מנכ"לית חדשה? קודם כל תשמחי:)

אלה, בתנו האמצעית היא נערה מתוקה בת 14 בעלת צרכים מיוחדים. במהלך שנות גידולה (על זה אולי פעם אכתוב פוסט נפרד), נפגשתי עם המון עמותות טובות שגרמו לי לחזור ולהאמין בבני אדם.
לכן, עת השתחררתי מצה"ל, הכרזתי בזאת שאלך להיות יועצת ארגונית במגזר השלישי. דמיינתי סדנאות בבית איזי שפירא ובאק"ים (ארגונים שעובדים עם א.נשים בעלי צרכים מיוחדים) אבל מהר מאד מצאתי עצמי מנהלת מחלקת יועצים בשתיל, העסוקים במאבק על מדינה דמוקרטית המגנה על זכויות כל אזרחיה.

ולמה הסיפור הזה מעניין? כי כמו כל נכנסת חדשה לתפקיד, גם לי היו פנטזיות, חלומות וסטיגמות על המגזר השלישי, שנפגשו עם המציאות וכמו כל פגישה עם מציאות, הכל התערבב לי. למזלי, התברכתי באנשים מקצועיים וסבלניים, שהקלו על תהליכי הסוציאליזציה שלי בארגון, אבל בהרבה מהארגונים שהספקתי להכיר זה לא תמיד ככה. חסרה הבניה ברורה ומסודרת של תהליכי כניסה לתפקיד, והדבר גורר אחריו תסכול הן מצד העובד/ת והן מצד הארגון.

אז מה למדתי על ארגוני שינוי חברתי ועל עצמי עם כניסתי לתפקיד?

1. ככל שהשם של הארגון ארוך יותר – כך הארגון קטן יותר;)
2. עברתי מהימנעות מוחלטת מפוליטיקה (צה"ל וכאלה) להתמזגות מוחלטת עם דעות, עמדות, אמירות, ובירור ערכי שלי עם עצמי במה אני מאמינה.
3. ועד מנהל, אבות מייסדים, תורמים – הן ישויות מורכבות ובעלות משקל, המאתגרות תדיר את פעולת הארגון ואת המנכ"ל/ית, וכדאי להתוודע לקיומם ולאופיים מוקדם ככל האפשר.
4. אופי ארגוני "לעומתי" שוחק ומעייף לעיתים – קיים קושי אינהרנטי לשחרר, לאמץ הומור (שאינו שחור או ציני), וחוסר נוחות ממקומות אירוח "שווים".
5. ארגוני השינוי החברתי הם קיבוץ אחד גדול, כולם מכירים את כולם, כולם החליפו את כולם, כולם יחליפו את כולם, מתישהו.
6. חלק גדול מהארגונים, על אף שמצוי בסכנת הכחדה ונאבק תמידית על הישרדותו, מצליח למרות הכל.
7. אתה לא יכול לפעול בארגון אם אתה לא מחובר ערכית ובעל מוטיבציה לפעולה.
8. בניגוד לארגון היררכי שממנו באתי, הארגונים החברתיים פחות משימתיים וביצועיסטים ויותר תהליכיים ועסוקים בשאלת השפעתם.

הלמידות המשמעותיות הללו, חלקן ילוו אותי לאורך תפקידיי בשדה החברתי, וחלקן יתמתנו, יתהפכו או יתפוגגו באוויר כלא היו.
בכל אופן, הלמידות האלו, מעצבות את דרך התנהלותי המקצועית, מגדירות את תפיסת התפקיד שלי ומעצבות את דרך פעולתי כרגע. חשוב מאד שאהיה מודעת אליהן ואאתגר אותן כל פעם מחדש.

מה למדתי על הצורך של מנכ"ליות בארגוני שינוי חברתי בכניסה לתפקיד?

תפקיד המנכ"ל/ית החברתי/ית

יש מנכ"ליות שנכנסות לתפקיד ללא ניסיון ניהולי, רובן מתמודדות עם סוגיות ניהול ומנהיגות בפעם הראשונה. יש להן צורך בחידוד הגדרת התפקיד, ובהבחנה בין הגדרת תפקיד לתפיסת תפקיד.

הגדרת תפקיד היא התיאור פורמאלי של התפקיד, מטרתו, המשימות הכלולות בו, תהליכי עבודה, תפוקות, ממשקים של בעל התפקיד ומקומן בהיררכיה הארגונית, בעוד שתפיסת התפקיד – היא הדרך בה רואה המנהלת את תפקידה.

מנהלות בעלי הגדרות תפקיד זהות יכולות לפתח תפיסות תפקיד שונות לחלוטין זו מזו, כאשר כל אחת מהן מביאה את עצמה לתפקיד מתוך עולם הערכים והאמונות שלה, הניסיון והחוויות שצברה.בתפיסת התפקיד יבואו לידי ביטוי החזון שלך, הערכים, היכולות והכישורים הייחודיים.

הובלת שינוי והתנגדות לשינוי

בכניסה לתפקיד יש מתח מובנה בין רצון לשמר את המסורת ובין ציפייה לשנות ולחדש. זו תקופה שמלווה בחששות, בחוסר ודאות, ולעיתים אף בחרדות לגבי הנדרש ממך והציפיות לגבייך, ועם זאת, זוהי תקופה של תקווה וציפייה דרוכה לגבי העתיד לבוא. הארגון מצדו עובר אף הוא תקופה לא קלה, שאלות כמו "האם המחליפה תכנס לנעלי קודמתה", "האם העבודה תמשך כרגיל", "איזה שכר לימוד ישלם הארגון" עולות מצד חבריו. על אחת כמה וכמה כשמדובר בכניסה לתפקיד בכיר.

כניסה לתפקיד היא שינוי, וכמו בכל שינוי תמיד עולות התנגדויות, והדרכים לבטא אותן הן יצירתיות מאד, החל מביטוי "פסיבי" כמו איחורים לישיבות וכלה בהתנגדות ברורה וישירה (עימותים גלויים, ערעור על סמכות בנוכחות אחרים, אי ביצוע משימות וכו'). בארגוני שינוי חברתי הכניסה לתפקיד יכולה להיות אפילו מאתגרת יותר. פרופיל טיפוסי (וסטריאוטיפי) של אנשי השינוי החברתי הוא אדם ערכי, מסור, מחויב, לעומתי, ציני, רווי מאבקים וביקורתי, ולא פשוט להיכנס לסביבה כזאת שחווה שינוי. הכניסה לתפקיד יכולה להיות תקופה קשה המחייבת "עמוד שדרה ניהולי" שיסייע לך להתמודד באופן אפקטיבי ובונה עם התנגדויות שכאלה.

בדידות

בתחילת הדרך, (וגם בהמשכה) קיימת "בדידות בצמרת", וכתוצאה מכך עולה כמיהה גדולה לחיבור ולשיתוף בידע בין המנכלים, בעיקר בשלב של כניסה לתפקיד. אפשר לחפש מנכ"לית ותיקה שתשמש כמנטורית, אפשר לקיים מפגשי עמיתים – peer to peer, אפשר להסתייע ביועץ ארגוני מלווה.

ממשקי עבודה עם הוועד המנהל

ממשקי העבודה עם הוועד המנהל לא תמיד ברורים ומובנים מאליהם. כאמור לוועד תפקיד חשוב, והוא יכול לנוע בין מעורבות מינימלית להתערבות משתקת וגם כאן, הנורמות מתעצבות מחדש בעת כניסה של מנכ"ל/ית חדש/ה . כדאי להשקיע זמן לבניית "חוזה עבודה" עם הוועד המנהל ודרכי העבודה של הוועד מול הארגון.

עבודה עם התורמים

יש לעיתים נטייה להשאיר את נושא גיוס המשאבים לזמן מאוחר יותר, אבל זו טעות. מדובר על מרכיב קריטי שתופס נפח נכבד מחיי היום היום הארגון, וכמה שהוא אולי מאתגר מומלץ להכיר וללמוד אותו כהלכה כבר בכניסה לתפקיד, שכן הוא קריטי ליציבות הארגונית.

מיקוד במשימה לעומת מיקוד באנשים

בכניסה לתפקיד קיים קושי גדול בהבחנה בין עיקר לטפל, הכל מציף והכל נראה חשוב ודחוף, גם בעיות אישיות בין חברי הצוות, וגם הצורך בתגובה לסדר היום הפוליטי המשפיע על התנהלות הארגון. בשיחות שלי עם מנכ"לים בכניסה לתפקיד הם מעידים על עומס גדול מאוד ועל קושי בניהול זמן.

ולסיכום: 14 עצות זהב

1. אל תנסי להיכנס לנעליה של קודמתך בתפקיד – את אחרת וטוב שכך.
2. אמצי לעצמך חשיבה דו ממדית בה את כמנהלת מוצאת את המינון הנכון בין למידה ובין ההתמקמות הניהולית שלך בארגון.
3. בחודש הראשון השקיעי בלמידה תאמי לעצמך פגישות עם בעלי תפקידים: מנכ"ל או מנכ"לית מהעבר ולמדי על העשייה שלהם בארגון; עם היו"ר או נציג/ה מרכזי/ת מחברי הועד המנהל ולמדי על הציפיות שלהם ממך ומהארגון; קיימי שיחות אישיות עם כל אחד מחברי הצוות הבכירים וגם עם חברי צוות נוספים, ומהם תלמדי על הארגון, על צרכיו, על צרכיהם האישיים; היפגשי עם תורמ/ת מרכזי/ת, תציגי את עצמך ותשמעי מה איך הם רואים את האתגרים בזירת הפעולה של הארגון.
4. שבי גם עם מנכ"לים מארגונים מקבילים ותשמעי מהם מה האתגרים שלהם? איך מתמודדים איתם, ואיך נראה הלו"ז שלהם.
5. כתבי לעצמך תפיסת תפקיד ניהולית: מהם הערכים המובילים שלך, ולמה? מהם העקרונות החשובים לך, ולמה? ומהם הקווים האדומים שלך?
6. ביום הכניסה הפורמאלית שלך לתפקיד שלחי מייל כללי המציג אותך ומזמין אנשים ליצור איתך קשר; הקדישי זמן להסתובבות נינוחה בין עובדי הארגון, לאמירת שלום ולחיצות ידיים חמימות. כמו כן, דאגי לסביבה נעימה עבורך – עציץ, תמונה, שטיח, כל מה שיעשה לך טוב (ולא יהיה לך זמן לעסוק בזה אחר כך).
7. תכנני לך מראש את החודש הראשון בתפקיד וסמני בתוכו מופעים שאסור לך לוותר עליהם, פגישות שאת חייבת לקיים, ביקורים שאת חייבת לעשות, סמני לעצמך דברים שאפשר לדחות – קוראים לזה "הצבת גבולות".
8. חודשיים מיום הכניסה לתפקיד קיימי שיחת פתיחה עם כלל הארגון, הציגי את עצמך ושתפי מה למדת על הארגון. כתבי לעצמך מסרים מרכזיים לשיחה, ערכי סימולציה עם מישהי שאת סומכת עליה, כדי שתיתן לך משוב מאיר עיניים על הדרך בה עוברים המסרים שלך. חשבי על מקום נוח בו תרצי לקיים את השיחה, על הרכב המשתתפים, על משכה, ועל הטכנולוגיה הנדרשת, אם בכלל.
9. אל תכריזי, ובוודאי אל תכניסי שינויים מהותיים בארגון לפני שבדקת כיצד הארגון פעל לפני בואך. חשוב שתביני מהן הסיבות שככה נקבע או שכך נוהגים לפני שאת מציעה לשנות.
10. קבלי החלטות. זהו תפקידך כמנהלת. ומצד שני, דחי קבלת החלטות שאינך חשה בטוחה מספיק לקבלן.
11. אל תייצרי מחויבויות אם טרם ביררת האם תוכלי לעמוד בהן.
12. השאירי את דלתך פתוחה, אבל דעי גם לסגור אותה כשאת נזקקת לזמן מחשבה ושקט משלך.
13. נסי לחשוב על מיהו "המטבחון" שלך – מיהם הא.נשים שתרצי לשתף בדילמות, שאלות, תסכולים והצלחות. ברגע שתביני מיהם/ן, נסי לקבוע מופעים קבועים בלו"ז בו תיפגשי עימן/ם.
14. ואל תשכחי לשמוח:) את בתפקיד מוביל בארגון שפועל לשנות את המציאות, ולהפוך את החיים של כולנו לטובים יותר.

"אתה מתחיל הכי מהר שלך ולאט לאט מגביר"

אז זהו שלא. יכול להיות שאת מרגישה כאילו זרקו אותך למים ומצפים ממך לשחות הכי מהר שאת יכולה, אבל הפוסט הזה כאן כדי להזכיר לך שמותר לך לעלות לרגע לגדה ולהסתכל סביבך, ולתכנן לאן בדיוק את רוצה להגיע. את יכולה לאחוז באיזה בול עץ, ולצוף מעל המים או "להישען" לכמה רגעים על קולגה שנראית לך יציבה מספיק, ובעיקר לנשום עמוק ולהיזהר לא לבלוע יותר מידי מים.

רוצה מידע נוסף? מוזמנת לקרוא על תפיסת תפקיד המנכ"ל החברתי (באתר שיתופים)