לנהל תכנית עבודה עם Trello

צילום:Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

הרבה פעמים אנחנו כותבים תכנית עבודה מסיבות חיצוניות. הממונים דרשו, התורמים ביקשו או שזה פשוט חלק משגרות העובדה של הארגון, אבל האם היא באמת משרתת אותנו? תכנית עבודה צריכה להיות כלי עבודה שלכם, כלי שיעזור לכם לבחון איפה אתם ביחס ליעדים שקבעתם, כלי שבאמצעותו כולם יוכלו לראות את התמונה הגדולה, וגם את התוצאות שבדרך.

איך מנהלים תכנית עבודה? איך מאפשרים לאחרים לתת לכם פידבק? איך יוצרים רשימת משימות שקל לעקוב אחרי הסטטוס של כל משימה, איך משלבים מסמכים ומנגישים הכל בצורה ויזואלית ונוחה למשתמשת? ואיך עושים את כל זה בזמן שרבים מאיתנו עובדים מהבית?

למה כדאי לנהל תכנית עבודה עם Trello?

אחד הכלים שאימצנו בשתיל ומסייע לנו להשיג את כל אלה ואף יותר נקרא Trello – טרלו. אני מניחה שיש לא מעט תחרות בשוק הכלים הדיגיטליים, המציעים שלל אפשרויות לנהל תכנית עבודה אבל יש משהו ב-Trello שמתממשק טוב למערכות אחרות, שנראה טוב ויזואלית, הוא נוח ונגיש לעבודה ולכן קל לי להמליץ לכם לנסות אותו.

אבל רגע לפני, אני מכינה אתכם גם להתנגדויות שעשויות להגיע. כמו בכל תהליך שינוי בארגון, בטח שינוי טכנולוגי שמציף פערים בין עובדים, שדורש משאבי זמן ולעיתים גם כסף על מנת להטמיע אותו – יש התנגדויות. "זה לא יעבוד", "זה מסובך מידי", "בשביל מה צריך את זה?" אלו רק חלק ממה שאתם עשויים לשמוע. מה עושים? צריך הרבה סבלנות, עקביות וגם להדריך את כל מי שצריך עזרה.

Trello הוא כלי לניהול משימות שיסייע לכם ליעל את העבודה ובמקרה שלנו, לעקוב אחרי המשימות שהגדרנו בתכנית העבודה, לשנות ולהתאים במידת הצורך (במיוחד לאור המציאות המשתנה תדיר). חלק גדול מניהול תכנית עבודה עם טרלו יכול להיעשות חינם ויש גם פיצ׳רים שעולים כסף, בעיקר כאלה שמאפשרים לכם להוסיף משתתפים בלי הגבלה ולעשות אוטומציות.

אני ממליצה להתנסות ב-Trello לניהול של פרוייקטים קטנים לפני שמעבירים את כל הארגון להשתמש בכלי הזה, וכמובן – להדריך! לא לכולם זה בא בקלות. יש הדרכות בסיסיות ביוטיוב איך לפתוח חשבון ואיך לעבוד עם הכלי. חלק יוכלו ללמוד מהסרטונים ולחלק יהיה קשה יותר וחשוב שתוכלו לתת להם מענה.

איך לנהל תכנית עבודה עם Trello?

הרעיון שעומד מאחורי Trello הוא עבודה עם לוחות, רשימות וכרטיסיות. הלוח מייצג במקרה שלנו את הפרויקט, הרשימות את המטרות והכרטיסים את המשימות.
ניתן להזיז בקלות לוח ממקום למקום וגם כרטיסיות מלוח ללוח.

ניתן לסמן על כל כרטיסייה מי אחראי על ביצוע המשימה ולהגדיר דד-ליין לביצוע – Due date. גם אם אין תאריך מדויק בינתיים – שימו תאריך טנטטיבי ודייקו אותו בהמשך. ברגע שהתפוקה/משימה בוצעה אפשר להזיז את הכרטיס לרשימה אחרת שהוכנה לצורך כך.

בשלב ראשון פותחים לוח ונותנים לו שם, לאחר מכן מתחילים ליצור רשימות כאשר כל רשימה יכולה לייצג מטרה או פרויקט תלוי ברמת הרזולוציה של הלוח. כל רשימה כוללת כרטיסיות המייצגות את התפוקות או המשימות של אותה מטרה.

אחרי שיצרתם מספר רשימות ובכל אחת מהרשימות הוספתם מספר כרטיסיות אתם יכולים להוסיף פרטים, ולהגדיר מאפיינים לכל כרטיסייה.

Cover – צרו תמונות cover לכרטיסיות, כדי שיהיה נעים בעין ויסייע לכם להתמצא בקלות בין הרשימות.

תוויות labels – יעזרו לכם ליצור סדרי עדיפויות או להבחין בין מחלקות, או כל דבר שיעזור לכם להבחין בין הפרויקטים השונים. קחו בחשבון שאתם יכולים לבנות לוח אחד שכולל את כל הפרויקטים, המאפשר לכם לראות את התמונה הגדולה ולוחות נוספים לכל פרויקט בנפרד.

קישורים – בטרלו קל מאוד לשים קישורים. שימו קישורים, למאמרים, לקבצים רלוונטיים, לקבצים משותפים בדרייב, ללוחות trello אחרים. למשל אם אחת המשימות – התפוקות שלכם זו הכשרה – בכרטיסייה של אותה הכשרה תוכלו לצרף קישור ללוח ההכשרה שבו כל פריטי המידע הרלוונטיים: סילבוס, משתתפים, מרצים וכו'. לכל הצוות שמעביר יחד איתכם את ההכשרה תהיה גישה לאותם תכנים שהעלתם.

שגרות עבודה – כמו כלי חדש צריך להתרגל אליו. שלבו את הכלי בפגישות העבודה והגדירו זמנים קבועים במהלך השבוע כדי לחזור ולבחון את הלוח שלכם. האם צריך להזיז רשימות, להעביר כרטיסים ממקום למקום לשנות דד ליין או לשייך אשת צוות נוספת למשימה? תקבעו זמנים בהם כל הצוות נפגש על מנת להסתכל על התוכנית, לעדכן, להתעדכן, לבדוק האם התוכנית עדיין רלוונטית למציאות והסביבה המשתנה, לשנות מה שצריך, לחבר את אלו שקשה להם יותר עם הכלי ולעדכן בשבילם את הסטטוס של המשימות.

אני ממליצה בהתחלה לעשות זאת בתדירות גבוהה, נניח פעם בחודש ואחר כך אפשר לעבור לאחת לרבעון. שגרות עבודה נוספות יצטרכו לקבוע צוותי העבודה המוקצים לכל פרויקט על פי הצורך.

דבר נוסף – קבעו זמן מסויים ביומן ושלחו זימון בצירוף הקישור ל-Trello, זמן לעדכן, כך שגם מי שלא רגיל לכלי הזה יתרגל. כמו כן כדאי לקבוע מראש למי מודיעים על שינוי ואיך. אם אני רוצה ליצור פרויקט חדש, לשנות אחד קיים או לבטל פרויקט, האם אני צריכה אישור? של מי? את מי אני צריכה לעדכן?

כבר עובדים עם טרלו? רוצים מידע נוסף, שתפו אותנו בתגובות לפוסט.