כיצד תכתבו דוח סוף שנה?

צילום:גלעד קוולרצ'יק

יש לי וידוי: אני ממש אוהבת לכתוב דוחות שמסכמים את השנה. אני חושבת שדוח כזה הוא כלי שיווקי מעולה וגם מאד שימושי: מצד אחד הוא יכול לתת "בוסט" של אנרגיה לארגון ובעלי העניין שלו, "תראו איזה יופי עבדנו כל השנה ואיזה שינויים יצרנו בעולם", ומהצד השני הוא תירוץ מצוין לתקשר עם תורמים ותומכים ולהזכיר להם שהארגון שלנו חי ובועט.

נשמח לעזור לכן לבנות דוח כזה, אבל קודם בואו נעשה הבחנה בין שני סוגים של דוחות: דו"ח לתורמים ודו"ח סוף שנה

מה ההבדל בין דו"ח לתורמים ודו"ח סוף שנה

דוח לתורמים מתייחס לתרומה שניתנה לכם, והוא צריך לשקף את מה שהכסף הספציפי של התרומה עשה. בדרך כלל בדוח כזה מוגדר מראש מה חייב להופיע בו ויש לו טאמפלט מסודר או ראשי תיבות מאד ברורים. זהו דוח חובה במסגרת מערכת היחסים שלכם עם התורמ.ת.

דוח סוף שנה מיועד לכל מי שהארגון והפעילות שלו מעניינים אותו: תורמים, שותפים, מוטבים, צוות הארגון, מתנדבים ועוד. כאן נציג את כל מה שקרה לארגון בשנה האחרונה, לאן ואיך אנחנו מתכוונות להמשיך בשנה הבאה. זו דרך לשמור על קשר עם בעלי עניין ויש בו אלמנט שיווקי מובהק, כפי שתראו בהמשך.

ורגע לפני, תציצו גם כאן – בחמישה דברים שצריכים להופיע בסיכום השנה שלכם

מאיפה מתחילים לכתוב דוח סוף שנה מוצלח?

קודם כל – משתדלים מאד לא להתחיל לעבוד עליו בסוף השנה. כדי להפיק דוח מוצלח אני ממליצה לכם לקחת חלק בפעילות השוטפת של הארגון לאורך כל השנה, להתעניין, לצלם, לראיין קצת משתתפים, אנשי צוות, הנהלה ועוד. כדאי להמשיך בכך לאורך כל השנה ולהקפיד לקבל דיווחים מהרכזים והרכזות באופן שוטף, כדי שבסוף השנה וגם באמצע השנה, יהיה להם מה להציג ועם מה לעבוד.

טיפ: אף אחד לא ינדב לתת לכם מידע כזה על דעת עצמו ולכן התפקיד שלכם הוא להיות נודניקים (חביבים) ולבקש את המידע הזה על בסיס קבוע. המידע הזה הוא כלי עבודה שלכן ואסור לכן לוותר עליו.

נסו לחשוב על משפט אחד שמתאר הכי טוב את מה שקרה לארגון שלכם השנה. למשל: "היתה לנו שנה מאתגרת אך בזכות המתנדבות שלנו השתפרנו וצמחנו". או "השנה עמדה בסימן הגדלת מספר המשתתפים שלנו וכל הארגון נערך לשם כך ועמד במשימה". רעיון מארגן יסייע לכם לבנות את הנרטיב המרכזי של הדיווח, וכדאי שכל מה שיופיע בדוח יתייחס במידה כזו או אחרת לרעיון המרכזי.

דוח לסוף שנה מתבסס על החומרים שנאספו לאורך השנה

מרכזים כמה שיותר נתונים רלוונטיים לפעילות של השנה החולפת: מספריים, כמו כמות משתתפים, מספר פעילויות, מספר מוקדי פעילות וכו' אבל גם איכותניים אם יש. נתונים הם חברים שלכם, זה מעניין, זה חשוב וזה מציג אתכם כמקצוענים. מספרים הם כלי מעולה לספר את הסיפור שלכם, ואם אתן יכולות להציג את הנתונים שלכן גם באמצעות גרפיקה – מעולה.

מציגים כמה שיותר תמונות, סיפורים אישיים וציטוטים של מוטבי הארגון או בעלי העניין שלו. אין כמו לראות תמונה של מישהי שמספרת במילותיה איך הפעילות של העמותה השפיעה לטובה על חייה. במקום לספר-על-מישהו, בקשו מהמישהו הזה לספר את הסיפור שלו בעצמו, והכי חשוב – לצרף תמונה שלו כשאפשר.
מציגים תקציב ותוכניות לשנה הבאה. תקציב הוא עניין קצת טריקי וכל קוראת יכולה לפרש אותו אחרת, לכן ני מציעה להציג את התקציב באמצעות גרף פשוט להבנה ולחלק אותו להוצאות והכנסות.

נותנים להנהלת הארגון לדבר. אם אתם מציגים בדוח שלכם כמה מילים של המנכ"לית או היו"ר, חשוב שיישמר הרעיון המארגן של הדוח בדברים שהם מציגים, וכמובן – לא להאריך יותר מדי כדי לא לשעמם את הקורא. כדאי להוסיף שני משפטים על התוכניות של הארגון לשנה הקרובה ולא לשכוח לשדר אופטימיות.

אפשר וכדאי להציג גם דברים פחות חיוביים בדוח. נכון שזה נשמע מוזר אבל שיתוף בכישלונות משדר אמינות ואותנטיות והוא מסייע לכן לרתום את הקוראים, כי מי מאיתנו לא נכשל מתישהו? מה שחשוב הוא להשתמש בתובנות שהתגבשו אצלכם בעקבות הכשלון ואותן לתקשר לקוראים, למשל: "ציפינו לכמות גדולה של משתתפים, אבל הגיעו פחות משחשבנו. להערכתנו זה קרה כי לא צפינו שיהיה סגר נוסף, התחלנו לפרסם באיחור והתקשנו להגיע לקהלים אליהם כיוונו"

להציג הישגים משמעותיים שהשגתם לאורך השנה. זה יכול להיות שיתוף פעולה חדש עם ארגון אחר, גיוס כסף חדש מהממשלה, או קבלת פרס או הוקרה שניתנו לצוות או למתנדבים שלכם.

להציג חשיבה מעריכה. הציגו כל מה שהבנתם שעשיתם טוב או לא טוב ובעקבותיו גיבשתם תובנות ופעולות בהתאם. זה מראה שאתם ארגון לומד, שאתם לא חפים מטעויות אבל יודעים להעריך את העשייה שלכם ולשפר תוך כדי תנועה.

לא לשכוח להניע את הקוראים והקוראות שלכם לפעולה. איזו פעולה? זו שחשובה לכם: "תרמו לנו" "הצטרפו לפעילות שלנו בימי רביעי", "התנדבו", "בואו לבקר אותנו" ועוד. לא לשכוח לצרף את כל הפרטים הנדרשים כדי שהציבור שלכם אכן יוכל לפעול בהתאם לבקשתם ויהיו לו את כל הפרטים ליצירת קשר.

ועוד כמה "עשו" ו"אל תעשו" בדוח לסוף שנה:

תמונות – המנעו משימוש בתמונות גנריות של אנשים אוחזים ידיים או יושבים בכנס או בחדר ישיבות. נסו לצלם דברים שבאמת קורים במהלך פעילות שלכם, צלמו משתתפים, צלמו את הצוות שלכם.

התמונות צריכות לשרת את הטקסט ולא סתם לקשט אותו, ובמידת האפשר הן צריכות להחליף את הטקסט ולהציג את מה שרוצים להגיד. נסו להמנע משימוש באלמנטים עיצוביים סתמיים שלא משרתים אתכן, כמו פרחים או צילומים כללים שלא קשורים למה שאתן עושות. נסו ככל האפשר להשתמש בתמונות של א.נשים אמיתיים עם סיפורים אמיתיים, כי קל יותר לעורר ככה רגש אצל הקוראים.

ציטוטים הם דרך נהדרת להוכיח את החשיבות של מה שאתם עושים ולקשר בין הפעילות שלכם לא.נשים שנמצאים בשטח. נסו להימנע מלדבר על מישהו ובמקום זה נסו דווקא לצטט מישהו. אם אי אפשר להשתמש בשם המלא של המצוטט – צרפו ראשי תיבות או רק שם פרטי.

אם אתם מרגישים שהמספרים שאתם מציגים נמוכים מדי – למשל "נוספו לנו 10 משתתפות חדשות בהשוואה ל-50 המשתתפות בשנה שעברה" נסו להציג אותם בדרכים אחרות, אולי באחוזים. וחשוב גם להראות שינויים לאורך השנים, להתסתכל על מגמות ולא רק על הנתון הבודד.

במקומות שבהם אפשר – השתמשו באינפוגרפיקה כדי לספר נתונים מרכזיים. אם היתה אצלכם עלייה של 30% במספר הפונים, מצאו דרך להציג את הנתון הזה בצורה גרפית בולטת. בקאנווה תוכלו למצוא דרכים מקסימות ופשוטות להשתמש אינפוגרפיקה כדי להוביל את הקוראים והקוראות שלכם לראות את מה שחשוב לכם להבליט.

הכתבה הבאה בסדרה

רות מייסון | 18 באפריל 2017

איך משלבים סיפורים אישיים בעבודה עם תורמים?

סטוריטלינגגיוס כספיםפיתוח משאבים