ניהול המשימות בארגון בעת מלחמה בעזרת תוכנית עבודה לחירום

צילום:ליאור שגב, שתיל סטוק

בזמן מלחמה קשה לנהל את המשימות בארגון. פניותם של רבים מהעובדים מוגבלת. חלקם מגויסים למילואים, מפונים מבתיהם, נשארו בבית עם ילדים, או כמו כולם – מודאגים וטרודים. ולמרות זאת, העבודה צריכה להימשך, לעיתים דווקא עכשיו יותר מתמיד. לשם כך, אנו מציעות לבנות תוכנית עבודה, שתסייע לנו לנהל את המשימות באופן המותאם לשגרת חירום.

הצעד הראשון בניהול משימות בעת הזו הוא דווקא מיקוד באנשים וגמישות מולם: לברר מה היכולות שלהם, מה הצרכים שלהם, ומה מצבם כעת. לאחר שאנחנו יודעים את כל אלה ומתגבשת לנו תמונה של המשאב האנושי והמסוגלות שלו, נוכל לגשת לניהול המשימות. [קראו גם את הפוסט: ניהול ארגון בשגרת חירום]

במהלך הזה נשמור על שלושה עקרונות: קצר, תכוף וגמיש.
נכוון לקצר ו'להדק' את המשימות, הפגישות והתהליכים. נבחן את המצב של האנשים והתקדמות התהליכים לעתים תכופות יחסית, ונתגמש בהתאם לצרכים וליכולות המשתנים.

תבנית לבניית תוכנית עבודה לחירום להורדה

1. הגדרת המטרות לעת הזו

בימים של מלחמה היכולות הארגוניות מוגבלות, וקשה יותר למלא את המשימות שתוכננו במלואן. במסגרת תוכנית עבודה לחירום חשוב שתבחרו מספר מצומצם יחסית של מטרות שמותאמות למצב הנוכחי ולמסוגלות הארגון. כדי לזהות אותן, נשאל את עצמנו:

• מה הכי חשוב לנו להשיג כעת?
• למה אנחנו מסוגלים כעת?
• מה הצרכים בשטח שעולים מתוך המציאות שהשתנתה?

2. יצירת קובץ משותף

תכנית העבודה לזמן חירום צריכה להיות ממוקדת ופשוטה ולא מסובכת לתפעול. ולכן נשתמש בכלי שהארגון כבר מורגל בו – Excel, Google Shhets, Trello, Monday, או מערכת אחרת, בדגש על פשטות ונגישות. נשמור את הקובץ במקום שלכל חברי הצוות יש גישה אליו, אם זה שרת משותף, אפליקציה שלכולם יש אליה גישה או בגוגל דרייב.

בראש הקובץ נרשום את המטרות שבחרנו להתמקד בהן בתקופה הקרובה.

3. פירוק המטרה למשימות

את המטרות שהגדרנו נפרק למשימות קטנות יחסית, קטנות יותר ממה שהיינו עושים בימים של שגרה. הסיבות לכך הן שאנשים לא תמיד פנויים למשימות ארוכות ומורכבות, וממילא המציאות משתנה בתדירות גבוהה, ולעתים צריך להתאים את המשימות מחדש. חשוב להגדיר את המשימות במונחים תוצאתיים ככל האפשר. כלומר: מה בדיוק צריכה להיות התוצאה של המשימה הזאת? אם אפשר לנקוט ביעד כמותי, זה יעזור לנהל את המשימה בהצלחה.

4. אחראי לכל משימה

את הגדרת האחריות נעשה במשותף עם הצוות ונתאם ציפיות ביחס לתוצאות הנדרשות. מומלץ להוסיף שותף או שותפה לביצוע המשימה, כדי לאפשר עבודה ביחד. זה אמנם לא תמיד חסכוני מבחינת משאבים, אולם עבודה משותפת יכולה לתרום לתחושת הרווחה והתמיכה שהעובדת חווה, ובתקופה זאת יש לכך ערך רב.

5. מועד לסיום המשימה

את מועד סיום המשימה נתאם במשותף עם העובדים האחראים על ביצועה. כדאי לכוון לפרקי זמן קצרים יחסית, בשל הקשב הנמוך והשינויים המרובים הצפויים. אם נראה שהיעד רחוק מדי, אפשר לפרק את המשימה לכמה חלקים. רצוי להוסיף עמודת תקציב, שבה נרשום את הסכום או את מקור התקציב. במקביל יש לדאוג כמובן שהתקציב והתזרים הארגוניים מעודכנים בהתאם לשינוי שעשיתם בתוכנית.

6. נוסיף עמודת 'סטטוס' לעדכון שוטף על ידי חברי הצוות

חשוב שחברי הצוות יכנסו לתכנית באופן סדיר ויעדכנו את סטטוס המשימות. רצוי לפחות פעם-פעמיים בשבוע.

7. ניהול שוטף

הטמעת השימוש: תפקידה של המנהלת הוא לא רק ליצור את התוכנית, אלא גם להוביל את השימוש בה. יכול להיות שזה יצריך תזכורות מרובות לחברות הצוות שיעדכנו את הסטטוס של המשימות שלהן. זה בסדר, וזה חלק בלתי נפרד מהתהליך.
ניהול ובקרה: כדי לנהל באופן שוטף את המשימות בעזרת התוכנית, יש לבדוק אותה בתדירות גבוהה, לעבור על המשימות האישיות של כל עובדת בשיחות שוטפות שבועיות, ויחד עם הצוות בישיבת צוות שבועית.
למידה והתאמה מחדש של המשימות: בישיבת הצוות כדאי לאסוף התרשמויות, לקחים ומסקנות מהביצוע עד כה, ואם צריך – אז לעשות דיוקים למשימות שנקבעו, לשנות אותן, או אפילו להפסיק אותן ולהחליפן במשימות אחרות.

התמונה המשותפת שהולכת ומתעדכנת כל העת היא דרך מצוינת להגביר את מעורבות חברי הצוות, וגם ליצר מעט יותר ודאות ויציבות בתקופה שמאופיינת בהרבה פחד, חוסר יציבות ודאגה.