איך מגייסים משאבים בשותפות עם עמותה רשומה

יש מגוון סיבות למה קבוצת פעילים תבחר שלא להקים עמותה. ייתכן שהקבוצה מפעילה פרויקט מאוד מוגבל בזמן ולא צופה לו המשכיות, לעיתים מדובר על אדם אחד או שניים שמובילים את היוזמה ואין ביכולתם או רצונם להקים ולנהל ארגון פורמאלי, ויכול להיות שמדובר על קבוצה השוקלת להקים עמותה ומחפשת "חממה" שבתוכה תוכל לצמוח. בכל המקרים שתוארו לעיל שותפות עם עמותה קיימת ודרכה לגייס משאבים ולהפעיל פרויקט/ים יכולה להוות פתרון.

בפוסט הזה לקבוצת פעילים שאינה מאוגדת באופן פורמאלי אנחנו קוראים "התארגנות" ולגוף בעל מעמד משפטי פורמאלי: "ארגון". אוקי?

זיקה באופי הפעילות

חוק העמותות קובע שעמותה חייבת לפעול לקידום מטרות העמותה, כפי שנרשמו ברשם העמותות. מכאן ברור שחייבת להיות זיקה באופי הפעילות של הארגון וההתארגנות, אז מה הן בכל זאת גבולות התמרון?

מצד אחד כדאי להתארגנות לפנות לארגון אשר האידיאולוגיה והחזון שלו קרובים ככל הניתן לחזון ולאידיאולוגיה של ההתארגנות. כך להתארגנות תהיה פלטפורמה נוחה לפיתוח משאבים ולארגון הקולט תהיה פעילות נוספת מותאמת למטרותיו. מצד שני, כדי להפחית בתחרות על אותם מקורות משאבים, עדיף שיהיה גם קצת שוני ביניהם. למשל, התארגנות שמפעילה פרויקט של נשים ערביות ויהודיות יכולה לבחור ליצור קשר עם ארגון שעובד על שיפור היחסים בין ערבים ויהודים אבל לא מפעיל פרויקט של נשים. שיתוף זה יכול להיות מוצלח מבחינת גיוס משאבים מכיוון ששני הגופים פועלים באותו נושא אבל להתארגנות יש מקורות אפשריים שונים מאלה של הארגון במסגרתו היא פועלת.

עוד שיקול בבחירה נוגע לקשר הבינאישי. תבחרו לעבוד עם אלה שסגנון ההתנהלות שלהם תואם את אופי התנהלות שלכם. במילים אחרות הקשר הבינאישי הנרקם בין שני הגופים משמעותי ביותר להצלחה.

הגדרת היחסים

כאשר התארגנות מגייסת כסף באמצעות ארגון מבחינת החוק התרומה היא לארגון ולא להתארגנות והמחויבות היא בין הארגון ובין התורמ.ת. מעבר לכך, רשויות המס בישראל מתירות גיוס תרומות למלכ"רים בלבד. בניסוח אחר ניתן לומר שהרגולטור מחזיק את העמותה כאחראית לניהול הכסף, והטענות – אם יהיו – יופנו רק כלפיה. לכן כל היבט ניהול הכסף הוא באחריות הארגון ועל כתפיו. ולשם כך חשובים מאוד יחסי אמון בין שני הגופים וגם הגדרה ברורה ליחסים אלה וחוזה כתוב.

מעבר לחובות המשפטיות קיימים גם היבטים אתיים שיש להסדיר: כדי לא להתחרות על אותם משאבים ולפגוע זה בזה, שני השותפים חייבים לידע זה את זה מראש על כל מקורות המשאבים שבכוונתם לפנות אליהם בבקשה לתמיכה. זה במיוחד חשוב כאשר ניגשים למקורות משאבים שאינם מקבלים שתי בקשות מאותו ארגון. עדיף שהשקיפות והתאום יהיו הדדיים ושיתקיים גילוי מלא בקשר למקורות המימון של הארגון ושל ההתארגנות.

ההתארגנות והארגון צריכים להסכים מראש על ניסוח היחסים ביניהן ועל התיאור של הארגון שיופיע בבקשות מטעם ההתארגנות. אם הסיבה העיקרית לשותפות היא הסדר ביניים עד שההתארגנות תקים עמותה חדשה ותקבל את כל האישורים הדרושים, יש להסכים גם על מה קורה עם יתרות או גירעונות שיהיו בפרויקט, במועד העברת הפעילות לעמותה החדשה. כדאי שהארגון יפרט ויפריד כמה שניתן את ניהול החשבונות של שני הגופים.

כמה רעיונות ליצירת ההבחנה הפיננסית בין שני הגופים:

הארגון פותח חשבון בנק נפרד להתארגנות לטובת הוצאות והכנסות. רק חשוב שתבדקו בתקנון העמותה אם אתן יכולות למנות נציג.ה מההתארגנות כמורשית חתימה על הצ'קים, כך שבכל צ'ק תידרש חתימה הן של הוועד המנהל והן של מורשת חתימה מטעם ההתארגנות. אם כשהקמתן את העמותה אישרתן את התקנון המצוי זה אומר שתצטרכו לשנות אותו כדי שזה יתאפשר. פתיחת חשבון בנק נפרד מחייב תשלום עמלות בנקאיות נוספות לארגון כמו גם השקעת זמן נוספת על ניהול. לכן יש ארגונים שיבקשו כי תשלום העמלות עבור החזקת חשבון נוסף יחולו על התרומות שמגייסת ההתארגנות. רק קחו בחשבון שחשבונות הבנק יירשמו על שם הארגון, גם אם אחד החשבונות נועד לצרכי ההתארגנות. משמעות הדבר היא שאם חשבון אחד "נכנס למינוס" הבנק רשאי להעביר כסף מחשבון אחד לשני.

אתם גם יכולים להחליט לנהל הכל בחשבון משותף. הדבר מצריך, כמובן, אמון רב בין הארגון וההתארגנות: יש צורך להסדיר את נוהל העבודה הפנימי בין הארגון וההתארגנות על האופן שבו יבוצעו תשלומים. גם כאן אפשר להחליט שמוסיפים מורשה חתימה מטעם ההתארגנות (ראו הערה למעלה אודות תקנון העמותה). בנוסף, רוב שירותי הדיגיטל, של רוב הבנקים, מסוגלים לאפשר סוגי הרשאות שונים: הרשאות צפייה והרשאות לביצוע פעולות. אפשר להגדיר הרשאות צפייה בחשבון הבנק עבור חברי ההתארגנות לצורך פיקוח על החשבון.

עוד אפשרות היא לעשות הפרדה ברישום החשבונאי. בין אם בחרתם לנהל חשבון בנק משותף או להפריד חשבונות, הכרחי שההכנסות וההוצאות של ההתארגנות ירשמו כסעיפים נפרדים בהנהלת חשבונות. ההוצאות וההכנסות של ההתארגנות יהווה סעיף נפרד במאזן בוחן כדי שההתארגנות תוכל לקבל דו"חות תקופתיים ולעקוב אחרי כל ההכנסות וההוצאות שלה. שוב שתקבעו מראש כל כמה זמן יוצא דו"ח, ומה עושים במקרים של אי התאמה בין התיעוד החשבונאי ובין החישוב שנעשה על ידי ההתארגנות.

בדו"ח המבוקר של הארגון יופיעו כל ההוצאות וההכנסות ורשימת התורמים של הארגון בתור באור –מכיוון שלהתארגנות אין דו"ח מבוקר משלה הצגת הפעילות של ההתארגנות בתור באור ישמש להתארגנות תחליף לדוח מבוקר משלה להציג בפני התורמים. במקרה שהארגון אינו מסכים להציג כך את הנתונים, הוא בכל זאת מחוייב לתת ביטוי נפרד להוצאות והכנסות של ההתארגנות כיוון שפעילות זו נחשבת פרויקט סגור והכסף יעודי, אך הוא יכול לעשות זאת באופן פחות בולט בדוח מבוקר.

תקשורת ופרסום:

אם יש הן לארגון והם להתארגנות אתרי אינטרנט כדאי שיהיו לינקים ביניהם. בנוסף כל גוף יכול לתאר באתר שלו את הפעילות של גוף השני. בדוחות פעילות מילוליות שנתיים של שני הגופים עליכם לציין את גוף השני ואת הקשר שלהם, וכאשר יש הזדמנויות לקדם אחד את השני בתקשורת כדאי לעשות זאת.

כדי לאפשר להתארגנות לנהל מערך פיתוח משאבים ההתארגנות תהיה זקוקה לחלק או לכל המסמכים הבאים: מרבית המסמכים הנ"ל הם ברשות הציבור (למעט החזון והתקציב) ולכן לא צריכה להיות בעיה לעמותה לספק אותם:

מסמכים שלא מתעדכנים כל שנה מחדש:
1. תעודת רישום עמותה
2. תקנון העמותה
3. אשור על פטור ממע"מ
4. חזון העמותה

מסמכים שצריך לעדכן כל שנה מחדש:
5. אישור ניהול תקין
6. ניהול פנקסי חשבונות
7. אישור על ניכוי מס במקור
8. חמש המשכורת הגבוהות בעמותה
9. רשימת חברי הוועד
10. תקציב של הארגון הכולל את הפעילות של ההתארגנות

מה הם חובות ההתארגנות כלפי הארגון?

1. הניהול הפיננסי של ההתארגנות חייב להיות שקוף. ההתארגנות חייבת לספק לארגון מידע פיננסי ותקציב מתוכנן לפעילות.
2. יש להגיע לנוסח מוסכם המתאר את הקשר ביניהם, נוסח שיופיע בבקשות המענק שישלחו מטעם ההתארגנות. אם הארגון מבקש יש להראות לו את הבקשות לפני שהן נשלחות.
3. יש לשמור על ניהול תקין לגבי הוצאת כסף: תמיד לעבוד עם קבלות, ולהוציא מכרזים. לשמור על כל הכללים החלים על עמותות ברשם עמותות ולפעול על פי הנהלים והקוד האתי של הארגון.
4. לשתף פעולה עם הועד של הארגון, למשל אם יש להם שאלות או דרישות למידע.
5. לספק דוחות פעילות לארגון.
6. לנהל מערך קשר תקין עם התורמים כי בעצם השם הטוב של הארגון גם מעורב ביחסים של הקבוצה עם התורמים: להגיש דוחות בזמן לתורמים ולמלא את החובות הנדרשות.

מה יכולות להיות דרישות של הארגון כלפי ההתארגנות?

1. הארגון יכול לדרוש תשלום על עבודה אדמיניסטרטיבית. זאת דרישה הגיונית אך היא צריכה להיות מוסכמת וכתובה מראש
2. יש ארגונים הדורשים תקורה – אחוז מהמענקים. זה אולי פחות רצוי אבל זה מקובל, במיוחד אם העמותה עוזרת בתהליך הגיוס (ממליצה לתורמים נותנת שעות של מפתח/ת המשאבים של העמותה וכו') במקרה הזה עד 10% הוא סכום סביר ובכל מקרה ראוי לנהל על כך משא ומתן.