שלושה עוגנים לניהול מרחוק

ב-2020 התכנסנו בבתים וניסינו לפצח את האתגר, איך לנהל מרחוק ובהמשך איך לנהל היברידית. שלוש שנים מאוחר יותר חזרנו לעבודה מרחוק בהיקפים גדולים בנסיבות שונות לחלוטין. בין אם מדובר על מפונים שהתרחקו ממקום העבודה או על הורים שבני הזוג שלהם מגויסים והם מתקשים לצאת מוקדם מהבית או על מקומות שבהם ירי נרחב משבש את ההתנהלות הרגילה.

האם להתעקש על חזרה למשרד? איך נדע שהצוות מצליח לבצע משימות, ואיך נוכל לדעת עד כמה הצוות בכלל פנוי לעבודה? השאלות האלה מציפות את המתח שמאפיין ניהול צוות וארגון בזמן מלחמה – המתח בין גמישות לשגרה.

לפי סקר של חברת לוטם ניהול הפך למורכב יותר בצל המלחמה. צוותים וארגונים אמנם מייצרים שגרת חירום, אך חלק מהעובדים והעובדות לא חזרו לעבודה או לא מצליחים להיות נוכחים מנטלית במאה אחוז. כדי להצליח לשמור על רציפות תפקודית על המנהלים לדרוש מהעובדים והעובדות לחזור לעבודה ובאותה נשימה לאמץ סגנון ניהול אישי, עם הרבה הקשבה ואמפתיה לצרכים ולקשיים של הצוות כעת.

אנו מציעות למנהלים ומנהלות להיאחז בשלושה עוגני ניהול: משימה – תהליך – יחסים.

לנהל מרחוק את המשימה

תתעדפו – הקשב של אנשים לא במיטבו, ולכן הצבת יעדים ברורים לטווח הקצר עוזרת לשמור על עוגנים ולייצר וודאות בעבודה. בחרו את המשימה הדחופה והחשובה נכון לעכשיו. תוכלו לאמץ שגרות של ישיבות צוות או פגישות אישיות כדי לסייע לצוות להתמקד במשימות שהן קריטיות לרגע זה.

סייעו בשלב הביצוע – העייפות, המשאבים האישיים המוגבלים דורשים התאמה של אופן ביצוע המשימות. השתדלו לתת לאנשים לעבוד על משימות, במיוחד כאלה הדורשות חשיבה והעמקה בצוותים קטנים או זוגות. סיעור מוחות משותף עוזר לנו להאיר על נקודות עיוורון ומעשיר את תוצרי העבודה וגם מאפשר לאנשים לתמוך אחד בשני לאור הזמינות המוגבלת.

בצעו בקרה קשובה – בקרה שתסייע לצוות להיות במעקב אחרי ביצוע המשימות הקיימות, להתמודד עם חסמים ואתגרים בדרך. תוכלו להשתמש בפגישות אישיות כדי לעבור על משימות קיימות ולבדוק יחד עם העובד או העובדת אילו משימות הושלמו, היכן יש אתגרים וכיצד אפשר להתמודד איתם, וגם לזהות משימות שבשלב זה מוטב להעביר לחבר או חברת צוות אחרת.

להוביל את התהליך

בצעו תיאום ציפיות רגיש ודינמי – השתדלו לזהות את הצרכים העולים בשיתוף של חברי וחברות הצוות וזכרו שהקשיים והפתרונות העכשיוויים לא בהכרח ישארו לאורך זמן. את תיאום הציפיות בצעו בכמה רבדים: עד כמה חבר או חברת צוות זמינים לביצוע משימות, האם יש משימות בהם יש קושי מיוחד, באיזה מרחב מתבצעת העבודה: רק פיזי, רק מהבית או גם וגם ופעם בכמה זמן מתעדכנים לגבי סטטוס המשימות.
במסגרת תיאום הציפיות נאפשר מרחב גם להעלאת רעיונות ויוזמות – בזמני משבר נוצרת מנהיגות ספונטנית שיכולה לסייע גם לארגון וגם לצוות להיאחז במציאות בצורה אפקטיבית.

תעדיפו תהליכים פשוטים – אחרי שהגדרנו את המשימות הדחופות, נפרק אותן יחד עם חברי וחברות הצוות לצעדים ביצועיים, כדי להקל על התנעת העבודה. אבני דרך ויעדים קצרי טווח בביצוע משימה יכולים לתרום לתחושת המסוגלות ולהקנות וודאות על ידי גיבוש העוגנים לדרך.

אפשרו גמישות בזמינות – ייתכן שתגלו כי חברי וחברות צוות שונים זמינים בשעות עבודה לא שגרתיות. מצד אחד הגמישות תאפשר לצוותי עבודה להשלים משימות לאורך היום, מהצד השני הגמישות בזמינות דורשת גם הצבת גבולות כדי לאפשר לכל חברי וחברות הצוות לנוח. צרו הסכמות בתוך הצוות לגבי דרכי ואופני תקשורת בעבודה א-סינכרונית.

וותרו על שלמות – זה לא אומר להוציא תוצרים לא מקצועיים, אלא להציב יעדים ריאליים, כאלה שאפשר להשיג כרגע עם הכוחות והמשאבים העומדים לצד הארגון.

שימו דגש על שקיפות – עדכנו את הצוות באופן תדיר על שינויים במשימות וביעדים ארגוניים, תנו כמה שיותר מידע כדי לייצר עוגנים של וודאות לגבי הכיוון אליו הולך הארגון.

להשקיע בבניית היחסים

נהלו תקשורת אישית תכופה – התקשורת בווטסאפ או במייל הופכת מסורבלת יותר בזמן מלחמה. הקשב נמוך ונדרש יותר זמן לעבד את המידע החדש. לכן, עדיף לבחור בשיחה ישירה בטלפון, בזום או במפגש פיזי. התקשורת הישירה יוצרת חיבור לא רק ברמת המשימה, אלא גם מאפשרת לשמוע את הקול של הקולגות, לראות אותם ולשאול לשלומם.

חזקו את הקהילה המקצועית – עודדו חיבורים בתוך הצוות שיסייעו בבניית מנגנון תמיכה עצמי בו חברי וחברות הצוות יכולים לשתף בדילמות מקצועיות ואישיות. בגלל הזמינות המשתנה ולפעמים גם הקושי להנעה עצמית חשוב להקדיש זמן בישיבות צוות ובשיחות האישיות לחגיגת ההצלחות והוקרת תודה על המאמצים והעשייה הצוותית.

השקיעו בניהול פרסונלי – לכל עובדת ועובדת יכולות שונות להתמודד עם המציאות שגם ככה מאוד דינמית. אי אפשר להכיל פתרון אחד על כולם, כל אדם זקוק לגישה אחרת והפתרון הוא בניהול פרסונלי. יש חברי וחברות צוות שמתמודדים דרך עשייה ולוקחים על עצמם כמה שיותר משימות, אחרים זקוקים דווקא להוריד את הרגל מהגז. כדאי לבדוק בשיחות האישיות איפה נמצא כל חבר וחברת צוות – להתאים את המשימות ליכולות ואף לשקול העברת משימות דחופות מסויימות לחברי וחברות צוות אחרים.

חזרה לתפקוד משרתת לא רק את הארגון, הזהות שלנו בעבודה היא אחד העוגנים השומרים עלינו במציאות הכאותית, המזכיר לנו את היכולות והחוזקות שלנו. הפתרונות הנוצרים כעת בארגונים משתנים בהתאם ליכולות, זמינות וצרכים ארגוניים ואנושיים. הקשבה, אמפתיה וגמישות יאפשרו לכן ולכם לייצר פתרונות שיחזקו את הצוות והארגון וישמרו על רציפות תפקודית.

הכתבה הבאה בסדרה

מירנה קציר | 15 בנובמבר 2023

ניהול המשימות בארגון בעת מלחמה בעזרת תוכנית עבודה לחירום

חוסןמשבר