור התאמה, אילו פרויקטים חדשים יקודמו ומה מבין הפעילות הארגונית ייסגר או יוקפא.

ייתכן שחלק מהתובנות יצביעו על צורך בשינוי אסטרטגיות פעולה ארגוניות – חשוב שתיתנו עדיפות לתובנות אלה וקבלו החלטות ביחס שלינויים המוצעים.

טיפים לשימוש מוצלח ומועיל בכלי

צוות היגוי מגוון = מידע מקיף על הפעילות הארגונית, הצרכים והמגמות. חברי וחברות וועד מנהל יוכלו לתרום מהסתכלות מאקרו על זירת הפעולה של הארגון וידע מקצועי ייחודי על המגמות. חברי וחברות הצוות יסייעו לזהות את החוזקות הייחודיות של הארגון ולהצביע על חולשות שיש לטפל בהן.

לפרט, לפרט, לפרט – הרחיבו את ההסבר על חוזקה או חולשה שזיהיתם ואל תסתפקו בכותרות כלליות. הצעתנו, תקראו את הממצאים כמה ימים אחרי הכתיבה – אם הכותרת לא ברורה – סימן שצריך להעמיק את ההסבר ואולי לשנות את הכותרת עצמה.

שימרו על מבט ביקורתי – כדי למנוע כניסתן של תפיסות והשערות לא מעוגנות במציאות נשען על עובדות ונתונים (כמותיים ואיכותניים), מצד שני אם יש תפיסות ודימויים מושרשים ביחס לארגון הם יכולים להצביע על חוזקות וחולשות קיימות.
בצעו את הניתוח באופן תקופתי – רצוי לבצע את האבחון בעזרת הכלי מדי שנה.

כמו כל כלי, גם ל-SWOT יש מספר מגבלות שצריך לקחת בחשבון: הכלי מספק לנו תמונת מצב שנכונה לרגע ביצוע הניתוח ותהיה שונה עבור אותו ארגון בנקודות זמן שונות, כיוון שהסביבה והארגון עצמו משתנים. הממצאים העולים בניתוח לא מתועדפים ולכן הצוות יצטרך להחליט למה לתת יותר משקל.