איך מכינים כרטיס פרויקט מעולה?

כרטיס פרויקט הוא מעין תעודת זהות רחבה, המכילה את כל המידע האפשרי אודות פרויקט, מיזם או תכנית שלכם. כרטיס הפרויקט הוא פנימי ומשמש רק את חברי הארגון, והוא יכול להתייחס לתכנית קיימת או לפרויקט שמעוניינים לפתח. כרטיס פרויקט יכול להיות עמוס במידע ולהשתרע על פני עמודים רבים, במידה והתכנית קיימת, והוא יכול להיות רק עמוד קצר המתאר חלום או רעיון שיש לכם, וכמובן – כל מה שבאמצע.

כרטיס הפרויקט מהווה חלק מ"בנק הפרויקטים" שלכם, שזו בעצם תיקייה במחשב שבה נמצא כל המידע על פרויקטים קיימים, פרויקטים בתהליכי פיתוח, או כאמור סתם כותרת שהיא רעיון מעולה שטרם הבשיל לכדי תכנית אופרטיבית.

*מעודכן נובמבר 2021

מדריך – איך כותבים כרטיס פרויקט – להורדה

לכל הסרטונים בסדרה: פיתוח משאבים למתחילים

אז למה בכלל צריך כרטיס פרויקט?

משתי סיבות. הראשונה, כדי לאסוף כמה שיותר מידע על הפרויקט. באמצעות כרטיס פרויקט אפשר לשתף אנשים שונים במהלך גיבוש הפרויקט, כדי שכל אחד יוסיף / יתייחס/ יעיר. אפשר להעביר אותו מיד ליד בקרב בעלי תפקידים בארגון או שותפים ולהפוך רעיון למידע כתוב שרק משתפר ומתחדד כל הזמן. וגם – ככל שכרטיס הפרויקט יעבור יותר "ידיים" – כך המידע לגביו יהיה מתואם בין כולם, אלה שהיו מעורבים בכתיבתו ירגישו שהם שותפים ביצירה שלו, יהיה להם אכפת ממנו והם ירצו בהצלחתו.
סיבה שנייה שכדאי לכתוב כרטיס פרויקט, היא כדי שאפשר יהיה לגזור ממנו מידע חיוני להצגה כלפי חוץ, בעיקר לטובת גיוס משאבים. המידע ישמש בסיס לכתיבת בקשות לגיוס כספים או שותפים, LOI (מכתבי פנייה ראשוניים לקרנות), One pager או עמוד באתר האינטרנט שלכם, פלאייר ועוד. ככל שהמידע בכרטיס הפרויקט מגובש ומלא יותר – כך עבודתו של מנהל פיתוח המשאבים תהיה מהירה ויעילה יותר.

מה צריך להופיע בכרטיס פרויקט? לא כל מה שאני מציינת כאן למטה חייב להופיע, אבל כדאי מאד שכן. אל תשכחו שהנייר סובל הכל, ומטרת הכרטיס היא לתת כמה שיותר מידע, גם אם לא תצטרכו בהמשך את כולו. אז הנה רשימה לא מחייבת (אבל כדאית) של נושאים שצריכים להופיע בכרטיס הפרויקט שלכם:

רקע: נתונים, הצורך והרציונל

נתונים – מידע על השדה שבו מתנהל המיזם המבוקש, מספרים ונתונים כמו מספר אנשים, מחקרים רלוונטיים, מה קורה בישראל, מה קורה בעולם. ככל שתציגו יותר מידע – כך תראו שולטים יותר בשדה ומקצועיים יותר. וכמובן – קצת אודותיכם ועל מה הארגון שלכם עושה.

מהו הצורך, מהי הבעיה – לא רק מהי הבעיה עצמה ואיזו השפעה יש לה על מי שנפגע ממנה, אלא אילו עוד השפעות מייצרת הבעיה על מעגלים רחוקים יותר – על המשפחה, על הסביבה הקרובה, על המדינה, על העולם. כדאי להציג אילו השפעות יש לבעיה גם בטווח הקצר, הבינוני והארוך. כמו כן, האם יש שותפים או ארגונים נוספים שמכירים בבעיה? כדאי להתייחס אליהם ומהם ממשקי העבודה שלכם איתם. נכון שזה נשמע קצת מוזר כי הם כביכול "מתחרים" שלכם, אבל כך תוכלו להציג את עצמכם כמומחים המודעים למה שמתרחש בשדה. בדרך זו תוכלו להציג כיצד אסטרטגית הפעולה שלכם  משלימה או מוסיפה למה שכבר קיים.
עוד משהו שכדאי להתייחס אליו ושווה להכיר: SDG's  שבעה עשר יעדי הפיתוח שהוגדרו על ידי האו"ם, המבקשים להתמודד עם אתגרים גלובליים המשותפים לכולנו. כך תוכלו להראות שהפרויקט שלכם נותן מענה לבעיות רחבות היקף, וכי אתם מסתכלים על הפתרון באופן גלובלי.

רציונל – מהו ההיגיון שמוביל את היוזמה ומה עומד מאחוריה? מה צריך לקרות כדי שדברים ישתנו, איזו תכנית פעולה עקרונית צריכה לקרות כדי שיחול שינוי? מה הביא אתכם לחשוב שיש כאן בעיה?

תיאור הפרויקט

מהו הרעיון / הפתרון המוצע? איזו הזדמנות עומדת כעת על הפרק ולמה דחוף לפעול כעת, למשל: משהו מעניין קורה כעת בעולם, יש טרנד חדש, חוק חדש מאיים על המצב הקיים, בוטלה הסכמה קיימת וכעת כל הקלפים נטרפו, שירות דומה עומד להסגר וכן הלאה. אפשר להציג משהו טוב ו/או משהו רע שבגללם הפרויקט חייב לצאת לפועל עכשיו, כי הנושא חשוב ועוד אנשים / ארגונים / גופי מדינה מכירים בכך. במידה והפרויקט הוא פרויקט מתמשך וקיים אולם נדרשת לו תמיכה להמשך הפעילות, חשוב לתת סקירה שלו עד כה, להדגיש את ההישגים שהצליח להשיג ולהציג את האתגר שניצב בפניו כעת.

מהן מטרות הפעילות / מיזם?

הן חייבות להלום את הד.נ.א של הארגון, את תחומי הפעילות של הארגון ואת הבעיה שהוצגה בהתחלה. נסו להציג יעדים קונקרטיים ומדידים שתרצו שהפרויקט ישיג אבל גם מטרות גדולות ורחוקות יותר. חשוב שתהיו מאד ברורים בקשר אליהן, כמו למשל "להגדיל את מספר האנשים ש…. לגרום ליותר אנשי תקשורת לעסוק בנושא". זכרו תמיד שאחר כך תצטרכו להציג בפני השותפים שלכם האם הפרויקט אכן השיג את מטרותיו.

מיהו קהל היעד של הפעילות/ מיזם?

מהם מאפייני האוכלוסייה או המוטבים, גילאים, מיקום גאוגרפי, מכנה משותף ועוד. לא פחות חשוב מזה – ציינו מהו מספרם. גם אם קשה להציג מספרים מוחלטים נסו להעריך את ההשפעה על המעגלים הקרובים והרחוקים, ואפשר גם לחלק בין קהל יעד ישיר לקהלי יעד עקיפים.

כיצד יפעל המיזם?

מהן שיטות פעולה, כיצד מתנהל תהליך העבודה, מהו האזור הגאוגרפי של הפעילות, מהם לוחות הזמנים ומיהו הצוות שיפעל לביצועה. הציגו את השלבים השונים בתהליך הפיתוח, ציינו כמה זמן צפוי לארוך כל שלב, ומה יקרה בו. למשל: ינואר-פברואר – גיוס משתתפים מתאימים לתכנית, וכן הכנת חומרי פרסום ושיווק. פברואר-אפריל – פרסום ברשתות החברתיות. אפריל-יוני – תחילת תהליך ההכשרה של המשתתפים הכולל: סמינר, יום עיון וסדנת מנהלים. וכו' וכו'.

השותפים

במידה ויש שותפים – חשוב להזכיר אותם ומה תפקידם. זו יכולה להיות שותפות כספית במימון, שווה כסף, מתנדבים, מתקנים או כל שותפות אחרת. אם יש שותפים משמעותיים לארגון ולא לפרויקט באופן ספציפי – אפשר לציין גם אותם.

מה תהיינה התוצאות הרצויות של המיזם?

זהו הסעיף חשוב, שיש נטייה לפסוח עליו! התייחסו לשאלה כיצד תדעו שהצלחתם? הסבירו מהם המדדים שלכם להצלחה גם אם ההצלחה היא סובייקטיבית או מינורית. ציינו מספרים, כמויות, אחוזים – זה מחזק אתכם! למשל: להגדיל את מספר המשתתפים מ-100 איש ל-200 איש במהלך חצי שנה. להגדיל את כמות החשיפות ב 50% במהלך השנה, לגייס עוד שני שותפים להפעלת המיזם וכן הלאה. אל תשכחו שההצלחות צריכות להיות בהלימה למטרות המיזם.

מדידה והערכה

איך נמדוד את הצלחת הפרויקט באלו כלים נשתמש? חשוב לתת מענה לתוצאות הרצויות וליעדים שהוצגו בסעיפים הקודמים.
אפשר למדוד לבד ואפשר באמצעות מעריך חיצוני, אפשר למדוד כמותית ואפשר איכותית, לטווח קצר ו/ או ארוך. אפשר למנות את מספר המשתתפים והמפגשים, ואפשר גם להעביר משוב בסיום ולשאול שאלות מכוונות שיוכלו להעיד על הצלחת הפעילות ועל האפקטיביות שלה. חשוב להימנע משאלות כלליות כמו "איך היה?" אלא לנסות להבין כיצד הפעילות השפיעה על… מה היה החלק האהוב בתכנית, כיצד תרמה התוכנית ל…, האם תמליץ על הפעילות לאחרים, כיצד תדרג את… ועוד ועוד. אפשר למלא טופס מקוון פשוט שתכינו בעצמכם עם אפשרויות דירוג מ 1-5 ושאלה או שתיים פתוחות לתגובות ספונטניות. הדירוג יאפשר לכם להציג את התוצאות בצורת עוגה או גרף, שזה תמיד דבר מרשים.
הערכה יכולה לסייע לכם לתכנן נכון את הפרויקט ויש כאן לא מעט חומר שתוכלו להיעזר בו במיוחד להערכת פרויקטים סנגוריים.

כוח אדם / צוות

מי הם בעלי התפקידים שדרושים על מנת להפעיל את הפרויקט? אם הם כבר נמצאים בארגון אתם יכולים לפרט יותר על היכולות והניסיון הרלוונטי שלהם, ואם מדובר על אנשים שתצטרכו לקלוט, אז חשוב שתגדירו את תחומי הידע שכל אחד מהתפקידים דורש. כדאי גם לפרט היקפי משרות, ואם הפרויקט מושתת על מתנדבים אז גם במקרה זה להגדיר את ההיקף והיכלות הנדרשות מכל אחד ואחת שייקחו חלק בהפעלת המיזם.

תקציב

מהו תקציב הפרויקט והאם אתם צופים שתהיינה לו הכנסות כלשהן – מדמי השתתפות, ממכירת השירות, מהממשלה, מתורם פרטי, קרן פילנתרופית וכו'. כדאי לארגון להציג תמונה לפיה גם אם התמיכה לא תתקבל – הוא עדיין יפעל להוציא את הפרויקט לפועל בעזרת שותפים אחרים או מקורות מימון נוספים (כמו דמי השתתפות או מימון עצמי של העמותה). זה מראה לשותפים הפוטנציאליים שאתם פונים אליהם, שהמיזם שלכם חשוב מאד, כי – עובדה: יש עוד אנשים שחושבים כך ולוקחים חלק במימושו, ובמידה והפרויקט לא יצליח לא כל העלות "תיפול" עליו.
כדאי מאד להראות אחוז מסוים של מימון עצמי, כלומר עלות מסוימת שאתם כעמותה תתחייבו לשאת בה. במידה ואין לכם יכולת מימון עצמית תוכלו להציג למשל מימון חלק מהתקורות (שאתם ממילא משלמים), שימוש במתקנים כלשהם שאתם ממנים או מתכוונים לממן, תשלום של חלק מעלויות כוח האדם, שעות עבודה של מתנדבים או פעילים וכן הלאה.

התקציב צריך לכלול את כל המרכיבים בצורה ברורה – ריכוז, ניהול, ייעוץ מקצועי, הכשרה, ליווי, פרסום, שיווק, הדרכה, נסיעות, הסעות, השכרת מבנים/ציוד, תקורות מסוימות וכן הלאה.

הזמנה לשותפות

משפט מסכם המצביע על חשיבות המיזם, על כך שאתם מאמינים שבאמצעותו ניתן יהיה לפתור את הבעיה שהצגתם, וכי אתם מזמינים את הקורא לקחת חלק להשתתף בפרויקט. כמובן להוסיף את כל הדרכים ליצירת קשר, למשל ככה:
אני מאמינה כי כרטיס פרויקט משמש נדבך ראשוני להשקת הפרויקט, במטרה לגייס לו תומכים, תורמים ושותפים. מזמינה אתכם לקחת חלק ביצירת כרטיסי פרויקט רבים ומעמיקים ככל האפשר, כדי שתוכלו להפוך את עצמכם למקצועיים ואפקטיביים יותר ולהצליח לבצע את השינוי החברתי שאתם פועלים למענו.

לקריאה נוספת על כרטיס פרויקט באתר שיתופים.

הכתבה הבאה בסדרה

אלינור סידי | 24 באוגוסט 2022

איך תבנו תקציב פרויקט?

תקציבתקציב ארגוני