איך תנהלו קבוצת ווטסאפ של פעילות ופעילים

צילום:צילום:גלעד קוולרצ'יק. קמפיין מימון המונים הקרן החדשה לישראל 2022

בשבועות האחרונים הצטרפתי לכ-20 קבוצות ווטסאפ שקשורות למחאה בהפיכה המשפטית. רוב הקבוצות הן אד-הוק, שנוצרו כדי לקדם מטרה ממוקדת, כגון: חשיבה משותפת, שיתופי פעולה, מידע ועדכונים (על מחאות, אירועים, פרסומים בנושא מסוים וכד'). כל קבוצת ווטסאפ שונה בגודל, בהרכב או מטרה משלה, חלקן שקטות ובחלקן – הצפה והרבה הסחות דעת.

חלק מהקבוצות ביוזמה פרטית, ואחרות נוצרו על ידי פעילות ופעילים במחאה או נציגי ארגונים. חלק מהקבוצות הניבו כבר פעולה משותפת ובאחרות עדיין לא נבנו הסכמות, לעיתים מדובר על אנשים שאני מכירה ולעיתים הן מלאות ב-300 "פנים" חדשות (שאת חלקם כבר למדתי לזהות והוספתי לרשימת הקשר שלי).

קבוצת ווטסאפ פתוחה היא כזאת שמיועדת לקהל שהגדרתם ותרצו שיצטרף, בין אם מדובר על עובדות סוציאליות, פעילי סביבה, נציגי ארגונים חברתיים או הורים בישוב. העיקר שמדובר על אנשים שרוצים להצטרף כי הם מזדהים עם המטרה המוצהרת שהחלטת לקדם.

למה לפתוח קבוצת ווטסאפ?

יכול להיות שיהיו כאלה שימליצו על פלטפורמות אחרות, כמו פייסבוק, אינסטגרם או טלגרם. זה כמובן אפשרי, אבל אני מוצאת שלהתארגנות ראשונית, ולקבוצה שרוצים להעביר בה מידע מיידי – הווטסאפ היא האפליקציה המתאימה ביותר.

למה? כי כולם נמצאים שם. כי היא קלה לתפעול, נגישה ומשתפרת כל הזמן בפיצ'רים למנהלי קהילות. היא מאפשרת העברה מהירה של מסרים ותכנים לקבוצות בגודל משתנה. ניתן להוביל במסגרתה תהליכי קבלת החלטות פשוטות על ידי שימוש בחכמת ההמונים, ובתוספת סקר, בו ניתן מהר יחסית לאסוף מידע על העדפות של חברי הקבוצה.

רגע לפני שאת פותחת קבוצת ווטסאפ

תפקיד המנהל.ת? – מי שפותח ומנהל קבוצה יש לו אחריות ליצירת מרחב שיח בטוח ומכבד. צריך לקחת בחשבון שפעולת הניהול מצריכה השקעת זמן, מחשבה ואנרגיה.

לנהל יחד – כדאי לגייס עוד 2-3 מנהלים לקבוצה (אפשר גם אחרי הפתיחה), לשתף אותם בכללים ולדאוג שמשימת הניהול תהיה ברורה. האם לפי חלוקה לזמנים או בדרך אחרת? העיקר שיהיה מענה לחברי הקבוצה, ובזמן סביר. אפשר לשלוח בקשה ממוקדת, כגון: אני מחפשת שותף לניהול את הקבוצה- לשלוח בפרטי לכל משתתף חדש את כללי מרחב העבודה ואת ההזמנות של אותו שבוע.

מה מטרת הקבוצה? – נסחי מטרה ברורה למה מיועדת הקבוצה, להתייעצות, לשיתוף, לידוע?

להחליט על כללים של הקבוצה – שעות פעילות הקבוצה, שימוש בשפה ושיח מכבד, אופי הפוסטים (מה ניתן לפרסם ומה לא), כללי שיח, את מי אפשר להזמין לקבוצה, איזה דיונים מתאים לקיים בקבוצה ואיזה דיונים בפרטי.

סנקציות – לקבוע סנקציות במקרה של הפרת כללי הקבוצה ומתי תפעילי אותן, למשל: חסימת האפשרות לתגובות של כולם, מחיקת תגובה, חסימת משתתף או הוצאתו מהקבוצה.

איך לנהל קבוצת ווטסאפ?

קל מאוד לעזוב קבוצה וקשה לשכנע אנשים לחזור. לכן חשוב מראש ליצור קבוצה שאנשים ירצו להישאר, השאלה, איך עושים את זה?

שקיפות והנגשת מידע – תוסיפו לתיאור הקבוצה את מטרת הקבוצה, למי היא מיועדת, מה כללי השיח ואיך מתקבלות החלטות, מה סמכויות מנהל.ת הקבוצה, למי ניתן להעביר את הקישור וכד'.

ניתן להוסיף קישורים או מסמכים רלוונטיים – כל מידע שהוא חשוב למצטרפים חדשים. ניסוח מסרים ובהירות – הניסוח צריך לקחת בחשבון שמדובר על קבוצה מגוונת. לכן צריך להקפיד לנסח מסרים באופן מכליל ופוזיטיבי. חשוב להזכיר את המטרה המשותפת, ולהימנע כמה שניתן מלנקוט צד בוויכוח.

ניתן ליצור פורמט עיצובי ברור לסוגים שונים של הודעות: הודעה מטעם מנהלת הקהילה, הודעות על מפגשי אונליין. סוג של "פינות תוכן" שעושות סדר לחברי הקבוצה.

שמירה על גבולות וכללי הקבוצה – אם יש תכנים שחורגים מהכללים, צריך לומר זאת ולהפנות לכללים. אם הדיון נמשך – עדיף לעצור אותו כך שלא יהיה ניתן להגיב בקבוצה (כנסו ל"הגדרות קבוצה" > "שליחת הודעות> ובחירה ב "מנהלים בלבד").

אם מישהו מפר את כללי הקבוצה או השיח, קבעו לכם מדרג פעולות שיהיה ברור לחברי/ות הקבוצה: לפנות בפרטי ולבקש ממנו להפסיק, לבקש ממנו למחוק פוסט, למחוק בעצמכם ואף להוציא אותו מהקבוצה. החלטה להוציא מהקבוצה דורשת מכם להפעיל שיקול דעת ואם יש מנהלים נוספים תתייעצו איתם קודם לכן.

בנייה וחיזוק קשרים – אולי בהתחלה הקבוצה תראה כמו אוסף של מספרי טלפון לא מוכרים אבל בהמשך כדאי להוסיף להם שמות. איך תעשו את זה? תפנו אישית לחברי הקבוצה ותציעו להם להצטרף לפעולה או מסוימת או שתזמינו אותם להתבטא, להגיב אם ראיתם שבדרך כלל המסרים שלהם חיוביים ומוסיפים לאווירה החיובית של הקבוצה.

אטרקטיביות ורלוונטיות או איך ליצור תחושת FOMO (Fear of Missing Out)? מקפידים על תוכן מותאם למטרת הקבוצה. שואפים שרוב התוכן יגיע מהמשתתפים – "אני ממליצה על…" "אני מתכוונת להגיע ל…", "מה דעתכם לגבי?".

אם יש תוכן שהועלה ואינו תואם את מטרת הקבוצה – אפשר לבקש למחוק (או מחקו בעצמכם אם החלטתם מראש שאחד מהכללים הוא שאתם יכולים למחוק בעצמכם).

אם יש צורך באיסוף מידע על נושא מסוים אפשר לפתוח קובץ שיתופי ולבקש מהמשתתפים לעלות שם את החומר (כך גם ימנע הצפה של הקבוצה בתכנים).

במהלך השיח, אם יש שאלה או תגובה, שאינה מקדמת את הדיון אז אפשר לבקש לענות עליה באופן פרטי או אם יש תגובה לא מותאמת ניתן לבקש להסירה (או למחוק את התגובה ישירות).

ויסות רמת האינטנסיביות: ניתן ליצור מרחב דיון בתוך הקבוצה (למשל להגדיר שעות פעילות לצורך מסוים) או מחוץ לקבוצה- מפגש בזום או מפגש פיסי.

הקשבה לצרכי הקבוצה (משתתפיה) הן ברמת התוכן והן ברמת התהליך. למשל: סיכום עיקרי הדיונים שעלו במהלך היום, פתיחת קבוצת שקטה רק להודעות במקביל לקבוצת הדיונים, שינוי כללי הקבוצה בהתאם לצורך, קריאה לפעולה.