תהליך אסטרטגי היברידי

צילום:Image by StartupStockPhotos from Pixabay

"תהליך אסטרטגי היברידי? לא נראה לי"
"תהליך אסטרטגי לא מתאים לזום"
"כדי לקבל החלטות אסטרטגיות חייבים להיפגש פנים אל פנים"

יכול להיות שזה היה נכון לפני שהתרגלנו לקיים חיי שגרה בזום.

הניסיון מלמד שאפשר בהחלט לעשות תהליך אסטרטגי היברידי. השילוב בין מפגשים בזום למפגשים פנים אל פנים הופך את התהליך למהיר יותר, זול יותר, ויכול להיות מעמיק באותה מידה!

מה צריך בשביל תהליך אסטרטגי היברידי? מנכ"לית מסורה, ועדת היגוי מחויבת, חיבור לזום וכלים טכנולוגיים תומכים.

מהו תהליך אסטרטגי?

שנייה לפני שצוללות, בואו נדבר על מהו תהליך אסטרטגי. מדובר על תהליך בו מעורבים בעלי עניין שונים מהארגון ולעיתים גם מחוצה לו, הבוחן היכן נמצא הארגון כיום, לאן הוא רוצה להגיע בשנים הקרובות, ומהן אסטרטגיות הפעולה שעליו לאמץ על מנת להשיג את מטרותיו. התהליך מתקיים בזמן מוגדר, המאפשר בירור, העמקה והסקת מסקנות.

עוד על תהליך אסטרטגי ומדידה ארגונית: איך הולך? – מדריך ללמידה ארגונית והערכת תוכניות בארגונים ללא כוונות רווח, חשיבה אסטרטגית לקידום שינוי חברתי, לעשות סדר במציאות משובשת.

מתי כדאי לעשות תהליך אסטרטגי היברידי?

4 שאלות שיעזרו לכם להבין האם הגיע הזמן של הארגון שלכם לתהליך אסטרטגי

1. עד כמה הארגון שלכם הושפע מאירועים משמעותיים שהתחוללו בארץ ובעולם בתקופה האחרונה. (ע"ע המחלה שאין לומר את שמה, אירועים ביטחוניים, סביבתיים ואחרים).
2. עד כמה אתם מרגישים שהארגון שלכם כבר לא רלוונטי מבחינת המטרות שלו או אסטרטגיות הפעולה או אל מול קהלי היעד?
3. עד כמה אתם חשים צורך בשינוי מהותי בארגון? והאם התחושה שלכם משותפת לבעלי עניין נוספים כמו: תורמים, חברי צוות, חברי ועד מנהל?
4. עד כמה אתם מרגישים שיש קושי בגיוס תורמים ושותפים לארגון?

אם השבתם לעצמכם, "במידה רבה" על חלק או על כל השאלות, כנראה שהגיע הזמן לעצור ולחשוב מחדש על מטרות הארגון שלכם, אסטרטגיית השינוי, דרכי הפעולה והקהלים.

מה הטיימינג הכי מתאים לתהליך אסטרטגי?

מכיוון שכדאי לסיים תהליך אסטרטגי לקראת נובמבר-דצמבר, זמן כתיבת תוכניות העבודה. כדי שהתובנות וההמלצות יוטמעו בתוכנית השנתית, כדאי להתחיל אותו לפחות 3 חודשים לפני.

כמה זמן לוקח תהליך אסטרטגי היברידי?

הזום יכול לקצר מאוד את התהליך. אם מדובר על תהליך אסטרטגי היברידי המשלב מפגשים בזום יחד עם פגישות פנים אל פנים הוא יכול לקחת סביב 3-4 חודשים, אם התהליך הוא רק במפגשים פיזיים הוא נוטה להתארך ולהימשך כ-5-6 חודשים.

עוד פרמטרים המשפיעים על אורכו של התהליך הם מידת הצורך בשינוי מהותי בארגון, ומידת הנכונות לשינוי מעמיק.

היברידיות

צריך להחליט מראש אילו פגישות עושים און ליין ואלו פנים אל פנים. כשחשובה הדינמיקה והאינטראציה של המשתתפים והמשתתפות, וכשדנים בנושאים רגישים – עדיף פנים אל פנים.
כאשר הפגישות משימתיות וממוקדות, אפשר להסתפק בפגישות און ליין. גם כשרוצים לשתף ולערב אנשים שגרים רחוק ולא יגיעו למפגש פיזי השימוש בזום הוא יתרון.
בפגישות בזום חשוב לשמור על סדר יום ולכבד את הזמן של כל המשתתפות והמשתתפים.

מי צריך להיות מעורב?

תהליך אסטרטגי מורכב משלבים שונים ובכל שלב מעורבים אנשים שונים. הדרך שאנחנו ממליצות עליה היא לצייר על דף (אפשר גם במחשב) 3 עמודות שכל אחת מהן מייצגת קבוצת התייחסות שונה.

ועדת היגוי – בעמודה הראשונה רשמו שמות של ארבעה-חמישה שותפים שיהיו הכי מעורבים.

השותפים לחשיבה – בעמודה השנייה יהיו האנשים שתרצו לא רק לקבל את הפידבק שלהם ותשובות שלהם לשאלות שלכם, אלא ליצור עמם דיאלוג. בקבוצה זאת יהיו: צוות העובדים (שיהיה גם אחראי על היישום), הוועד מנהל, תורמים (כשמתאים), שותפים אסטרטגיים וכל בעלי העניין, אלו יהיו המעגל האסטרטגי המורחב.

מיודעים – בעמודה השלישית צריכים להופיע אלו שחשוב לכם לשמוע אותם אבל פחות ליצור דיאלוג, אלו שלא יתחייבו להגיע לפגישות אבל אפשר לראיין אותם, לשמוע מהם פידבקים, לשלוח להם מידי פעם עדכונים לגבי התהליך ובסופו את התוצרים (נציגים מהקהילה, פעילים, תורמים).

שלבים בתהליך

1. ההיערכות: בניית לוח גאנט, הכולל לוחות זמנים ותוצרים צפויים מכל מפגש. התוכנית לרוב עוברת שינוי תוך כדי התהליך ובהתאם למתרחש בפגישות וביניהן.
2. גיבוש ועדת היגוי וקבוצת בעלי העניין שיהיו שותפים.
3. הגדרת הסטינג – מה יתקיים און ליין ומה פנים אל פנים, ובחירת הכלים הדיגיטליים המתאימים לצורך עבודה במפגשים וירטואליים.
4. גיבוש רשימת מרואיינים
5. המפגשים: לרוב יהיה צורך בשלושה מפגשים מרובי משתתפים. ועדת ההיגוי תיפגש פעם-פעמיים בין מפגש למפגש, כדי לעבד, לדייק, ולתכנן את המפגש הבא..

מקווה שעכשיו התהליך ואיך ניגשים אליו ברורים יותר. ושהרעיון להיכנס להתהליך אסטרטגי היברידי לא נשמע לכם מופרך, אלא להיפך, עושה חשק לקפוץ למים. מזכירה לחזור ולהסתכל על 4 השאלות שיעזרו לכם להבין האם הגיע הזמן להיכנס לתהליך, ואם כן, אנחנו כאן כדי לסייע לכם.