תפקיד מנהלת קהילה

צילום:שירה איתן

מה עושה ארגון לשינוי חברתי שרוצה לקבל תמיכה ולהגדיל את ההשפעה הציבורית שלו? כמובן – מקים קהילה. אבל מי מנהל את הקהילה הזו? מי יוצר קשר עם עוד אנשים ומזמין אותם להצטרף? מי דואג שהאנשים שבאו ירגישו חלק מהארגון, יקחו חלק ביוזמות ואף יובילו אותן? בשביל כל אלה צריך מנהל או מנהלת קהילה.

בשנים האחרונות ובפרט מאז פרצה הקורונה לחיינו, רבים מהארגונים בזירת השינוי החברתי מגלים את כוחה וחשיבותה של הקהילה.

הקהילה מחזקת את הארגון, אבל גם דורשת לא מעט השקעה מצידו. כדי לנהל את הממשק ארגון-קהילה נוצר תפקיד חדש יחסית – מנהל.ת קהילה. תפקיד זה משלב מגוון מיומנויות: יכולת ארגון, הפקת אירועים ומפגשי קהילה, עבודה עם מגוון אנשים, כתיבת תוכן וניהול קהילה בדיגיטל.

כחלק מהרצון לתת ערך נוסף לבוגרות קורס ניהול קהילה הקמנו בשתיל קהילה קטנה של מנהלי ומנהלות קהילה. הקבוצה נפגשת אחת לחודש, מעלה דילמות, משתפת בסיפורי הצלחה ומגבשת תובנות על התפקיד החדש והמאתגר הזה המחבר בין גוף מאוד מסודר ומאורגן – הארגון, לגוף מאוד אמורפי ומשתנה – הקהילה.

משתפות כאן באחד מתוצרי העבודה של הקבוצה – מרכיבי תפקיד מנהלת קהילה – מודל הכוורת.

ששת מרכיבי התפקיד של מנהלת קהילה בארגונים לשינוי חברתי:

מרכיב ראשון – חזון הקהילה

מנהלת הקהילה מייצגת הן את האינטרסים של הארגון, והן את השאיפות והצרכים של חברי הקהילה. בשלבי ההקמה תפקיד מנהלת הקהילה להגדיר מה החזון של הקהילה, איך היא רוצה שהקהילה תראה, ובהמשך, כשהקהילה תקום החזון יקבל אולי צורה אחרת. החזון צריך לפרוט לפרטי פרטים תיאור עתידי של הקהילה: כמה אנשים יהיו בה, איפה הם יפגשו ובאיזו תדירות, מה יהיה הקשר בין חברות וחברי הקהילה, מה יהיו יחסי הגומלין בינה ובין הארגון ועוד.

ציטוט מנהלת קהילה: "כשהחזון לא מונח לנו מול העיניים, קל מאוד להתייאש. כי קהילה צומחת לאט ולאנשים שמצטרפים לא תמיד ברור מה עושים כאן, והמקום שלי הוא להזכיר להם למה באו, מה הקהילה יכולה לעשות עבורם ומה הם עבורה."

ציטוט מנהלת קהילה: "לעיתים התחושה היא שהארגון לא מבין מה זה אומר קהילה, איך הארגון יכול להיתרם, מה המשמעות של קהילה בתוך ארגון כזה? החזון עוזר לזכור את הלמה לנו"

מרכיב שני – קביעת אסטרטגיית פעולה ותכנון תכנית עבודה

כשארגון בוחר להקים קהילה המשמעות היא שהוא בוחר לאמץ אסטרטגיית פעולה שאולי לא הייתה קיימת קודם. תפקיד מנהלת הקהילה לתכנן איך הקהילה תהיה מעורבת בקידום מטרות הארגון, מה יהיה הערך שהיא תביא לארגון.

השלב הבא אחרי האסטרטגיה הוא גיבוש תכנית עבודה. חשוב להגדיר מטרות לשנה הקרובה ולפרוט ליעדים ופעולות מעשיות לפחות לרבעון הראשון. בתכנית העבודה מנהלת הקהילה מתייחסת לחיבורים של הקהילה עם הארגון, וכן לתכנים שרוצים להעלות בקבוצה, למפגשים שיאפשרו אינטרקציות בין חברי הקהילה, ולפעולות המתוכננות להגדלת הקהילה.

ציטוטים של מנהלת קהילה:
"ברגע ששמתי את כל הפעילויות על גאנט היה קל יחסית להבין מה התקציב לו אני זקוקה השנה והיכן להשקיע את משאבי הזמן"
"חשוב להבין שזה לא תפקיד שנשען רק על אינטואיציה, אלא מחייב שגרות עבודה; כל הזמן להיות רלוונטית לחשוב איך נותנת ערך; להתפתח מקצועית, ללמוד, לזהות מגמות ולרכוש כלים חדשים"

מרכיב שלישי – הגדרת נורמות וערכים להתנהלות

תפקיד מנהלת קהילה לשמור על הגבולות של הקהילה ולהבהיר לאנשים מה זה אומר להיות חלק מהקהילה הזאת, לאיזה התנהלות עליהם לצפות, איזה סוג פעולות מתאים ליזום וכו'.

שמירה על הפרט – בקבוצות ווטסאפ וברשתות יכול להיווצר שיח מתלהם. חלק מהתפקיד של מנהלת הקהילה לשמור על חבריה, לזהות מקומות בהם השיח מגיע למקומות לא טובים, ולעצור אותו בזמן. ולעיתים גם צריך לטפל במשברים שנוצרים הן במרחב הוירטואלי והן במרחב הפיזי.

תהליך כניסה לקהילה – אחת הדרכים להטמיע נורמות וערכים הוא תהליך כניסה הדרגתי ומובנה. בתהליך הכניסה יש מקום לדבר על כללי הקהילה ומה מצופה מחברי הקהילה. כללי הקבוצה בפייסבוק למשל הם כלי שאפשר לעשות בו שימוש. כלים נוספים יכולים להיות שאלון גוגל, שכולל גם שאלות פתוחות ומפגש זום למצטרפות ומצטרפיים חדשים. בסופו של דבר תפקיד מנהלת הקהילה לקיים תיאום ציפיות ולהדגיש כל הזמן את הגבולות והנורמות המקובלים.

ציטוט מנהלת קהילה: "אני עושה מידי שבוע מפגש עם 10-15 נשים בזום. שואלת כמה שאלות שבוחנות התאמה וחזון, ובסוף המפגש יכולות להיכנס לרשת. לא לפני שחותמות על אמנה"

מנהלת הקהילה היא גם המתווכת של התרבות הארגונית של הארגון לחברי הקהילה. איזה יוזמות מתאימות לרוח הארגון, מה היא השפה הארגונית והמושגים שמשתמשים בהם ומה הן נורמות ההתנהגות המצופות. לדוגמה – יכול להתקיים מצב שבו חברי הקהילה רוצים ליזום מהלך אקטיביסטי בעל אופי לעומתי בזמן שהארגון מנהל את המאבקים שלו בצורה שקטה יותר המבוססת על התדיינות ושיתופי פעולה.

ציטוט מנהלת קהילה: "אצלנו לצלם מקבלי שירות זה Big no no, וכשחבר קהילה רצה לעשות סרטון שמתעד אותם הייתי צריכה להסביר לו למה זה לא מתאים, ולקח לו זמן להבין ולקבל".

רוח הקהילה יכולה להביא משהו חדש ומרענן לארגון, צריך לראות איך עובדים במתח בין הרצון לשמר את אופי הארגון ובין הרצון לתת לקהילה חופש ליזום פעילות שעד כה לא הייתה מקובלת.

ציטוט מנהלת קהילה: "מצד אחד הגבולות והנורמות מסייעים בתהליך העבודה עם הקהילה, ומצד שני – יש מתח מובנה כי לא רוצים לשעתק את תפיסת העבודה השמרנית של ארגון ממוסד. אני מנסה כל הזמן לאתגר ולהגמיש את הגבולות. לא תמיד ברורה רמת המוכנות של הארגון לקבל את השינויים."

מרכיב רביעי – פיתוח מודלים ומבנים לעבודה עם הקהילה

אחד מתפקידי מנהלת קהילה, לאפשר לאנשי הקהילה מרחב אמיתי למעורבות והשפעה. עליה לתת מקום לאנרגיה שנוצרת בקהילה בעקבות אירוע זה או אחר, ולייצר לחברי הקהילה דרכים קלות ונגישות להיות מעורבים בקידום מטרות הארגון. המעורבות יכולה להיות ברמה נמוכה יחסית כמו שיתוף בפוסטים או תרומה כספית ועד רמת מעורבות גבוהה כגון – השתתפות בצוותי חשיבה, אירוח חוגי בית, פיתוח תוכן, הובלת פעולות מחאה ועוד. חשוב להיות קשובה ליוזמות שעולות מהקהילה ולעזור להן להתממש על ידי מסגרת זמן מתאימה, תקציב, והנחייה וליווי – בהתאם לצורך.

ציטוט מנהלת קהילה: "לוקח זמן לפתח את המודל ואחר כך אני גם צריכה "למכור" אותו לארגון. הניסיון לתת במה של יוזמות שעולות מתוך הקהילה וגם להיות מסוגלת ל"סנגר" מול הארגון. לקחת את הרעיונות שעולים מהקהילה ולהביא לצוות. ולהיפך, להביא מטרות שהוגדרו בארגון לקהילה, ולעודד את הקהילה לקדם אותם."

מרכיב חמישי – ניהול שגרות הקהילה

השגרות נועדות לחזק את תחושת השייכות ולייצר חיבורים בין חברי הקהילה. שגרות של פעילות קבועות, שיח בפלטפורמות, מפגשים וירטואלים ופיזיים הם הבסיס לפעילות הקהילה.

ניהול הפלטפורמה הדיגיטלית – חשוב לבחור פלטפורמה מתאימה לגודל ולאופי הקהילה, לבחור שם ולוגו שתומכים בזהות ובתחושת השייכות.
מנהלת הקהילה צריכה להיות תגובתית לפחות בשלבי ההקמה, לשמור על מרחב בטוח לביטוי מגוון דעות, ולשמור על סדר וחוקי קהילה. חשוב גם לתת את הדעת לחוויית משתמש נעימה ונוחה. אם בוחרים בפלטפורמה פחות מוכרת, להדריך ולסייע.
פלטפורמה לניהול קהילה צריכה לאפשר דיאלוג ודו שיח בין חברי הקהילה. אם למשל מאמצים ניוזלטר ככלי לבניית קהילה זה לא מספיק, צריך לשלב אותו עם מרחב שמאפשר שיח כמו קבוצת פייסבוק, ווטסאפ, טלגרם. איך? למשל אחת לתקופה לשלוח בניווזלטר גם פוסטים מרכזיים שעלו בפייסבוק.

ניהול תוכן – בקהילה מתפתח ידע, נוצרים מושגים ושפה משותפת וחלק מהתפקיד הוא לנהל את התוכן שמעסיק את החברים ולעורר סביבו שיח. ניתן ליצור פינות תוכן קבועות; להנגיש ולארגן את התוכן בצורה נוחה, עם האשטאגים ושרשורים, ולעודד את חברי קהילה לשתף תוכן משלהם.

ציטוט מנהלת קהילה: "יש חשיבות לכך שמנהלת הקהילה צומחת מתוך הארגון. התוכן מאוד מורכב וממש צריך לשלוט בו. כאשר אני בקיאה בתוכן אני גם מסוגלת לסנן רעיונות. את זה וזה אנחנו לא עושים בארגון, זה נוגד את העקרונות שלנו".

ארגון מפגשים ואירועים – מפגשים על בסיס קבוע וארגון אירועים חגיגיים מעוררים עניין ומוטיבציה בקרב חברי הקהילה, ומאפשרים היכרות מעמיקה וחוויות מחברות. המפגשים תומכים ביצירת קשרים אישיים; מיתון קונפליקטים קיימים ומאפשרים למנהלת הקהילה להיות בקשב תמידי לצרכי הקהילה ולפרטים בקהילה. ממליצות לקרוא: כנסים והשתלמויות ככלי לגיבוש והרחבת קהילה.

מרכיב שישי – הגדלת הקהילה

קהילה שגדלה זו קהילה חיה, תוססת ומשפיעה. יש קהילות שאין באפשרותן לגדול כמו קהילה פנים ארגונית. במקרים כאלה הדגש יהיה בבניית השייכות של החברים לקהילה. בקהילות שיש להן פוטנציאל לגדול, תפקיד מנהלת הקהילה לפעול להגדלת הקהילה, איך? על ידי ניצול הזדמנויות. למשל, כשיש אירועים לנצל את המומנטום כדי להזמין עוד אנשים לקחת חלק. אבל זה לא מספיק. עליה גם להיות ערוכה לקלוט אותם, לאפשר להם מקום ומשמעות.

הכלים שמסייעים בהרחבת הקהילה הם ערוצי תקשורת של הקהילה, כמו ניוזלטר, ווטסאפ ועוד, כדי להגביר את תחושת השייכות והאפשרות לקחת חלק.

ציטוט מנהלת קהילה: "אצלי יש אתגר לחבר בין "תתי קהילות" הארגון ענק, יש לי תת קהילה נפרדת שאני מנסה לחבר לקהילה הגדולה. גם המטרות של כל קב' ותת קהילה הן מאוד שונות".

לסיכום: את מתנהלת בממשק שבין הקהילה לארגון

קיים פער טבעי בין מה שהארגון רוצה מהקהילה ובין מה שהקהילה מצפה מהארגון. הארגון יכול לצפות מחברי הקהילה מעורבות מינורית, להתנדב, לבוא לאירועים, לתרום. מנגד, חברי הקהילה יכולים לרצות להיות מעורבים יותר בקבלת החלטות, להוביל יוזמות ולהיות חלק אינטגרלי מהארגון.

יש מקרים שההנהלה אפילו חוששת מהשתלטות או מרגישה שזה "כאב ראש" מיותר. התפקיד של מנהלת הקהילה היא לנהל את הממשק ולייצר דיאלוג פורה ופרודוקטיבי בין הארגון ומטרותיו לבין הקהילה והצרכים שלה. עליה לתרגם את ה-DNA הארגוני לחברי הקהילה, כך שאסטרטגיות הפעולה יהיו ברורות ונגישות לכל חברה או חבר חדש.

ציטוט מנהלת קהילה: "לפעמים אני מרגישה מעין נאמנות מקבילה גם לקהילה וגם לארגון וזה יכול ליצור מתחים ואי נעימויות. הפיתרון שאני מצאתי הוא להתקדם צעד צעד במקביל, מול הקהילה ומול הארגון…. כדי לבנות אמון חשובה שקיפות מירבית."

ציטוט מנהלת קהילה: "לנהל את יחסי הגומלין דורש ממני תשומת לב לצרכים של אנשי הארגון ושל אנשי הקהילה, לתאם צפיות לגבי הזמן והתוצרים וגם להחזיק מסגרת זמן של עבודה משותפת, לפעמים ממש מרגישה שצריכה "למכור" את הרעיונות שעולים מקהילה לצוות הארגון".

תודה לחברות וחברי מיטקהילות – מנהלות ומנהלי קהילה בארגונים לשינוי חברתי

שווה גם לקרוא את ההסקר של Community Forward – לשנת 2020