למה כדאי לסכם את השנה עם הצוות?

רגע לפני שאתם מתכננות ומתכננים את השנה הבאה קחו רגע להביט לאחור על השנה החולפת. תלמדו, תחקרו ותעריכו את ההישגים. כך תוכלו לתכנן טוב יותר את שנה הקרובה. אם תבחרו לסכם את השנה עם הצוות, תוכלו ללמוד מהם מה עבד, להבין מה הם אהבו לעשות, ומה נחשב ביניהם הצלחה, ותתחילו מנקודת פתיחה שתזניק אתכם גבוה יותר.

למה בכלל לסכם?

סיכום השנה שמוצג בפוסט נועד לבחינת אסטרטגיות העבודה של הארגון, למטרת למידה ושיפור לקראת בניית תוכניות עבודה. לסיכום שנה יש מטרות נוספות, כמו הצגת נתונים לתורמים או לוועד המנהל, אבל אותו נהוג לעשות מאוחר יותר, בסוף השנה הלועזית, ולא פעם המטרות שלו שיווקיות יותר מאשר לימודיות. בכל מקרה, לאחר שתבצעו את הסיכום המעמיק שמוצע כאן, תוכלו להשתמש בנתונים גם לטובת הסיכום השנתי.

לרבים מאתנו קל לראות את הכישלונות והכאבים וקשה יותר לזהות הצלחות. כיועצת לארגוני שינוי חברתי אני שמה לב שזו תופעה שחוזרת על עצמה, אולי זו גם הסיבה שמעדיפים להביט קדימה ולתכנן את השנה הבאה, מבלי להסתכל אחורה על מה שעבד לנו. ״זו לא שנה נורמאלית״, ״לא עשינו מה שתכננו״, ״בארגון שלנו זה מורכב״, ״הרבה דברים לא היו תלויים בנו״. אלו רק חלק מהאמירות שיצא לי לשמוע ממנהלות לקראת סוף השנה.

הגישה הזאת, להפנות עורף לעבר, לא לגמרי מופרכת, ומקבלת חיזוק בפודקאסט של הטרנדולוגית עדי יופה. היא טוענת שצריך להסתכל על ההווה ולתכנן את העתיד ולא להסתכל על העבר, משום שהמציאות שאנו חיים בה היא שברירית ויכולה להשתנות לגמרי באופן פתאומי, ויש הרבה טכנולוגיות שמתפתחות במקביל ומשנות לגמרי את המציאות על ידי שיבוש ושבירת כל המוכר והידוע.

אבל צריך לזכור, שהעבר שאנחנו מסתכלים עליו הוא בסך הכל חודשים ספורים לאחור ולא שנים. נכון ששינויים קורים כל הזמן ובאופן מפתיע, ובכל זאת מה שקרה לפני כחצי שנה יכול ללמד אותנו לא רע על העדפות של הקהלים שלנו. אם ידוע לנו שהמציאות השתנתה, תמיד נוכל לקחת את זה כפקטור בתהליך התכנון.

למה כדאי לסכם את השנה יחד עם הצוות?

להיות רלוונטיים לשטח. תכנון פעילות על סמך תובנות של הצוות מפעילות בשטח יכול להגדיל את הרלוונטיות לקהלים שהצוות פוגש בשוטף.

להפחית שחיקה ולהגדיל מעורבות. ברגע שיש לצוות מקום להשמיע את דעותיו וההחלטות מתקבלות על סמך התובנות שלו, תחושת האמון שלו בארגון גדלה. חברי הצוות ירגישו משמעותיים יותר, שייכים יותר ובעלי מוטיבציה גבוהה יותר אם נקשיב להם. בנוסף, זו הזדמנות להוקיר ולתת קרדיט על עבודת הצוות.

ארגון לומד. ארגון שאין בו מנגנונים של עצירה ולמידה מסתכן במחלת ההיתקעות. בארגון כזה ממשיכים לעשות את מה שיודעים לעשות, את מה שמכירים, מבלי לשאול מה עבד ומה לא עבד ואיך כדאי להשתפר. על מנת לשרוד, על הארגון לשפר כל הזמן את הפעילות שלו, ולשם כך, העצירה וההתבוננות היא הכרחית. סוף השנה העברית, כשהחופש הגדול מסתיים ומתחילים לחזור לשגרה, זו נקודה טובה לעצור בה לצורך ההתבוננות, ורצוי לאמץ את זה כהרגל שחוזר על עצמו מידי שנה.

הסתכלות שיטתית שמוכוונת לתוצאות ולשינוי. על מנת לשרוד ולהסתגל למציאות המשתנה יש צורך בהסתכלות שיטתית המאפשרת לגלות נקודות עיוורון, לאפשר ראייה לעומק ולרוחב, לשנות בפנים על מנת להשפיע על השינוי שאנו רוצים ורוצות לחולל בעולם.

איך לסכם שנה עם הצוות?

תכנון התהליך. תחילה צרו מרחב בטוח ונעים, הבהירו את מטרת התהליך והיפטרו משיפוטיות, גם שלכם וגם של הצוות, המטרה העיקרית היא ללמוד ולהשתפר.

אפשר לתכנן תהליך היברידי, כך שרק חלק מהפגישות פרונטליות. נסו לחשוב על שלבי התהליך, מה תרצו להשיג ואיך כדאי להתאים אותו לארגון שלכם בצורה מיטבית. התייחסו לכלים ולמתודות, לאורך הזמן ולמידת המעורבות של חברות וחברי הצוות.

ממליצה לנעוץ את התאריכים בגאנט הארגוני ולקחת בחשבון שאם תרצו לבנות את תוכנית העבודה לפני חודש ינואר, על מנת להשתמש בתובנות של סיכום השנה לצורך בניית תוכנית העבודה ייתכן והסיכום יהיה חלקי. על מנת לסיים בזמן בנו את התהליך מהסוף להתחלה.

חשוב להבחין בין הסיכום האישי, הצוותי והארגוני. בכל אחד מהם יש להתייחס לשלושה מימדים: משימות, ליחסים ולתהליכים. אם יש מחלקות בארגון כל מחלקה צריכה לבצע את התהליך בנפרד ובסוף להיפגש ולעשות אינטגרציה של התובנות. שם יהיה מקום להציג את הישגי המחלקות, התובנות העיקריות. זה גם העיתוי הנכון לחיבורים בין המחלקות ולהבנה יותר רחבה של הקשר בין הישגי המחלקות לפעילות הארגון, האימפקט ותיאוריית השינוי.

1. סיכום אישי

אפשרו לכל אחד מהעובדים לעבור על תוכנית העבודה. על מה שתוכנן, על מה שבוצע ועל מה שלא. גם פה ניתן להשתמש בשיטת הרמזור ולצבוע את תוכנית העבודה האישית: ירוק – בוצע, כתום – בוצע באופן חלקי ואדום – לא בוצע.

לגבי כל פעילות שאלו את שלושת ה-W: what, so what, what now
מה היה? אז מה? (התובנות) ומה ההמלצה להמשך?

חשוב להבין גם מה לא עשינו ולמה, מה אפשר ללמוד מזה; מה החסמים, מה האתגרים; האם ניתן לעשות משהו אחרת, לדחות את זה לשנה הבאה או להיפרד?

לגבי מה שלא תוכנן ולא בוצע – האם היו רעיונות לעשות משהו שלא תוכנן בתוכנית העבודה ובכל זאת רצו לממש ובסוף לא עשו זאת. האם ניתן, במבט לאחור, לחשוב על ההזדמנויות שהיו לנו ופספסנו. לפעמים החלק הזה יהיה ריק אבל גם לו יש ערך.

2. סיכום צוותי

לסכם את השנה עם הצוות. לאחר הסיכום האישי נרצה להעמיק קצת יותר ולהסתכל על הכל בפרספקטיבה אחרת. את החלק הזה חשוב לעשות בקבוצות קטנות או בזוגות, כך שתהיה אפשרות להעמיק, לחשוף דברים רגישים ולעשות רפלקציה. זה גם המקום של העובדים והעובדות לשתף באינטואיציות שלהם שעלו מתוך הסיכום האישי ולברר האם הן משותפות לעוד עובדים ועובדות.

נזקק תובנות מהעשייה ועקרונות פעולה אותם נרצה לאמץ בפרויקטים עתידיים, נבין מה הגורמים המאפשרים הצלחה ומה החסמים. שלושה סוגי גורמים: הפעולות, היחסים והתהליך.

חשוב ללמוד דרך סיפורי הצלחה, לשים זרקור על ההצלחות, שהרבה פעמים אנחנו לא מתעכבים עליהן כי הן לא משבשות את פעילות הארגון וכך הן הופכות להיות מובנות מאליהן. אם נעצור ונתבונן בהצלחות הללו, נוכל לבדוק מה איפשר את ההצלחה ואולי נצליח לשכפל את ההצלחה הזו לעוד מקומות.

אחרי הזרקור על ההצלחות – גם מהכישלונות חשוב ללמוד. הלמידה מהכישלונות היא לא כדי להבין מה לא נעשה יותר, אלא להבין למה ומה לא עבד, מבחינת התוכן, התהליך והיחסים, מה היינו יכולים לעשות אחרת והאם התנאים, בתוך או מחוץ לארגון, הם אלו שלא הבשילו.

החלק הזה מאפשר גם חיבור בין אנשי ונשות צוות, היכרות מזוויות אחרות ולמידה הדדית.

כלים לעבודת צוות:

כדי לסכם את השנה עם הצוות אנו מציעות לכן להשתמש בכלים שונים שפיתחנו בשתיל, משחקים דיגיטליים שמבוססים על גישת החקר המוקיר. למרות שניתן להשתמש בכלים הללו במפגש זומי אני ממליצה להשתמש בהם במפגש פרונטלי, בחלוקה לזוגות עד רביעיות, כאשר כל קבוצה יושבת מול מחשב. חשוב מאוד שבכל קבוצה יהיה מתעד.

למה לשחק? כי משחק הוא חוויה. הוא יכול לאפשר שחרור לרגע והסתכלות על הדברים בצורה פחות מקובעת. חשבו על התנאים שיאפשרו לכם ליהנות: מפגש פיזי, אלמנט תחרותי, פרסים ועוד.

סולמות ונחשים משחק פשוט יחסית. לא דורש הרבה זמן. יש מנצח בסוף! מוגבל לארבעה משתתפים (המשחק פותח על ידי סיכוי-אופק ושתיל).

חדר בריחה משחק לאוהבי אקשן שמדמה חדר בריחה ודרכו חוקרים מקרה הצלחה של כל אחד מהמשתתפים. לא מוגבל בכמות משתתפים אך מומלץ בזוגות/שלישיות.

מונופול סיכום שנה משחק לאוהבי מונופול. גם המשחק הזה מבוסס על גישת החקר המוקיר. אבל משולבים בו כלים מתוך גישת הפסיכולוגיה החיובית. המשחק הזה דורש קצת יותר זמן. מוגבל לארבעה משתתפים, מומלץ לשחק בזוגות או שלישיות.

3. סיכום מחלקתי או ארגוני

אם יש בארגון מחלקות הפרידו בין סיכום מחלקתי לבין סיכום ארגוני. את הסיכום הארגוני כדאי לעשות בסוף התהליך, יהיו בו חיבורים בין-מחלקתיים וזו הזדמנות לחיבור של כל הארגון לייעוד המשותף.

הסיכום המחלקתי או הארגוני נעשה בהובלת הצוות הניהולי. על הצוות הניהולי לבדוק, לשקף ולהציג על מנת לייצר תהליך של למידה. הציגו את הנתונים וספרו את הסיפור של המחלקה או הארגון. על מנת להציג את הנתונים תוכלו להיעזר בשיטת הרמזור, לצבוע באדום את מה שלא עשיתם, בירוק את מה שביצעתם בזמן וצהוב את מה שביצעתם באופן חלקי.

שתפו בהצלחות של השנה שחלפה, הישגי הארגון, כפי שאתם רואים אותם, בזום אאוט. מה עשינו, כמה, מה האימפקט שיצרנו. כלי נוסף בו ניתן להיעזר הוא מטריצת תכנון מול ביצוע ושלושת ה-w: what, so what, what now, הפעם בפרספקטיבה ארגונית.

התייחסו גם לתהליך וליחסים ולא רק למשימה; תהליכי למידה, שינויים באסטרטגיה, גמישות והסתגלות לשינויים, שיתופי פעולה מוצלחים. תנו מקום גם לאומץ – תוכנית שיצאה לפועל ולמרות שזו לא היתה הצלחה מסחררת. זה היה חדש? דרש אומץ? הושקע מאמץ? תשוקה? יצירתיות? גם על זה מגיע חיזוק!