תכנית עבודה אג'ילית

צילום:Image by StartupStockPhotos from Pixabay

ניהול אג'ילי הוא גישה שפותחה בעולם ההייטק בגלל הדינאמיות של השוק וכסף רב שהושקע בסטארט אפים טכנולוגיים שלא הצליחו. על מנת להתמודד עם אתגרים אלו פותחה מתודולוגיה אג'ילית שמאפשרת תכנון אדפטיבי – הסתגלותי, מיקוד בלקוח וטווחי זמן קצרים של הפקת תוצרים, וזאת על מנת שניתן יהיה באופן גמיש וזריז לשפר את איכות המוצרים. כיוון שמציאות דינאמית היא כרגע גם מנת חלקנו, כדאי שגם אנחנו בעולם החברתי נאמץ את העקרונות של ניהול אג'ילי.

בפוסט זה נציג בקצרה את העקרונות המרכזיים וכלים שיכולים לתמוך בתהליך של בניית תכנית עבודה אג'ילית וזאת מתוך פרספקטיבה ארגונית ופיננסית.

סמנו את היעדים האסטרטגיים לשנה הבאה

כדי לבנות תכנית עבודה אג'ילית אתם צריכים דבר ראשון להגדיר את היעדים האסטרטגיים שלכם לשנה הקרובה. עשו זאת ברמת הארגון, המחלקה וברמת הפרויקט. יעדים אלו יהיו המצפן שלכם בשנה הקרובה.

היעדים האסטרטגיים יכולים להתייחס לעבודת הארגון כלפי חוץ, לדוגמה: גיוון במקורות המימון, יצירת מעורבות של הקהילה או שיפור אסטרטגיית הדיגיטל בארגון או להיבטים פנים ארגוניים, כגון: שיפור עבודת צוותים בין פרויקטאלים או שדרוג תהליכי מדידה והערכה בארגון. אחרי שסימנתם כ-5-6 יעדים אסטרטגיים לשנה הבאה, אפשר לרדת לרזולוציה של תכנית עבודה אג'ילית, הן ברמת המחלקה והן ברמת הארגון.

תכנית עבודה אג'ילית – קצרת טווח

בתקופה הנוכחית, כשמשבר הקורונה עדיין נוכח קשה לתכנן תכנית עבודה שנתית. הדינאמיות ואי הוודאות גבוהות מדי בכל הפרמטרים. לאור זאת ההמלצה שלנו היא, כמקובל בניהול אג'ילי, אל מול היעדים האסטרטגיים תכננו פעילות רבעונית או חצי שנתית.

כלי עזר מומלץ במקרה זה הוא תרשים גאנט ובו תפוקות שהן למעשה התוצרים הרצויים ברזולוציה של שבועות ברבעון או ברזולוציה של חודשים בחצי השנה הראשונה. השתמשו בכלים דיגטאליים שיתופיים כמו Trello למשל, שיאפשרו לכם לשתף את תכנית העבודה שמתעדכנות באופן דינאמי עם חברי הצוות שלכם, וכך לשמור על בהירות המשימה ועל תחושת השייכות הארגונית למרות אי הוודאות והעבודה שנעשית פעמים רבות מרחוק.

תכנית עבודה אג'ילית, קצרת טווח בהיבטים פיננסיים – בנו תקציב מודולרי. כלומר, תקציב שיש בו רכיבים תלויים, או מותנים, כאלו שיאושרו רק כאשר נקבל התחייבות לתרומה ייעודית עבורם. תקציב כזה בנוי כשלד "רזה" ועליו ניתן להוסיף ממש כמו במשחק קוביות של ילדים, עוד ועוד רכיבי תקציב ככל שיאושרו בהמשך השנה. הדבר יאפשר לכם להמתין עם הוצאות ולא להתחייב לספקים, כל זמן שאין לכם ידיעה ברורה לגבי ההכנסה שתשלם להם.

בנוסף, התייחסו לדו"ח האמצע, אותו אתם נדרשים לכתוב באמצע תקופת המענק, כאל הזדמנות ולא כאל מטלה מעצבנת. זו ההזדמנות שלכם לעדכן את הקרן בנסיבות שהשתנו ולבקש שינוי של ייעוד הגרנט מהייעוד המקורי אל ייעוד אחר שצץ תוך כדי הדרך. רק שתדעו שאנחנו רואות בשטח הבנה יוצאת דופן מצד פילנתרופים פרטיים וקרנות כלפי האילוצים, הנסיבות החריגות והמצב.

תכנית עבודה אג'ילית מתמקדת בלקוח ובחוויית משתמש

אמנם המינוח "לקוח" הוא טיפה צורם לאוזניים של מי שעובד ופעיל בארגונים חברתיים, אבל תזרמו איתנו לרגע, אוקיי? אמרנו כבר שהתפיסה הזו מקורה בסטארטאפים, נכון? אז כל הפואנטה פה היא לבנות מוצר ובכל פעם לחזור אל קהל הלקוחות ולבדוק איך הם מגיבים למוצר, ולעשות התאמות ותיקונים אם יש צורך.

בהשאלה לעולם שלנו, אם יש לעמותה שלכם, נגיד, פרוייקט חינוכי שבמסגרתו אתם מעבירים פעילויות בבתי ספר אז הרעיון הוא לבנות את הפרוייקט וכל הזמן לחזור לתלמידים ולמורים כדי לבדוק איך הם מגיבים אליו. ואם נאלצתם לעבור לפעילויות בזום בגלל הקורונה – צריך לפתח פיילוט ואז לחזור לצוות החינוכי ולתלמידים ולקבל עליו פידבק. ולתקן כדי לדייק את התוכנית. ושוב לחזור לקבל פידבק. וחוזר חלילה.

מי עוד יכולים לתת לכם חוות דעת על ה"מוצר"? אנחנו מציעות לכם לחשוב גם על התורמים כמי שיכולים לתת לכם פידבק. גם הם לא בדיוק "לקוח", שתפו את נציגת הקרן, ספרו לה שביצעתם התאמות בפעילות לכיתות ט' כיוון שהם כבר חצי שנה בבית, ושעכשיו אתם גם בודקים אובדנות בנוסף להעברת התוכן הרגיל שלכם – זה ממש יכול לתת לכם ציון לשבח מבחינתה.

צוותי משימה אד הוק

דווקא בתקופה זו כשרובנו עובדים מרחוק ותחושת השייכות לצוות ולארגון נשחקת, העיקרון של צוותי עבודה אד הוק יכול לסייע בתחושת התחדשות, שייכות ומסגרת. על פי הגישה של תכנית עבודה אג'ילית צוותי משימה אד הוקיים נוצרים בהתאם למשימה שהוגדרה לספרינט הבא – מחזור פעילות, וכוללים חברי צוות עם תחומי מומחיות שונים ומשלימים – Team of Teams. תחומי מומחיות ורקע מגוון של צוותים אד הוקיים, ודווקא העובדה שאינם עובדים ביחד ברמה היום-יומית, יכולים להעשיר את חברי הצוות ברמה האישית והמקצועית וברמת המשימה לתרום לפיתוח מענים רב תחומיים וחדשניים.

שגרות ניהול אג'יליות

אמצו לכם שגרה חדשה. למול היעדים האסטרטגיים השנתיים קיימו שיגרה של בחינה רבעונית של תכנון מול ביצוע, כדי לייצר למידה ותובנות שעוזרות לדייק את העשייה שלכם בסביבה משתנה.

בדומה לכך חשוב לעשות בדיקה רבעונית של ביצוע התקציב. תקציב הוא משהו שבונים פעם בשנה ואז חוזרים אליו בכל פעם כדי לבדוק איפה אנחנו ביחס אליו, ובשנים של אי יציבות – זה נכון על אחת כמה וכמה.