תפקיד הוועד המנהל בפיתוח משאבים

אחת מהמשימות החשובות של הוועד המנהל היא ניהול ובקרה פיננסית ופיתוח משאבים, שיבטיחו את קיומו של הארגון לאורך זמן. השאלה מה עושים כשהוועד המנהל לא רואה בזה חלק מתפקידו, או נמנע מכך מסיבות שונות?

איך לערב את הוועד במשימת פיתוח המשאבים?

לא כל חברי ועד מנהל מגיעים "מוכנים מהבית" לתפקיד. הם מלאי רצון טוב ובאו לעזור, אבל אף אחד עוד לא נולד כשהוא יודע מה בדיוק הוא צריך לעשות כחבר או חברת ועד. לכן המשימה לשלב את חברי הוועד בביצוע תפקידם מוטלת על כתפי הארגון, וליתר דיוק – על המנכ"לית שלו. אני רוצה להציע כמה עקרונות חשובים ושימושיים לערב את הועד המנהל בגיוס ופיתוח משאבים.

תגדירו את משימת פיתוח המשאבים כמשימה של הועד. זה מתאים במיוחד כשנכנסים חברי ועד חדשים לארגון, אך גם כאשר מדובר על ועד וותיק אפשר להחליט שנושא פיתוח משאבים הוא משימה אסטרטגית מרכזית לשנת הפעילות הבאה. במסגרת המשימה ניתן לקבוע בצורה ברורה שחלק מתפקיד הוועד ללוות ולהוביל את הנושא מעתה ואילך. זה לא תמיד מצליח, אבל אם לא תגידו את זה בצורה ברורה אז אין סיכוי שזה יקרה מעצמו.

הכרות עם מפת מקורות המשאבים. הועד המנהל חייב להכיר את התקציב הארגוני וגם את מפת מקורות המימון של הארגון, כלומר מאיפה בדיוק מגיע הכסף וכמה. במסגרת תפקידו עליו להגדיר קוים אדומים, עקרונות מנחים וקווי פעולה לתחום פיתוח המשאבים. למשל: האם אנחנו מסכימים לקבל כסף מארגונים מסחריים, ואם כן – מאילו? האם אנחנו רוצים לחזק את הקשר שלנו מול הממשלה ולנסות לגייס ממנה משאבים, ואם כן – במה זה כרוך?

משימות שחברות וחברי וועד יכולים לקחת על עצמם

חלק משמעותי ממשימת גיוס המשאבים עוסק בפתיחת דלתות. כל אחד בישראל מכיר מישהו שמכיר מישהו וזה בדיוק מה שמצופה מחברי ועד מנהל לעשות. לפנות לחברת כנסת מסוימת או ליזום פגישה עם מנכ"ל ארגון עסקי, שיכול להתעניין בפעילות או לארגן פגישה עם נציג של קרן פילנטרופית כלשהי. גם גיוס חברי קהילה נוספים באמצעות אירוח חוג בית אצלם בבית יכולה להיות דרך להרחבת מעגל התומכים. מה שחשוב זה להגדיר בצורה ברורה למי רוצים להגיע ומה רוצים לבקש ממנו.

משאבים הם לא רק כסף, והם לא חייבים להיות רק כסף גדול. חברי הועד המנהל צריכים לדעת מה נדרש לארגון כדי לקדם את ערכיו בעולם, ולחשוב איך דפוס התרומה של כל חבר ועד מנהל יכול לעסוק בקידום הערכים המשותפים לו ולארגון. למשל לפעול להעלאת מודעות לפעילות הארגון במקום העבודה שלו, לקיים חוגי בית בנושא, אבל גם לתרום תרומה כספית קטנה כמו 20 שח בחודש בהוראת קבע (עלות של קפה ומאפה כדי לקדם את הערכים שלך בעולם. עסקה לא רעה בכלל).

כדי לערב את חברי הועד בתהליכי פיתוח משאבים, כדאי לבנות להם "בנק" פנימי של משימות שיתנו להם אפשרויות לפעולה, למשל: לתרגם בקשות מענק לאנגלית, לסייע בפיתוח פרויקט וכתיבת בקשות, לדבר עם נציגה של משרד ממשלתי או קרן פילנתרופית, להוביל את הצוות שמארגן את הקמפיין החדש למימון המונים, לעשות מחקר ומיפוי תורמים או קרנות, ללוות סיורים ועוד.

כדאי להקים ועדת פיתוח משאבים המונה מספר מצומצם של נציגים מקרב הועד המנהל והם אלו שיובילו את התחום. מטרת הוועדה להתמקד רק בנושא זה. לתכנן יעדים שרוצים להשיג בתחום ולפרוט אותם למשימות ספציפיות. להגדיר אחראים לכל משימה, לוחות זמנים לביצוע וכו'. הסיכוי שוועדה כזו תצליח לקדם את הנושא גדולה יותר מאשר אם המשימה הזו מוטלת על כל חברי הועד.

מה קורה אם חברי הוועד לא מעוניינים לקחת חלק במשימת פיתוח המשאבים?

אם הוועד המנהל שלכם מסרב או לא מרגיש בנוח לשתף פעולה בנושא פיתוח משאבים (אולי זה זמן לשקול החלפה?…) אני מציעה להקים ועדה מייעצת. בוועדה הזו יהיו חברים לפחות שניים או שלושה אנשים חיצוניים שאינם חברי הוועד המנהל, אבל רוצים לסייע. זה יכול להרגיש קצת כמו "אצבע בעין" של הוועד המנהל, אבל אם הוא לא מעוניין לפעול לטובת הנושא תסבירו שאתם חייבים סיוע חיצוני. חברי ועדה כזו יכולים להיות כמה מהמתנדבות והמתנדבים המסורים שלכם, אולי נציג של קרן פילנתרופית שאתם בקשר טוב איתה, תורם פרטי או עסקי חשוב ועוד. הם אמורים לפעול כמו ועדה לפיתוח משאבים.

ברגע שהגדרתם את המשימה של פיתוח משאבים כמשימת מפתח מחייבת היא יכולה לשחק לטובתכם ולפעול כסלקציה חיובית או כעקרון מנחה בגיוס חברי ועד חדשים. לפעמים היא יכולה להוביל ל"ריענון" השורות, לגרום לחברי ועד מנהל שאינם מגויסים להחליט לעזוב את התפקיד ולאפשר לכם להביא חברים חדשים. רק אל תשכחו שצירוף אנשים חדשים מחייב אותם להתגייס לטובת פיתוח משאבי הארגון.

גייסתם חברי ועד מנהל חדשים? הכינו להם "קיט" כניסה לתפקיד, בדיוק כמו שהייתם מקפידים על כניסה לתפקיד של כל עובד או עובדת חדשה בארגון. צוותו להם חבר ועד מנהל ותיק שילווה את הכניסה שלהם ואל תשכחו (איך תשכחו? כבר כתבנו את זה לפחות 10 פעמים עד עכשיו) להגדיר להם שמשימת פיתוח המשאבים היא משימה מחייבת בארגון שלכם.

תשקיעו בוועד המנהל

תמצאו דרכים להוקיר – לפרגן למי שעזרה, למי שהצליח לקבוע פגישה חשובה, למי שפתחה את הדלת במקום חדש. זה מחזק את מערכת היחסים שלכן עם הועד, מעודד אותם להמשיך ולהביא הצלחות ועוזר להרגיש משמעותיים בתוך הארגון.

פיתוח הוועד המנהל כגוף ניהולי הוא הכרחי, כדי שהוועד יפעל בצורה אפקטיבית וישפר את יכולות העבודה שלו כצוות. בדיוק כשם שאתן פועלות לפתח את צוות העובדים בארגון דרך ימי כיף, גיבוש, הכשרות מקצועיות, למידת תכנים מקצועיים וכן הלאה, כך גם הוועד המנהל צריך לפתח את עצמו כוועד וכצוות. יו"ר הוועד, או כל חבר צוות אחר שיוחלט, צריכים לפעול כדי להביא לוועד מפגשי למידה והדרכות בנושאים מקצועיים שקושרים לעבודת הארגון ולעבודתם כוועד מנהל, גם בתחום פיתוח משאבים.

התמדה כמו כל שינוי הוא לא קורה ביום אחד, אבל ברגע שיצאתן לדרך והגדרתן את פיתוח המשאבים כמשימה, יש סיכוי גדול שהדבר יהפוך לנורמה וחלק מההתנהלות הקבועה של הוועד מנהל.

באתר מנהיגות מתנדבת ניתן למצוא מאמרים מצוינים על תפקידי ועד מנהל בארגונים חברתיים.