תכנית עבודה, בשביל מה זה טוב?

מהיכרות אישית ארוכת שנים עם יזמים ועובדים בארגונים חברתיים, החלק של תכנון פחות בא לנו בטבעיות. במקום להשקיע בכתיבת תכנית עבודה הרבה יותר כיף ומלהיב לעסוק בפעילות שטח או בעבודה תקשורתית ופוליטית, וברור גם למה. הרבה יותר נעים להיות באינטראקציה מעניינת עם אנשים מאשר לשבת מול טבלאות ולחשוב על מטרות, יעדים ומדדי הצלחה. וגם, איך בכלל ניתן לתכנן ולהתחייב למשהו כשפועלים בסביבה דינאמית וכאוטית ומנסים לקדם שינוי חברתי?? אכן נשמע מייגע, מפחיד ואולי גם מיותר.

ובכל זאת, למה אנחנו צריכים תוכניות עבודה, ולמה מדובר בפרקטיקה אשר באופן חד משמעי מהווה אחד המנופים לאפקטיביות וצמיחה ארגונית?

שיחה קצרה בין אליס מארץ הפלאות לחתול נותנת חלק מהתשובה:

אליס: "רק רציתי לשאול אותך לאיזה כיוון לפנות?"
החתול: "ובכן, זה תלוי לאן את רוצה להגיע".
אליס: "לא כל כך משנה לי".
חתול: "אם כך זה לא משנה כלל באיזה דרך תבחרי".

וזה בדיוק העניין. אם בארגון שלכם אין מצפן ברור שמתורגם לתוכניות עבודה עם יעדים ברורים, כל אחד מאנשי צוות יחליט מהי דרך פעולה רצויה בעיניו. התוצאה היא היעדר תיאום, סנכרון ומיקוד וזהו מתכון לכאוס וחוסר יעילות ארגונית. בנוסף לחוסר אפקטיביות ארגונית, למצב זה יש גם מחיר רגשי ומורלי. כשבארגון אין תכנון ולא ברור מי אמור לעשות מה ומתי; וכאשר לא ברור מהו סדר עדיפויות והכול נתפס כדחוף וחשוב באותה מידה, אנשי צוות מרגישים מבולבלים, מתוסכלים ומותשים, מה שכמובן פוגע במוטיבציה ובעשייה שלהם.

אז מה נותנת לנו תכנית עבודה?

סדר. לפחות במבט ראשון. וסדר נותן תחושת בהירות, שליטה וביטחון. צרכים רגשיים אלו חשובים לכלל אנשי צוות ותורמים לתחושת רווחה של עובדים.
יצירתיות. יש עובדים שאוהבים לזרום ולהיות יצירתיים. אך בניגוד לתחושה אינטואיטיבית של חלקנו דווקא בתוך גבולות גזרה ברורים, הרבה יותר קל ליצור ולהיות יצירתיים.
אפקטיביות ואסטרטגיות. אם כארגון חשוב לנו לדעת לאיזה תוצאות אנו רוצים להגיע בסוף שנה הבאה, אז רצוי לפנות לכך זמן וליצור תנאים לתהליך תכנון מסודר. תכנון מוקדם מסייע לדייק צרכים וסדרי עדיפויות, להקצות בהתאם משאבים אנושיים ופיננסיים ולהיערך נכון מבחינת מבנה עבודה (מי עושה מה ומתי) וממשקי עבודה.

היערכות מוקדמת מסייעת לקדם יעדים אסטרטגיים של הארגון באופן יעיל ואפקטיבי יותר ויוצרת תחושת מיקוד.

תכנית עבודה בארגונים ממוסדים

אם אתם פועלים בארגונים ממוסדים, תכנית העבודה שלכם תתבסס לרוב על תיאוריית השינוי ועל התוכנית האסטרטגית של הארגון, המגדירה תוצאות רצויות ודרכי פעולה מרכזיות אשר מובילות לשינוי הרצוי.
מתוך מצפן זה ההנהלה בשיתוף הצוות מגדירה כל שנה יעדים אסטרטגיים לפיתוח וקידום על ידי המחלקות השונות. היעדים האסטרטגיים יכולים להתייחס לתוכן, לדוגמה: פיתוח וחיזוק יוזמות של חברה משותפת או צמצום תופעה של הדרת נשים במרחב ציבורי, או לתהליכי עבודה בארגון, כגון: הגדלת המעורבות של הקהילה או הטמעה של שיטות הערכה בעבודת הארגון. דגשים אלו מהווים בסיס לבניית תכנית עבודה מחלקתיות ואישיות ולהקצאת המשאבים הנדרשת.

כשאתם יושבים לכתוב תוכנית עבודה, חשוב שתבססו אותה על הערכה וניתוח השנה החולפת ותחליטו מה כדאי לשמר ומה ראוי לשפר או לשנות. כמו כן חשוב שתקדישו זמן לאפיון מגמות, טרנדים, הזדמנויות ואיומים ביחס לסביבה החיצונית שבה אתם פועלים, בהקשר פוליטי, חברתי, טכנולוגי או פיננסי. ובמקביל כדאי לנתח את הסביבה הפנים ארגונית כדי לסמן דרכי פעולה אשר יוכלו למנף את החזקות והזדמנויות ולהיערך בצורה אופטימלית יותר לאתגרים פנים ארגוניים צפויים, כגון: קיצוצים או שינויים בצוות. בשלב זה שימוש במודל SWOT יכול לסייע לכם בניתוח הסביבה הפנימית והחיצונית של הארגון.

איך תכנית עבודה צריכה להראות?

קיימים פורמטים וסוגים שונים של תוכניות עבודה. אפשר לכתוב תוכנית עבודה לפרויקט, למחלקה ולכלל הארגון.
רצוי להתחיל לעבוד על בניית תוכניות עבודה לפחות כחודשיים לפני יישומן, במהלך חודש נובמבר– אם הארגון עובד לפי שנה קלנדרית.
כל חבר צוות אמור לכתוב תוכנית עבודה שנתית אשר בקצרה מתארת את הצורך/בעיה המהווים רציונל לתפקיד/פרויקט ותחומי פעילות שלו. תוכנית זו מהווה סוג של חוזה פסיכולוגי בין עובד לממונה שלו, מה שמסייע בשלב של תיאום ציפיות ביחס לתפוקות ותוצאות רצויות ובשלב של הערכת עובד.
רצוי מאד שגם למנהלים תהיה תוכנית עבודה ברורה אשר מגדירה דגשים אסטרטגיים לשנה הקרובה תוך כדי פירוט מטרות ויעדים ביחס לתחומי פעילות שונים, כגון: פיתוח וניהול צוות / משאבים / שותפויות / אפקטיביות ארגונית וכו'.
בדרך כלל תוכניות עבודה בנויות על פי הפורמט הבא:

תבנית לבניית עבודה

אחרי שלכולם יש תוכניות עבודה אישיות תכננו לכם במהלך השנה מועדים לבחינת פער בין תכנון לביצוע. באופן כללי מומלץ שאנשי הצוות יבחנו וינתחו את ההתקדמות שלהם מול תוכנית העבודה פעם ברבעון, וברמה צוותית רצוי שזה יעשה פעם בחציון כבסיס לעדכון או לשינוי תוכניות.

בסביבה הכאוטית שאנו חיים בה חשוב לא לראות בפער בין מה שתוכנן למה שבוצע משהו "רע". אלא חשוב ללמוד מהפער הזה – מדוע מה שהתרחש שונה ממה שתכננו, מה בתנאים הארגוניים או החיצוניים גרם לו – ובעיקר, מה אנחנו לומדים מזה ברמה האישית, המחלקתית והארגונית, ואיך אנחנו נערכים להמשך. דבקים בתכנון המקורי, משנים חלק מהמשימות?

כתיבת תכנית עבודה במיזמים חדשים

בניגוד לארגונים ממוסדים או תוכניות וותיקות שבהם יש ידע וניסיון מצטבר ביחס לצרכים בשטח ודרכי פעולה רצויות, במיזמים בתחילת הדרך יכולים לעלות הרבה מאד סימני שאלה לגבי הדרך שבה נרצה לפעול כדי להשיג את המטרות שלנו. כתוצאה מכך קיימת אי וודאות רבה ולכן כדאי לכם לעבוד עם תוכניות עבודה קצרות טווח בפרספקטיבה של עד חצי שנה.
בדרך כלל כשמפתחים מיזם או פרויקט חדש כדאי להשקיע זמן בללמוד את התחום, למפות את הזירה, לפגוש בעלי עניין רלוונטיים,כדי לדייק את הצרכים ולהיות מודעים לאילוצים והזדמנויות, ועל בסיס זה להחליט איך נכון להתמקם ולפעול.
בתהליכי פיתוח יוזמות חדשות אני מוצאת שכלים של סטארט אפ רזה (Lean Start Up) אשר פותחו בעולם העסקי על ידי אריק ריס, מאד רלוונטיים גם בזירה החברתית. תפיסת עבודה זו יכולה לעזור ליזמים להאיץ את מעגל היזמות בלי לבזבז זמן על תכנון ארוך טווח שעשוי להתברר כמנותק מהמציאות.

השיטה היא שכאשר יש לנו איזשהו רעיון למיזם ואנחנו מפתחים אותו למוצר או שירות חדש, כחלק מהלמידה שלנו כדאי לתכנן ולהוציא לפועל פיילוט או אב טיפוס כפי שנהוג לומר בעולם העסקי. המפגש של הרעיון עם השטח מאפשר לאשרר או להפריך את ההשערות שהיו לנו לפני שיצאנו לדרך, ובהתאם לפידבק שקיבלנו מהלקוחות להפיק לקחים ולדייק את המיזם.

תכנון בהתארגנויות של פעילים

בדומה למיזמים בתחילת הדרך גם בהתארגנויות של פעילים, קשה יותר לתכנן תכניות עבודה לטווח ארוך, במקום זה מומלץ שיהיה תכנון רבעוני-חצי שנתי לשם הגדרת מצפן מוסכם. בניגוד לתכנון בארגונים היררכיים שבהם את סדרי העדיפויות קובעת ההנהלה, בהתארגנויות שטוחות של פעילים תוכנית פעולה נגזרת מתשוקה וענין אישי של אקטיביסטיים אשר מעוניינים לקדם את המטרות ואג'נדה של ההתארגנות.

לאחר מחאת קיץ 2011 חקרתי קצת במסגרת עבודתי בשתיל את האופן שבו פעלו התארגנויות שונות של אקטיביסטים, ולמדתי שאצל פעילים המושגים של תכנון, תוכניות עבודה ואסטרטגיה שנקבעים מראש נתפסים כמשהו נוקשה וריכוזי. מבחינתם תהליכי תכנון דורשים משאבים רבים של אנרגיה וזמן (שאין להם) ולא פעם מגבילים את היכולת להגיב בזמן אמת לצרכים, רצונות והזדמנויות שעולים מהשטח. רוח האקטיביזם מאופיינת בדינאמיות, גמישות, פריצת גבולות, תגובתיות גבוהה ויכולת לאלתר תוך כדי תנועה. לפיכך, למדתי שהתנהלות לפי עיקרון של "אסטרטגיה מתפתחת", נתפסת כמתאימה יותר לאקטיביסטים. אורנה עמוס, שהייתה אז אחת הפעילות המובילות במחאה חברתית מתארת את הרעיון מאחורי אסטרטגיה מתפתחת:

"אני נעזרת בשיטה של "אסטרטגיה מתפתחת". בעיני היא הכי מתאימה לפעולה עם פעילים – האסטרטגיה מתפתחת תוך כדי – עושים פעולות, רואים מה האפקט שלהן ותוך כדי רואים את האסטרטגיה. לעומת אסטרטגיה שנוצרה מראש. למה היא מתאימה יותר? כי זה מאפיין של דמוקרטיה שטוחה ומודלים שהם לא היררכיים, אין מישהו שמחליט על אסטרטגיה אלא אנשים בונים אותה תוך כדי תנועה".

כנראה שתהליכי תכנון נראים אחרת בזירות פעולה שונות. יחד עם זאת, לתחושתי בכל הזירות ירוויחו אלה שידעו לשמור על איזון. הארגונים הממוסדים ירוויחו אם ילמדו מיזמים ואקטיביסטים להיות גמישים, דינאמיים, יצירתיים ועם חיבור לתשוקות של אנשים שעובדים בארגון, ופעילים ויזמים ירוויחו אם ילמדו מארגונים להיות יותר מתוכננים, שיטתיים ואסטרטגיים. כי אם רוצים לרוץ למרחקים ארוכים, אז לפחות שנרוץ בכיוון הנכון.

השתכנעתם שחשוב להשקיע בבניית תוכניות עבודה וזקוקים לעזרה? מוזמנים לפנות אלינו!