איך להוביל תהליך הוצאה לחל"ת בארגוני שינוי חברתי?

אתחיל מהסוף, זה קשה, זה מתיש, אין דרך לעבור את זה בטוב וזה קורע את הלב. אבל אמשיך בשתי עצות זהב שיכולות להקל עליך בתור מובילת התהליך. הראשונה, נהלי את זה! תובילי, תנהיגי ותשלטי, במידת האפשר, על התהליך, והשנייה, עשי זאת בשקיפות ובאופן הוגן עד כמה שניתן.

ארבע נקודות בזמן

אין כמו מודל טוב כדי לסדר מציאות סבוכה ומורכבת וכדי לעוור את עינינו באשליית שליטה על המציאות המשתנה תדיר (ואנחנו יודעות את זה היטב בימים טרופים אלו). המודל הזה התהווה תוך כדי התהליך, אני מזמינה אתכן להכניס בו שלבים נוספים, לעדכן אותו ולחדד עוד מרכיבים רלונטיים עבור העמיתים שלכם שעוברים ימים קשים כמוכם.

אני מחלקת את התהליך לארבע נקודות בזמן, לכל נקודה המאפיינים שלה ופעולות מומלצות שאפרט למטה:

1. גיבוש ההחלטה
2. מתן ההודעה
3. התארגנות מחדש
4. התייצבות ארגונית

בנוסף, קיימות מספר אוכלוסיות שצריך להתייחס אליהן במהלך אותם ארבעה שלבים: העובדים שיוצאים לחל"ת; העובדים שנשארים; הקבוצה כולה ואת כמנהלת.

גיבוש ההחלטה

מה הערך? – שאלי את עצמך (ואת מי שמלווה אותך) את השאלה המאתגרת והאמיצה מכל: האם הארגון שלנו עדיין רלוונטי, מצדיק את קיומו ואת מאמצינו הבלתי נדלים לשמר אותו ויש בו ערך אמיתי במציאות של בני האדם? אם אמרת כן, עברי לסעיפים הבאים.

צוות חשיבה – צרי לך צוות חשיבה מצומצם ודיסקרטי. החליטי על איך ובמה לשתף את הוועד המנהל שלך. אני מציעה שני שיקולים לבחירת האנשים שיהיו איתך בצוות החשיבה – אנשי אמון שאת סומכת עליהם, ובעלי חשיבה וגישה שונה משלך – כאלו המשלימים אותך ויוכלו להאיר לך את נקודות העיוורון שלך.

ידוע – יידוע מוקדם של המנהלים הבכירים. העקרון הוא: המנהלים הישירים אחראים לתמוך בעובדים לאחר ההודעה מהנהלת הארגון, לאור זאת, חשוב שתציידי אותם בידע ובמיומנויות לביצוע המשימה.

קריטריונים – חשוב לקבוע שיקולים לקבלת ההחלטות – מי הולך לחל"ת ומי נשאר בארגון? ולמה?

דף מסרים – תדאגי להכין דף מסרים. דף המסרים הזה ישמש את כלל המנהלים בארגון ויצור תמונת מצב אחידה, בהירה ושקופה.

שאלות שכדאי לתת להן מענה בדף מסרים:

• למה זה קורה עכשיו?
• איך קיבלנו החלטה מי לחל"ת ומי להורדה בהיקף משרה?
• למה שלא אוכל לצבור את ימי החופשה שלי?
• מה חושבים שיקרה אחרי תום תהליך החל"ת?
• האם אני יכול להתנדב?
• אני לא רוצה לקצץ בשכר ומעדיף לצאת לחל"ת. מה תעשו?
• איך מתנהלים מול הוועד – ארגון העובדים?
• קבוצת הוואטסאפ שלנו האם יוציאו אותי משם? מה לגבי הישארות בקבוצות שלנו?
• מה הצעדים הראשונים עם אלו הנשארים?
• החל"ת הוא מיידי. מה עושים עם משימה שהתחלתי ואני רוצה לסיים?
• מה לגבי הנגישות של כל העובדים שיוצאים לחל"ת לחומרים של הארגון?
• מה נעשה אם יעלו מסרים קשים בקבוצת העובדים?
• מה המסר ללקוחות שלנו?

שקיפות – צרי שקיפות במידת האפשר, לגבי ההחלטות הפרסונליות.

נציגות העובדים – שתפי נציגות/ועד עובדים ובחני את ההסכם קיבוצי לגבי התנהלות במשבר.

זכויות וחובות המעסיק והעובד.ת – התייעצי עם יועץ חיצוני/עו"ד- לגבי היציאה לחל"ת

מתן ההודעה

העקרון המנחה הוא לנהל את התהליך באופן מהיר מרגע ההודעה לכולם (במייל או בכינוס) ועד השיחות הפרטניות. את ההודעה לכולם ממליצה לשלוח במייל לכל העובדים ואחרי מספר שעות לכנס את כולם לשיחת זום שמנוהלת על ידך. התכונני מראש למסרים ברורים, בהירים ושקופים והתכונני לשאלות קשות, מביכות וכועסות.

חשוב שההודעה האישית לכל אחד מהעובדים מי יוצא ומי נשאר (במקרה שחלק נשארים) תהיה קרובה כמה שיותר להודעה שהשינוי עומד לקרות. תגידירי את מטרת השיחה – ההודעה על המשך המצב התעסוקתי ותודיעי מיד על ההחלטה – חל"ת או המשך תעסוקה. חשוב בכל מקרה שתצייני את החוזקות של העובד.ת והתרומה שלו או שלה לארגון. תתני נימוקים להחלטה בצורה אמפטית, מבלי להעליב או לפגוע בעובד.ת. תקשיבי לעובד.ת ותני לגיטימציה לקושי עם התהליך ומקום להתייחס.

בררי איך ניתן להקל. האם יש אדם איתו מרגיש.ה בנח לחלוק את המעמסה הנפשית שכל ההתמודדות הזאת דורשת, • מה הוא או היא מרגישים שיכול לסייע להם להתמודד טוב יותר עם המשבר, ומה חסר. ולבסוף הסבירי את הליך הפרידה – תוך כמה זמן העובד יידרש לעזוב, מהם דמי החל"ת ומהו תהליך הפרידה.

לגבי העובדים היוצאים לחל"ת. קיימי מפגש איתם ובני קבוצה של שותפות גורל. בררי איתם את אפשרויות והרצון לשמירה על קשר. ספקי מידע לכלל המנהלים: מי הלך? מה עושים כעת? מהן הזכויות של מי שהלך ושל מי שנשאר? מסרים אפשריים בניהול הההודעות: שכולנו עדיין קהילה; מסר של תקווה ואיחוד; מסר של מציאת ערך עצמי מחודש, בזמן החל"ת.

תכנני את תקופת הסיום, לקראת היציאה לחל"ת. בכל מקרה של עזיבת עובד חשוב לנצל את הזמן שמרגע ההודעה ועד לעזיבה לסיום ולהעברה מסודרת של עבודתו של העובד למחליפו. מומלץ לתכנן את תקופת המעבר ולא לסמוך על כך שהדבר יקרה מעצמו. כדי לעשות זאת מומלץ שהעובד ומנהלו הישיר יבנו תכנית עבודה שתסדיר את התקופה שעד לעזיבה. בתכנית יופיעו המרכיבים האלה:

• משימות שיש לסיים – כולל פירוט של לוחות הזמנים
• העברת משימות ותפקידים – מיפוי משימות ותפקידים שיש להעביר למחליף או לאדם אחר בארגון
• יידוע – מיפוי גורמים בתוך הארגון ומחוצה לו שיש ליידע אותם על העזיבה ותכנון סדר ההודעות. אם מדובר בממשק משמעותי, למשל, תורם מרכזי, ההודעה תלווה בהסבר לגבי המשך העבודה ובמתן כתובת ישירה לפניות. תהליך זה חשוב במיוחד כאשר מדובר באדם בכיר בארגון או בעובד בעל ממשקים רבים מחוץ לארגון.

לעתים יש אפשרות לייצר תקופה קצרה של חפיפה בין העוזב למחליפו. חשוב לתכנן תקופה זו כדי שתסייע לעוזב לסגור את משימותיו ותספק לנכנס לתפקיד את כל הדרוש לו להתחלה מוצלחת.

התארגנות מחדש

מיפוי משימות (Start, Stop, Continue): מה נשאר ועובר לאחריות מי? ממה נפרדים או מפסיקים – מה הם הדברים שתם זמנם ועלינו להיפרד מהם? ומה מתחילים לעשות אחרת?

דיוק הערך הארגוני – שאלות שיכולות לעזור בדיוק הערך:

• בהנחה שהמצב כפי שהוא היום יימשך לאורך שנה שלמה, מה הם הצעדים שאנחנו בוחרות לנקוט?
• אילו נדרשנו מכל העשייה הרחבה שבנינו בעשר אצבעות… לבחור בדבר אחד בלבד כרגע, מהו היה?
• מה הם שלושת הערכים שאנחנו שמות להיות לנו למצפן מול עינינו ואנחנו פועלות ומקבלות החלטות לאורם?

מהם הצרכים המשתנים בשטח? מיהם קהלי היעד שלנו כעת? יכול להיות שזה זמן טוב להשקיע בחיזוק הקהילה.

מהם המשאבים הארגוניים העומדים לרשותנו? האם יש תקציב שמאפשר להמשיך? תזרים מזומנים, כסף שצפוי להיכנס ומחוייבויות מול תורמים וספקים, האם יש תשתיות ארגוניות? מי הם העובדים הנותרים, מתנדבים, שותפים שניתן לרתום למצב הנוכחי.

היערכות מחדש. לזהות יחד עם חברי הצוות מהם הדברים שרצינו לעשות כבר מזמן לצורך חיזוק ויציבות הארגון ולא הצלחנו להגיע אליהם מעומס השגרה? מה רצינו לפתח ולא הספקנו? להחליט מה מספרים לעולם (שותפים/תורמים) על הקיצוצים? על תעדוף המשימות? – עשינו כך וכך, שינינו כך וכך ולמה. הערכת מצב כדאי לעשות לעיתים תכופות יותר מאשר במצב שגרה.

שמירה על קשר עם היוצאים לחל"ת – זוהי משימה מורכבת שכן מדובר על פרידה זמנית (אמן!) והיא מחייבת התנהלות אחרת ממה שידענו, תגדירי מסגרת שתוכלי לעמוד בה ושהיא נכונה עבור אלה שיוצאים.

התייצבות

תני מקום לתחושת האובדן ועם זאת אל תוותרי על תחושה של יצירה. קחי בחשבון שיכולים להתקיים מאבקי הישרדות בקרב "הנותרים". וקחי בחשבון שהפרידה מהאנשים שיוצאים לחל"ת מעלה בנשארים שאלות וחששות, שאת לא יכולה להשיב עליהן, אבל חשוב שתדעי שהן קיימות:

• האם זה אכן סוף פסוק? האם אני הבא בתור? ומתי?
• האם, אם אפוטר אני, יהיה התהליך כפי שהיה עד עתה או שמא בתנאים פחותים?
• האם אני צפוי לדרישה להפחתת שכר או להרעת תנאים בתקופה הקרובה?
• האם צוות העובדים שנשאר, ובפרט אני, יוכל למלא את החלל שנוצר ולעמוד במטלות שביצעו המפוטרים?
• האם לא כדאי להקדים תרופה למכה ולהתחיל לחפש תעסוקה חלופית?
• האם כדאי להתאמץ בשביל הארגון הזה? האם צפוי לי בו עתיד?

לסיכום

אוסף של קלישאות מלווה את ימינו הטרופים בעידן הקורונה. הן מאוסות ולעוסות, אבל נכונות בסופו של יום. הקלישאה שאני יכולה לתרום היא שבימם קשים כאלה, מבחן המנהיגות שלך בא לשיאו. זה קשה, זה מתאגר, בטוח יש ימים שגם לך בא לצאת לחל"ת ולשמוט את הכל, אבל החזיקי מעמד וזכרי ש"לכל קורונה יש מוצאי קורונה". זה יעבור וכשזה יעבור, יזכרו את מה שעשית ואת מה שלא עשית. השתדלי לעשות כמיטב יכולתך כדי לצלוח את המשבר המטורף הזה.
אנחנו פה כדי לעזור לך לנשום בין לבין.