קליטת עובד חדש / עובדת חדשה

הרגע המרגש הגיע! תהליך גיוס ארוך ומקיף, הכולל סקירת קורות חיים, איסוף המלצות מגוונות והכנה קפדנית לראיונות הסתיים. בחרתם את העובד או העובדת החדשה שיצטרפו לצוות וייקחו חלק בפעילות הארגון. הציפיות גבוהות, והאתגרים רבים – יש משימות לבצע ויעדים שאפתניים להשיג. כדי שניתן יהיה לממש את כל אלה, נדרש תהליך מסודר של קליטת עובד חדש שייתן מענה לשאלות הבאות: כיצד ניתן לתמוך בעובדים החדשים מבחינה מקצועית וחברתית כדי להבטיח הסתגלות מוצלחת? אילו צעדים יש לנקוט כדי להקל על היכרותם עם שגרות הארגון, הכלים המקצועיים וסביבת העבודה? איך אפשר לעזור להם לבנות מערכות יחסים מקצועיות שיחזקו את תחושת השייכות ויעודדו אותם להישאר בארגון?

מחקרים רבים תומכים בהשפעה המשמעותית של תהליך קליטה אפקטיבי על הצלחת העובדים. על פי מחקר של Center for American Progress, תהליך קליטה אפקטיבי מעלה את הפרודוקטיביות של העובד ב-30%, מחקר של חברת הייעוץ Brandon Hall Group מצא כי תהליך קליטה יעיל משפר את שיעור שימור העובדים לטווח הארוך ב-82% ובסקר של Galupp עולה כי עובדים ומנהלים שעוברים תהליך קליטה חיובי נוטים להיות מעורבים בתפקיד ובארגון ב 70% יותר לעומת אלה שחוו תהליך קליטה שלילי. יחד עם זאת, סקר של חברת Galupp חושף כי 88% מהארגונים אינם מיישמים תהליך קליטה תקין ואפקטיבי.

האתגרים העומדים בפני עובדים חדשים

לפני שנצלול להמלצות, כדאי להבין את האתגרים העומדים בפני עובדים חדשים, ומהו תפקיד המנהלת מול אתגרים אלה. נעשה זאת בעזרת מודל "האינטרס הכפול" המתייחס לתהליך הכניסה לתפקיד בשני צירים מקבילים:

אתגרי ציר הלמידה

מתמקדים במידה שבה העובד או העובדת משקיעים בהבנת התפקיד, מיפוי סביבת העבודה, עריכת תצפיות, שאילת שאלות והפקת תובנות. כל אלו כדי לגבש את תפיסת התפקיד ואת הערך הייחודי שלהם בעבודה.

אתגרי ציר ההתמקמות

אתגרים אלו מתמקדים במידה בה העובד או העובדת משקיעים בביסוס מקומם בארגון על ידי, הצעת רעיונות, נקיטת יוזמה בפרויקטים, קבלת החלטות ובאינטראקציות המקצועיות שלהם.

בכניסה לתפקיד חדש נוכל לזהות ארבעה סגנונות התנהגות שונים המאפיינים עובדים חדשים בהתאם למיקומם על גבי שני הצירים:

1. הפסיבי, הנמנע: אדם המתמודד עם קושי ללמוד את התפקיד, והארגון וגם מתקשה למקם את עצמו מול העובד. למעשה עובד זה לא נמצא בתהליכי כניסה לתפקיד כלל. הוא עשוי להיראות מנותק או מוצף ועלול להתקשות בהשתלבות בארגון.
2. הלומד המתמיד: אדם השקוע כולו בלמידת התפקיד והארגון, וכמעט ולא מפנה אנרגיה להתמקמות כדמות שמקבלת החלטות, יוזמת ומובילה בצוות ובארגון. עובד זה עשוי להיראות כמהסס או לא בטוח בעצמו.
3. היודע-כל: אדם המקבל החלטות ודואג להוצאתן לפועל, מבלי להשקיע זמן וקשב ללמידה של התפקיד, של הארגון ושלו בתפקיד. עובד זה עשויה להיראות נוקשה או יהיר ועלול לגרום למשברים או לעורר התנגדויות בארגון.
4. העובד הלומד: הוא משלב בין השניים, ומשקיע בו זמנית הן בלמידת הארגון והן בהתמקמות שלו בתוכו. מצד אחד מקבל החלטות ונוקט פעולה מתוך ידע וניסיון ומהצד השני נמצא תמיד במצב של למידה, התייעצות ושאילת שאלות.

תפקיד המנהלת הישירה הוא לסייע לעובדים חדשים לנוע לעבר הסגנון של "העובד/ת הלומד/ת" ולנווט בין למידה להתמקמות.

חמישה עקרונות לקליטת עובד חדש בצורה אפקטיבית

להתאים את תהליך הקליטה לצרכים האישיים של העובד

על המנהלת הישירה להקדיש זמן לשיחה אישית בה יגדירו יחד את התפקיד ומטרותיו, לזהות את נקודות החוזק שלו ואת המקומות ללמוד ולהתפתח. נושא זה צריך לעלות שוב ושוב עד שמרגישים שהדברים זורמים וברורים לשני הצדדים.

לחלק את הלמידה למנות קטנות ומרווחות

כדי להבטיח שכל אחת ואחד מהעובדים החדשים יטמיעו את הידע הנדרש לתפקידם בצורה מיטבית, יש לבנות תוכנית למידה מדורגת. תוכנית זו תתבסס על חלוקה של החומר למנות קטנות וברורות, תוך התמקדות בנושאים הרלוונטיים ביותר לתפקיד. על המנהלת הישירה לעודד עובדים חדשים לשאול שאלות ולעשות רפלקציה. בנוסף, ניתן להזמין ללמידה הדדית על ידי כך שיתצפתו על עבודתם של עמיתים וותיקים וישתפו בתובנות. תהליך זה יאפשר רכישת ידע מעשי, היכרות עם התרבות הארגונית וחיבור לאנשי צוות נוספים, וכן קבלת משוב על תהליכים ארגוניים קיימים עם נקודת מבט חדשה.

לספק גישה מסודרת למידע הארגוני

הגישה למידע הארגוני צריכה גם להיות כלולה בהדרכה מותאמת אישית על מערכות המידע ופלטפורמות הידע הרלוונטיים. בנוסף, יש להקנות לעובדות ועובדים חדשים גישה נוחה למגוון המסמכים, המדריכים והנהלים של הצוות ושל הארגון, כגון מסמכי מדיניות ותכניות עבודה וכן כתובת לכל שאלה או בקשה בעניין, כדי שיוכלו לפעול באופן עצמאי ובטוח יותר.

"באדי" תומך או תומכת מלווים

"באדי" יהווה עבור העובד או העובדת החדשים מנטור ומדריך. את ה"באדי" יש לבחור מבין אנשי הצוות הוותיקים יותר שיודעים ואוהבים להדריך, שחולקים תחום ידע מקצועי עם ואינם ביחסי כפיפות איתו. ליווי זה יספק לו מרחב לא פורמאלי בטוח לשאלות והתלבטויות, תמיכה ואוזן קשבת וכן השתלבות נעימה וחלקה יותר במארג הצוותי. מומלץ שהמנהלת הישירה יתעניינו מפעם לפעם אודות טיב התהליך והיחסים הן מול ה"באדי" והן מול העובד החדש.

לחוות ולהנכיח הצלחה מיידית

יש להגדיר היטב את המשימות הראשונות במסגרת התפקיד. על המשימות להתבסס על החוזקות והעוצמות של העובד או העובדת שרק כעת נקלוט לתפקיד, בכדי לאפשר להם לחוות הצלחה מיידית כבר בשלב הכניסה לתפקיד. חשוב להנכיח את ההצלחה במסגרת השגרות הקיימות בצוות. פעולות אלו יגבירו את המוטיבציה, יבנו את בטחונם בתפקיד ויסייעו להם להתמקם בתוך הצוות והארגון.

לסיכום

כניסה לתפקיד משמחת וטובה מחייבת ליווי מתוכנן מוקפד שמתייחס גם לאלמנטים של למידת התוכן ושיטות העבודה וגם להתמקמות אישית ומקצועית. למנהלת האחראית על קליטת עובדים חדשים יש תפקיד משמעותי ואחריות להוביל אותם בתהליך הכניסה ולוודא שהשלבים השונים של הכניסה עוברים בצורה טובה ומקבלת.

יישום חמשת העקרונות שהוצגו, יכולים להפוך את תהליך הקליטה לחוויה חיובית ומעצימה, הן עבור העובדים והן עבור הארגון כולו, וכמובן להגדיל את הסיכויים למימוש כל הציפיות והיכולות בצורה מיטבית.

שיהיה בהצלחה!