חגית שמלי |

שבעה שלבים בכתיבת בקשת מענק

בקשת מענק

אם את מפתחת משאבים, אז יש לך על השולחן מיליון ואחד דברים: בקשות, דיווחים, עדכונים, שוטף ומה לא. מכיוון שבין כל המשימות בקשת מענק היא לרוב משימה עם דד ליין שלא כדאי לפספס, אני רוצה להציע לך שיטה מסודרת, איך לגשת כתיבת בקשת מענק. התהליך הזה הוא תהליך אידאלי, כלומר מתאים למקרה שבו מועד ההגשה ידוע לך לפחות שבועיים מראש. אבל גם במקרה שמועד ההגשה קצר יותר – כדאי לך ללמוד את התהליך ולעקוב אחרי העקרונות שלו.

1. לקרוא את ההנחיות

זה נשמע בנאלי לגמרי אבל אני לא יכולה להדגיש מספיק את הנושא הזה. כמפתחות משאבים אנחנו כל כך נחושות לגייס כסף, שלפעמים נהיה מוכנות לכופף כמעט כל פרויקט של הארגון כדי למצוא את הדמיון בינו לבין הקול הקורא, גם אם אין כזה.
האחריות שלך היא להקדיש את כל הזמן הנדרש כדי לקרוא את הקול הקורא מקיר לקיר: להבין את כל הדרישות המחייבות שלו, את תחומי העניין שלו, המטרות, המסמכים הנלווים הנדרשים, מועדי ההגשה, תנאי ההגשה, מענקים קודמים שניתנו ועוד. אין לארגון פרויקט מתאים? אל תגישי!

2. להכין את המסמכים הנלווים

אחרי שקראת את דרישות המענק קראי שוב כדי לוודא שאת לא סתם מגישה, ושיש לך את כל מה שנדרש כדי להכין בקשת מענק מוצלחת. הדפיסי לעצמך את רשימת המסמכים שאת נדרשת לצרף לבקשה כדי שלא תפספסי אף מסמך חשוב ברגע ההגשה (אל תשאלי אותי איך אני יודעת).

3. לבנות את שלד בקשת המענק

אל תתחילי מדף לבן: הציבי את הכותרות שמופיעות בקול הקורא או במסמך ההגשה והתחילי למלא מידע שאת כבר יודעת, כמו למשל מה הארגון עושה. סמני מקומות שאת לא יודעת עליהם שום דבר, כמו למשל כמה משתתפים ייקחו חלק בתוכנית או מהם היעדים שלה, ולידם כתבי לעצמך מי יכול לתת לך את המידע הזה.

4. פגישת התנעה

אם מדובר בפרויקט חדש שאין לך לגביו הרבה מידע, כדאי לך לקיים פגישה עם כל מי שמעורב בתוכנית או מכיר את התוכן. תביאי איתך קופסה של עוגיות או חפיסת שוקולד (תהיי נחמדה, זה יעזור לך בהמשך) ותציגי בקצרה את המסמך שהכנת ובו כל מה שיש ומה שחסר לך. הכיני מראש טבלה עם משימות שמוגדרות לכל אחד בצוות וכן לוחות זמנים לביצוע, למשל: דליה צריכה לתת לי מידע על התוכנית, מספר משתתפים, יעדים, מטרות ולוחות זמנים – עד ל-15 בפברואר. דני צריך לשלוח אלי הצעות מחיר, מאזן בוחן ודוח שנתי עד ל- 10 בפברואר וכן הלאה. בסיום המפגש הוציאי מייל מסכם לכל המשתתפים עם הטבלה ותקבעי ביומן שלך שיחת עדכון קצרה של 5 דק' עם כל אחד בעוד כמה ימים כדי לוודא שכולם מתקדמים.

טיפ חשוב: לעולם אל תשתפי את הדד-ליין האמיתי של הבקשה. השאירי לעצמך לפחות יומיים לשינויים ולתקלות כמו הפסקת חשמל או מערכת ממוחשבת שקורסת מרוב פניות (אל תשאלי איך אני יודעת).

5. לגבש את התקציב עם הצוות המקצועי וההנהלה

אל תשלחי בקשה למענק שהתקציב שלה לא אושר על ידי מנכ"לית הארגון או מנהלת התוכנית. אל תבני את התקציב לבד. אני ממליצה לערב את מנהלת הפרויקט ואשת הכספים בבניית התקציב, כי הן אלה שיצטרכו להוציא אותו לפועל, בעוד שהתפקיד שלך הוא לוודא שהתקציב מתאים לדרישות המענק ושהוא מוצג בצורה הנכונה.

6. להתחיל לכתוב את הבקשה

אחרי שאספת את המידע את מתחילה למלא את הבקשה בתוכן הרלוונטי. כתבי לפחות 4-5 גרסאות לבקשה קצרה ולא מאד מורכבת, ותדאגי תמיד להראות אותה לצוות המקצועי ולקבל מהם הערות ותוספות. אל תעלבי מהתגובות וההערות: לא התחתנת עם הטקסט ולא כתבת אותו מדם ליבך. כל גרסה וכל תיקון רק משפרים את הבקשה.

7. להמשיך לנהל את הבקשה

ברגע שהגשת את הבקשה שלחי מייל תודה לכל אלה שלקחו חלק בכתיבה – ככה תשאירי אותם מחוברים למה שאת עושה ויהיה להם עניין שהמענק יתקבל. קיבלת הודעה שהמענק אושר? העבירי מיד לכל הצוות, זו גם הצלחה שלהם.
הכיני תיקייה במחשב עם כל המידע שתאספי על הפרויקט, ורשמי לעצמך ביומן את מועדי הדיווח הנדרשים. סמני לך מועדים שבהם את עוקבת מקרוב אחרי התפתחות הפרויקט, כמו למשל יום תחילת התוכנית או יום הסיום שלה. בימים האלה הקפידי להגיע לשטח כדי לצלם את הפעילות, לקבל רשמים מהמשתתפים או המשתתפות, לאסוף סיכומים ורשמים של הצוות וכן הלאה. אם לא תעקבי מדי פעם אחרי הפרויקט, את תמצאי את עצמך מגיעה לרגע האחרון של מועד הדיווח ותגלי שאין לך שאין לך שום מידע לשתף עם התורמים שלך ושאת צריכה לייצר כזה מידע – ברגע האחרון (אל תשאלי איך אני יודעת).

הכתבה הבאה בסדרה

משפיעות על העולם? מקדמים שינוי חברתי?

פנו אלינו ליעוץ

הצטרפו לרשימת המנויים שלנו

וקבלו מייל עם תכנים חדשים שעולים לבלוג

    תגובות

    כתבו תגובה