ישיבת צוות קבועה בזמן חירום

אחת מהשגרות הניהוליות החשובות בשגרת חירום, היא ישיבת צוות קבועה בזמן חירום. ישיבה כזו שומרת על חווית רציפות אצל כל אחד ואחת בצוות, משפרת את הלכידות הקבוצתית, מאפשרת תמיכה הדדית, מגבירה תחושת שליטה בשל העדכונים מה נעשה היום בארגון, ומכוונת את הצוות לעשיה במידת האפשר. כל המאפיינים האלה – לכידות, תמיכה חברתית, חוויה של שליטה ועשיה תפקודית – הם הגורמים המשמעותיים ביותר לשיפור החוסן ויכולת ההתמודדות.

המחזוריות חשובה

את ישיבות הצוות כדאי לקבוע מראש, במידת האפשר ביום ובשעה קבועים, רצוי אחת לשבוע לפחות. הסיבה היא שמחזוריות יכולה להעניק תחושה של יציבות או של מעט שגרה בתוך הכאוס.

מומלץ לקיים ישיבות תכופות יותר וקצרות יותר מאשר בימים שלפני המשבר. הן בשל השינויים התכופים והן בשל טווח הקשב שמצטמצם אצל כולנו בזמן חירום. אם ממשיכים להגיע למשרד, אפשר אפילו לעשות ישיבה יומית קצרצרה בתחילתו של כל יום. אצלנו, למשל, בצוות בניית יכולות בשתיל נהגנו לקיים ישיבה בת שעה וחצי אחת לשבוע. כעת, בזמן החירום הוספנו עוד ישיבה קצרה יותר באמצע השבוע, כדי שנוכל להישאר מעודכנות בשינויים הרבים, למצוא פתרונות לבעיות משותפות ולתמוך זו בזו בעת הקשה.

איך לבנות את הישיבה?

שאלת פתיחה: הציגי שאלה שמאפשרת שיתוף וחיבור בין האנשים, ושהמשתתפים ישיבו עליה בסבב. למשל: דבר אחד טוב שקרה לי השבוע, מה עוזר לי לשמור על תקווה, איך אני מרגישה היום ולמה אני זקוקה מהארגון?

עדכון: עדכני מה חדש בארגון, מה קורה במחלקות אחרות, איזה החלטות חשובות התקבלו לאחרונה, מה צפוי בהמשך ואיזה משאבים הארגון מעמיד לתמיכה בעובדים. בנוסף עדכני אם יש צורך ב Folow Up על נושא שעלה בישיבה הקודמת וצריך לתת עליו מענה. אפשרי שאלות אם יש, אבל נסי לשמור על העדכון קצר וממוקד.

משימה: דוני במשימות עם הצוות באופן משתף, במטרה למקד את הקשב בעשיה ובמטרות הארגון, לאפשר סינכרון בין המשימות השונות, לזהות בעיות או צרכים שעולים ולמצוא פתרונות. תוכלי לעשות זאת במספר דרכים: כל עובד ישתף בקצרה בעשיה שלו, מעבר על תוכנית העבודה המשותפת שלכם ובירור ועדכון בסטטוס של המשימות השונות, או סימון ההישגים שקרו השבוע והקשיים שצצו. שמרי על עיקרון מנחה לקצר ולמקד, ולא לאפשר 'מונולוגים' ממושכים או ויכוחי סרק.

סיכום: סכמי אקשן אייטמס ברורים שעלו בשיחה. התייחסי לחשיבות של המפגש האנושי, והזמיני לפנות אליך במקרה הצורך. חשוב לשמור על זמנים במידת האפשר ולא לחרוג מהזמן שהוקצה למפגש.

הכתבה הבאה בסדרה

לנה צ'רביצ'ניה | 24 בדצמבר 2023

שלושה עוגנים לניהול מרחוק