איך יצרתי דוח סיכום שנה בחמישה צעדים

לפני כמה חודשים השתתפתי בהרצאה של אסתי סגל במסגרת סדרת פרקטיזום של שתיל "התוכן עובד בשבילנו", ממנה אני נהנית מאוד. היא מספקת לי לא פעם כלים אפקטיביים לשפר את העבודה שלי בתור דוברת ומנהלת תוכן של המטה למאבק בסחר בנשים ובזנות, וגם אם ההרצאה לא הכי רלוונטית לי, תמיד יש איזו נקודה שאני לוקחת איתי.

שם הסדנה היה: נתונים זה כוח העל של המאבקים החברתיים ולא התלהבתי מי יודע מה מהכותרת, אבל הלכתי על זה בכל זאת. בדיעבד אני מאוד שמחה שהצטרפתי, כי לא רק שהבנתי עד כמה חשוב להשקיע בדוח סיכום שנה טוב, גם קלטתי שאני צריכה להתאפס על עצמי ולהתחיל לעבוד עליו. זו הייתה אחלה של תזכורת לעבוד על זה לפני שהמנהלת שלי תשאל אותי מה קורה עם זה ואני אתרוצץ בלחץ בניסיון לגרד איזה משהו בינוני.

בתכל׳ס, רוב התורמים של העמותה שלנו הם מחו״ל, לכן על פניו הדוח צריך להיות באנגלית. אבל ברור הרי שחשוב גם לדבר אל הקהל הישראלי – זה שהעבודה שלנו משפיעה עליו. הרי בניגוד למה שנוטים לחשוב, נושא הזנות ותעשיית המין משפיע על כולנו. בתור מי שרואות איך תעשיית המין משפיעה ומושפעת באופן ישיר מתרבות האונס, חשוב לנו שהציבור יהיה ער לקשר בין השניים ואיך זה משפיע על העבודה שלנו. לכן, לא מפתיע שקיבלנו השראה מהדוח סיכום שנה המדהים של איגוד מרכזי הסיוע.

1. להפוך את הנתונים בדוח סיכום שנה לסיפור מרתק

בסדנה אסתי דיברה על איך להפוך נתונים מספריים לסיפור, איך לעזור לקוראים ולקוראות של הדוח להתחבר לתוכן, דרך הדגשת העיקר והפיכתו למוקד העניין. החלטתי להבין מהם המספרים המשמעותיים שמספרים סיפור על השנה הראשונה של אכיפת חוק איסור צריכת זנות. מדובר בחוק שהארגון עזר להעביר בכנסת, ודחף ליישום שלו במשך מעל שנה וחצי. יצא שעברה בדיוק שנה מאז שנכנס לתוקף בצורתו המלאה, וזו הייתה הזדמנות לברר, דרך המספרים, איך הוא השפיע.

הצגתי את מספרי הקנסות, מיליוני השקלים שנכנסו לבסיס התקציב של הממשלה לסיוע לאוכלוסיות בזנות, מספר א.נשים בזנות שהצליחו לסגור חובות על ידי מסלול ייעודי לחדלות פירעון שבנינו יחד עם משרד המשפטים, ונתונים נוספים המשקפים את השינויים בשטח שקרו בזכות החוק והחלטת הממשלה שהגיעה יחד איתו במהלך משולב. הסיפור שרציתי לספר, הוא הסיפור שלא שומעים בתקשורת בכל הנוגע לחוק – שהוא נתן לנו כוח לייצר מדיניות שעומדת לצד א.נשים בזנות, ולא רק מפלילה את הזנאים כמו שמשתמע משמו. שהרי השניים חייבים לבוא יחד, אף אחד מהם לא יעזור לבד.

2. דוח סיכום שנה שנעים לקרוא אותו

מה שתפס אותי היה בעיקר כמה חשוב שהדוח סיכום שנה יראה טוב ויזואלית ונעים לקריאה. לדוגמה, דובר על כך שרוב מי שיקראו את הדוח יעשו את זה דרך המובייל, מה שאומר שצריך להיזהר מכתב קטן או צפוף מדי, וכדאי להגיש את המידע באופן שבו יהיה נוח ונעים להבין אותו.

קיבלנו המלצה על אתר שמספק טמפלייטים ספציפית לדוחות, ונכנסתי לנסות אותו – Infogram. מהר מאוד הבנתי שלדוח שאני מכינה אין צורך בכניסה לפרטים ונתונים מספריים בהיקף שמספק האתר ההוא, אבל הבנתי עד כמה קאנבה יכולה לעזור לי (הוי, קאנבה אהובתי!). ניגשתי לשם, והתחלתי לעבוד. גם שם יש טמפלייטים, והם מאוד עזרו לי לקבל בסיס, וממנו לשנות ולהתאים למה שאני צריכה.

אם לא ניחנת בחוש עיצוב, ממש שווה לעבוד עם טמפלייטים. אין מה להמציא את הגלגל – באתרים כמו קאנבה ודומיה יש אלפי עיצובים מקצועיים, בדיוק בשביל שלא תצטרכו לשבור את הראש. יש לפי נושאים, צבעים, מה שלא תרצו. שימו לב שאין בדוח הזה גרפים, עוגות או טבלאות. הסיפור עצמו הוא מאוד פשוט. המספרים מספרים סיפור, זה נכון. אבל גם המלל לצד אינפוגרפיקה יכולים להיות שילוב מנצח כשרוצים.ות לספר על עשייה של שנה שלמה.

3. שפה אחידה

במהלך השנה אני מוציאה ניוזלטר על בסיס שבועי, שמסכם בקצרה את עיקר העשייה של המטה במהלך השבוע שהיה. הכותרת היא תמיד ״מה היה לנו השבוע?״ וחשבתי שיהיה נכון לסנכרן רעיונית בין הסיכום השבועי הקבוע, לבין הסיכום השנתי – לייצר רצף קונספטואלי כדי שמי שקוראים וקוראות ״ירגישו בבית״. לכן, בדוח סיכום שנה דאגתי להכניס אלמנטים מהסיכומים השבועיים ולהפוך אותם לתמה.

אבל לא מדובר רק בפונט הקבוע ופלטת הצבעים הקבועה שאני מתשמשת בהם. לדוגמה, הכותרת של הדוח היא ״מה היה לנו השנה?״, ואז הכותרת של כל עמוד גם בהתאם; "מה היה לנו במספרים?״, ״מה היה לנו באירועים?״, ״מה אנחנו מתכננות לשנה הקרובה?״ וכו׳. בנוסף, לצד פיסקאות המתארות בקצרה הישגים שהיו לנו, התאמתי אינפוגרפיקה דומה לזו שאני משתמשת בה בסיכומים השבועיים.

חשוב מאוד לייצר שפה אחידה לארגון, כזו שתזוהה עם העשייה לכל אורך הדרך ותגרום לקהל העוקבים והעוקבות לתחושה של היכרות ואופי ייחודי. נסו להתאים את הדוח לשפה העיצובית והטקסטואלית של הארגון שלכםן. ואם אין – זאת אחלה הזדמנות להתחיל ליצור כזו.

4. לקבל פידבק תוך כדי עבודה

ברגע שהתנעתי, הדברים התחילו להתגלגל מעצמם; יצרתי משהו ראשוני ושלחתי לצוות שלי לקבל פידבק – גם על העיצוב וגם על התוכן. הצוות שלי נתן לי פידבק על דיוק במספרים (שכל הזמן משתנים), שיפר לי את ההסברים על מהלכים של שינוי מדיניות שעשינו ואיך לספר עליהם באופן תמציתי אבל עדיין מקיף, וגם הזכירו לי מה הסיפור העיקרי שנרצה להתמקד בו השנה – שהוא נושא הסיוע והשיקום – אחד משלוש עמודי התווך שמובילים את עבודת המטה בכל הנוגע למדיניות (השניים האחרים הם אכיפה, והסברה, סתם למי שהתעניינה).

בזכות העבודה על הקאנבה הפידבק היה לא רק על המסר הכתוב אלא גם האם הוא עובד מבחינה עיצובית, וככה הצלחתי לתפוס שתי ציפורים במכה אחת. תוך שבוע וקצת, הצלחתי להוציא דוח סיכום שנה לתפארת המטה למאבק בסחר בנשים ובזנות.

קיבלנו פידבק מאוד חיובי על הדוח – הנה הוא כאן, במיוחד כי הוא השתפר משמעותית מהשנה הקודמת, בה הדוח נוצר ללא טיפים של מומחית ובהדרכה או סדנה. אבל מוזמנים ומוזמנות לתת הערות נוספות – תמיד יש מה לשפר לשנה הבאה:)

5. הטמעה אל תוך הסושיאל מדיה

הדוח הזה לא יגיע לעיניים אליהן הוא מיועד בכוחות עצמו. צריך להציג אותו לקהל העוקבים והעוקבות בפלטפורמות השונות, באופן שיהיה קל ולא יצריך מא.נשים להתחיל ללחוץ על יותר מדי כפתורים. באופן כללי בעולם הדיגיטל, החשיבה צריכה להיות ״איך אני מצריכה מבנאדם כמה שפחות קליקים כדי להגיע לאן שאני רוצה שהוא יגיע?״.

ככל שאני מתקרבת לקליק אחד או שניים, אני מעלה את הסיכויים שהגולש.ת לא ״ינטשו את התהליך באמצע״ ויוותרו. לכן, יצרתי פוסטים מעוצבים בהתאמה לדוח עצמו (כמובן במימדים המותאמים לכל פלטפורמה – גם כאן קאנבה הוא פיתרון מעולה כי יש לה גדלים מותאמים מראש), ופירסמתי אותם עם כמה מילים על הדוח, ולינק מקוצר שדרכו מגיעים ישר אל הדוח. כל מה שצריך, הוא לשמור אותו בגוגל דרייב, ללחוץ על ״שיתוף״, ולשנות את ההגדרות בשיתוף ל״כל מי שיש לו את הקישור הזה״. אחר כך לוקחים את הלינק שיתוף הזה שיצרתם, מקצרים אותו בביטלי, ואותו שמים בפוסט. מוזמנים לראות כאן איך עשינו את זה בפייסבוק שלנו לדוגמה.

לסיכום, מסתבר שגם משימה כמו דוח סיכום שנה – שנשמע כמו הדבר שהכי פחות בא לך לעשות בתוך כל רשימת המשימות שלך בעבודה – יכול להיות משהו מעניין וגם לא כזה מסובך ועם תוצאה שתייצר עניין מקהל העוקבים והעוקבות.
תודה לשתיל ולצוות הפרקטיזום על חידוד וחיזוק של תקופת סיכומי השנה. זה בהחלט נתן לי בוסט של עזרה במשימה הזאת.

דוחות סוף שנה, מכיוון שמבוססים על איסוף נתונים ועיבוד מידע מקובל להוציא במהלך הרבעון הראשון של השנה – יש לכם.ן עוד חודש, לכו על זה!