עבודת צוות זה המולטי טאסק החדש

כמה מעייפת התחושה הזאת שאני אף פעם לא מצליחה לעמוד בציפיות של עצמי? רציתי למצוא איזון בין בית לעבודה, בין היחסים לבין המשימה, לנהל תהליכים ולשמור על החוסן הארגוני, ואז הגיעה הקורונה. סגר ראשון, סגר שני, ולצד התסכול, ההבנה שצריך להנמיך ציפיות. לג׳נגל בין בית לעבודה, גם אם הצלחתי להפריד ביניהם לפני שהעולם התחיל לסגור עליי, כרגע זו כנראה משימה בלתי אפשרית. ובין כל אלה למצוא זמן לנשום וזמן לעצמי.

אנחנו נדרשות לשבת הרבה מול מחשב (גם אם בחרנו כל חיינו להתרחק מזה), להיות סופר טכנולוגיות, סופר יצירתיות, סופר גמישות; להסתגל כל פעם מחדש ובמהירות להגבלות חדשות ולתנאים משתנים; ללקט מידע בעידן שיש שפע ושבקלות אפשר לטבוע בו; להיות זריזות, להצליח לנהל את המשימות שלנו ולהביא לתוצאות מבלי לבזבז זמן ומשאבים, וכמובן ללמוד לג׳נגל, לחלק את הקשב ולפעמים, גם אם זה פחות אפקטיבי, לעשות כמה משימות במקביל.

ולמרות שאני נדרשת לכל אלה, הפתרון בעיני הוא דווקא הנמכת ציפיות מעצמי, ואני אסביר.

כל המולטי טאסק הזה שמצפים מאיתנו לא חייב להיות מושתת רק על היכולות שלי או שלך, אלא דווקא על מה שנוצר בשיתוף בינינו. מה שנקרא: עבודת צוות.
העניין הוא שלא לכולן זה בא בקלות, היכולת הזו לשתף פעולה, המזל שמדובר על מיומנות נרכשת, הכל נמצא במיינדסט, אנחנו יצורים לומדים, גמישים ומשתנים (אני מקווה שיש לנו מספיק זמן בעידן המשוגע הזה לחזק את כל השרירים החלשים שלנו). קודם כל תכירו בחוזקות שלכן, אחר כך בחולשות שלכן ומהן המיומנויות שחסרות לכן ואז? שחררו שליטה (על זה בפוסט נפרד ;-)).

אחרי שהבנו שאין לנו את כל המיומנויות הנדרשות (נו, בואו נהיה צנועות) וזיהינו את המיומנויות החסרות, נבנה צוות שיש בו את כל אלה. נסו לאתר את הטאלנטים בתחומם, את זו שמבינה בכלים דיגיטליים, את זה שתמיד מוצא פתרונות יצירתיים, את זו שמצליחה ללקט מידע, השלימו אתם מה עוד נחוץ, ונסו ליצור שיתופי פעולה שמושתתים על עבודת צוות. איך? שאלה טובה.

תלמדו מאדיג'ס

פרופסור אדיג׳ס* (מומחה עולמי לניהול ולהתנהגות ארגונית) מתאר ארבעה תפקידים הכרחיים ומספיקים על מנת שהארגון יהיה יעיל לאורך זמן: PAEI. יצרן התוצאות (producor). מנהל שמשיג תוצאות או מייצר שירותים שווים או עולים על המתחרה. המינהלן (administrator) עוסק בקביעת לוחות זמנים, מתאם ומבצע ודואג לכך שהמערכת תפעל כפי שנועדה לפעול. היזם (entrepreneur) מציב יעדים, מתווה אסטרטגיה וקובע מדיניות. יוזם לעצמו תוכנית פעולה ובעל התנעה עצמית. והמתכלל (integrator) עושה אינטגרציה.ההצלחה שלו באה לידי ביטוי בכך שהקבוצה יכולה לתפקד בעצמה ולבחור לה נתיבים מבלי שתהה תלויה ביחיד מתוכה. מתכלל טוב הוא זה שבמרוצת הזמן אפשר גם בלעדיו.

כל ארבעת התפקידים הכרחיים וצריכים להתבצע אך לא בידי אדם אחד, למען הניהול הטוב, אומר אדיג׳אס, צריך לכנס יחד בני אדם הפועלים וחושבים באורח שונה. בשלבים שונים של חיי הארגון היחס ביניהם משתנה והצורך של אחד מהם גובר וצריך להיות דומיננטי יותר על מנת שהארגון ישרוד. נסו לאתר בעצמכם אילו תפקידים נחוצים לארגון היום על מנת לשרוד וחפשו את האנשים בארגון שיכולים לקחת על עצמם את התפקידים הללו ולעשות עבודת צוות טובה.

מנהלים שיתופי פעולה בהתאם למשימות

הסתכלו על תכנית העבודה של הארגון וחשבו אילו מיומנויות דרושות לביצוע המשימות, מי מהארגון מחזיק במיומנויות הללו ותתחילו לעשות חיבורים מעניינים, על מנת שהמשימה תתבצע על הצד הטוב ביותר. אם חסרה לכם מיומנות – חשבו על שיתוף פעולה בחוץ, זו הזדמנות ליצור חיבורים מעניינים ולא טריוויאליים עם ארגונים חברתיים, ארגונים עסקיים ואולי בכלל אנשי הייטק או תקשורת?

לנהל משימות בעידן הזה שונה לגמרי ממה שהכרנו עד כה. ״היברידי״ אמרנו? מושג שאולי קצת כבר נמאס על חלק מכן, אבל מה זה בעצם? כולנו בטח יודעות מה זה מכונית היברידית, גם על ארגונים היברידיים כבר חלק מכן שמעו. אבל מה זה ניהול היברידי? המושג הזה באמת לא מאוד מובן.

תארו לעצמכן ארגון שבו המנהלת קמה בבוקר ומגיעה למשרד, אומרת שלום לעובדים, פוגשת אותם בישיבות, במטבחון, במסדרון. זו מערכת הניהול אותה היא מכירה. עכשיו תארו לעצמכן סגר, אסור להגיע למשרד, הניהול הוא רק מהבית, המנהלת פוגשת את העובדים רק און ליין או בשיחות טלפוניות (אני יודעת, קשה לדמיין מצב כזה ;-). המערכת הניהולית שונה לגמרי. ניהול היברידי – ניהול שמשלב את שתי המערכות.

ייתכן שהבלבול והקושי נובע מכך שהן לא באמת שתי מערכות שונות ומובחנות, אלא רצף עם המון מורכבות. בארגון שלנו כמו רבים אחרים תמיד היתה מידה מסוימת של היברידיות. הקורונה הביאה איתה שינוי אקספוננציאלי ושיבשה לגמרי את הניהול המסורתי. לכן ארגונים רבים ובתוכם מנהלים חווים אתגרים הקשורים לניהול בעולם החדש (שעד לא מזמן קראו לו ניהול בעולם העתידי). ניהול המשימות בעידן הזה שונה כי התקשורת היא בעיקר בדיגיטל והרבה מנהלים חווים קושי ביצירת עבודת צוות והרבה מנהלות וגם עובדים חשים בדידות ותשישות זום.

משלבים כלים שיכולים להקל על עבודת הצוות

איך בכל זאת ניתן להתגבר על זה? מה שלא חייב להיות בזום – שלא יהיה בזום. לפעמים התקשורת בטלפון נוחה יותר, אנחנו משקיעות פחות אנרגיה ועיבוד בקליטה של חוש הראייה ויכולות להתמקד בחוש השמיעה (בנוסף כמובן להכין קפה, לעשות הליכה ועוד…), גם הפניות שלנו מגוונת, לא כולם עובדים באותן שעות, לכן חשובה גם התקשורת הא-סינכרונית, למשל, עבודה על קבצים משותפים, כך שכל אחת יכולה לעבוד על הקובץ בזמן שנוח לה.

נסו להשתמש בכלי דיגיטלי לניהול משימות. בתפקידי כיועצת ארגונית ליוויתי תהליכי חשיבה אסטרטגית, כאשר כתיבת תוכנית עבודה הייתה חלק מהתוצרים של התהליך. הרבה ארגונים בנו אותה יפה, כך שיכלו גם להציג לתורמים. ואז שמו אותה בצד ונזכרו בה מידי פעם. בסופו של דבר היא לא הייתה להם מאוד שימושית. אבל עכשיו, עכשיו כשאנחנו הרבה יותר דיגיטלים (גם אם לא מבחירה) אני מוצאת שהשימוש בתכניות עבודה יכול להיות הרבה יותר יומיומי.

מכירים Trello?

לאחרונה עברתי לכלי לניהול משימות ותפוקות בעזרת Trello – טרלו. בסוף תהליך של חשיבה אסטרטגית פתחנו לוח ויצרנו תוכנית עבודה, שהחליפה את טבלת האקסל, ולמרות כל ההתנגדויות (אותם אתן בטח מכירות), הרגשתי שזה נכון מכמה סיבות.

קודם כל זה עזר לנו ביצירת שקיפות ובחיבור לתמונה הגדולה. דבר שני זה אפשר הרבה מאוד גמישות. הצוות קיבל פידבקים ועדכן את התכנית תוך כדי תנועה – בטרלו קל מאוד להעביר משימות ולשנות דברים.

עוד עניין בכלים דיגיטליים בכלל ובטרלו בפרט זה הנגישות – הכלי נגיש לכולם ושיתופי (אפשר פשוט לשלוח קישור ללוח או לשים אותו בתיאור קבוצת הוואטסאפ של הארגון/המחלקה). ניתן לתייג אנשי צוות ולהתייעץ איתם בנוגע לפרוייקט או למשימה או לקבוע דד ליין לפרוייקט שמייד יופיע ביומן של הטרלו.

ועוד שני ייתרונות שהם בונוס נחמד. הראשון זה הנראות הויזואלית של הכלי, והשני ״דיבור״ עם מערכות שונות. המערכת יודעת לדבר עם ״סיילספורס״ ולהוציא ממנו נתונים, כמובן – עם המייל – לתזכר, כשמתייגים אנשים ומתייעצים לגבי משימה – נשלח אליהם מייל, ניתן בקלות להוסיף קבצים וקישורים ואפילו לקשר ללוח אחר של טרלו.

כדאי לדעת שכמו כל דבר – לא הכל חינמי, אבל בשבילי בינתיים המנוי החינמי עובד מצוין ולא מצאתי צורך לרכוש מנוי בתשלום.

לא כל כלי מתאים לכולם

לפני שאתן עוברות לנהל בכלי דיגיטלי כדאי שתזכרו שזה לא כל כך פשוט ותתכוננו להתנגדויות רבות. לאנשים לא קל להיפרד מהרגל, יש בזה אובדן של משהו מוכר, התייחסו לאנשי ונשות צוות שיש להן.ם פוביה טכנולוגית או כאלה שיש להן.ם פחות אוריינטציה דיגיטלית, צרו הדרכות כדי שלא ישארו מאחור, מצאו שותפים ואנשי צוות שיוכלו לסייע ולהדריך. עוד משהו חשוב, אם זה ישרת רק אתכן סביר להניח שלא ישתפו איתכן פעולה, מהרגע הראשון, בבניית התוכנית, שתפו את הצוות וודאו שזה ישרת גם אותם.

אל תכניסו את הכלי אם לא התנסתם בו והשתכנעתם שהוא נחוץ. התחילו בקטן – תתנסו בו לניהול אחד הפרוייקטים לפני שאתם בונים בעזרתו את תוכנית העבודה. האמינו שזה יעבוד, תהיו עקביים, תלמדו, תעקבו אחר המשימות ותשפרו את התוכנית.

זכרו – את שריר ההסתגלות לשינויים חייבים לחזק. העולם המשתנה דורש מאיתנו להסתגל לשינויים ולהשתנות בקצב שלא הכרנו בעבר. יותר מאשר להסתגל לכלי דיגיטלי כזה או אחר חשוב להפחית את הפחד משינויים, ולהכיר במקומה של עבודת צוות שיכולה לעזור לנו בתקופה הקרובה וכנראה גם הרחוקה.

*מתוך אדיג׳ס, י׳, 1979, ״ניהול לקוי סיבות וטיפול״, אוניברסיטת תל אביב, עמודים 15-20.