איך תבני תוכנית עבודה לפיתוח משאבים

צילום:שירה איתן

רגע לפני שהשנה מסתיימת, עולה הצורך בבניית תוכנית עבודה לפיתוח משאבים לשנה החדשה. יכול להיות שמה שעובר לך בראש, זאת המחשבה שתוכנית עבודה היא קובץ אקסל שהרבה מאד מושקע ביצירה שלו, אבל בסוף נשאר מיותם על המחשב ומעלה שם אבק. נראה שתוכנית עבודה לפיתוח משאבים זה משהו שחייבים לעשות בשביל ההנהלה אבל ת'כלס – אין בה שום שימוש.

אני דווקא רוצה לאתגר אותך, ולהגיד שתוכנית עבודה לפיתוח משאבים יכולה להיות חברה ממש טובה שלך, כי היא לא רק כלי שימושי שיעזור לך בניהול שגרת העבודה, אלא גם דרך לבסס את התפקיד שלך בקרב ההנהלה והצוות.
בעזרת טמפלט של תכנית עבודה אדגים איך לבנות תוכנית כזו, ותוכלו גם להשתמש בו כתבנית לתוכניות העבודה של כלל הארגון.

תוכנית עבודה לפיתוח משאבים מורכבת מ-5 חלקים. אבל רגע לפני.

שמתי לב שבתהליך כתיבת תכניות עבודה חלקנו אומרים יעדים ומתכוונים לטווח הארוך ואילו מטרות הן לטווח הקצר, וחלקנו מתכוונים בדיוק להיפך.

אז כדי לא לבלבל. בפוסט הספציפי הזה: יעדים הם לטווח הארוך – הם הרעיון הגדול שנרצה להשיג ואילו מטרות (Goals) הן אלה שניתנות למדידה והן לטווח הקצר, ובהן נתמקד בתוכנית העבודה השנתית.

לעיתים אף מנסחים מטרות על פי: SMART Goals – מטרות ספציפיות (Specific), ניתנות למדידה (Measurable), ניתנות להשגה (Achievable), רלוונטיות (Relevant) ותחומות בזמן (Time bound) – וזו בהחלט יכולה להיות דרך טובה לניסוח המטרות שלך.

1. מה המטרות שלך לשנה הקרובה?

נסי לפרק למטרות כמה שיותר ספציפיות (SMART אמרנו?). במקום להגיד משהו כללי כמו "להביא יותר כסף", הגדירי כמה מטרות מרכזיות שאת רוצה להשיג, כמו לשמר X תרומות של השנה שעברה, לגייס X תרומות ממקור חדש או להשיק קמפיין מימון המונים ולגייס באמצעותו X כסף.

2. תקציב: כמה זה יעלה לי?

כיוון שפיתוח משאבים זה קצת כמו שיווק (אוקיי, זה הרבה כמו שיווק) ושיווק זה "להוציא כסף כדי להביא כסף", אז ברור שיש עלויות מסוימות לתהליכי פיתוח משאבים. יכול להיות שחלק מהמטרות שתגדירי לא כרוכות בעלויות, אבל אם אחת המטרות שלך היא להשיק קמפיין מימון המונים, תצטרכי לקחת בחשבון עלויות להפקת סרטון, חומרי פרסום וקידום ממומן.

אם כחלק מאסטרטגיית פיתוח המשאבים הארגון מקיים סיורים, צריך לקחת בחשבון עלויות של אוטובוסים וכיבוד, ואם את זקוקה לתרגום של בקשות מענק או הפקת חומר שיווק כל אלו גם עולים כסף.

3. מטרות לפי רבעון: אז מה בדיוק אני צריכה לעשות ומתי?

אני אוהבת לחלק את המשימות שלי לביצוע לפי רבעונים, אבל יש כאלה שיעדיפו לחלק אותן לפי חודשים. זו בעצם הפריסה של המשימות שלך הנגזרות מהמטרות שהגדרת, על ציר הזמן השנתי. באותו רבעון את מכניסה את כל מה שאת יודעת שהולך לקרות בפרק הזמן הזה: הגשות קבועות שאת יודעת שצפויות לך, דיווחים שאת מחויבת אליהם בחודש מסוים וכן הלאה.

אם הגדרת מטרה "לגייס X משאבים מקבוצת המתנדבים באזור המרכז" אז כאן תצייני ברבעון השני של השנה, למשל, את בניית העקרונות של התוכנית, ברבעון השלישי תגדירי ביצוע פיילוט + מפגש ראשון ל-30 איש ובסיומו הפקת לקחים, וברבעון הרביעי תגדירי את יישום התוכנית בשוטף.

4. אחראית: מי עוד משתתפת איתי במשימה?

פיתוח משאבים זו משימה של כלל הארגון, שבאחריותך לתכלל. חשוב שתגדירי בתוכנית העבודה מי עוד שותף למשימות שלך. אם הגדרת לעצמך משימה להשיק קמפיין מימון המונים, אז חלק מהמשימה שלך יהיה לגייס את הצוות המתאים, ולשתף אותו בתכנית. ככלל, ככל שתערבי יותר א/נשים במשימות שלך כך הסיכויים שלך להצליח יגדלו, וגם הארגון יוכל להבין טוב יותר את התפקיד שלך והחשיבות שלו.

5. אופן המדידה: איך אדע שהצלחתי?

כל תוכנית העבודה שלך לא שווה שום דבר אם אין לצד המטרות שהגדרת גם מדדים, או במילים אחרות: Put your money where your mouth is. הגדרת לעצמך משימה של גיוס משאבים ממתנדבים? את חייבת לקבוע כמה כסף תרצי לראות בסיום השנה. הגדרת משימה של מימון המונים? הגדירי סכום שיחשב בעינייך הצלחה. הגדרת משימה של בניית קהילת תורמים ותורמות חדשה? הגדירי כמה כאלה את רוצה לגייס השנה. את לא תמיד חייבת להגדיר מטרות במספרים כספיים, אלא להגדיר למשל בניית של תוכנית חדשה או עבודה על אפיק חדש מבלי לציין מספר כלשהו, אבל כן חשוב שתגדירי מה ייחשב בעיניך הצלחה – אם לא, איך תדעי שהצלחת?

איך תכנית עבודה עוזרת בשוטף?

1. היא מאפשרת לך לעבוד בצורה מסודרת ומאורגנת. יש לך המון משימות על השולחן וארגון הזמן שלך הוא עניין חשוב מאד. מה שמוביל אותי לנקודה הבאה:
2. קל יותר לתעדף בין משימות. כשהתוכנית מוצגת בצורה ברורה על מסמך, קל לראות בכמה דברים את מתעסקת וכמה משימות יש לך. זה המקום לדון עם המנכ"לית או המנכ"ל שלך על תיעדוף המשימות. ברור שהכל חשוב והכל דחוף, אבל גם ברור שאי אפשר לעשות הכל בבת אחת. ולכן בניית תוכנית עבודה ואישורה מול הנהלת הארגון היא בעלת ערך רב עבורך, מפתחת המשאבים, כדי שתוכלי אחר כך לעמוד בדרישות ובציפיות המוגזמות לעיתים שיש מהתפקיד שאת ממלאה.
3. עוזרת לך להקדיש זמן לפיתוח. בגלל אותו עודף משימות שהזכרתי קודם אנחנו מוצאות את עצמנו משקיעות זמן רב בעבודה השוטפת שכוללת כתיבה ודיווחים ולא מצליחות "להרים את הראש" ולעשות את מה שאנחנו אמורות, וזה לפתח משאבים. תוכנית עבודה טובה תנסה לייצר איזון בין דברים שיש לבצע בשוטף ובין דברים חדשים שאת מתכננת לפתח.
4. להראות לכולם מה את עושה. ברוב הארגונים אף אחד לא ממש מבין מה עושה מפתחת המשאבים, למרות שזהו תפקיד מפתח בארגון. שתפי את תוכנית העבודה שלך עם השותפים שמופיעים בה וגם עם צוות ההנהלה או עם הצוות המוביל של הארגון. ארגון מגייס צריך לדעת ולהבין מה את עושה ולאן את רוצה לפתח את הארגון.
5. יהיה לך עוגן לשנה הבאה. אני אוהבת לבנות תוכנית עבודה על גבי הקובץ של תוכנית העבודה שלי מהשנה שעברה. ככה אני יכולה לראות אילו דברים חשובים נשארים איתי גם השנה, מה סיימתי, איפה הצלחתי ואיפה לא ולאן אני עוד רוצה להתקדם.

אני מציעה לך לחזור מדי רבעון (לפחות) לתוכנית העבודה שלך וללמוד: האם הצלחת לעמוד ביעדים שהצבת עד עכשיו, ואם לא – אז למה? אולי לקחת על עצמך יותר מדי או שאולי המטרה שהגדרת לא היה ריאלית. ואם הצלחתי מאד בתחום מסוים – זו הזדמנות מצוינת להבין מה עבד ואיך ניתן לשכפל את ההצלחה הזאת בהמשך.

להורדת טמפלט תוכנית עבודה

הכתבה הבאה בסדרה

חגית שמלי | 31 ביולי 2019

דרושה – סופרוומן!

גיוס כספיםניהול צוותפיתוח משאביםמשאבי אנוש