חגית שמלי | 22 במאי 2022

איך תבנו מאגר תורמים לארגון?

לפני כך וכך שנים התחלתי לעבוד כמפתחת משאבים בעמותה ותיקה למדי. כששאלתי איפה נמצא כל המידע בנושא פיתוח משאבים – בקשות שנשלחו, אנשי קשר, תורמים פוטנציאליים וכו', "חפשי בתיבת המייל היוצא של ענת" הייתה התשובה הלא-פחות-ממדהימה שקיבלתי. אחרי שסיימתי לאסוף את עצמי מהרצפה התחלתי במשימת הבילוש הבלתי אפשרית אחרי ה-Data base לתחום פיתוח משאבים של הארגון.

כדי לפנות לבקשות תמיכה, אתן צריכות מאגר נתונים ארגוני (Data base) של תורמים ושותפים קיימים ופוטנציאליים. מאגר תורמים טוב יהיה תמיד מסודר ומאורגן לפי נושאים שתחליטו עליהם מראש, וכזה שיאפשר גם למישהו אחר (מנכ"לית או המחליפה שלך בתפקיד) להיכנס מיד לנעליך, ולהבין מה צריך ואפשר לעשות בכל רגע נתון.

מיפוי ומחקר של מקורות מימון הוא השלב הראשון בתהליך הארוך והמתמשך שנקרא ניהול קשרי תורמים של הארגון, וזו המשימה המרכזית של כל מפתחת משאבים. מטרת המיפוי היא לבדוק איפה נמצאים מקורות המימון הטובים ביותר עבור הארגון שלך, בין אם זו קרן פילנתרופית, משרד ממשלתי, תורם פרטי או עסק, ולקבוע סדרי עדיפויות כדי שניתן יהיה לנהל את הקשר איתם בצורה הכי אפקטיבית שאפשר.
גם אם אסטרטגיית המימון של הארגון מבוססת על תומכים קטנים בהוראות קבע, עדיין צריך מאגר נתונים מסודר, כדי לנהל את הקשר עם אותם תומכים לאורך זמן.

איך מתחילות לבנות מאגר נתונים על התורמים שלכם?

טבלת מעקב אחר קשר קיים עם תורמים

רשימת התורמים הקיימים היא בעצם רשימת סטטוסים שתעזור לכן לנהל את המידע ואת הקשר עם השותפים שלכן.

בטבלאת אקסל או במערכת ה- CRM של הארגון נארגן את רשימת התורמים הקיימים לפי הקטגוריות הבאות:

שם הגורם המממן, מתי תרם, כמה תרם, עבור מה, איך נוצר הקשר, טיב הקשר, איך הגיעו אלינו, פרטי התקשרות – כמו אתר האינטרנט של הקרן או תורם, טלפון, אימייל וכו', אפשר גם להוסיף מקום להערות, שחשוב לציין אודות הגורם המממן, ולא שוכחות להוסיף גם קטגוריה של "סטטוס", שבה אתן כותבות מה קורה עם התורם ברגע זה, כמו למשל: הגשנו בקשה, או ממתינות לתשובה, אוספות מידע לדיווחים, השנה לא נגיש, נציגת הקרן מגיעה לביקור בינואר וכן הלאה.

טבלאות תורמים ושותפים לדוגמה.

רשימת תורמים ושותפים פוטנציאליים

מתחילות בפוסט (המצוין) על מציאת קולות קוראים וקרנות, וכמובן חוקרות בגוגל. עושות מנוי על מאגר מידע בתשלום בארץ ובעולם כמו למשל Candid או Funds For NGOS או Foundation Atlas ויש עוד רבים נוספים. נכון שזה עולה כסף אבל יש לזה גם פוטנציאל להביא כסף, וזה כלי עבודה שקשה מאד לעבוד בלעדיו.

קצת היסטוריה – מחפשות בתוך הארגון: בודקות בהנהלת חשבונות או אצל בעלי תפקידים "לשעבר" האם קיימים תורמים מההיסטוריה של הארגון שלא תורמים יותר. לא תאמינו כמה תורמים ושותפים הולכים לאיבוד עם השנים מבלי שאף אחד יודע למה. נסו להבין למה הם נעלמו – זה מידע חשוב, כי בהנחה שנרצה להחזיר אותם לתרום (ואין סיבה שלא) חשוב שנבין מה קרה בדרך.

בלי בושה – מנצלות קשרים: פנו אל חברות וחברי צוות ואנשי מפתח בארגון ותשאלו בלי להתבייש – מי מכירה קרנות או אנשי קשר מעניינים שכדאי לפנות אליהם לבקשות תמיכה? קובעות פגישה מסודרת עם המנכ"ל ועם חברי הועד המנהל (רצוי עם כל אחת בנפרד) ומבקשות מהם לעבור על רשימת אנשי הקשר שלהם. בישראל כידוע כל אחד מכיר מישהו שמכיר מישהו. עושות את אותו הדבר עם חברי צוות בארגון, עם בוגרים של הארגון, עם מתנדבים שתמיד שמחים לעזור, חברי קהילה ועוד.

את כל המידע החדש הזה אתן מארגנות ברשימה חדשה או במערכת ה CRM שנקראת תורמים ושותפים פוטנציאליים ודואגות שיופיעו בה הקטגוריות הבאות:

שם הגורם המממן, מהם תחומי התמיכה שלה, סכום תרומה ממוצע, אנשי מפתח (מנכ"לית ו/או חברי ועד מנהל), פרטים ליצירת קשר (שם, טלפון, אימייל, כתובת אתר האינטרנט), מהו מועד הגשת הבקשות, מהו הליך הבקשה (מכתב מקדים/ שליחת בקשה מלאה לפי פורמט או לא/ מערכת מקוונת להגשת בקשות וכו') – משאירות מקום ל"סטטוס" – שם תוכלו לכתוב מה קורה עם התורם ומה אתן מתכננות לעשות איתו בקרוב.

איך להגדיל את מאגר הנתונים, ולהגיע לעוד תורמים פוטנציאליים?

אם כבר עשיתם את כל מה שכתוב כאן למעלה, הנה עוד כמה רעיונות.

אאוטסורסינג – לשלם לחברה חיצונית או לאשת מקצוע שעוסקים בפיתוח משאבים, עבור מיפוי חד פעמי של קרנות ותורמים פוטנציאליים. הגדירו מראש את מספר מקורות המימון הנדרש לכן, והעבירו את רשימת המקורות הקיימים שלכן, כדי שלא תשלמו סתם כסף על לידים שכבר יש לכן.

כסף ממדינות זרות – עושות מנוי באתרים של גרנטים יעודיים, כמו grants.gov, מחפשות מידע על שגרירויות של מדינות זרות בישראל שיש להן מענקים לפעילויות מסוימות, מענקי האיחוד האירופאי ועוד.

גיידסטאר – ידעתן שבאתר גיידסטאר בישראל תוכלו למצוא הקדשות ציבוריים? תוכלו למצוא רשימה של כספים ונכסים שהוקדשו על ידי אנשים שונים לטובת מטרה ציבורית בתחומים כמו תרבות, מדע, חינוך, דת, צדקה ועוד.

לינקדאין – יוצרות עמוד אישי ועמוד עסקי לעמותה בלינקדאין. כיוון שזו רשת עסקית, תוכלו למצוא בה הרבה בכירים ובכירות במגוון חברות ועסקים ולאתר חברות שיש לכן אינטרסים משותפים איתן. חלק מהמשאבים שתוכלו לגייס דרך לינקדאין הם יצירת קשר ישיר עם א.נשים שרציתם להגיע אליהם, למצוא חברי דירקטוריות חדשים, לגייס עובדים, לגייס מתנדבים ואפילו ליצור קהילת בוגרים.
היתרונות הבולטים של לינקדאין הם יכולות פילוח המידע הייחודית של הרשת (בעת פתיחת פרופיל המשתמשת נדרשת לתת הרבה יותר מידע מזה שהיא משתפת בפייסבוק, למשל), ועבור עמותות מדובר בעוד זירה חברתית איכותית שתוכלו למתג בעזרתה את הארגון, להציג את מה שיש לו להציע ולבקש משאבים מסוגים שונים.

מנוי על עיתון כלכלי אחד בארץ או בעולם – בעיתונות הכלכלית תוכלו למצוא הרבה מידע על עסקים וא.נשים פרטיים, ללמוד מה מעניין אותם דרך התבטאויות שלהם במאמרים וכתבות ולחשוב על דרכים יצירתיות לתקשר איתם (למשל, להגיע לכנס רלוונטי שפורסם בעיתון).

ריגול תעשייתי – כמעט בכל מבנה ציבורי גדול כמו אוניברסיטה, מתנ"ס או בית חולים יש קיר תורמים גדול. צלמו את הקיר ובצעו תחקיר בגוגל על אילו שהופיעו שם. אפשר כמובן להיות הכי לא מקוריות בעולם ולקרוא את עמוד ה"שותפים ותורמים" של עמותות דומות לשלכן, שבו יופיעו לוגואים או קישורים לתורמים וקרנות.

לפנות זמן ביומן – מקדישות לפחות חצי שעה ביום למחקר ותחזוקה. זה אולי נשמע הרבה, אבל זו הדרך שלכן להשיג מידע ולהישאר עדכניות.

מה חשוב לבדוק כשאנחנו עושות תחקיר?

קוראות מקיר לקיר את האתר של הקרן או את המידע על התורם/ת: לומדות על פרויקטים נתמכים, אנשי מפתח, פעילות, תחומי עניין וכו'.

מהי ההיסטוריה של התרומות? האם תורמים בארץ/ בחו"ל, כמה כסף תורמים בד"כ, באילו נושאים הם תומכים?

איזה סוג של תורם זה? גדול/קטן, קרן פרטית/ משפחתית, עסק, חברה. מי מנהל או מקושר לארגון הזה, מי בוועד המנהל, מי בין חברי/ות הצוות, למי הם מקושרים. אולי מישהו מאיתנו מכיר/ה נציגים של הקרן? מי אצלנו יוכל לפנות אליה?

איך אנחנו מתאימות לארגון/ אדם התורם? מהם הערכים שמשותפים לנו, מה חשוב להם שחשוב גם לנו, איפה הם משקיעים את מירב מרצם ומאמציהם, מה השיוך הדתי/ הפוליטי/ אחר שלהם, באילו נושאים הם מתבטאים וכד'. האם אנחנו מתאימים? האם הם ישמחו לתמוך בפעילות שלנו?

אם אתן לא מוצאות מידע מספק על היקף התרומות הקודמות של קרן מסוימת ולכן לא יודעות כמה כסף לבקש, נסו להשתמש בכלי המעולה הזה: חפשו בגוגל טפסי 990 של קרנות אמריקאיות (בגוגל כותבים את שם הקרן +990 form) ותקבלו את הדוחות הכספיים של הקרן. שם תוכלו לראות לאילו ארגונים תרמה הקרן וכמה כסף – ועל בסיס המידע הזה לבקש גם עבור העמותה שלכן. כאן תמצאו מדריך קצר באנגלית על איך למצוא ואיך לעשות את זה, ואם יש לכן מנוי בתשלום של קרנות אמריקאיות – יש סיכוי טוב שתמצאו שם גם את הטפסים האלה.

מה נוכל לבקש מהם? בהתאם לתחקיר שביצעתן אתן מחליטות עבור איזה פרויקט נבקש כסף, כמה כסף, מהי הדרך הכי טובה לפנות לקרן (דרך האתר/ מערכת בקשות/ מייל הכרות/ שיחה אישית) ומי נכון שיפנה אליהם.