איך ליישם מדיניות גיוון והכלה בארגון?

צילום:איוב אבו מדיגם. אירוע 40 שנה של שינוי חברתי, סניף שתיל באר שבע

בפוסטים קודמים בנושא גיוון והכלה דיברנו על איך לגוון בערוצי גיוס המועמדים, איך להגמיש את תנאי הסף במודעות הדרושים ואיך לראיין. והסברנו גם למה חשוב לתת מקום לשפה לתרבות ולחגים של כלל העובדים והעובדות. הפעם נדבר על עמודי התווך של הארגון – מדינית גיוון והכלה ונהלים, המאפשרים ליוזמות ורעיונות בתחום ההכלה להפוך לחלק משגרת היום-יום בארגון. במילים אחרות – איך להבטיח שהארגון ימשיך להיות מגוון ומכיל גם אחרי שאנשים שיזמו את העיסוק בנושא יעזבו את הארגון או את התפקיד שלהם?

ארגונים מפרסמים הצהרות על חשיבות ליישם מדיניות גיוון והלכה, ונכון שעצם הכתיבה והחשיבה על הנושא הם צעד בכיוון הנכון, אבל זה לא יכול להישאר רק ברמת ההצהרה. בדומה להבטחות שאנחנו נותנים לעצמנו לקראת השנה החדשה שלא מתממשות במלואן, כי המציאות והשגרה אוכלות לנו את הזמן והציפייה תמיד לשינוי מיידי, ככה גם בתהליכי שינוי, מדובר על תהליך איטי המצריך תכנון, הקצאת משאבים, וצוות שלא מוותר וצמא ללמידה ורכישת ידע בנושא.

מה היא מדיניות ארגונית?

מדיניות ארגונית היא "חוקי התנועה" של הארגון היא מעגנת את הנורמות והערכים הארגוניים ומגדירה ציפיות לגבי ההתנהגות הרצויה בארגון. למדיניות גיוון והכלה יש השפעה רבה על חוויית העבודה בארגון ועל תחושת המחוברות של העובדים. מדיניות מדירה או כזו שלא מתייחסת לצרכים של אוכלוסיות מסוימות מייצרת תחושת ניתוק – הארגון לא רואה אותי ולא ער לצרכים והמצוקות שלי. ההתפטרות הגדולה או השקטה, כבר אמרנו?

איך בוחנים מדיניות גיוון והכלה בארגון?

בעבודה עם ארגונים, אנחנו מסתכלות על מספר פרמטרים:

מי מקבל החלטות ואיך? – נרצה להסתכל על הרכב הצוות שמקבל החלטות בארגון. אם הצוות המוביל ברובו מורכב מאנשים המשתייכים לאוכלוסייה אחת בלבד נציע לגייס או לקדם אנשים מאוכלוסיות גיוון לעמדות מפתח בארגון כדי שיוכלו להשפיע על תהליכי קבלת החלטות.

מה אפשר לעשות עד לשינוי בהרכב הצוות? גבשו וועדת גיוון שתהיה מורכבת מעובדים מגוונים שישתתפו בדיונים בהם מתקבלות ההחלטות או שתמנו אדם שיהיה אחראי על נושא הגיוון אם אין באפשרותכם לגבש וועדה.

למה זה חשוב? פעמים רבות קורה שארגונים מקבלים החלטות שלא רואות או מייצגות אוכלוסיות מיעוט, מכיוון שהם לא יודעים איך זה מרגיש ללכת בנעליהם. אנחנו חושבים על עצמנו, ומקבלים החלטות על סמך מה שמוכר ונוח לנו, ובגלל זה כל כך חשוב שאנשים שונים יהיו שותפים בתהליכי קבלת החלטות. מעורבות של אנשים שמביאים עמדות שהארגון לא היה רגיל לשמוע עשויה להאריך את הדיונים וגם לגורם לנוע בכיסא באי נוחות, אבל מה שנרוויח מכך היא מדיניות ארגונית המתאימה למגוון העובדים בארגון, וכזו שתגרום להם להישאר.

האם הארגון מקצה משאבים ליישום המדיניות? – במילים אחרות כמה כסף, משרות וזמן הארגון מקצה לעיסוק בנושא גיוון והכלה. בפוסט שהוקדש לתרבות ארגונית דיברנו על חשיבות התרגום של ההצהרות והמסרים הארגוניים לכמה שפות, שילוט בשפות השונות ועוד. כדי שניתן יהיה לתרגם את המסמכים על הארגון לדאוג לתקציב ייעודי, ולא להסתמך על עובדים דוברי השפה. אם זה לא חלק מהתפקיד הרשמי שלהם, אין סיבה להפוך אותם למתרגמים.

מדדים ויעדים – שינויים בתחום ההכלה לוקחים זמן. הגדרת אבני דרך תסייע להסתכל על ההתקדמות, ולהבין איפה הארגון מצליח ואיפה הוא צריך להשתפר. אפשר לקבוע יעדי גיוס וייצוג לאוכלוסיות השונות בארגון או להעביר סקר מחוברות ואקלים ארגוני שיעזרו לכם להבין איך אנשים מקבוצות שונות מרגישים בארגון.

מה עושים כשיש ביטויים של גזענות? – זו אחת הסוגיות הלא נעימות. אף ארגון לא רוצה לחשוב על עצמו כגזען או לתאר שבין כתליו נאמרות אמירות גזעניות, על אף זאת, מדיניות המסדירה את הטיפול בביטויי הגזענות הכרחית להתנהלות התקינה של הארגון. מדיניות מסוג זה עוזרת לייצר מרחב עבודה בטוח בו אנשים מרגישים בנוח לבטא את זהותם.

לארגון חייבת להיות מדיניות ברורה המסבירה למי ניתן לפנות במקרה שנתקלים בגילויי גזענות, כיצד הפנייה תטופל ומה העונשים הצפויים על הפרת המדיניות. חשוב לא פחות להנגיש את המדיניות לעובדים ולוודא כי הם יודעים למי ניתן לפנות ומה ניתן לעשות אם פגעו בהם.

לאחר שתבחנו את ארבעת ההיבטים שלעיל, תוכלו לקבל החלטה על הצעדים לקידום מדיניות מכילה בארגון.

כמה עקרונות ורעיונות ליישום מדיניות גיוון והכלה

מנו אחראים למשימה ותנו לו או לה גיבוי – הטמעת מדיניות מכילה בארגון היא משימה גדולה ולא פשוטה, כדי להעלות את סיכויי ההצלחה שלה אתם פשוט חייבים שיהיה מישהו או מישהי בצוות שיקדמו את הנושא. מעבר למינוי עצמו חשוב לא פחות לתת לאותו אדם סמכויות ומשאבים שיאפשרו להם להניע את הגלגלים.

יצירת מדדי הצלחה ודיווח – מדדי ההצלחה כאמור עוזרים להבין באיזה קצב מתקדם הפרויקט וללמוד אילו כלים ופרקטיקות מתאימות לארגון שלכם. הדיווח להנהלת הארגון או לוועד המנהל חשובה לא פחות, זה מראה שהנושא חשוב לארגון, ויכול אף לסייע בגיוס המשאבים והשותפים. למשל, הארגון יכול להציג את העשייה שלו בתחום גיוון והכלה בפורומים מקצועיים או בפאנלים שונים ולשתף בידע ובניסיון שצבר בנושא

הכלה היא לא משחק של אדם אחד – קידום מדיניות מכילה הוא נושא רחב. לא תמיד רואים את תוצאות העבודה מיד ויש לא מעט התנגדות בדרך – עבודה או התייעצות עם אנשים בתוך הצוות יכולה לסייע למי שממונה על הגיוון להבין בצורה טובה יותר את שגרות העבודה, את האתגרים הספציפיים ולקבל רעיונות והצעות. מעבר להעשרת הרעיונות יש יתרון נוסף במעורבות אנשי הצוות והתייעצות איתם על נושא מדיניות ההכלה – הם הופכים להיות שותפים לדרך שיעזרו ליישם את הרעיונות שהם עצמם או עמיתיהם העלו.

תפקידו של הדרג הניהולי – בסופו של דבר הממונה על הגיוון לא יכול לעמוד מאחורי כל מנהל ומנהלת ולתת להם הנחיות מפורטות כל יום. המנהלים צריכים להבין שיש להם תפקיד קריטי ביישום עקרונות המדיניות המכילה בשגרת העבודה שלהם עם הצוות. אם בארגון קיבלו החלטה לא לקיים ישיבות אחרי שעה מסוימת, על מנהלת הארגון לדאוג לאכוף את ההחלטה, ולהעיר לצוות הבוחר להפר את המדיניות.

הצעות קונקרטיות למדיניות מכילה

הגדירו ימים, שעות או מועדים בהם לא מקיימים ישיבות חשובות

למה? אנשים מאוכלוסיות מיעוט לא תמיד ירגישו בנוח להעיר למנהלים או לעמיתים שלהם, שפגישות חשובות מתנגשות עם חגים או התחייבויות אחרות. התוצאה – העובדים שלכם יגיעו לפגישות עם תחושה שלא התחשבו בהם או לא יגיעו כלל. תחשבו על עובדים מוסלמים שישבו בפגישות צוות בשעה מאוחרת בחודש הרמדאן במקום להיות עם המשפחה שלהם בארוחת איפטאר, או הורים לילדים קטנים שצריכים למצוא סידור של הרגע האחרון למי שיאסוף את הילדים מהמסגרות כי החלטתם ברגע האחרון לדחות את הפגישה של הבוקר לארבע אחר הצהריים.

איך לעשות את זה? מבחינת החגים והמועדים המיוחדים הפתרון יחסית פשוט – הוסיפו ליומנים שלכם את האפשרות לראות את המועדים של החגים הדתיים והלאומיים המוסלמים והנוצרים ושימו לב למועדים האלה כשאתם קובעים פגישות.

התחייבו לתרגום המסמכים וההצהרות הארגוניות

למה? אנחנו משתמשים בשפה כשאנחנו מדברים עם אנשים אחרים, כשאנחנו חושבים או קוראים לבד ואפילו כשאנחנו חולמים. שפה היא חלק בלתי נפרד מאיתנו ואחד הכלים המרכזיים דרכו אנחנו מבטאים את עצמנו בעולם. פרסום בשפות שונות מראה לאנשים שרואים אותם ורוצים לראות אותם בקרב העובדים או הלקוחות של הארגון.

איך לעשות את זה? צריך לקבל החלטה איזה מסמכים מתרגמים ואיזה לא, לאמוד כמה תקציב יידרש לתרגום ותמיד עדיף לעבוד עם מתרגמים פרילנסרים שזו ההתמחות שלהם. אפשר לבקש את עזרתם של העובדים שלכם בזמן שאתם מגייסים כסף, אבל אל תתרגלו לזה – ראשית העובדים לא באו למשרת מתרגם לארגון, שנית משימת התרגום תבוא על חשבון משימה מקצועית אחרת, ושלישית תרגום זה לא רק לשים את הטקסט בגוגל טרנסלייט, זו למעשה עריכה מחדש של כל הטקסט ככה שכדאי להעביר את המשימה לבן אדם שיודע לעשות זאת היטב.

תבחנו את מדיניות הגיוס והמיון, ההערכה והקידום במשקפיים מכילות

למה? יש לא מעט תנאי סף שמוסיפים למודעות דרושים (כמו שנות ניסיון או השכלה) מתוך הרגל ולא כי הן באמת קריטיות לתפקיד. זה גורם לפסילת מועמדים שיכלו להיות נהדרים לתפקיד באופן כללי, אצל אוכלוסיות מיעוט או אוכלוסיות מוחלשות קריטריונים נוקשים מדי מייצרים פסילה עצמית – קרי האדם רואה שאינו מתאים במאה אחוז לדרישות התפקיד ולכן לא ניגש למשרה.

איך לעשות את זה? חשיבה מחודשת על תהליך הגיוס – צריך לפרט אילו משימות מצופה מהאדם לעשות במסגרת התפקיד, לתרגם את המשימות לכישורים המאפשרים לקדם משימות אלה ולבוא עם ראש פתוח למקור הכישורים: אדם צעיר יכול לרכוש את יכולת ניהול הצוות במהלך השירות הצבאי, אבל גם כחלק מהתנדבות שעשה או יוזמה שלקח על עצמו בבית ספר או באוניברסיטה.

עוד רעיונות לגיוון והכלה באתר הפאזל