סליחה, מי כאן אחראית על הכיף?

צילום:גלעד קוולרצ'יק

באחת השיחות שלי עם אנשי ארגון העוסק בשימור טבע עירוני, אמרו לי הפעילים: "מה את רוצה? לנו אין ערימות של מתנדבים כמו ל'רובין פוד'". שאלתי אותם: "מה לדעתכם עושים ברובין פוד נכון, ככה שהם מצליחים למשוך ולשמר "ערימות" של מתנדבים?" התשובה שלהם הייתה פשוטה: "פשוט ממש כיף להתנדב שם".

הכלל הראשון בניהול מתנדבים או פעילים בארגון שלכם, או איך שקוראים לזה היום: ניהול קהילה, זה שיהיה להם כיף. כיף לבוא, כיף לפעול, כיף להיות יחד. שליבם יתרונן בכל פעם שהם מספרים שהם פעילים בארגון שלכם. אצל כל אחד ממתנדבי הארגון, ופעיליו ה"כיף" מורכב קצת אחרת ועונה על מארג צרכים משתנה. רק תזכרו שרווח עיקרי של המתנדב.ת מתבטא בכך שהוא והיא יודעים, וגם הארגון יודע – שלהתנדבות שלהם יש ערך.

מנהלת מתנדבים או מנהלת קהילה טובה, אחראית על ה"כיף" הארגוני הזה. שזה בעצם אומר שיש לה את התפקיד הכי כיפי בארגון:) באחריות מנהל/ת הקהילה בארגון לדאוג לתמהיל נכון של פעולות ומפגשים כך שלכל פעילי ומתנדבי הארגון תהיה אפשרות להתנסות בחוויה חיובית ורצון להמשיך לבוא.

ניהול מתנדבים זה אומר היכרות וחיבורים

אנשים, באשר הם, רוצים להרגיש שהם חלק ממשהו, מקבוצה, מרעיון. הם רוצים שיראו אותם, לחוש שהם קיימים, באמצעות עשייה משמעותית או קשרים בין אישיים חזקים. בעבודה שלך עם מתנדבים או פעילים תדאגי שהם ירגישו חלק רצוי, מקובל ואהוב בארגון. תכירי אותם אישית, תשוחחי איתם מפעם לפעם, תזכרי להתייחס לימי ההולדת שלהם בקבוצת הוואטסאפ, לציין את הערך הסגולי שלהם בפורומים שונים, ולהתייחס לקיומם במהלך אירועים בארגון.

תפתחי קבוצות ווטאספ ייעודיות לפעילי הארגון: האחת סגורה לתגובות ובה תשלחי עדכונים חשובים ואחת נוספת פתוחה ל'חפירות' וליצירת הקהילה והקשר בין הפעילים. בנוסף את גם יכולה לתחזק עמוד פייסבוק או קבוצה ולהעלות לשם תכנים הקשורים למטרות הארגון אבל גם להקדיש בו מקום לפעילות עצמה: לתמונות, לציטוטים, ולכתבות.

בנוסף לקשר האישי חשוב שגם תחברי ביניהם ובין חברי הארגון וחברותיו. הדרך הקלה ביותר היא לתפעל את הקשרים הוירטואליים: לשלוח ניוזלטר עם עדכונים והזמנות לאירועים קרובים, ובו להקדיש פינה של "מתנדבי החודש". שימי לב כשאת בוחרת תמונות מאירועים ופגישות שיהיו בהן פרצופים שאנשים יוכלו לזהות בהן את עצמם ויחושו שייכים.

ניהול מתנדבים אומר גם מפגשים אמיתיים

מעבר למה שקורה און ליין, תמצאי הזדמנויות למפגשים אמיתיים. אין תחליף להרגשת הדבק והחברותה הנרקמת במפגשי פעילים. תתכנני רצף ריתמי של פגישות, לפי הצורך הארגוני והיכולת של הפעילים. תוכן המפגשים יכול לנוע מעדכונים, דרך למידה משותפת של חומר, מפגש עם אישיות מעניינת, תכנון פעילות, ועד למפגשים חברתיים גרידא. זאת ועוד: מפגש פעילים יכול להיות הזדמנות נהדרת לשתף את הפעילים בשאלות ארגוניות אסטרטגיות ככה גם נהנים מחכמת ההמונים וגם מגבירים את החיבור שלהם לארגון.

כמה נקודות להצלחת המפגשים: תפיצי את ההזמנה מספיק זמן מראש. בפגישות עצמן תדאגי שכולם מכירים את כולם. תקפידי על סבב שמות ומה נשמע בתחילת כל מפגש ואת יכולה גם להוסיף שאלה הקשורה לנושא הערב. אם מדובר על קבוצה גדולה כדאי גם להשתמש במדבקות שם. תחשבי מראש איך ליצור אווירה נעימה וכייפית – כמובן שכיבוד יהיה מבורך. תפתחי את המפגש עם עדכונים מהנעשה בארגון: אנשים אוהבים להיות מעודכנים, להיות בעניינים. אם רוצים לקיים דיון עדיף לפצל לקבוצות קטנות ולאסוף תובנות במליאה. לקראת המפגש את יכולה אפילו לעודד נסיעה משותפת (car-pool), כדי להדק את הקשרים וליצור היכרות מקדימה בין הפעילים.

כמנהלת קהילה את נדרשת לליווי המתנדבים בארגון כמו מנהלת מחלקת משאבי אנוש: לדאוג לגיוס ולהשמה של המתנדבים לתפקיד המתאים להם ביותר, לדאוג לכך שיכירו את הארגון ואת אנשיו, לספק להם את הכלים וההכשרות שהם זקוקים להם על מנת לבצע את המשימה שלקחו על עצמם. יש קווים מקבילים רבים בין ניהול עובדים לניהול קהילת מתנדבים. ואין לצאת מנקודת הנחה שמתנדבים יעשו "חצי עבודה" או "יזלזלו" כי הם "רק מתנדבים". אם תצליחי לייצר מצע שיעודד ויאפשר מקצועיות בהתנדבות בארגון שלך- המתנדבים שלך יהיו מקצועיים בתחומם.

ערכי איתם שיחות חתך מעת לעת כדי לוודא שישמרו את מה שהם עושים טוב וישפרו את מה שדרוש שיפור ותשמעי את תובנותיהם על התנהלות הארגון. חייבים לזכור שמתנדבים שבחרו להתנדב בארגון שלנו רוצים לבצע את תפקידם על הצד הטוב ביותר ולכן אל לנו לחשוש מלתת משוב בונה ולהיטיב את יכולותיהם בביצוע ההתנדבות.

הבנת מניעי התנדבות ככלי לניהול מתנדבים

אם תצליחי לתת מענה טוב לצרכי המתנדב הוא יעבור חווית התנדבות טובה, כזו שתממש את יכולותיו, תעזור לו להגשים את עצמו, תשאיר אותו בארגון ותעודד אותו להמשיך לפעול גם בארגונים אחרים. איך עושים את זה?
תתחילי מפגישות אישיות, בהן תערכי הכרות מעמיקה עם המתנדבים. נסי לאתר את הצורך האישי שהביא את המתנדב.ת לארגון: האם זהו צורך זולתני, שנובע מתוך חיבור עמוק למטרות הארגון ומתוך רצון ל"הציל את העולם" ולעזור לאנושות או צורך אישי של התפתחות, הגשמה עצמית, רצון לצבור ניסיון בתחום מסוים, לזכות בהערכה וכו' או שאולי מדובר על צורך חברתי, של מי שמבקש להשתייך וליצור קשרים בין-אישיים.

המניעים להתנדבות משתנים במשך הזמן. כך למשל, כאשר אני הגעתי כסטודנטית צעירה ל"מגמה ירוקה" הייתי מלאה באידאלים וברצון עז להציל את השטחים הפתוחים וחיות הבר בישראל. רכז הארגון הבחין בכך וראה שאפשר לרתום אותי לפעילות אקטיביסטית נגד כביש חוצה ישראל וכך לתת לאנרגיה שבי לצאת בצורה חיובית. כשבגרתי קצת, חיפשתי ניסיון בתחום של משאבי אנוש, ולכן הצטרפתי כחברת ועד למנהל הארגון, וסייעתי לו בתהליך גיוס עובדים ועובדות לתפקידים שונים בארגון.

תכנני את אירועי הארגון כך שכל מפגש ואירוע יכללו אלמנטים של חברה, משמעות ותרומה, והתפתחות אישית וכך תתרמי לחווית ההתנדבות הטובה של מירב המתנדבים, גם בארגונים מרובי המתנדבים.

המניעים השונים גם משפיעים על אופי התגמול למתנדבים. פעיל המבקש הערכה יהנה מאוד מערב הוקרה למתנדבים, עם ציון שמות המתנדבים המצטיינים, או מפינת "המתנדב המצטיין" בניוזלטר החודשי, לעומת מתנדב המחפש שייכות שימצא עניין במפגשים חברתיים, ואירועים. לא תמיד תוכלו להתאים לכל מתנדב גמול למידותיו, אבל כן חשוב שכשאתם חושבים על תגמול קחו בחשבון את הצרכים השונים.

עוד ממד חשוב בחיזוק הקשר לארגון והשייכות הוא להבין כי הכוח המתנדב בארגון, בעיקר פעילים קבועים ומתמידים הוא חלק אינטגרלי מהארגון. כדאי לכם לחשוב איך כל משימה שאתם עושים, יכולה להפוך להזדמנות לשלב את הפעילים בחיי היום יום שלכם.

מעורבות ועשייה

תני לפעילים ותיקים להיות אחראים על גיוס מתנדבים חדשים בעת אירועים ציבוריים של הארגון: שיעמדו בדוכן ויזמינו מתעניינים לשמוע על ההתנדבות בארגון – אין כמו עדות מיד ראשונה על כמה כיף אצלכם בארגון. ובכלל, בכל אירוע ציבורי תדאגי שיסתובבו בקהל מתנדבים עם טופס הצטרפות שכולל גם עמודה להתנדבות, וכדאי גם להציע מראש סוגים שונים של התנדבות.

בנוסף, תעודדי יוזמות של פעילים ותדאגי שהארגון יתמוך ואף יפנה משאבים ליוזמות אלו. פעילות הצומחת מהשטח חשובה לא רק לשם הפעילות עצמה אלא גם לתחושת השייכות של הפעילים בארגון. אחריות על פעילות או תחום מחזקת את ההרגשה העמוקה שהם תורמים להצלחת המשימה והגשמת מטרות הארגון.

ואסיים בסיפור:

בספטמבר 2004, חגגנו את "יום התחבורה הציבורית הראשון בישראל" ביום זה הפעלנו מעל 150 מתנדבים בשישה מוקדי פעילות לאורך כל היום. בתהליך התכנון והארגון שלקח כארבעה חודשים, הקפדנו לדאוג שלכל שורת משימה בתכנית העבודה, קטנה כגדולה, יהיה מוגדר שם של פעיל או פעילה שאחראים עליה.

כמובן שכל משימה הותאמה ליכולות ולרצונות של הפעילים. ביום האירוע עצמו, אנחנו, שהיינו מנהלות מערך המתנדבים, לא עשינו הרבה. כולם ידעו מה הם אמורים לעשות ומתי, היו להם כל הכלים והידע הדרוש לביצוע המשימות שלהם, ואנחנו הסתובבנו בין המוקדים, ודאגנו שלכולם כיף.

בינואר 2020, השתתפתי בכנס סביבתי, ניגשה אליי אישה ואמרה לי: "סליחה שאני לא זוכרת איך קוראים לך, אבל את הטעם של הארטיק שחילקת לי ביום התחבורה הציבורית הראשון בבאר שבע – אני לא אשכח. באת לי בדיוק בזמן. יחד עם החיוך שלך והוקרת התודה, זה מה שגרם לי להישאר במגמה ירוקה שנים ארוכות אחר כך".

שיהיה לכם אחלה ניהול קהילת מתנדבים שיכול להיות?

*נעים מאוד, אני רחלי ואני "פרגנית". אני בונה יחד איתכם תהליכי שינוי והתפתחות, אישיים, ארגוניים וקהילתיים ואז אני מפרגנת לכם בלב מלא על ההצלחות שלכם. אני מלווה לשינוי חברתי בארבעה מישורים: יועצת לארגונים בחברה האזרחית, מלווה יזמות חברתית קהילתית, מפתחת תכניות למנהיגות מקומית ולשותפות ציבורית וגם: מאמנת אישית ומלווה תהליכי חיים לנשים ואנשים שרוצים לעשות טוב. אני עושה טוב לביתי, אישי וארבעת ילדי וחיה בשמחה ובהודיה בקריית טבעון.