איך תנהלו ישיבות אפקטיביות

צילום:אורלי פס

מכירות את הימים האלה? ישיבה אחת מסתיימת וצריכות למהר לפגישה הבאה, בקושי מספיקות לאכול ועולות לזום ואחריו עוד דיון, פאנל קטן לקינוח, ומהחלון כבר רואות את השקיעה. עוד יום עבר. היינו מאוד עסוקות, אבל הקול הקטן בראש לא מפסיק: "בזבזתי את היום, לא הספקתי כלום, נשארו לי עוד מלא משימות לסגור ואני בכלל לא בטוחה שניהלנו ישיבות אפקטיביות, ויצאנו עם החלטות משמעותיות"

ובכן, אתן לא לבד. ריבוי ישיבות וניהול לא אפקטיבי שלהן זה תופעה נפוצה בארגונים, עד כדי כך שפודקאסט חיות כיס אפילו נתנו לה שם רשמי משלה – מחלת הישבת. ריבוי ישיבות שלא לצורך פוגע ביכולת לקדם משימות ופרויקטים. התוצאה – ישיבות לא אפקטיביות, זמן וכסף מבוזבזים ועובדים מותשים חסרי מוטיבציה. המנהלים והעובדים יוצאים מישיבות בתחושה שהיו יכולים לעשות משהו מועיל יותר בזמן הזה, וששום דבר לא באמת קודם.

אם יש את מחלת הישבת אז למה בכלל לעשות ישיבות?

ישיבות אפקטיביות הן אחד הכלים העיקריים לקידום מטרות ארגון – הן מחזקות את היכולת לקבל החלטות מיטביות ולפתח מענים מותאמים במהירות. ישיבות הצוות משפרות את המוטיבציה ושביעות הרצון של הצוותים והמנהלים, ויש להן השפעה אדירה על גיבוש הצוות, ובפרט כשעובדים מרחוק. בעידן העבודה ההיברידית הישיבות הן המקום לפגוש את העמיתים שלנו, להכיר ולהתחבר אליהם ברמה האישית. הבעיה מתחילה כאשר כמות הישיבות גדולה מידי והניהול שלהן לא אפקטיבי. אז הן הופכות לגוזל זמן ולנטל על העובדים.

אחת הדרכים להתמודד עם יותר מידי ישיבות היא להגביל מראש את הכמות. אפשר לקבוע ימים ללא ישיבות או להחליט כי בשעות מסוימות ביום לא יתואמו פגישות – אם תחליטו ליישם מדיניות הימים או השעות ללא פגישות, חשוב מאוד שהדרג הניהולי יהיה זה שמוביל את יישומה ומטמיע את הנורמה בצוותים השונים.

אבל העניין הוא לא רק הכמות אלא גם האיכות. יכולת תכנון וניהול ישיבה היא מיומנות נרכשת, חשוב שתתנו לעצמכם זמן ומרחב ללמוד מהצלחות וכישלונות, ותגבשו את סגנון הישיבה המתאים לארגון ולכם. מעבר לעקרונות לניהול ישיבה אפקטיבית אנחנו מזמינות אתכם להכיר כלים דיגיטליים שיכולים לעזור במהלך התכנון והניהול של הישיבות.

כל ישיבה מתחילה בהכנה

השלב הראשון הוא להחליט האם בכלל צריך לקיים ישיבה. כדי לקבל את ההחלטה תענו על שתי שאלות: "מה היא מטרת הפגישה?" "האם אפשר להשיג את המטרה הזאת בדרך אחרת?".
אם זיהיתם שיש צורך בפגישה, תגדירו לעצמכם בצורה מאוד ברורה במה תעסוק הפגישה, מה האופי והאורך שלה. המטרה היא לבחור מספר נושאים שיעלו בפגישה, להגדיר מה מצופה מהמשתתפים לעשות בפגישה עצמה: סיעור מוחות, קבלת החלטה, שיתוף ידע ועוד, ולגבש סדר יום שיעזור לכם לעקוב אחרי הזמן שיושקע בכל חלק של הפגישה.

אפשר להגדיר ארבעה סוגים של פגישות:

1. ישיבות שוטפות – מאפשרות לנו לעקוב אחרי ביצוע המשימות השונות – פגישות מסוג זה יכולות להיות פרונטליות או להתנהל בזום ולעתים אפשר להחליף פגישה בשיחת טלפון.
2. ישיבות אד הוק – בפגישות אלה מתקבלות החלטות, מתנהלים דיונים וסיעור מוחות. לדוגמה ישיבת צוות שתעסוק בעיצוב התגובה הארגונית לחוק חדש היא פגישה אד הוקית שכדאי לקיים פרונטלית ואם זה לא מתאפשר – לעשות ישיבת צוות היברידית שכוללת שימוש בכלים דיגיטליים המאפשרים למפות רעיונות, פתרונות, אתגרים והחלטות.
3. פגישות חברתיות – אלה יכולות להיות פגישות פרידה מעובדים שעוזבים, ציון של חגים ומועדים או ימי כיף. המטרה העיקרית של הפגישות האלה היא העמקת ההיכרות ומינגלינג בין עמיתים.
4. פגישות עם עצמכם – כולנו רגילים לנוע בין פגישה לפגישה בלי עצירות בדרך. קביעת זמן ביומן שמוקדש לחשיבה, עיבוד המידע והרעיונות שנחשפתם עליהם, מעקב אחר הפרויקטים שלכם יעזור לכם לגזור משימות ברורות לביצוע.

איך תשמרו על רמת קשב גובהה? רמת הקשב יורדת לאורך היום, לכן עדיף לקיים פגישות שמצריכות חשיבה ביקורתית ויצירתיות בשעות הבוקר. נסו לתאם ישיבות קצרות של שעה-שעה וחצי או לדאוג להפסקות לאורך הפגישה כשמדובר בפגישה ארוכה.

היערכות מוקדמת – מי יוזמן לפגישה? כאן חשוב לזמן רק את האנשים שתהיה להם תרומה משמעותית לפגישה. בחרתם? נהדר! עכשיו תעשו להם הכנה – תשלחו את סדר היום של הפגישה לכל המשתתפים מראש, ותבהירו מה אתם מצפים מהם – לקרוא חומר מראש, להציג, להנחות, להכין שאלות ועוד. אין צורך לעשות שיחות אישיות עם כל אחד, אלא רק עם חברי צוות שאתם יודעים שיהיה להם קל יותר לשתף פעולה ולתרום לדיון, אם יערכו לכך מראש. אם אתן לא בטוחות שאנשים יקראו את החומרים ששלחתן, תנו תרגיל הכנה בזוגות או ביחידים שמצריך קריאה ותתחילו את הפגישה מאיסוף התובנות של התרגיל.

החזיקו חזק – ישיבה מתחילה!

מבנה – כל פגישה כוללת שלושה חלקים עיקריים:

• צ'ק אין – החלק הפותח של הפגישה שכולל פעילות המחברת בין חברי וחברות הצוות ברמה החברתית והסבר על מטרת הפגישה.
• גוף הפגישה – החלק המרכזי בו עוסקים הלכה למעשה בהשגת מטרות הפגישה, מנהלים דיון, מקבלים החלטות, מביאים רעיונות.
• צ'ק אאוט – החלק הסוגר של הפגישה בו מסכמים את הנקודות המרכזיות שעלו, מחלקים משימות וקובעים מועדים לביצוע עבור חברי הצוות.

הזמנים הם קודש – דאגו להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן. אם יש כמה אנשים שמתעכבים נצלו את זמן למינגלינג בין העמיתים, או לסבב שאלות לשבירת הקרח שיאפשרו לאנשים בחדר להעמיק את ההיכרות. הגדירו כמה זמן יש לאיסוף התגובות, ואם אתם מדברים אל תרבו במילים כדי לוודא שהבינו אתכם, רוב הסיכויים שהעברתם את הפואנטה ואם לא – אנשים ישאלו שאלות הבהרה. סיימתן את הישיבה מוקדם? מצוין, רק ממליצה להחליף את המשפט: "הרווחנו זמן" באמירה שנותנת תחושה טובה לכל המשתתפים, על כך שהצלחתם יחד לקיים ישיבה אפקטיבית ומועילה.

הגדרת מטרות הפגישה והנושאים שיעלו – העדיפות היא להשתמש בשפה ממוקדת תוצאה. לדוגמה, השתמשו ב: "נגדיר" במקום ב"נחשף" או "נקבל החלטה" במקום "נקיים דיון". ציון מטרות המפגש והנושאים מאפשרים למשתתפים להתמקד, ועוזרים למנחה לעצור דיונים מרתקים אך שוליים שמתפתחים כמעט בכל ישיבה.

תתעדו – לפני המפגש או בתחילתו חשוב למנות איש או אשת צוות שיסכמו את ההחלטות והרעיונות שעולים בפגישה. בנוסף כדאי להשתמש במהלך הישיבה בלוח מחיק ואפשר גם בפתקיות דביקות, כאשר רוצים לתת מקום לכל אחד מהמשתתפים. אם הישיבה מתנהלת בזום אתם יכולים להשתמש בלוח MIRO – מדובר בכלי דיגיטלי המאפשר לבצע סיעור מוחות ולמפות רעיונות תוך שיתוף כל כלל המשתתפות בזום.

תעודדו השתתפות פעילה של כולן – מכיוון שלא כולם מרגישים בנוח להציג או לעמוד בקדמת הבמה, חשוב לייצר מרחב בטוח ומזמין להשתתפות. אם המפגש מתקיים בזום בקשו מאנשים לפתוח מצלמה. בפגישות מרובות משתתפים אפשר לעודד השתתפות גם על ידי כתיבה (עדיף להשתמש במירו כדי לתעד את התהליך, אבל אפשר גם בצ'אט) – התייחסו לדברים שיעלו. חיזרו על שמות האנשים וציינו את התרומה שלהם לדיון, זה מעודד השתתפות.

נימוס, נימוס, נימוס – חכו שהעמיתה שלכם תסיים את המשפט לפני שאתם מגיבים, שמרו על שיח מקצועי ומכבד, שאלו אם משהו לא ברור לכם עד בסוף במקום להתנגד, סכמו את הנאמר לפניכם, כדי לוודא שהבנתם נכון. אם שמתם לב שמישהו לא השתתף למרות המאמצים שלכם בקשו לקיים שיחה אישית כדי לשמוע איך היה להם במפגש.

הנעה לפעולה – לאחר הישיבה הכניסו ליומנים את מועדי ביצוע ההחלטות או את מועדי הדיווח שהובטחו ועקבו אחריהם. חשוב שתפרטו את המשימות לצעדים, ושתגדירו מועדי ביצוע. שייכו משימות לאנשי הצוות ותבקשו לקבל עדכונים.

כלים דיגיטליים שיעזרו לנהל את הישיבה

כלים דיגיטליים הם כלי עזר שישמשו אתכן בפגישות משלב התכנון ועד לשלב חלוקת המשימות ומעקב אחר הביצוע שלהן. הם מאפשרים לתעד בצורה קלה ויצירתית תהליכים, מידע והחלטות והופכים אותם לידע משותף, זמין ונגיש לכל הצוות או הארגון.

כלים דיגיטליים לניהול ועדכון משימות, כמו Trello או Monday מאפשרים לרכז את כל המשימות והפרויקטים במקום אחד. תוכלו להשתמש בהם הן לישיבות צוות בהן נבנית תכנית עבודה משותפת שכל המשתתפים יכולים לעצב את המשימות יחד והן לפגישות שוטפות או פגישות סטטוס כדי לסמן את המשימות שבוצעו ולעדכן משימות בהתאם לקצב ההתקדמות של הפרויקט.

Drive – מסמך משותף ב-Drive מאפשר יצירה וארגון עבודה שיתופית. תוכלו להשתמש בו כדי לאסוף תובנות או רעיונות לפני או אחרי הפגישה וכדי לעבוד יחד על מסמכים. כלי נוסף הדומה ל-Drive הוא Dropbox שירות של אחסון קבצים בענן, עם אפשרות לשיתוף, העברה ויצירת חלוקות מסודרות.

Miro לוח שיתופי מקוון – פלטפורמה לביצוע חשיבה משותפת מקוונת, הפלטפורמה מציעה מגוון כלים לסיעור מוחות משותף כמו Whiteboard ומפות חשיבה. כאמור מעבר לסיעור מוחות תוכלו לתכנן ולתעד ב-Miro תהליכי עבודה ולהעלות אליו תמונות של תוצרי העבודה במפגשים פיזיים.

Google Meet פלטפורמה לניהול שיחות וידאו לבעלי חשבון גוגל, כוללת מספר משתתפים רב ללא הגבלת זמן, ועם אפשרות לשיתוף מסך.

Tandem פלטפורמה ליצירת ״משרד וירטואלי״, מאפשרת עבודה משותפת ותקשורת רציפה כשכל עובד נמצא בביתו, וידאו, אודיו וצ׳אט.

Zoom שהפך להיות חלק מהחיים שלנו. פלטפורמה לניהול שיחות מקוונות, הכוללת מגוון אפשרויות לניהול ישיבות מרחוק כמו שיתוף מסך, חלוקה ״לחדרים״- קבוצות קטנות בתוך הישיבה הרחבה, Whiteboard ועוד. הגרסה החינמית מוגבלת לשיחה של 40 דק׳.

כמובן יש כלים דיגיטליים נוספים בהם תוכלו לעשות שימוש לניהול הישיבות והמשימות – תוכלו למצוא מיפוי מורחב בחוברת לניהול היברידי שפותחה בשתיל הקרן החדשה לישראל.