חמישה דברים שצריכים להופיע בסיכום שנה שלכם

קורונה או לא קורונה, את השנה צריך לסכם. אני רוצה להציע לכם מבנה פשוט, שתוכלו לשלוח למגוון רחב של אנשים, כמו תורמים, שותפים או בעלי עניין כמו מתנדבים, מקבלי שירות ואחרים. השפה שלו צריכה להיות בהירה, עניינית וקצרה מבלי להתעמק במונחים מקצועיים מדי.

המבנה הזה מתאים לכל סיכום שנה כללי, אבל השנה אני מציעה לספר עוד סיפור על מה שעשיתם בתקופת משבר הקורונה, בדגש על היכולת של הארגון להתארגן מחדש ולהתאים את עצמו למציאות שנוצרה – מה שנראה גם אדפטיביות ארגונית.

לסיכום השנה, כמה מילות פתיחה

כדאי לפתוח בכמה מילים של המנכ"לית או יו"רית העמותה, שיכללו שלוש-ארבע פסקאות מרכזיות עם דגשים על האתגרים והפעילות של השנה האחרונה. תקפידו בבקשה על פתיחה קצרה כי לאף אחד אין כוח לקרוא כל כך הרבה טקסט.

ערכים מספריים "יבשים"

כדאי לשלב בדוח גם מספרים יבשים, כמו: כמה פעילויות עשינו, בכמה אנשים נגענו, כמה אייטמים פרסמנו, כמה שינויים הצלחנו לייצר, כמה מפגשים קיימנו ועוד. מציעה להתייחס למדדים כמותיים, שזה דווקא קל, אבל לא לוותר על מדדים איכותניים, שמתייחסים לשינוי החברתי שאתם רוצים להשיג.

כדאי להתייחס לכמות התרומות / התורמים / שיתופי הפעולה החדשים שהצלחנו לגייס השנה – יותר נחמד להתחבר למי שכבר מצליח. כדאי להתייחס לכל מגמה של גידול או הרחבה, אם אכן קרתה כזאת במהלך השנה, או צמצום – אם היא משרתת את הסיפור שלכם היטב "הגדלנו את מספר הייצוגים שלנו בוועדות הכנסת ב-15%", או "הקטנו את השימוש בכלי פלסטיק חד-פעמיים במשרד", למשל. את המידע הזה כדאי לארגן באמצעות אינפוגרפיקה, שהיא הדמיה ויזואלית של נתונים שהופכת אותם לפשוטים וקלים להבנה. באתר Canva תוכלו למצוא טאמפלטים פשוטים ומרשימים שלא עולים כסף, או לפחות נותנים לכם השראה לעיצוב מעניין ולא משעמם/ אגב, שווה לבדוק את תנאי ההצטרפות שהם מציעים בחינם לעמותות.

הו הקורונה

איך נסכם את השנה הזאת בלי לדבר עליך? נכון שהיא הכי מעצבנת, אבל היא נותנת לנו הזדמנות לדבר על משהו ייחודי שלרוב לא עוסקים בו: היכולת ההסתגלותית של הארגון. אני רוצה להציע לכם להשתמש בכלי מעניין שפותח על ידי ג'ני כהן ובתיה קאלוש עבור קרן SVF Social Venture Fund.

אם בעקבות השימוש בכלי גיליתם יכולות של גמישות ארגונית – זה יופי של דבר לתקשר לתורמים! נסו להציג את זה כך: ראינו את המצוקה, בדקנו את הצרכים של הציבור שלנו, עשינו התאמות מסוג א', ב', או ג' והצלחנו לתת מענה בזמן קצר לכל מי שהיה צריך אותנו. היכולת הזאת של גמישות או אדפטיביות ארגונית, מצביעה על ארגון חזק, מלוכד, יצירתי וגם קשוב. אלו איכויות שחשוב מאד לתקשר כלפי חוץ, כי הם מעידים על ארגון שלא מתפרק בשעת משבר, וככזה – שווה להשקיע בו כסף ומשאבים.

מה קורה אם לא גיליתם גמישות ואדפטיביות? נצלו את המצב כדי להסיק מסקנות מתאימות וגם אותן להציג לשותפים ולתורמים. למשל – אם לא הצלחתם לתת מענה דיגיטלי בגלל שהפעילות שלכם מתקיימת תמיד בשטח, חישבו מה יעזור לכם לקדם מודל פעולה דיגיטלי מתאים ואיך תעשו את זה בשנה הבאה. זה, אגב, יכול להיות פרויקט מעניין לנסות ולגייס עבורו כסף משותף קיים או אולי אפילו חדש.

סיפור אישי

תציגו לפחות סיפור אישי אחד מעניין של מקבלת שירות, מתנדב, תורמת, עובדת בעמותה, שותף חשוב או כל אדם אחר שיש לו חיבור לארגון ויכול להעיד על הפעילות שלכם. אני מאד אוהבת סיפורים אישיים שמדברים על האדם עצמו ולא על העמותה, כי "מתוך שלא לשמה בא שמה" – אין דרך טובה יותר ללמוד על ארגון מאשר באמצעות הא.נשים שמחוברים אליו ועומדים מאחוריו. ולא לשכוח לצרף תמונה!

הזמנה לשותפות והסתכלות קדימה

דברו על העתיד, תנו תקווה ותזמינו להיות שותפים. זה יכול הזמנה לתרום לארגון או לפרויקט, זו יכולה להיות הזמנה להתנדב או להצטרף לפעילות. אל תשכחו לצרף קישור לאתר, איש קשר רלוונטי וכמובן קישור לעמוד התרומות שלכם.

בהצלחה!

הכתבה הבאה בסדרה

חגית שמלי | 5 בינואר 2022

כיצד תכתבו דוח סוף שנה?

דוחותתורמים