בקשת תרומה אפקטיבית

כתיבת בקשת תרומה (בקשת מענק) מתבצעת בשלושה שלבים עיקריים:

1. כתיבת הפניה הכללית הראשונית LOI- letter of inquiry
2. כתיבת הבקשה עצמה Grant Request
3. כתיבת דו"ח סיום (ולפעמים יש גם דו"ח אמצע)

לכל סוג פניה יש את הייחוד שלה וההתאמות הקשורות אליה, אך כללי היסוד ביניהם דומים למדי.

כתיבת הפניה הכללית (LOI) – השלב הראשון

כותבי בקשות לתרומה נמצאים תחת לחץ תמידי לשלוח כמה שיותר בקשות כלליות, LOIs, בתקווה שדרכן תצלח והן תחזורנה לארגון בצורה של תרומות חדשות. לצערנו, ולעוגמת נפשם של ההנהלה ושל כותבי הבקשות, פניות כלליות לתורמים רבים שמאופיינים ברמה שטחית בלבד, מוכתרות בהצלחה לעיתים רחוקות מאוד.

השלב הראשון הזה, שימו לב, הוא בכלל שלב אחרון בתהליך זיהוי הגורם המממן ובדיקה האם הוא רלוונטי. בשביל להצליח, כותבי הבקשות צריכים (לפני שהם כותבים את הבקשה!) להסתייע בתחקיר. צריך לחקור לעומק את התאמתם של התורמים לעבודת העמותה, ליצור איתם או עם נציגיהם קשר ולפתח עניין בעבודת העמותה. רק אז, כאשר יש כבר הכרה הדדית ועניין, רלוונטי לכתוב בקשת תרומה, ולהגיש אותה במועד ובצורה המועדפת על התורמים. (בקשת תרומה מבוססת בדרך כלל על כרטיס פרויקט)

איך כותבים פנייה כללית שתקבל תשומת לב?

הדבר הראשון שעליו חשוב להתייחס לפני פניה לתורם הוא: מי הקהל? מי האנשים שיקבלו ויקראו את הבקשה? מה השפה המועדפת עליהם? האם יש דרך מסוימת בה הם מעדיפים לקבל בקשות? טפסים כתובים? מקוונים? תבניות פניה ספציפיות?

המחשבה בכתיבת בקשת תרומה צריכה להתמקד בשאלה: איך לעשות את הבקשה שלי קריאה ומעניינת למי שיקבל אותה. לא מה יותר קל לי ולא מה יחסוך לי זמן, כי יש לי המון תורמים פוטנציאלים להם אני מתכוונת לשלוח את אותו מכתב שכבר כתבתי.

מההתחלה העמותה צריכה לתת לתורם או לתורמת את ההרגשה שהיא מכירה אותם ופונה אליהם ספציפית וישירות. ברור שיש טקסטים שתשתמשי בהם פעם אחר פעם, אין סיבה להמציא את הגלגל בכל פעם מחדש, אבל אין דרך מהירה יותר להגיד לאדם שהוא לא ממש חשוב לך מלשלוח לו משהו לגמרי גנרי וקר.

ברמה הזאת, כתיבת בקשות הינה כמו ראיון עבודה – היא צריכה להראות לא רק כמה מדהימים אתם, אלה גם כמה הקשבתם לצד השני, קראתם והשקעתם זמן בלהכיר מי הוא, מה הוא עשה ומה חשוב לו בעולם. שיקוף של שפה ושימוש בביטויים של התורם בבקשת התרומה, הדגשה על המשותף בדרכי החשיבה, בעבודה, ובסדרי העדיפויות שלכם יעזרו ליצור את הרגשת השיתוף והביחד של התורם עם העמותה.

כתיבת בקשות היא חלק מבניית מערכות יחסים בין תורם לעמותה. וכמו בכל מערכת יחסים, אנחנו רוצים להרגיש שרואים אותנו, ושאנחנו לא סתם עוד מישהו. כולנו רוצים שיתנהגו אלינו בכבוד, וחלק מזה בא לידי ביטוי בדרכי תקשורת מתאימים וממוקדים.

בקשת תרומה: לא רק מה אתם אומרים אלא גם איך זה נראה

כולנו אוהבים את העבודה שלנו. לא היינו עובדים במגזר השלישי אם לא הינו אוהבים את העבודה שלנו ולכן, יש לנו כל כך הרבה מה להגיד. יש דחף לדחוס כמה שיותר מילים, להסביר כמה שיותר, כדי שגם הקורא יבין עד כמה העבודה שלנו חשובה ומדהימה. מנגד, כולנו גם מכירים את ההרגשה שאנו חשים כשאנחנו מסתכלים על דף מלא במילים צפופות, בלי מרווח לנשימה. המילים עצמן מאבדות מחשיבותן כשלבנו צונח מהסתכלות בטופס.

לכן, שווה לקחת נשימה עמוקה ולהפנים שלפעמים, יותר זה פחות, ולמחוק באכזריות. כדאי להשתמש בכותרות, הדגשה, ופסקאות וכן בתמונות, כדי שהכתוב יראה מזמין ומעניין. שווה לזכור שכל בקשה היא רק חלק משיחה, לא המילה האחרונה.

מה אומרים?

קודם כל, כאשר כותבים פניה לתורם פוטנציאלי הכי חשוב לענות על השאלות שלהם, אם הן קיימות. לקרוא מה הם שואלים ולחשוב על זה, רגע לפני שמעתיקים את הפסקה הכי דומה שכבר יש לנו, על בסיס שתי המילים שהחלטתנו שהן מילות המפתח בשאלה. כמו בשיחה, כך בכתיבה – ההקשבה חשובה לפחות כמו הדיבור.

מבנה הבקשה

כל בקשה תהיה קצת שונה, אך המוצג יכול להוות עבורכם תבנית מסוימת לבקשה נרטיבית:

מה הצורך?
מי אתם ולמה אתם הגוף הכי טוב לענות על הצורך הזה?
מה הפתרון שאתם מציעים ולמה?
כמה הוא עולה?
מה השינוי שהוא יביא?

כל דבר יכול להיות פיסקה בלבד, אבל ביחד הם נותנים תמונה כוללת של הארגון והפרויקט. אל תפחדו לכלול מספרים וסטטיסטיקה, מה למידה קודמת הראתה לכם ואיך הרעיון לתוכנית התפתח.

השתמשו בציטוטים:
אפשר ואפילו מומלץ לשלב ציטוטים של המוטבים שנעזרו על ידי הארגון, תורמים או חברי הארגון המספרים על הארגון או על השינוי אשר הוא מוביל. אילו יכולים להופיע תחת "מי אתם ומה הפתרון". אפשר גם לשלב אותם בתיבת טקסט מוגדלת בשולי המסמך. באותה אופן ניתן לשלב תמונות. המטרה היא שהבקשה תהיה אסתטית, קלה לקריאה, מסקרנת ואנושית. כך מי שיקרא אותה, ירצה לדעת עוד.

כמו כן, חשוב לנו, כאנשי מילים, לזכור שיתכן כי התורם הקורא הינו איש של מספרים. לכן טוב לשלב נתונים אמפיריים, למשל תוצאות מספריות, סטטיסטיקה מידע מחקרי וכן הלאה. ראוי לציין, כי חשוב שאנחנו נהיה בקיאים ונבין את המספרים והנתונים בהם אנחנו משתמשים וכן חשוב להשתמש במספרים באופן, במינון ובמיקום המתאים. כלומר, לא להציף את המסמך במספרים.

באשר לציטוטי מקורות חיצוניים, חשוב לכלול את שם הכותב, אופן הפרסום (ספר, הרצאה, נאום, כתבה, מחקר וכו'), איפה הוא ניתן ואת שנת הפרסום, אם כי אין צורך להיצמד לכללי הציטוט האקדמי.

(כדאי גם לקרוא: איך מכינים כרטיס פרויקט)

כתיבת דו"ח סיום – השלב השלישי

את הדו"ח המסכם תכתבו על בסיס הבקשה לתרומה. כל הבטחה שהבטחתם שם – צריכה לקבל מענה והוכחות בשלב הסיום. נתונים אמפיריים שהבטחתם להתייחס אליהם – צריך להראות שאכן עשיתם. בשלב זה אפשר גם לכלול המלצות, ציטוטים ממשתפי הפעילות ותמונות.

צעדים אחרונים, טכניים וחשובים

לפני שכל בקשה נשלחת, תבדקו אותה יותר מפעם אחת. יש לוודא שלא העתקתם בטעות פיסקה עם שם של תורם אחר, שהתאריך נכון, שהכותרת העליונה והתחתונה מעודכנות ותואמות זו את זו .כשסיימתם לבדוק, תנו למישהו אחר את המסמך לבדיקה. כולנו בסוף נעשים עיוורים לדברים שאנחנו עצמינו כותבים, וקוראים מה שהתכוונו לכתוב ולא באמת מה שכתבנו.

שימרו את הקובץ תחת שם העמותה, הפרויקט, התורם והשנה, בתיקיה על שם התורם. כך בעתיד, אם הארגון ירצה לבדוק מה ביקשתם מכל תורם בכל שנה, הדברים יהיו מסודרים וקלים למציאה. ובצד של התורם, כשהוא או היא מקבלים את הקובץ, קל להם לדעת ממי ועל מה מדובר. עוד יותר חשוב, קל להם לחזור ולמצוא את המסמך בחיפוש פשוט בעתיד.

עצרו לבדוק אם הוספתם את כל המסמכים שהתבקשתם להוסיף (אם התבקשתם), הוסיפו מייל או מכתב קצר, אישי וברור ככיסוי. על המכתב/מייל להזכיר את שם העמותה, התוכנית ואת הנסיבות לפניה כגון שיחות ופגישות קודמות. כך מי שיקבל את המייל לא יצטרך לחשוב הרבה כדי לזכור מי ומה אתם.

בקשת התרומה שלכם צריכה להיות – מדויקת, מוטעמת, מעניינת וקריאה. רק אם כל התנאים האלה יתקיימו, עבודת העמותה תוכל לדבר בפני עצמה.

הכותבת: נגה זיוון, יועצת עצמאית ומרצה על עולם העמותות, פיתוח משאבים, ניהול ואסטרטגיה, באוניברסיטת בר אילן וגם פרטנית.

הכתבה הבאה בסדרה

יובל יבנה | 12 במרץ 2020

איך לפנות לקרן בבקשה למענק?

גיוס כספיםפיתוח משאביםבקשת מענקקרנות