ניהול אג'ילי בעולם החברתי

ניהול אג'ילי – כמה פעמים נחשפתם למושג הזה בחודשים האחרונים?
נעשה את זה פשוט וקל ברמת המושג: אג'ילי=זמיש=זריז וגם גמיש.
ומי לא רוצה להיות זריז וגמיש בימים אלה של מציאות מורכבת ועתיד מעורפל?

קשה לתכנן ולנהל כשאנחנו מתקשים לתת תשובות לשאלות כמו: איפה נהיה בעוד חצי שנה או שנה מהיום? מה יהיו הצרכים של קהלי היעד שלנו ומה יהיו האינטרסים שלהם? מה יבלוט על סדר היום הציבורי, התקשורתי והפוליטי? אילו טכנולוגיות חדשות יכנסו לחיינו וישנו אותם, כמו שזום עשה? ומה יהיה מצבנו הכלכלי כחברה וכארגון?

אי וודאות זו יכולה לשתק חלק מאנשים בארגון ועל מנהיגות הארגון מוטלת האחראיות לנווט את הספינה ואת נוסעיה גם בעת הסערה. אך האם דרכי הניווט ושיטות פעולה שהיו לפני קורונה רלונטיים ואפקטיביים גם כיום?

עד הקורונה, תכנון לטווח ארוך, ישיבות צוות מרובות, פרויקטים מתמשכים – היו אבני יסוד בניהול. אולם כיום, נראה שיש צורך לעשות אדפטציות הן ביחס לתחומי העיסוק ואסטרטגיות הפעולה, והן ביחס להתנהלות הפנים ארגונית.

חברות רבות בעולם הסטארט אפ אימצו שיטות עבודה אג'יליות, נראה ש"הצצה" לעולם הזה ולעקרונותיו יכולה לסייע לנו בתקופה המורכבת שאנחנו נמצאים בה.

ניהול אג'ילי, מאיפה הוא הגיע?

משמעות התואר Agile היא זריז, גמיש, קל תנועה. ניהול אג'ילי התפתח בעולם של פיתוח תוכנה, כדי להתמודד עם תהליכי תכנון ופיתוח ארוכים שלא היו מחוברים למציאות הדינמית ולהתפתחויות הטכנולוגיות וגרמו להפסדים כספיים משמעותיים. אחוז הכישלונות של פרויקטים לפיתוח תוכנה היה כה גדול, הן במונחי עלות והן במונחי איחור בלוחות הזמנים, שמנהלי הפרויקטים ולקוחותיהם לא יכלו להתעלם מחוסר היעילות של תהליכי העבודה. מצב זה הביא לגיבושה של התפיסה האג'ילית בעשור הראשון של המאה הנוכחית.

למרות שהתפיסה האג'ילית צמחה בארגוני תוכנה ניתן ליישם את עקרונותיה גם בתחומים נוספים. בגלל המציאות המשתנה תדיר ועל אחת כמה וכמה בתקופה הנוכחית – בעקבות משבר הקורונה – יותר מנהלי פרויקטים וארגונים נדרשים לניהול גמיש וזריז. למעשה מציאות זו התקיימה בארגונים בכלל ובארגונים לשינוי חברתי בפרט עוד לפני הקורונה, אך כעת מאפיינים אלה מועצמים אף יותר.

מה זה בפועל ניהול אג'ילי ומה ניתן לגזור ממנו גם לעולם השינוי החברתי?

ניהול אג'ילי מדבר על תהליכי פיתוח מוצר בעולם משתנה וזאת תוך כדי מיקוד באנשים ובתוצאות (results-focused). המאפיינים המרכזיים של שיטת ניהול זו הם תכנון אדפטיבי, ארגון עצמי (self-organization) וטווחי זמן קצרים של הפקת תוצרים. ניהול אג'ילי הינו גמיש, זריז ומכוון לשיפור מתמיד של איכות התוצרים.

עקרונות עבודה מרכזיים של שיטת ניהול אג'ילית:

מהיר יותר, קטן יותר

הגישה המסורתית של פיתוח מוצר ("מפל" – waterfall) כללה שלבים ארוכים של: תכנון וניתוח צרכים, עיצוב ופיתוח מוצר עד השלמה של גרסה ראשונה לבחינה פנימית, ובעקבותיה תיקונים ובחינה חוזרת של המוצר. תהליך זה לקח חודשים רבים של פיתוח ובסוף לא תמיד הוכיח את עצמו כיעיל.

לעומת זאת, המודל האג'ילי מציע להתקדם בתהליכי פיתוח בספרינטים קצרים של תכנון והפקת מוצרי ביניים תוך שלושה – ארבע שבועות. בסיום כל איטרציה (מחזור פעילות), המוצר מוצג ללקוח לקבלת משוב וכדי להחליט מה יש לשפר ולדייק באיטרציה הבאה.

בארגונים חברתיים, במיוחד כעת, כשיש אי וודאות קיצונית יתכן וראוי לקדם פרויקטים גדולים וארוכים במנות קטנות, כדי לבחון עד כמה יש ביקוש והיענות בשטח. לדוגמה, אם תיכננם.ן קורס או הכשרה ארוכה אשר דורשים תהליכי עבודה רבים בהכנת תכני הקורס, שיווק, גיוס ומיון משתתפים והעברת הכשרה, אולי כדאי כרגע לייצר מודולות יותר קטנות של אותה הצעת ערך. קפסולת למידה של שעה-שעה וחצי בזום תאפשר "להרגיש את הדופק" מבחינת ביקוש ורלוונטיות ולשוחח עם לקוחות פוטנציאליים כדי להבין מה מעסיק אותם ואיזו פורמט של פעילות יכול להיות מותאם לצרכים ואילוצים שלהם כיום?

מיקוד בלקוח

כאמור, איסוף פידבק מלקוחות הוא מרכיב מהותי בתפיסה אג'ילית. בספרות המקצועית של העולם העסקי קיים גם מושג "co-creation" . הכוונה ליצירת ערך בשותפות עם לקוחות קיימים או פוטנציאליים על מנת ליצור מוצר או שירות שנותנים מענה מדויק יותר לצרכיהם. המחקרים מעידים על כך ששיתופיות מסוג זה עם קהל יעד תורמת לנאמנות ויחס חיובי יותר של לקוחות לחברה, מה שמגדיל כמובן גם את הרווחיות שלה.

אומנם בארגונים לשינוי חברתי מקדמים ערכים ומטרות חברתיות, ולא הגדלת רווחים לבעלי המניות, עדיין יש חשיבות רבה לבניית קשר דיאלוגי עם קהלי היעד של הארגון. הדבר נכון בין אם קהל היעד שלכם/ן הוא משתתפים בהכשרה שבאים לרכוש ידע וכלים או מקבלי החלטות שברצונכםן להשפיע על ההתנהלות שלהם. לשם כך כלים אפשריים הן עריכת ראיונות, קיום שיחות לא פורמליות, קבוצות מיקוד והעברת שאלונים או שיתוף בתהליכי תכנון ו/או קידום של הפעילות שלכם. כך הארגון שומר על הרלוונטיות שלו, מפתח שירותים מדויקים יותר, בונה קהילה תומכת ומעורבת ומייצר השפעה בצורה אפקטיבית יותר.

צוותי פעולה אד הוק

בניגוד למבנה ארגוני קבוע והיררכי, בגישה אג'ילית נבנים צוותי משימה אד הוקיים המותאמים למשימה, וכוללים חברי צוות עם תחומי מומחיות שונים ומשלימים (Team of Teams). בעולם התוכנה, המשמעות הייתה שתפקידים מגוונים הנלווים לפיתוח משולבים בעבודת צוות הפיתוח, ושצוותים יושבים בחלל אחד המעודד אינטראקציה וחשיבה משותפת. באופן זה חברי הצוות רואים את התמונה כולה (ולא רק את ה'קוביה' שלהם), לוקחים אחראיות על איכות התוצר ומנהלים את עבודתם באופן שמאפשר תהליך מהיר של קבלת החלטות ואדפטיביות. גישת ניהול זו מעצימה עובדים ותורמת לפיתרון בעיות וחשיבה יצירתית.

גם בארגונים חברתיים חשוב לבחון באילו משימות ופרויקטים עשוי להיות ערך לעבודה מולטידסציפלינרית. תחשבו גם אתם.ן, איפה כדאי ונכון להנמיך קצת חומות בין מחלקות או תחומים שונים על מנת לייעל תהליכי עבודה או/ו לייצר חדשנות בזכות ממשקים חדשים? כך, לדוגמה, צוות לצורך קמפיין תקשורתי מסוים או הכשרה רב תחומית יכול לכלול איש תקשורת, מישהי מהמחלקה המשפטית ונציג של מחלקת חינוך. תחומי מומחיות ורקע מגוון של צוותים, ודווקא העובדה שאינם עובדים ביחד ברמה היום-יומית, יכולה להרחיב את הפרספקטיבה ולתרום לחדשנות ואפקטיביות (כאשר מנוהלים כנדרש).

ולסיום, טיפ אג'ילי

ישיבות ארוכות יכולות להיות "זללני זמן" רציניים. לאור זאת על פי גישה אג'לית קיים קונספט של 5*5 – הכוונה היא לפגישות סטטוס בעמידה בשעה 17:00 למשך 5 דקות. פורמט זה מייצר מסגרת וקצב עבודה מהיר שמאפשרים לצוות על בסיס יומי ליישר קו ולעדכן לגבי התקדמות ותכנון למחר.

יתכן ובארגונים חברתיים שיטה זו לא לגמרי מתאימה ולא ניתן לוותר לחלוטין על ישיבות ארוכות וגם לא על מפגשים חברתיים. אבל ישיבות לעיתים קרובות מדי הופכות לשילוב לא יעיל של השניים. לכן מומלץ לחתור למפגשים או ישיבות ממוקדות ופרודוקטיביות, בין אם למטרת עבודה, למידה או כיף.